sistema de ponto antigo

Sistema de ponto antigo: Principais problemas e como resolver

Custos altos com máquinas, manutenção e equipes exclusivas para checagem. Como fazer gestão de ponto e frequência gastando menos?

Fugir da modernização é como recusar dinheiro. Ou pedir por prejuízo, no caso de um sistema de ponto antigo. Mas já existe solução! Graças à tecnologia, é possível que microempreendedores tornem-se grandes empresários, e que grandes empresários consigam investir dinheiro de maneiras mais inteligentes.

Quanto dinheiro, tempo, espaço e trabalho passamos a economizar desde que os computadores pessoais foram lançados? Produzimos com mais rapidez, usamos os gastos reduzidos para melhorar a empresa e o produto… Isso é evolução!

Agora, quer saber por que está na hora de seguir a própria tendência e modernizar a sua empresa?

Vamos refletir sobre os principais problemas do uso de sistemas manuais para controle de jornadas de trabalho. Vejamos como os avanços tecnológicos trouxeram soluções para estas contingências e, no final, contaremos como resolver.

Compra de máquinas

Para adotar um sistema de ponto eletrônico manual, é necessário comprar e instalar hardware, ou seja, máquinas que vão possibilitar o registro de ponto por meio de cartão ou crachá. Quanto mais colaboradores, mais máquinas são necessárias. E o custo para tudo isso é bastante alto!

planilha Controle de Horas e Folha de Ponto

Este é um grande problema em sistemas de controle de ponto comuns. Nem toda empresa vende a máquina e nem todas as máquinas são compatíveis com qualquer sistema. O sistema Oitchau de ponto eletrônico tem integração facilitada com o seu REP, caso tenha em sua empresa.

Ele funciona on-line e off-line, oferecendo a você a possibilidade de criar diferentes perfis e ainda conectar-se com diferentes plataformas de recursos humanos, sem que precise pagar a mais por isso.

Manutenção

E depois de compradas as máquinas, não para por aí. É preciso continuar bancando uma taxa de manutenção para que elas continuem funcionando bem.

E esse não é o tipo de máquina que possa dar problemas, pois influencia diretamente no salário dos colaboradores e finanças da empresa. Registro de ponto é coisa séria!

E, mais uma vez, esse também não é um serviço barato.

No entanto, o sistema Oitchau é 100% digital, não requerendo manutenção de máquinas de controle de ponto. As atualizações do sistema ocorrem automaticamente conforme as versões lançadas e a empresa ainda possui suporte caso o cliente necessite de algum atendimento.

Informações limitadas

Máquinas de ponto manual podem apenas garantir o horário e local que o ponto foi registrado.

Mas não é possível saber detalhes como a categoria do ponto (Entrada, Saída, Intervalo) e até mesmo a identidade real de quem bateu o ponto.

As informações são limitadas, o que pode trazer problemas posteriores.

Isso não ocorre com as soluções Oitchau, que possuem diferentes funcionalidades de registros sem perda de informações. Isso permite a consulta em tempo real, otimizando a tomada de decisão de gestores e profissionais do RH ou contabilidade.

Além disso, você pode controlar o tipo de informação a ser inserida, seja das jornadas de trabalho com regras e limites para hora extra, com possibilidade de notificação quando um colaborador ultrapassar, por exemplo.

Possibilidade de fraude

Dentre os problemas que o limite de informações pode trazer, está a possibilidade de fraude.

Muitas pessoas hoje cometem fraudes  no registro das jornadas de trabalho, solicitando que um amigo bata o ponto em seu lugar (porque está atrasado ou não comparecerá), ou até mesmo indo até o local, batendo o ponto e depois indo embora para casa.

Com o sistema Oitchau, é possível verificar localização, hora e identidade dos colaboradores com leitura feita através de reconhecimento facial e há controle de localização por GPS. Além disso, o sistema adota os mais recentes protocolos de segurança de dados.

Gastos com equipe

E é claro que existem pessoas na empresa, responsáveis por fazer a conferência de todos os horários registrados de cada colaborador.

Dependendo do tamanho da empresa, esse processo manual é demorado, cansativo e gera mais custos para a empresa, que precisa contratar funcionários exclusivos para executar esse trabalho – se não quiser prejudicar a produtividade.

Com o sistema Oitchau, você pode adquirir o plano conforme a necessidade de sua empresa, ou seja, há a possibilidade de atualizar o seu plano conforme o número de funcionários, de forma econômica, sem perda de produtividade.

Perda de tempo

E hoje, com tecnologias avançadas, nos questionamos: por quê?

Por que uma empresa precisa arcar com tantos gastos, problemas e perda de tempo com a execução desse trabalho? Ainda bem que a resposta é: não precisa!

As novas tecnologias trouxeram facilidades para as empresas e funcionários. Com o sistema de controle de ponto da OiTchau, o registro é fácil e rápido, assegurando que a empresa tenha sempre as informações que precisa de forma otimizada.

Como resolver esse problema?

Agora vivemos a era do ponto digital! Aplicativos móveis do sistema Oitchau, para controle de ponto, garantem:

  • Verificação automática e segura da Identidade do colaborador, além de Horário e Localização exatos.
  • Zero necessidade de compra ou manutenção de qualquer tipo de máquina, pois o colaborador bate ponto usando o próprio celular.
  • Detalhes como a categoria do ponto (Entrada, Saída, Intervalos) e cálculo de atrasos e antecipações incluídas nos relatórios.
  • Relatórios completos já padronizados automaticamente, prontos para baixar.
  • Acesso a históricos de ponto, todos salvos na nuvem, sem pilhas de papéis.

Agora que você já sabe a solução, que tal modernizar e começar a economizar hoje?

Transformação digital já chegou à sua empresa

Você já ouviu falar em transformação digital? Todas as empresas do mundo estão fazendo esta transição, adotando ferramentas e recursos digitais inteligentes e que integram informações em tempo real.

Adotar uma solução de ponto eletrônico digital, como as opções da Oitchau, é uma maneira de estar adequado a este movimento de digitalização dos processos e informações corporativas.

Além disso, a tecnologia empregada oferece mais segurança aos seus dados e evita fraudes com mais assertividade. O sistema é intuitivo e adaptável a qualquer segmento produtivo.

Outra vantagem é a fácil resolução de problemas, inerentes a qualquer ferramenta, além de possibilitar mais economia, seja na geração de documentação e disposição de equipamentos aos colaboradores, seja na ocorrência de erros, que podem gerar perdas em indenizações e multas.

A migração do ponto antigo para o novo sistema também é prática e rápida. Faça um teste gratuito e confira!

eSocial: É possível realizar a integração com um sistema de ponto antigo?

O eSocial surgiu a partir de uma iniciativa do Governo Federal, que tem como principal objetivo facilitar as atividades das empresas, no quesito fiscal. A sua implantação possui alguns desafios, principalmente para as empresas que utilizam relógios de ponto mais antigos e arcaicos.

Uma das exigências feitas pelo Governo é que o envio de informações seja realizado de forma ágil, praticamente online, sendo um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas, necessitando de agilidade e organização em seus sistemas e processos.

A gestão da jornada de trabalho dos colaboradores é um dado relevante, e por isso integra o eSocial.

As horas extras é um excelente exemplo de informação que deve ser enviada com agilidade para o sistema do eSocial. Antes do seu surgimento, as horas extras poderiam ser apresentadas ao Governo até o mês subsequente, enquanto com as novas regras, devem ser enviadas dentro do mês corrente.

Além dessas, existem mais atribuições que o sistema do eSocial atribui à equipe de Recursos Humanos, que necessita de uma agilidade ainda maior, e que o trabalho seja o mais automatizado possível.

São apenas as exigências governamentais que exigem que o RH tenha uma postura mais ágil em seus processos, mas outros setores da companhia também. A competividade do mercado, as inovações tecnológicas e as novas metodologias indicam que a modernização e adequação a uma nova realidade se faz necessária.

Os índices de turnover nas organizações estão cada vez mais altos, por inúmeros motivos. Apesar de muitos motivos serem motivados pelas ofertas atrativas e buscas de talentos por parte do mercado, existe outro ponto que deve ser levado em consideração, que é o esforço realizado pelas empresas em reter os talentos em “casa”.

E parte desse esforço é a modernização dos seus processos internos, reduzindo as burocracias, principalmente em relação à jornada de trabalho e gestão de horas realizadas.

Além disso, os colaboradores estão mais inteirados sobre seus direitos e deveres, e a importância de atuar em local de trabalho que favoreça a qualidade de vida. E toda essa responsabilidade fica a critério do RH.

A área de Recursos Humanos precisa ter um papel mais estratégico dentro das empresas, mas a burocracia dos sistemas antiquados não permite essa atuação, atrasando o processo de modernização da empresa e melhoria de diversos processos que necessitam de atenção, dentro do ambiente empresarial.

E com o uso de sistemas antigos, todo o processo acaba se tornando maçante e demorado, pois as exigências do Governo e dos órgãos fiscalizadores devem ser tratadas com prioridade.

Com todas as questões levantadas, fica ainda mais evidente a necessidade de um sistema de ponto digital, e não se preocupe, pois no sistema Oitchau, você encontra sistemas com atualizações automáticas, de acordo com as versões que forem lançadas, e sem necessidade de agendamento de suporte.

Veja também: Caged Web – Como realizar a entrega do documento?

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