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Controle de Ponto

Controle de Ponto: Tudo o que você precisa saber

O controle de ponto e as jornadas de trabalho dos colaboradores precisam ser realizados corretamente. Para isso, há leis que regulamentam tanto os equipamentos para realizar o registro como os dados armazenados.

A jornada de trabalho

Jornada de trabalho é um termo frequentemente usado pelas leis trabalhistas, mas você sabe qual é sua definição?

Pode-se afirmar que jornada de trabalho é o período em que um colaborador fica disponível para executar suas funções para uma empresa. A jornada de trabalho pode ser contabilizada por horas, dias ou meses.

A lei trabalhista determina que a jornada de trabalho é limitada a 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

A importância do controle de ponto

Em cada contratação, o RH determina a jornada do colaborador, bem como os seus horários de entrada, saída e intervalos.

Além disso, todas as vezes em que o colaborador precise trabalhar além de sua jornada de trabalho, ele estará realizando horas extras, que deverão ser pagas juntamente com o seu salário.

No entanto, para que o RH possa saber se o colaborador cumpriu seus horários é necessário que haja algum tipo de controle! Por esse motivo, o controle de ponto pode ser definido como o registro dos horários de cada colaborador.

Portanto, toda vez que um colaborador inicia sua jornada de trabalho, ele precisa registrar em seu ponto o horário. O mesmo deve acontecer todas as vezes em que sair e retornar de um intervalo, ao final do expediente e no início de cada hora extra.

Dessa forma, o RH se baseia no registro de ponto para compor a folha de pagamento dos colaboradores. Por esse motivo, o registro de ponto é fundamental para que os colaboradores possam ser remunerados corretamente por seus serviços.

O registro de ponto é obrigatório?

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.


§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

“Lei da Liberdade Econômica”, Lei Nº 13.874, de 20 de Setembro de 2020

O controle de ponto pode ser feito de diversas maneiras, inclusive o controle de ponto por exceção. Falaremos disso um pouco mais a frente.

Controle de ponto para empresas com menos de vinte colaboradores

As leis trabalhistas não obrigam as empresas com menos de dez colaboradores a efetuarem o controle de registro de ponto e jornada de trabalho.

Porém, mesmo assim, as micro e pequenas empresas realizam o controle para que tanto os colaboradores quanto os gestores possam fiscalizar a jornada de trabalho.

Além disso, o controle de ponto passa a ser um recurso que a empresa pode utilizar caso o colaborador entre com ações trabalhistas, pois é uma maneira de comprovar se a jornada foi realizada de acordo com o contrato de trabalho.

Embora a marcação de ponto não seja obrigatória para empresas que não tenham 20 colaboradores, ela pode ser interessante, principalmente, para as pequenas empresas.

Pois sempre existe o risco da empresa ser alvo de uma ação trabalhista que pleiteie pagamento de horas extras.

Nesse sentido, deve-se ressaltar que o ônus da prova quanto à jornada de trabalho é do empregador. Dessa forma, caso não existam cartões de ponto para serem apresentados para comprovar qual era a jornada do empregado, terá a empresa que se valer de outras formas de prova, como a testemunhal.

Contudo, é comum que empresas não consigam testemunhas para suas ações, pois os empregados ficam ressabiados quanto possíveis ações futuras que eles mesmos possam mover.

Assim, é interessante que mesmo empresas com menos de 20 empregados invistam em um controle de jornada, o que pode garantir sua segurança futura.

planilha de folha ponto
planilha folha ponto

Quais são os tipos de relatório de ponto e jornadas de trabalho?

Existem diversos tipos de relatórios de ponto e cada um tem uma função específica. Por exemplo:

Espelho de ponto:

É o relatório que mostra todos os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, tanto os pontos válidos, como os ajustes de ponto.

Folha de frequência:

Mostra os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, porém apenas os pontos válidos e aprovados; além de informações como a classificação (entrada ou saída) e também total de horas trabalhadas.

Resumo:

É o relatório enviado mensalmente para o contador (ou empresa de contabilidade) com o intuito de fazer o processamento de folha de pagamento.

AFD/AFDT:

É um relatório utilizado exclusivamente para fins de fiscalização do Governo, do MTE, para garantir que as marcações de ponto estão sendo feitas corretamente e, principalmente, não estão sendo alterados ou burlados.

Estes são apenas 3 exemplos de relatórios de ponto, mas cada sistema oferece seus modelos de relatório e cada empresa utiliza diferentes relatórios com propósitos diferentes.

Métodos de registro de ponto e jornadas de trabalho

Art. 41. Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Lei 7.855/89

Desde que o controle de ponto se tornou obrigatório, diversos métodos de registro começaram a surgir. Uma das modalidades é o controle de ponto grátis, porém aqui se aplica o “barato que sai caro”, você pode até ficar feliz por encontrar uma solução gratuita, mas os riscos que a sua empresa corre podem causar grandes surpresas com multas e processos trabalhistas.

Listamos aqui as principais formas para controle de ponto e registro de jornada, entendendo seus prós e contras!

Registro de ponto manual

Esse é o método de registro de ponto mais antigo e o mais tradicional, utilizado até hoje pelas micro e pequenas empresas, sobretudo as que possuem menos de dez colaboradores.

Possui baixo custo para implantação e a maneira como o controle é feito é simples. Contudo, é o método mais suscetível a fraudes!

O registro manual pode ser feito das seguintes maneiras:

Livro de ponto

O livro de ponto ainda é bastante comum nas micro e pequenas empresas. Nada mais é que um caderno com capa dura, cujas folhas já estão configuradas e pautadas para o preenchimento das informações das jornadas de trabalho.

Ele pode ser adquirido em papelarias específicas e já vem pronto para uso. Nele o colaborador anota os seguintes dados:

  • Nome completo;
  • Horário de entrada (início da jornada);
  • Hora de saída para o almoço;
  • Horário de retorno do almoço;
  • Horário de saída (fim da jornada);
  • Assinatura do colaborador;

Há, ainda, um campo de observação em que o RH ou o gestor faz anotações sobre a jornada do colaborador.

As vantagens desse tipo de controle de registro de ponto e jornadas de trabalho são o baixo custo de implantação (valor em torno de R$15), não requer manutenções ou acessórios e é de simples preenchimento.

Não é indicador para empresas com muitos colaboradores! A desvantagem principal é o risco de fraude no registro de ponto e o retrabalho (geralmente originado da contagem de horas incorreta, rasuras, perdas e mais problemas).

Registro manual de cartão de ponto

Esse tipo de registro é bastante semelhante ao registro descrito acima. A diferença é que neste, cada colaborador possui um cartão de ponto em que marca, manualmente, os horários de sua jornada.

Cada cartão de ponto é identificado com o nome, a função e a assinatura de cada colaborador.

As vantagens e desvantagens deste tipo de registro são as mesmas ao do livro de ponto.

Registro de ponto mecânico

Relógio de ponto cartográfico

O relógio de ponto cartográfico surgiu no início do século XX como uma forma de otimizar a marcação de ponto nas empresas com mais de dez colaboradores.

Seu método de registro de ponto também é simples.

  1. Cada colaborador possui um cartão de ponto, com seu nome, assinatura e mês vigente.
  2. O colaborador insere o cartão no local indicado no relógio, abaixa uma alavanca e a hora exata é impressa em seu campo específico (entrada, saída para o almoço, retorno do almoço e fim de expediente). Todas as vezes em que o cartão é marcado fora do horário da jornada de trabalho, o horário é impresso em tinta vermelha, facilitando a visualização pelo RH no momento de compor a folha de pagamento.

O relógio cartográfico também possui um custo relativamente baixo para implantação e exige poucas manutenções.

Embora o registro dos horários da jornada de trabalho seja mais preciso que os modelos manuais de registro de ponto, o trabalho para contar as horas ainda é feito de maneira manual.

Dessa forma, o índice de retrabalho por erros é alto e o risco de ações trabalhistas também, além do alto custo de tempo e dinheiro por um trabalho que é lento de ser feito.

Além disso, o manuseio dos cartões de ponto exige extrema organização. Isso acontece porque, além dos cartões de ponto que registram a jornada de trabalho de cada colaborador, é necessário fazer um segundo cartão para a marcação de horas extras.

Por esse motivo, as chances de extravio de cartões são altas, resultando em complicações para os gestores e transtornos para os colaboradores.

Mesmo assim, o relógio cartográfico ainda é muito utilizado nas empresas brasileiras.

relógio de ponto

Registro de ponto eletrônico

Em 2009, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria 1510, que regulamenta o uso de sistemas eletrônicos para o registro de controle de ponto. De acordo com a portaria, os Relógios Eletrônicos de Ponto devem registrar os seguintes dados:

Art. 6º As seguintes operações deverão ser gravadas de forma permanente na MRP:

1. Inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os seguintes dados: data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação; tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;

2. Marcação de ponto, com os seguintes dados: número do PIS, data e hora da marcação;

3. Ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste, hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada;

4. Inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e hora da operação, tipo de operação, número do PIS e nome do empregado.

Parágrafo único. Cada registro gravado na MRP deve conter Número Sequencial de Registro – NSR consistindo em numeração sequencial em incrementos unitários, iniciando-se em 1 na primeira operação do REP.

Lei 1510/2009 do MTE

Dois anos depois, a Portaria 373 foi lançada, permitindo às empresas utilizarem sistemas alternativos para o controle de ponto.

Com o Relógio de Ponto Eletrônico devidamente regulamentado, as empresas passaram a ter um controle mais preciso, livres do retrabalho e, mais importante, de fraudes nos registros!

Há diversos tipos de realizar o controle eletrônico de ponto.

Aplicativos

As Grandes empresas, fábricas, micro e pequenas empresas também podem se beneficiar das vantagens do controle de ponto online sem precisar de um investimento alto que pode comprometer seu orçamento.

Aplicativos como o Oitchau oferecem uma solução eficiente, de baixo custo de implantação e que realiza o controle de ponto digital de forma transparente para ambas as partes.

O colaborador baixa o aplicativo em seu smartphone e realiza o registro sem complicações. Além disso, nos casos das jornadas por turnos e plantões, os colaboradores podem efetuar trocas e solicitações de folga em tempo real e receber a autorização no mesmo instante!

Além disso, o Oitchau possui métodos de verificação de ponto que validam a Identidade do funcionário, o horário do registro de ponto e Localização do funcionário por GPS, WiFi ou Bluetooth, eliminando a possibilidade de fraude de ponto.

Ao final de cada período, o gestor possui todos os registros para compor a folha de pagamentos com facilidade.

As vantagens desse tipo de controle de ponto eletrônico são a precisão dos dados armazenados, a transparência no registro e a eliminação do retrabalho, além do custo ideal para todos os tamanhos e nichos de empresas!

controle de ponto

Crachá magnético ou código de barras

Nesse tipo de controle, o colaborador possui um crachá pessoal e intransferível, que recebe após um cadastro com todos os seus dados em um sistema. Ao chegar ao seu local de trabalho, basta aproximar o cartão do leitor (geralmente instalado em uma catraca eletrônica ou em um relógio) e seus dados são automaticamente armazenados, juntamente com o horário exato de sua chegada.

O relógio emite um recibo de registro de ponto para o controle do colaborador. Ao final de cada mês, o RH recebe um relatório completo para o preenchimento da folha de pagamento.

Em alguns casos, o relatório está integrado a um software que já imprime a folha de pagamento, com os dados corretos.

A vantagem desse tipo de controle de ponto é a diminuição da incidência de fraude no registro de ponto, bem como a redução do índice de retrabalho. A desvantagem é que o equipamento exige um investimento alto.

Biometria

O controle de ponto por biometria funciona de forma semelhante ao explicado acima. No entanto, ao invés de um crachá, o cadastro do colaborador é atrelado à sua impressão digital numa máquina de relógio de ponto REP.

Ao chegar ao seu local de trabalho, o colaborador posiciona seu dedo indicador no leitor de impressão digital e todos os seus dados, juntamente com o horário exato de sua entrada, são computados.

Ao final de cada período, o RH recebe um relatório de todos os registros. Em alguns casos, o software de integração já imprime a folha de pagamento pronta.

Também existe a biometria facial, na qual o colaborador deve tirar uma foto do próprio rosto.

As vantagens desse sistema são a precisão dos dados armazenados e a redução do retrabalho na composição da folha de pagamento. A desvantagem é o alto custo que o equipamento demanda, dentre compra e também manutenção.

Economia e transparência nas relações profissionais

O controle de ponto eficiente garante a transparência e a confiança mútua na relação entre a empresa e seus colaboradores.

De posse desse guia, você já pode identificar suas necessidades e descobrir a melhor maneira para garantir a veracidade dos dados armazenados e proteger sua empresa de ações trabalhistas!

Você tem dúvidas sobre o controle de ponto eletrônico?

Vamos responder as principais perguntas sobre o assunto, desde legislação de controle de ponto e Portaria 373, até os tipos de pontos disponíveis no mercado e por que usá-los. Tudo que você precisa saber para escolher a opção mais eficiente para o seu RH!

O que a lei diz sobre controle de ponto eletrônico?

O MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) e a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) criaram duas Portarias para regulamentar as práticas de registro de ponto e a utilização de controle de ponto eletrônico para executar essa tarefa. São elas as Portarias 1510 e 373.

O não cumprimento das leis do controle de ponto estabelecidas por essas portarias, caso identificado em uma visita da fiscalização, por exemplo, pode resultar em processo trabalhista contra a empresa, por isso é tão necessário informar-se sobre as leis.

Quando minha empresa é obrigada a fazer controle de ponto?

Essa é uma das dúvidas mais comuns, e a resposta é simples.

De acordo com o Parágrafo 2 do artigo 74 da CLT e conforme alterações feitas após aprovação da MP da Liberdade Econômica, em 2019, o controle de ponto é obrigatório para empresas com número igual ou maior do que 20 colaboradores.

Quando usar um sistema de controle de ponto eletrônico?

Segundo o artigo 1º da Portaria 373: “Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.”

Ou seja, basta que a empresa queira e os funcionários concordem em utilizar o método.

E o que é essa tal de Portaria 373 do MTE?

Com o constante avanço da tecnologia no Brasil e a necessidade das empresas em ter mais flexibilidade, eficiência e segurança no controle de ponto dos funcionários, foi possibilitado que esse trabalho pudesse ser feito eletronicamente.

Em 2011, foi criada a Portaria 373 de 25 de fevereiro de 2011, que prevê a possibilidade de formas alternativas do controle das horas trabalhadas, desde que sejam autorizados por acordo coletivo ou convenção – com quadro de funcionários e sindicatos.

Quais são as regras para usar um Sistema de Ponto Eletrônico?

Para um sistema de controle de ponto online alternativo ser considerado válido e autorizado pelo MTE, é necessário que ele siga algumas regras básicas.

Segundo o Artigo 3° da Portaria 373, os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
E, para fins de fiscalização do Governo, o sistema alternativo eletrônico deve:
I – estar disponível no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

O que a lei exige que contenha um Registro de Ponto?

O controle de ponto ideal deve conter todos os registros de entrada e saída dos colaboradores sendo:

• Entrada
• Saída para intervalo
• Volta do intervalo
• Saída
• Quaisquer outras pausas realizadas durante a jornada de trabalho

Além disso, é preciso constar nos relatórios de ponto as informações necessárias para identificar o colaborador, seus documentos (como PIS e CPF), além do local onde o ponto foi registrado que, no caso de REP (relógio eletrônico de ponto) pode ser o código da máquina utilizada.

O que deve constar no comprovante das marcações de ponto eletrônico?

• A cada batida do colaborador, o sistema deve emitir comprovantes com as seguintes informações:
• Identificação da empresa, principalmente nome e CNPJ;
• Indicação clara do local em que o serviço foi prestado;
• Se for o caso, o número de fabricação do Registrador Eletrônico de Ponto;
• Credenciais do colaborador como nome e número do PIS;
• Data, hora e Número Sequencial do Registro (NSR), se for o caso.

Quando o controle é opcional?

O controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 profissionais.

Em relação a esse controle, não é preciso que ele seja eletrônico, necessariamente. Ainda existe a possibilidade de adotar pontos manuais ou mecânicos, mas os pontos eletrônicos são muito mais eficientes.

Para equipes de até dezenove colaboradores em um mesmo estabelecimento, o controle de ponto é opcional. Entretanto, empresas que abrem mão do sistema de ponto eletrônico tendem a ter mais dificuldade para controlar a jornada e acabam ficando vulneráveis aos processos trabalhistas.

Quais são os tipos de Sistema de Controle de Ponto Eletrônico existentes?

Os sistemas de controle de ponto eletrônico estão encontrando soluções mais e mais inteligentes para as tarefas do RH ao fazer controle de horas trabalhadas. Confira algumas das opções já disponíveis no mercado:

1 – Relógio de ponto por Biometria
O Relógio de Ponto (REP), com reconhecimento biométrico, também é amplamente utilizado pelas empresas, principalmente as empresas que possuem muitos colaboradores!

Neste sistema, o colaborador cadastra seus dados e suas digitais. Para bater ponto, ele posiciona o dedo cadastrado (geralmente o dedo indicador direito) na máquina. A REP registra o horário, identidade e a localização. Em alguns casos, a biometria é facial, reconhecendo o rosto da pessoa (como no caso do Oitchau).

2- Ponto por Código QR
Cada colaborador tem seu próprio código QR único. Para bater ponto, pode ser usado um computador ou smartphone – desde que tenha câmera e um aplicativo de leitura de QR. O método não é muito confiável, pois é fácil de fraudar, visto que qualquer colaborador pode ler o código do colega.

3- Aplicativos de Ponto e Ponto Digital
Ponto digital e aplicativos de ponto são considerados os mais seguros, eficazes e completos atualmente! O colaborador utiliza o próprio smartphone com o aplicativo de ponto instalado.

Aplicativos como o Oitchau permitem que a empresa acompanhe todos os registros de ponto em tempo real, pelo aplicativo e computador. Além de permitir fazer online o controle de férias e ausências, diminuir a fraude gestão de jornadas semanais, flexíveis e turno, e também fazer ajustes de ponto na hora.

A utilização de aplicativos de controle de ponto dos colaboradores também é vantajosa, pois permite que a empresa consulte e baixe diversos tipos de relatórios de ponto, por colaborador ou por área, com dados atualizados em tempo real.

controle de ponto

Por que você deveria usar um Controle de Ponto eletrônico?

Com o sistema de controle de ponto eletrônico, os gestores têm a certeza de que os dados são verdadeiros!

Assegurar-se de que o registro das horas trabalhadas dos colaboradores está sendo realizado corretamente, otimiza o trabalho do departamento pessoal, evita prejuízos no orçamento da empresa e até mesmo possíveis processos trabalhistas.

O sistema eletrônico de ponto evita problemas como livros de ponto rasurados, marcações de ponto não condizentes com a realidade, até mesmo fraude.

Cada vez que o colaborador registra seu ponto com o crachá, biometria ou aplicativo, fica registrado em um sistema que não pode ser alterado. Além disso, métodos eletrônicos permitem que o próprio colaborador acompanhe os próprios pontos, o que promove transparência.

Portanto, independentemente do tamanho ou nicho da empresa, mudar dos métodos tradicionais de marcação de ponto para um método eletrônico traz benefícios tanto às empresas quanto funcionários!

Como escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para sua empresa?


Listamos alguns benefícios que um excelente controle de ponto pode te oferecer, e você deve responder Sim, se o sistema que você usa atualmente oferece esses benefícios, ou Não, se ele não oferece.

• Mais flexível e completo, atendendo todos os tipos de empresas;
• Mais autonomia para o colaborador, que não perde tempo com filas e burocracia;
• Economia de dinheiro, sabendo de irregularidades em em tempo real;
• Economia de tempo, ao eliminar a necessidade de trabalhos manuais;
• Mais facilidade, com cálculo automático de horas extras e banco de horas;
• Mais segurança, com métodos anti fraude de ponto;
• Mais barato, sem custos com máquinas ou manutenções;
• Transparência, com dados que podem ser acessados tanto pela empresa quanto funcionário em tempo real;
• Mais modernidade, sem pilhas de papel, planilhas ou cartões perfurados.

Se você respondeu a maioria SIM, eu tenho uma coisa pra te contar: está na hora de você conhecer o Oitchau.

Qual é o controle de ponto mais seguro e completo?


Oitchau é o sistema de controle de ponto que veio para te tirar do passado.

Ainda hoje muitas empresas gastam todo final de mês uma quantidade enorme de tempo e dinheiro lidando com processos manuais como: checagem dos registros de ponto, ajustes de horas, confirmação dos comprovantes de ausência (como atestados), correção de pontos que ficaram faltando… É trabalho que não acaba mais.

O que essas empresas ainda não sabem é que dá pra fazer fechamento de ponto em poucos minutos.

A plataforma Oitchau permitem fazer todo o controle de ponto ao longo do mês, em Tempo Real!

• Acompanhar os registros de ponto
• Consultar diversos tipos de relatórios de ponto
• Enviar e aprovar pedidos de ausência com comprovantes anexados
• Fazer controle de férias e ausências com comprovante
• Criar e gerenciar jornadas de trabalho semanais, flexíveis e turnos
• Ser notificado sobre ao os de hora extra
• Fazer controle de banco de horas
• Fazer fechamento de ponto com o Super Punch é super rápido.
Tudo em tempo real.

Quando chega o fim do mês, resta apenas baixar os relatórios necessários para enviar ao contador. Quer mais facilidade e modernidade que isso?

controle de ponto

Como reduzir o excesso de Horas Extras na empresa?


No Oitchau você pode ativar um alerta, para ser notificado quando um colaborador exceder um total de horas extras escolhido pela empresa. Além disso, também é possível consultar o relatório exclusivo de horas extras com dados atualizados em tempo real.

Tudo isso possibilita ter um controle muito maior sobre as horas extras trabalhadas e evitar prejuízos surpresa no final do mês.

Como proteger sua empresa contra fraude de ponto?


E se você pudesse ficar tranquilo, com a certeza de que todos os pontos batidos tiveram identidade, hora e localização dos colaboradores verificados automaticamente, protegendo sua empresa contra práticas de fraude de ponto?

Esse é mais um benefício que aplicativos como o Oitchau oferecem! Com verificação por WiFi, Bluetooth, GPS e Reconhecimento Facial (no Quiosque Tablet).

Como fazer o controle de ponto eletrônico de colaboradores externos e terceirizados?


Definitivamente esse é um dilema em todos os negócios que possuem colaboradores que trabalham fora da empresa. Como saber se trabalhadores externos ou terceirizados chegaram ao destino na hora certa ou se eles realmente se encontram no local que deveriam estar

Atualmente já é possível acompanhar a rotina desses colaboradores e visualizar em um mapa o local que um ponto foi registrado por meio dos aplicativos de controle de ponto. Eles permitem identificar em tempo real onde estão seus entregadores, office-boys, representantes comerciais e motoristas, por exemplo, direto do smartphone

controle de ponto

Adotar um sistema de Controle de Ponto pode trazer resistência

O que fazer para ajudar seus colaboradores a se adaptarem melhor?

Ao implantarem um sistema de controle de ponto, algumas empresas podem enfrentar uma certa resistência por parte de seus colaboradores.

Isso porque, devido a falta de costume, pode requerer um pouco de paciência o time entrar “nos eixos” para fazer as marcações. Além disso, é preciso estar preparado até mesmo para uma possível contrariedade a essa nova realidade.

A seguir, neste artigo, vamos oferecer algumas dicas de como fazer com que essa adaptação seja mais tranquila na sua empresa. Acompanhe abaixo!

Como fazer a equipe se adaptar ao controle de ponto?

Quando a prática de bater o ponto for novidade na empresa, é importante que estratégias sejam bem definidas antes dos colaboradores serem informados a respeito. As áreas de Recursos Humanos ou Marketing podem criar conteúdos, por exemplo, para abordar o tema de forma transparente.

A transparência em compartilhar esse tipo de informação mostra que a empresa não está pensando apenas em si, mas também em quem trabalha para ela, mostrando que se importa de verdade, sendo um excelente ativador de motivação.

Além disso, antes de tudo, é preciso ter em mente que a exigência pela marcação não deve ocorrer de forma impositiva: a premissa é que os profissionais entendam que, além de ser obrigatório, o registro de ponto é uma ferramenta aliada. Uma boa comunicação é a chave para que essa adesão seja alta e bem sucedida.

Agora, se ainda assim, a organização continuar enfrentando problemas em relação a resistência ou falta de engajamento dos seus trabalhadores em registrarem suas horas trabalhadas, listamos algumas atitudes que podem ajudar na adaptação.

Um processo de integração ao controle de ponto bem sucedido, deve ser dividido em três principais fases:

  1. aviso prévio;
  2. treinamento;
  3. adaptação.

Simplesmente aderir a uma mudança tão importante na rotina dos profissionais da noite para o dia não é a melhor maneira de executar. É preciso planejamento e estratégia, caso contrário a implementação pode não trazer os benefícios esperados, e ainda ameaçar a organização atual da empresa.

Vamos apresentar mais aspectos sobre como essa sequência de fases pode ser útil.

Etapa 1: aviso prévio

A partir do momento que estiver confirmada a utilização do sistema, você pode começar a preparar seus colaboradores avisando que haverá mudanças e munindo-os de informação.

Assim, eles terão tempo para começar a acostumar com a ideia e, principalmente, para compreender por que essa mudança está sendo implementada e como ela pode ser positiva tanto para a empresa, quanto para ele mesmo.

Envie um e-mail geral contando que a empresa tem novidades e um sistema de ponto será integrado. No e-mail, enfatize que a empresa trará essa novidade, pois identificou que ela poderá melhorar a rotina de trabalho para todos.

Numa comunicação seguinte, mencione qual será o sistema adotado, adicionando materiais de apresentação, como um pdf simples que mostra os principais benefícios para colaboradores, por exemplo, no caso do aplicativo de controle de ponto do Oitchau:

Controle de hora extra

  • Segurança, com registro verificado das horas trabalhadas.
  • Mais prático do que usar folhas ou ter a folha de ponto no excel.
  • Possibilidade de acompanhar e desenvolver a própria frequência.
  • Muito mais praticidade para solicitar abono de horas etc.

Dessa maneira, os colaboradores não serão pegos de surpresa e estarão mais abertos a receber o treinamento; além de sentirem-se incluídos e informados sobre o que acontece na empresa, o que é um ótimo ponto motivacional.

Etapa 2: treinamento

Quando a ferramenta finalmente for implementada, não será uma surpresa. Todos estarão prontos para conhecer a novidade e começar a usar.

Agora, você precisa explicar o funcionamento e ajudá-los de maneira prática como, de fato, usar esse sistema do jeito certo, e como aproveitar as ferramentas e benefícios que ele oferece da melhor forma possível.

Organize um evento de treinamento com os colaboradores da casa. Envie um convite com data e hora, junte todos numa sala – ou no espaço que a empresa tiver disponível – para ensiná-los a dar os primeiros passos:

  1. Como baixar o aplicativo?
  2. Como Criar um cadastro?
  3. Como Bater ponto?
  4. Como Configurar funcionalidades disponíveis?

Além de ensiná-los a utilizar o sistema, a empresa deve aproveitar o momento para explicar aos colaboradores o motivo de estarem implementando um sistema de ponto:

E, por fim, após treinados, distribuir materiais e informações básicas de apoio:

  • Como buscar ajuda ou entrar em contato em caso de dúvidas?
  • Panfleto (ou pdf via e-mail) contendo o Guia de como usar o sistema.
  • Brindes relacionados ao sistema (chaveiros, broche, copo).

Após esse processo (que pode durar apenas algumas horas), mais do que apenas implementar um novo sistema, você de fato treinou e preparou seus colaboradores para participarem de uma nova cultura de gestão de tempo!

Etapa 3: adaptação ao controle de ponto

Agora, a empresa não pode se esquecer de oferecer todo o apoio necessário!

Mesmo após o treinamento, haverá colaboradores que não puderam estar presentes no dia, ou que estavam presentes, porém ainda estão com dificuldades e dúvidas em relação ao sistema de ponto e frequência.

Também, claro, possivelmente haverá colaboradores ignorando o novo sistema e não utilizando-o.

Para lidar com esses resquícios de resistência, é necessário um plano de ação contínuo, que se manterá incentivando os colaboradores.

  • Criar a cultura de treinar todos os novos colaboradores para usarem o sistema de ponto.
  • Especializar uma pessoa da empresa na utilização do sistema e torná-la disponível para fornecer suporte sempre que necessário.
  • Durante as primeiras semanas, promover pesquisas para avaliar a performance da adaptação dos colaboradores ao novo sistema.
  • Oferecer incentivos, por exemplo: todo mês, um almoço especial na faixa para cada colaborador que fechar o mês com todos os registros de ponto feitos de acordo com a agenda, e sem falhas.
  • Conversas particulares com os colaboradores que apresentarem maior resistência para compreender o motivo e encontrar uma solução.
  • Quando todo o processo for concluído e estiver funcionando positivamente, com certeza todo o trabalho e empenho em preparar as equipes terá valido a pena.

Observações importantes sobre o cartão de ponto

Existem vários aspectos que devem ser observados quando o assunto é a marcação de ponto.

Em primeiro lugar, o empregador deve fiscalizar a correta marcação, a fim de que os cartões de ponto, mesmo que eletrônicos, não apresentem falhas de anotação que possam levar à invalidade dos controles.

Portanto, tanto os horários de entrada e saída quanto de começo e final de intervalos devem ser devidamente anotados, sob o perigo de que o empregador sofra prejuízos futuros.

Aliás, os horários devem ser exatamente aqueles correspondentes às entradas e saídas, sem arredondamentos ou coisas do tipo, assim como os empregados devem ser orientados para jamais prestarem labor sem que a entrada tenha sido registrada ou após a saída ter sido anotada, pois isso corresponde à fraude trabalhista de autoria do empregador, a quem cabe fiscalizar o trabalho e sua anotação.

Além disso, ausências, remuneradas ou não, devem ser devidamente apontadas e justificadas no cartão ponto, o que pode ser feito com simples siglas ou palavra-chave.

Também, caso a empresa trabalhe com sistema de compensação de horário, ou seja, com a prestação de horas extras que será compensada pela diminuição da jornada em outros dias, é preciso que o controle aponte quantas horas foram efetivamente laboradas, quantas foram compensadas e o saldo final.

Por fim, em eventuais falhas de sistemas é importante que os horários impedidos de anotação sejam registrados de outras formas, como por cartão ponto físico, a ser considerado, posteriormente, junto ao cartão eletrônico.

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