Tira-teima: Cartão de Ponto vs. Ponto Biométrico. O que é melhor?

Cartão de ponto é algo que os colaboradores que estão no mercado de trabalho há mais tempo conhecem e certamente já utilizaram para fazer o registro de suas jornadas.

Feito papel mais resistente, o cartão de marcação de ponto foi – e ainda é – utilizado para registrar as entradas, saídas, intervalos e horas extras dos colaboradores. Para que isso aconteça, o cartão é inserido no relógio de ponto manual e, ao abaixar a alavanca, o horário que o relógio estiver marcando sairá impresso no cartão em tinta preta.

Ao final de um determinado período, seja toda semana ou mês, o profissional do RH ou o próprio gestor recolhe os cartões e faz a contagem das horas trabalhadas por cada colaborador, observando atrasos, faltas (com ou sem justificativa),  saídas antecipadas e, fazendo, também, a contagem das horas extras, caso tenham ocorrido.

Toda vez que o cartão é batido fora do horário da jornada, pré-programado no relógio, o registro é feito em tinta vermelha como forma de sinalizar o gestor ou profissional de RH. 

Por que o cartão de ponto é um método frágil de registro?

A simplicidade com que a jornada de trabalho é registrada faz com que o uso do cartão resultasse em fraudes de ponto.

Mas, afinal, como ocorre a fraude?

A fraude pode ocorrer de diversas maneiras. Por exemplo, suponhamos que um colaborador chegou atrasado ao trabalho e para mascarar seu atraso insere o cartão repetidas vezes no relógio sobrepondo um registro ao outro.

Isto faz com que o horário de sua entrada, embora sinalizando atraso, se torne ininteligível ao gestor ou profissional do RH, ou seja, o gestor sabe que o colaborador chegou atrasado, pois o registro está feito na cor vermelha, mas não consegue identificar exatamente o quanto deverá ser descontado dele.

Outra situação é que como o registro é feito com tinta no cartão, é possível apagar o horário registrado e bater o cartão novamente. Em suma, o cartão é facilmente rasurado. 

Marcação britânica é outro problema do cartão de ponto físico

Outro grande problema do cartão de ponto físico é que muitos empregados não costumam anotar o horário exato em que entraram e saíram da empresa ou, ainda, que começaram e terminaram o intervalo para descanso e alimentação.

Nesse sentido, cabe destacar que caso o empregado tenha adentrado na sede da empresa para prestação de serviços às 7h58min, é esse horário que deverá constar no seu controle de jornada, e não 8h00min.

Da mesma forma, que não se deve arredondar para cima o horário, também não se deve fazê-lo para baixo, ou seja, antecipar manualmente o horário de entrada.

Contudo, como muitos costumam ignorar os horários “quebrados”, ou seja, que não correspondem a números redondos de 5 em 5 minutos, o cartão de ponto pode se tornar britânico. Isso nada mais é que a anotação dos mesmos horários para entrada, saída e intervalos.

O mesmo ocorre quando o empregado deixa para fazer todas as anotações em um só dia para economizar tempo diariamente.

Entretanto, o grande problema reside no fato de que o horário britânico, ou seja, anotações de horários sem variações de minutos, não é aceito pelas diretrizes do direito do trabalho. Dessa maneira, o cartão de ponto pode ser anulado.

Isso, numa eventual reclamatória trabalhista movida pelo empregado contra a empresa pode ser muito prejudicial ao empresário.

Explica-se: é resguardado ao empregado (ou ex-empregado) o direito de entrar com ação trabalhista contra o empregador. Nesse sentido, ele pode alegar que as marcações dos cartões-ponto são incorretas ou, ainda, que o pagamento de horas extras era feito de maneira incorreta, havendo diferenças em seu favor.

Assim, cabe ao empregador apresentar os cartões ponto referentes à jornada do trabalhador. Porém, caso as anotações sejam britânicas, ou seja, invariáveis, o juiz entenderá pela invalidade dos controles de jornada, sendo acolhida a jornada indicada pelo empregado na ação ou àquela comprovada por provas testemunhais (ônus da empresa) e outros documentos como e-mails.

Dessa maneira, o cartão britânico deve ser evitado e coibido, pois pode gerar graves consequências financeiras do empregado.

Erro humano

O erro humano também é uma questão que desfavorece grandemente o uso do cartão de ponto. Todo ser humano está sujeito ao erro e o profissional de RH ou o gestor também erram.

A incidência de erro na contagem das horas trabalhadas e das horas extras realizadas na hora de compor a folha de pagamento é muito alta. Ao remunerar o colaborador incorretamente, a empresa fica vulnerável a sofrer ações trabalhistas, o que compromete, ainda, a relação de confiança com suas equipes.

O que fazer para acabar com a fragilidade do cartão de ponto?

O ponto biométrico surgiu como resultado da análise do cenário mostrado acima com a finalidade de reduzir o número de fraudes de registro de ponto e do erro humano na hora do fechamento da folha de pagamento.

A biometria funciona da seguinte maneira: o colaborador é cadastrado em um sistema de banco de dados. Neste sistema constam, além de seus dados pessoais e função na empresa, os horários para o registro de sua jornada de trabalho e as devidas tolerâncias para atrasos e saídas antecipadas.

Após o cadastro, o registro de ponto pode acontecer de duas formas:

1. O colaborador cadastra suas impressões digitais. Toda vez que ele for registrar seu ponto insere a impressão no scanner do relógio de ponto biométrico (ou catraca) e seus dados são automaticamente registrados, bem como o horário do registro.

1. O colaborador usa uma espécie de cartão magnético e cadastra uma senha. Toda vez que for registrar seu ponto, passa o cartão no relógio de ponto biométrico (ou catraca) e digita a senha. Seus dados e o horário serão registrados automaticamente.

Por que o ponto biométrico é mais seguro?

Diferentemente do que acontece com o cartão de ponto, o registro do ponto do colaborador é feito de forma automática em um sistema de gestão que não permite o contato direto com o próprio colaborador.

Em outras palavras, o colaborador não tem contato direto com os dados registrados e, assim, não é capaz de alterá-los.

Aliás, um dos fatores de segurança do ponto biométrico é que, caso haja qualquer tentativa de adulterar o sistema, o gestor ou o RH são automaticamente avisados. Dessa forma, a fraude é interrompida antes mesmo de acontecer.

O ponto biométrico oferece ainda mais segurança porque pode ser integrado a aplicativos que realizam o registro de ponto via Smartphone e que são equipados com sistemas antifraudes, como a verificação do horário e local de registro de ponto por meio de GPS. 

Redução de custos e otimização do trabalho do RH

A principal vantagem do ponto biométrico sobre o cartão de ponto é a possibilidade real de reduzir custos operacionais causados pelos erros humanos e o retrabalho.

Todos os dados registrados no ponto biométrico são consolidados ao final de cada período e um extrato de cada colaborador é emitido. Esse extrato funciona como um relatório de toda a movimentação de ponto ocorrida no mês: entradas, saídas, intervalos, atrasos, faltas, horas extras, etc.

Assim, os dados para compor a folha de pagamento do mês são coletados em tempo real e a integração com um software de gestão já imprime a folha para ser distribuída aos colaboradores.

O ponto biométrico permite que tanto a empresa como o colaborador já saibam exatamente o quanto será pago.

Dessa forma, erros são eliminados e, com eles, o risco de sofrer ações trabalhistas. O retrabalho passa a ser algo do passado e o gestor pode se concentrar em levar sua empresa ao sucesso.

Outras soluções de controle de horário

Além dos cartões ponto físicos e eletrônicos, existem, também, outras soluções adequadas ao controle de jornada como, por exemplo, registro biométrico ou marcação de ponto digital.

Esse sistema é interessante, principalmente, para locais em que é exigido do empregado um tempo de deslocamento mesmo após a anotação de entrada na empresa, ou, ainda, quando se deseja monitorar o tempo que o empregado leva para efetivamente laborar após adentrar na empresa.

Anotações incorretas de controle de jornada

Destaca-se que é resguardado ao empregador aplicar aos trabalhadores sanções em razão da anotação incorreta da jornada de trabalho. Assim, podem ser aplicadas advertências e suspensões.

Essas sanções, ainda, são cabíveis em razão do gozo de intervalo menor do que o mínimo legalmente previsto pelo empregado, por sua própria vontade, e também pela manipulação dos horários.

Veja também: Manutenção preventiva na indústria: porque é relevante?

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