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Ponto digital: como implantar um controle de ponto online?

O ponto digital já é uma realidade presente em muitas empresas, afinal, com os avanços tecnológicos dos últimos tempos, ter uma gestão otimizada dos processos internos é questão quase que obrigatória para a fluidez dos negócios.

Neste sentido, as corporações compreenderam que um bom trabalho de gestão de pessoas inclui ter um entendimento de que grande parte dos problemas enfrentados no dia a dia é fruto de deficiências em procedimentos corriqueiros, como o próprio controle da jornada de trabalho dos  seus profissionais. 

Aliás, isso explica, inclusive, por que o controle de ponto dos colaboradores é um processo que está constantemente sendo aprimorado, à medida que a tecnologia avança.

Entretanto, neste contexto, ainda existem dúvidas comuns a respeito de como implementar um modelo de ponto digital que atenda o que a organização precisa, bem como quais são os benefícios gerados por uma boa escolha.

Tendo isso em mente, elaboramos este artigo com o objetivo de elucidar quais são os critérios a serem considerados na hora de fazer a escolha do registro de ponto online mais seguro para a sua empresa. Acompanhe!

Controle de Ponto

Aspectos do controle de ponto

Os profissionais que trabalham na área de RH sabem da relevância do controle de ponto para fazer o registro e a gestão das horas trabalhadas pelos colaboradores e, assim, garantir o correto pagamento de suas remunerações. Tornando-se ainda mais indispensável em empresas nas quais existem diferentes turnos e escalas de trabalho distintas entre os trabalhadores.

Outro ponto importante, é que além de ser fundamental por questões de maior praticidade e segurança na relação trabalhista, o sistema de registro de ponto é obrigatório por lei: empresas com mais de 20 funcionários registrados precisam disponibilizar uma ferramenta para realizar esse controle.

No entanto, a obrigatoriedade desse registro representa um enorme avanço, e deve ser vista não apenas como uma burocracia, mas sim como um divisor de águas na forma em que as corporações lidavam com a conferência dos dados dessas jornadas. 

Essa melhoria influenciou diretamente, inclusive, a evolução de atividades cruciais para aspectos vitais da empresa, como por exemplo, sua saúde financeira.

Entenda mais sobre o sistema online de ponto digital

Como vimos acima, os constantes avanços tecnológicos possibilitaram também um controle mais simplificado da jornada de trabalho em uma empresa: ao aderir um sistema de ponto digital online, os empregadores conseguem gerir suas rotinas administrativas de forma totalmente automatizada. 

Além disso, os dados podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar, otimizando o trabalho dos gestores e reduzindo drasticamente as possibilidades de falhas nesse processo.

O sistema conta com uma inteligência de ponta e entrega em tempo real todas as interações que ocorrem no dia a dia — informações como hora de entrada e saída, cálculo de adicionais, horas extras e todos os outros eventos inerentes à jornada são contabilizadas automaticamente na nuvem. 

Para os colaboradores, o ganho em relação à praticidade também é notável: o controle de ponto online permite que eles consigam marcar o ponto no seu próprio celular, por exemplo.

Outro benefício é a possibilidade de programar todos os eventos rotineiros, inclusive, alguns documentos, como atestados, podem ser incluídos no momento de uma justificativa de ausência. Isso deixa o trabalho muito mais eficiente.

Como implantar um sistema online de ponto digital?

Como vimos até aqui, aderir um controle de ponto online é muito mais seguro e eficaz, além de garantir uma vantagem competitiva, que pode influenciar diretamente no sucesso e crescimento da organização.

E, para implementar a melhor solução para a sua empresa, o primeiro passo é analisar, dentre as diversas opções que existem no mercado, se o modelo considerado apresenta todos os requisitos necessários para atender a demanda de trabalho do negócio, como a possibilidade de montar escalas de trabalho e controlar previsão de férias, facilidade de administrar a ferramenta, emissão de relatórios otimizados e demais benefícios.

Outro fator fundamental é conferir possíveis vantagens adicionais oferecidas pelas empresas que vendem esse tipo de serviço, como uma interface administrativa para o pessoal do departamento pessoal, recursos de mobilidade e até mesmo a possibilidade de se registrar o ponto por meio de reconhecimento facial.

Por outro lado, na prática, para aderir ao ponto digital online, não é preciso adquirir nenhum equipamento. Gestores e colaboradores podem instalar o aplicativo em seus celulares, terem acesso via web ou tablets. Além disso, a plataforma também pode trabalhar de forma integrada com o relógio de ponto, caso a empresa já o tenha.

Isso significa que, basta que gestores e colaboradores acessem suas interfaces para fazerem a gestão da equipe e seus registros de ponto. Neste sentido, o gestor tem um perfil de caráter administrativo, com total acesso às informações, enquanto o perfil dos colaboradores permite a marcação do ponto e o acompanhamento de suas rotinas individuais.

É válido ressaltar que também é possível contar com plataformas criadas para a área de  Recursos Humanos que contribuem para a eficácia da implementação da coleta de ponto online, além de englobarem outros benefícios, como já citamos mais acima, como a gestão de banco de horas, programação de férias, dentre outros.  

Quais são os diferenciais e benefícios de uma ferramenta digital de gestão da jornada de trabalho?

O controle de ponto digital é uma solução que se integra com o ponto eletrônico e realiza a apuração eficaz da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Ele é flexível, inteligente, tem uma interface amigável, além de proporcionar mais segurança de dados, economia e agilidade nesses processos.

Essas vantagens são conquistadas graças ao amplo leque de benefícios proporcionados pelo aplicativo, veja alguns deles:

  • Indicadores estratégicos: aplica automaticamente métricas que trazem uma visão estratégica completa do negócio. Há indicadores de absenteísmo, atrasos, saída antecipada, afastamentos, quantidade de colaboradores e mais, melhorando a tomada de decisões;
  • Integração com a folha de pagamento: tem comunicação online com diversos relógios, eliminando a necessidade de lançar tudo manualmente; por exemplo, o sistema de folha já inclui o balanço de horas positivo e negativo de cada colaborador, o que otimiza bastante o processo;
  • Criação de escalas: montagem de escalas de trabalho e folgas, possibilitando adequação às necessidades da organização;
  • Sincronização: sincronia de dados no sistema de pessoal com o aplicativo de ponto;
  • Interface ao colaborador: permite que os profissionais acessem o sistema e analisem seus horários;
  • Solicitação de abono: o colaborador poderá solicitar abono de atrasos, saídas antecipadas, faltas e afastamentos pelo sistema. O gestor receberá um email com o pedido e poderá analisar o caso.

Além disso, o ponto digital é capaz de enviar as informações automaticamente ou por um arquivo, conforme o que for mais vantajoso para a organização. Por exemplo, vários dados da folha são transmitidos diretamente ao sistema de ponto, se um colaborador mudar de setor, já ocorrerá a alteração no ponto.

A plataforma atende perfeitamente à legislação trabalhista e é homologado pela Portaria 1510 do MTE. 

A automação do controle de ponto eletrônico cria poderosos diferenciais competitivos para sua empresa, mas para aproveitar de todos os benefícios da tecnologia é crucial encontrar um software completo, que faça integração com outros sistemas e atenda à legislação.

  1. Controle as horas extras

Uma vantagem de aperfeiçoar o controle de dados a respeito dos colaboradores é que assim você tem como controlar as horas trabalhadas, bem como as horas extras com maior facilidade.

Essa prática impede que aconteçam erros como pagamentos incorretos por horas trabalhadas, algo que costuma gerar processos trabalhistas posteriormente.

  1. Organize a sua folha de pagamento

Não somente questões como o cálculo de horas extras, mas benefícios como o FGTS, o INSS, dentre outros, precisam ser adequadamente controlados para que a empresa não venha a sofrer com problemas de natureza legal.

É preciso que a folha de pagamento seja bem organizada para que cada informação seja registrada e os benefícios concedidos. Esse ponto é essencial.

Tenha cuidado ao elaborar a folha de pagamento. De preferência, conte com um sistema para fazer os contra cheques e recibos, evitando erros e tornando o processo mais ágil.

  1. Agilize o agendamento de férias

Também é preciso se planejar para conceder o benefício das férias aos colaboradores, evitando que as saídas de mais de um profissional ao mesmo tempo comprometa o desempenho da equipe.

Sabendo exatamente quais são os meses de férias de cada colaborador, é possível estimar quem estará disponível em determinado período e poderá agir quando dois  trabalhadores com funções similares estiverem para sair de férias ao mesmo tempo.

Ponto Eletrônico

Dê um upgrade no desempenho da sua equipe

Agora que você já sabe como implantar um controle de ponto online, que tal conhecer o aplicativo de gestão que vai revolucionar a administração das rotinas trabalhistas na sua empresa? 

O Oitchau é um sistema de controle de ponto digital seguro, disponível para os principais gadgets: a plataforma possui integrações com REP e sistemas de folha de pagamento, que permitem a classificação das marcações de ponto dos colaboradores durante a jornada de trabalho (entrada, saída e pausas), e também disponibiliza o acesso a essas informações em tempo real.

A sua equipe vai perceber que o time de Recursos Humanos terá muito mais poder de ação, principalmente porque as questões relacionadas ao ponto serão resolvidas na hora. 

Essa ação promoverá uma melhora não somente na agilidade do departamento como também refletirá no bem-estar de todos, aumentando o desempenho e reduzindo problemas com maus hábitos e absenteísmo dos colaboradores.

Conheça o Oitchau e tenha à disposição um sistema de gestão de horas mais intuitivo,  completo, seguro e econômico do mercado!

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