Controle de Ponto dos funcionários ajuda a reduzir custos!

O controle de ponto dos funcionários eficiente é essencial para proteger o orçamento da empresa. Dentro do ambiente de trabalho há inúmeras atitudes que mesmo pequenas e simples provocam grandes transformações que são capazes de alavancar o negócio rumo às metas planejadas.

Todo gestor sabe que colaboradores geram custos desde a sua contratação até sua saída da empresa. Por esse motivo, em tempos em que a economia brasileira passa por um momento de desequilíbrio, reduzir custos e otimizar recursos são atitudes fundamentais para garantir a saúde financeira da empresa.

Elencamos abaixo algumas dicas que o ajudarão a reduzir custos com o controle de ponto dos colaboradores e ganhar fôlego para conduzir os negócios mesmo nos momentos mais críticos. Confira!

Modernize-se!

Pode até parecer contraditório iniciar as dicas sobre como reduzir custos com o controle de ponto, dizendo que é preciso se modernizar. Mas é isso mesmo! Os sistemas de controle ponto antigos trazem mais custos para a empresa.

Além disso, é importante ressaltar que o avanço da tecnologia trouxe soluções de baixo custo e que entregam resultados excelentes. Por isso, é importante pensar na aquisição dessas ferramentas como um investimento. Veja a seguir.

Se uma empresa ainda utiliza a marcação de ponto manual, é bem provável que, com o passar dos anos, os erros nas folhas de pagamento podem ter lhe rendido gastos inesperados e muita burocracia para serem corrigidos.

Além do mais, erros nas folhas de pagamentos são causas pertinentes para ações trabalhistas, o que poderá ser extremamente custoso para a empresa.

Os relógios de pontos mecânicos também são custosos. Além de permitir que os horários sejam marcados incorretamente ou de forma ilegível, a manutenção do aparelho em si já representa um custo fixo nas despesas da empresa.

Com o passar dos anos, o equipamento vai se tornando obsoleto e a escassez de peças de manutenção pode se tornar um outro problema.

Portanto, é seguro afirmar que uma das medidas fundamentais para reduzir os custos com o controle de ponto dos colaboradores é utilizar meios mais eficientes para controlar horas extras e garantir que os horários sejam contados corretamente.

Modernizar-se é fundamental! Hoje, já sistemas de controle de ponto disponíveis que oferecem uma ótima relação custo e benefício.

Opte pelos sistemas de controle de ponto mais práticos e eficientes

Então você percebeu que modernizar-se é o ponto-chave para reduzir os custos na empresa. O desafio, agora, é escolher o melhor sistema para a sua empresa. Vale citar que não é preciso optar por um sistema que dependa da instalação de outros equipamentos ou dispositivos auxiliares.

Há sistemas disponíveis que descartam esta prática, permitindo que tudo seja bem mais fácil e menos oneroso. Alguns sistemas alternativos de registro de ponto, como o Oitchau, oferecem melhores alternativas para reduzir custo e flexibilizar o controle das jornadas, sem a necessidade de outras instalações.

Outra característica importante sobre o sistema do Oitchau é que o gestor é capaz de notificar excessos na realização de horas extras, evitando custos excessivos, além de controlar em tempo real os horários das marcações.

Dessa forma, detectar possíveis problemas com atrasos ou absenteísmo torna-os mais fáceis de serem resolvidos.

Aumento de produtividade

Quando a empresa não oferece nenhum sistema de apoio ao RH no que diz respeito ao controle de ponto, os colaboradores do setor passam boa parte de suas jornadas em processos burocráticos. Isto sem contar na possibilidade do erro humano na contagem das horas, o que resulta no retrabalho.

Ao adotar sistemas mais simples que produzam relatórios com as informações consolidadas de cada colaborador, a empresa permite que o Recursos Humanos possa focar em ações que promovam o engajamento dos demais colaboradores e, assim, aumentar a produtividade.

O sistema oferecido pelo Oitchau entrega, a cada final de período (mês, semana, etc.), um relatório com todas as informações registradas. Esse relatório fica disponível tanto para o gestor como para o colaborador, resultando na comunicação transparente.

Empresa e colaborador já sabem exatamente o quanto será pago. Esta prática aumenta a confiabilidade entre as partes e anula erros cometidos por contagem ou cálculos errados.

O poder da comunicação eficiente

Dispositivos alternativos para controle de ponto, como o Oitchau, oferecem, ainda, o benefício da comunicação clara entre empresa e colaboradores.

Os colaboradores podem solicitar folgas, férias ou até avisar que precisarão se ausentar do trabalho pelo sistema. O gestor é notificado no mesmo instante e já responde ao colaborador.

Por meio do sistema, colaboradores e gestores podem, ainda, decidir o melhor momento para férias e folgas, atendendo às necessidades de ambas as partes.

No caso de falta justificada, o colaborador pode até enviar os documentos comprobatórios de sua ausência para que a falta não seja descontada do seu salário. Toda esta movimentação fica registrada no sistema para que ambas as partes acompanhem.

A comunicação eficiente entre a empresa e seus colaboradores é a principal responsável por promover um ambiente harmonioso de trabalho, uma vez que as partes sabem que seu trabalho está sendo acompanhado e recebendo a remuneração justa pelo trabalho.

Além disso, o colaborador tem certeza de que seus pedidos estão sendo ouvidos e atendidos na medida do possível.

Controle de ponto x home office em tempos de pandemia

Em tempos em que o home Office tem sido cada vez mais utilizado pelas empresas, seja pela estrutura de funcionamento da organização ou em razão da pandemia de Covid-19, ter um controle de ponto estruturado é importante.

O Oitchau oferece um sistema de registro digital de jornada, o qual permite que os sistemas sejam interligados e que a anotação dos horários de trabalho seja realizada à distância.

A CLT dispensa o controle de jornada para o trabalhador em home Office, é verdade. Porém, deve-se considerar que promovê-lo pode ser benéfico para a própria empresa.

Caso o trabalho remoto tenha sido estabelecido para pessoas que anteriormente já prestavam serviços à empresa de forma presencial, deve-se considerar a possibilidade de que a suspensão do controle seja vista como uma alteração lesiva do contrato ao trabalhador, o que é coibido pela lei.

Adotar o controle mesmo aos empregados que prestam serviços de suas casas pode ser uma maneira de acompanhar suas atividades e produtividade. Confere segurança à empresa que, caso chamada à Justiça do Trabalho, tem plenas condições de comprovar a jornada que era prestada pelo colaborador e eventual pagamento de jornada extraordinária.

Sendo possível manter o controle de ponto mesmo em condições de trabalho prestado à distância, é possível mantê-lo sem maiores prejuízos. Existem softwares que possuem ligação com outros sistemas e permitem o controle contínuo da jornada em home Office.

Quando o controle de jornada é mantido para as atividades realizadas à distância e faz uso de um sistema seguro, confiável e rápido, a empresa possui muito mais oportunidades de controlar seus gastos ao mesmo passo em que observa a produtividade do colaborador.

Tem-se que durante o home Office os horários de início e final de jornada devem continuar sendo observados. O mesmo ocorre em relação aos intervalos. O limite de horas extras instituído pela empresa deve ser respeitado.

Na hipótese da empresa não investir em um sistema de controle de ponto eficiente e eletrônico, ela pode perder informações que, se acessadas imediatamente, poderiam evitar situações desagradáveis.

Considere, por exemplo, que um colaborador não está respeitando os horários de jornada de forma a extrapolar diariamente o número de horas extras permitido. Quando o gestor tem acesso a essa informação desde logo, pelo uso do registro eletrônico de ponto, ele pode se dirigir ao empregado para consertar esse comportamento por meio de uma orientação.

Caso o gestor não tenha acesso a essas informações durante o mês e apenas ao final dele, quando são enviados relatórios de jornada remota, por exemplo, ele se deparará com um alto número de horas extraordinárias a serem quitadas e que poderiam ter sido evitadas.

Independentemente do ângulo de análise, o controle de ponto é importante e um investimento que traz bons e rápidos retornos às empresas. Ele é compatível tanto com o trabalho presencial quanto com o remoto e sempre terá sua aplicação garantida.

Considerações finais

A redução de custos com controle de ponto dos colaboradores é possível. Os gestores têm diversos sistemas de controle alternativo de ponto disponíveis para que selecionem o que mais se adeque às suas necessidades e às expectativas de seus colaboradores, aumentando a confiança mútua.

A tecnologia é uma importante aliada na preservação do orçamento da empresa e deve ser aproveitada para garantir todos os benefícios aos envolvidos. As soluções são ideais para resolver problemas relacionados aos processos mais burocráticos da rotina do RH, além do custo baixo e uma excelente entrega de benefícios.

Sabendo que o controle de ponto está sendo feito da forma mais eficiente possível, gestores e colaboradores podem focar em suas áreas e desenvolverem seus potenciais profissionais e pessoais tranquilamente.

Veja também: Entenda os impactos do Coronavírus no RH

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