Como evitar os principais problemas que o registro de ponto pode ter?

Para evitar os problemas que listamos acima, é ideal que a sua empresa escolha um cartão de ponto seguro.

Registro de Ponto: qual a melhor forma de fazer?

O registro de ponto já é um velho conhecido nas rotinas de Departamento Pessoal e processos da área de Gestão de Pessoas. Porém, mesmo sendo um documento frequente, nem sempre ele é compreendido pelos profissionais de recursos humanos.

Afinal, o que é o registro de ponto? Quais empresas estão obrigadas a fazer o seu acompanhamento? Como ele funciona e o que a legislação determina?

Estes e outros questionamentos nós iremos responder ao longo deste artigo. Por isso, continue por aqui, aproveite e conteúdo e registre os insights!

Sumário

O que é um registro de ponto?

O registro de ponto é o documento que atesta a jornada de trabalho de um colaborador durante um período. Assim, ele é a comprovação de que um funcionário estava ou não cumprindo com as suas responsabilidades na empresa.

É preciso esclarecer que, quando comparados, o registro de ponto possui o mesmo peso de um contrato. Isso porque, além de ser um documento formal, ele é a prova de que o colaborador cumpriu com as obrigações firmadas no contrato de trabalho.

Assim, cada uma das marcações representam uma “assinatura” do colaborador sobre o cumprimento de sua jornada.

O que a lei diz sobre o registro de ponto?

De acordo com a legislação, no art. 74 da CLT determina que as empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a realizarem o registro e acompanhamento da jornada dos colaboradores.

Isso significa que, se a sua empresa tem 21 colaboradores registrados num mesmo CNPJ, ela é obrigada a manter o acompanhamento do registro de ponto.

É importante saber disso porque a quantidade de colaboradores está relacionada ao número de funcionários registrados no CNPJ, e não que trabalham no mesmo estabelecimento.

Por exemplo, alguns empresários, com o objetivo de reduzir a carga tributária, realizam a abertura de mais de um CNPJ para o mesmo estabelecimento. Assim, a obrigatoriedade do acompanhamento recai sobre o CNPJ com mais de 20 colaboradores registrados.

Além deste ponto na CLT, outras portarias vieram para complementar o processo de controle de ponto nas empresas, dispondo sobre diferentes conceitos e direcionamentos para as empresas.

Veja a seguir!

Portaria 671

Publicada em 2021, a portaria 671 veio como uma atualização para os modelos de acompanhamento do registro de ponto eletrônico.

Assim, dentre os principais fatores levantados pela portaria, estão a definição de critérios e requisitos para os sistemas e equipamentos de controle de ponto eletrônico e texto sobre o uso da CTPS e prorrogação de jornadas insalubres.

Saiba mais detalhes acessando o nosso artigo sobre a portaria 671!

Portaria 1486/2022

A portaria 1486 foi publicada em 2022 e veio com algumas atualizações para os dispositivos descritos na portaria 671, além da exclusão de alguns anexos do texto anterior e criação de novos direcionamentos para os sistemas e equipamentos de controle de ponto.

Para saber mais, confira o nosso artigo sobre a portaria 1486!

Portaria 373

A portaria 373 descrevia sobre o tratamento de ponto e uso de modelos alternativos para o seu registro e acompanhamento. Apesar de ter sido publicada em 2021, no mesmo ano ela foi extinta pela portaria 671.

Portaria 1510

Publicada em 2009, a portaria 1510 também vinha com o objetivo de regulamentar os formato de registro de ponto eletrônico para as empresas. Porém, assim como a portaria 373, ela foi revogada pela portaria 671.

Como funciona o registro de ponto?

De forma bem simples, podemos dizer que o registro de ponto funciona a partir de 2 elementos: a ferramenta utilizada e os apontamentos efetuados pelo colaborador.

Assim, ao longo de sua jornada de trabalho, o colaborador deve realizar os registros de entrada e saída para que eles sejam marcados na ferramenta e, posteriormente, apresentados no relatório de ponto da empresa.

Por meio dele, será possível identificar fatores como:

Pontualidade;
Atrasos;
Ausências justificadas e não justificadas;
Horas extras e horas negativas.

Quais os tipos de registro de ponto?

Para decidir qual é o melhor sistema de bater ponto para sua empresa, primeiro é preciso saber quais são as opções disponíveis.

Quando falamos sobre modelos de registro de ponto, é possível visualizar dois estilos:

Modelos manuais: mais tradicionais, como cartão de ponto e livro ou caderno de ponto;
Modelos eletrônicos: opções modernas e digitais, conhecidas como RPE (Registro de Ponto Eletrônico), como ponto biométrico, aplicativos de controle de ponto, QR Ponto, tablets e reconhecimento facial.

Veja como eles funcionam.

Modelos manuais

Cartão de ponto

É o cartão feito de papel, que deve ser inserido numa máquina, que fará alguns furos nesse cartão, indicando dia e horário.

A ideia do cartão de ponto era garantir que o funcionário precisasse ir até a máquina de fato para registrar seu ponto.

Este é um modelo antigo, já pouco ou não utilizado pelas empresas.

Caderno de ponto

Esse é um dos métodos menos seguros e que causam mais dor de cabeça para as empresas.

É utilizado um caderno pautado, que fica disponível para o acesso dos funcionários e eles devem preencher o horário sempre que estão entrando e saindo do local de trabalho.

Algumas empresas também optam por deixar o preenchimento dos horários na responsabilidade de um recepcionista.

O maior problema é que, no primeiro caso, qualquer um pode marcar qualquer horário, sem nenhum método de checagem. Além de correr o risco de perda ou rasura das informações.

Modelos eletrônicos (REP)

1. Aplicativo de controle de ponto

Aplicativos como o Oitchau, permitem que o colaborador faça o controle de ponto utilizando o próprio smartphone.

É o único método que permite classificar qual é o tipo de ponto que está sendo batido, diferenciando a entrada de um início de intervalo.

O aplicativo também permite enviar pedidos de ajuste de ponto – que são notificados ao supervisor na hora para aprovar ou recusar, permite fazer controle de férias e de ausências com comprovante, controle de horas extras e banco de horas com relatórios exclusivos e alertas de excesso.

É verificada a identidade do colaborador e horário do ponto, de maneira que não seja possível manipular e fraudar, oferecendo também o recurso de geolocalização.

Além disso, todos os pontos são acompanhados e gerenciados em tempo real, necessário apenas baixar os relatórios e enviar ao contador.

2. QR Ponto

Esse método também utiliza um aplicativo, mas esse deve ser utilizado para ler um código QR exclusivo de cada colaborador para autorizar o ponto.

O método é pouco seguro, pois qualquer funcionário pode usar o código do outro, o que abre portas para fraude de ponto.

3. Tablet

Nesse caso, o aplicativo instalado deve funcionar como um relógio eletrônico de ponto.

Os colaboradores devem dirigir-se até o local com o tablet, inserir um código único de acesso para confirmar sua identidade e fazer o registro.

É uma boa opção para indústrias e fábricas, que sejam que o colaborador bata ponto num local fixo, mas que buscam mais modernidade e tecnologia para essa opção.

4. Reconhecimento facial

Um sistema de ponto por tablet ou biometria, pode contar com reconhecimento facial, onde o colaborador deve tirar uma foto ou escanear seu rosto para autorizar.

Quais as vantagens do registro de ponto?

Como você viu, a legislação torna obrigatório o controle de ponto apenas para as empresas com mais de 20 colaboradores registrados. No entanto, mesmo para as organizações que não se enquadram na obrigatoriedade, o registro de ponto pode oferecer inúmeras vantagens.

Veja a seguir.

Monitoramento de horas extras

O primeiro benefício está relacionado à possibilidade de fazer o acompanhamento das horas extras de forma precisa e segura.

Em algumas empresas que não utilizam o sistema de controle de ponto, é comum que o RH solicite que o próprio colaborador pontue de forma manual onde e como as horas extras foram realizadas. Após isso, informalmente folgas podem ou não ser oferecidas.

Esse sistema é repleto de falhas e sujeito a erros que podem gerar problemas tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Afinal, como saber se o funcionário está chegando atrasado ou saindo mais cedo? E como comprovar excesso de demandas e o descumprimento da jornada de trabalho?

Quanto mais segurança no gerenciamento da equipe, melhor.

Redução de custos

A partir do acompanhamento de horas extras, com o uso do registro de ponto a empresa pode reduzir custos com a análise da jornada das equipes.

Assim, o RH poderá verificar os colaboradores que mais estão realizando horas extras, aplicar soluções para que este comportamento seja reduzido — ou eliminado — e auxiliar o financeiro com a redução de custos na folha de pagamento.

Facilidade no fechamento da folha de pagamento

Para fazer o fechamento da folha de pagamento, é preciso considerar a jornada do funcionário, faltas e horas extras, por exemplo.

Utilizando um sistema de registro de ponto, rastrear estes elementos fica muito mais simples e ágil para o setor de RH. Além disso, alguns modelos de controle de ponto eletrônico já fazem a integração com os sistemas de folha de pagamento da empresa, facilitando ainda mais a rotina da gestão.

Prevenção contra processos trabalhistas

Se o seu colaborador sofre um acidente de trabalho ou alega altas cargas de trabalho, como a sua empresa poderá se defender dessas acusações?

A melhor estratégia é contar com o registro de ponto, que oferece segurança para a empresa e evita que processos trabalhistas relacionados a jornada possam ser levantados pelos colaboradores.

Acompanhamento de indicadores

Uma gestão segura deve ser baseada em dados e indicadores. Assim, ao utilizar o registro de ponto, é possível manter a alimentação e acompanhamento de indicadores essenciais para a gestão de pessoas, como:

Absenteísmo;
Atrasos;
Horas extras;
Produtividade.

Dessa forma, o controle de jornada passa a ser não só uma obrigatoriedade, mas uma ferramenta de gestão para as lideranças.

Monitoramento da rotina das equipes

Os colaboradores estão sobrecarregados?
As demandas estão sendo bem distribuídas?
Podemos assumir mais projetos?
Os colaboradores estão cumprindo o horário de trabalho?

Todas essas perguntas podem ser respondidas por meio dos dados fornecidos pelo registro de ponto.

Como implantar um registro de ponto?

Agora que você já entendeu o impacto do registro de ponto na sua gestão, chegou a hora de saber como ele deve ser implantado na empresa.

Para isso, confira o passo a passo que preparamos para te ajudar!

Escolha do modelo

O primeiro ponto é selecionar o melhor modelo para a sua empresa. Para isso, você vai precisar levar em consideração fatores como:

Necessidades da gestão;
Perfil dos colaboradores;
Modelo de trabalho;
Recursos disponíveis.

Outro ponto a ser avaliado é a possibilidade de integrações do sistema. Afinal, quanto maior a possibilidade de integrar o sistema com outros recursos da gestão da empresa, maior a agilidade no processamento de informações.

O Oitchau, por exemplo, oferece a possibilidade de integração com sistemas de folha de pagamento e gestão de pessoas. Assim, não é preciso perder tempo com a migração de informações e a comparação dos dados.

Treinamento da equipe

Após a escolha, é preciso treinar a equipe para utilizar o modelo selecionado.

É preciso ter em mente que, no início, os colaboradores podem apresentar certa resistência e falhas da utilização da ferramenta. Por isso, quando mais próximo o RH estiver das pessoas oferecendo orientações e o suporte necessário, melhor.

Acompanhamento e controle

Por fim, manter o acompanhamento do sistema e corrigir os erros da equipe é fundamental.

Alguns problemas como o ponto britânico podem ser fruto da falta de conhecimento da equipe. Assim, esteja sempre monitorando o sistema de registro de ponto e agindo quando for necessário.

Quais os prejuízos de não fazer o registro de ponto?

Além das penalidades para as empresas que descumprem a obrigatoriedade do controle de ponto, a falta do registro de ponto pode apresentar diversos prejuízos e problemas para a empresa.

Assim, eles vão desde a questões financeiras até falhas na gestão do comportamento dos colaboradores.

Custos com folha de pagamento

Como bem sabemos, o valor da hora extra sofre um aumento de 50%, além das diversas variações em casos de realização durante o DSR (descanso semanal remunerado) ou horário noturno.

Assim, a verdade é que horas extras podem ser bem caras para uma empresa. E a melhor forma de acompanhá-las é por meio do registro de ponto.

Quando este não é utilizado pela empresa, o financeiro fica sujeito a suposições sobre a jornada dos colaboradores, gerando custos elevados com a folha de pagamentos.

Ausência de horários claros

Primeiramente, um dos principais problemas dos registros de horários são a ausência de apresentação de registros claros. Isso ocorre, por exemplo, nos cartões manuais, que podem apresentar rasuras e, com isso, serem desconsiderados.

Falta de clareza quanto às horas extras e bancos de horas

Outro ponto que é bastante prejudicial no registro de ponto é que, quando não existe o acompanhamento, não são monitoradas horas extras e bancos de horas.

Assim, quando as regras não estão claras, os colaboradores podem sentir-se perdidos e se comportar da forma incorreta, prejudicando o relacionamento.

Como o sistema de Controle de Ponto Online Oitchau pode ajudar sua empresa?

Você pôde perceber que há muitas formas de realizar o registro de ponto conforme as disposições legais.

E para estas empresas possam acompanhar a transformação digitais e seus benefícios, existe a plataforma Oitchau, uma referência em sistema de controle de ponto eletrônico que oferece várias vantagens sobre os demais tipos de marcação.

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Registro de Ponto: qual a melhor forma de fazer?

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