Gestão do trabalho: quando se preocupar com ponto?

A gestão do trabalho dos colaboradores é uma obrigação legal no caso de empresas com mais de 20 trabalhadores registrados.

No entanto, manter corretamente esse registro das jornadas dos profissionais é muito mais que apenas obedecer a lei: é uma medida estratégica, que permite gerenciar melhor o quadro de pessoal da organização.

Ao passo que, em algumas empresas, o controle de ponto é tão precário que afeta a lucratividade do negócio. 

Sob este contexto, neste artigo, vamos apresentar alguns pontos de atenção, que uma empresa precisa repensar em relação ao registro dos horários dos seus colaboradores. Acompanhe a seguir!

Quando é hora de fazer a gestão do trabalho na empresa?

Como citamos acima, existem alguns sinais que podem ser observados para identificar que as coisas estão dando errado na gestão das horas trabalhadas na empresa. Listamos alguns deles abaixo. Confira:

1. Quando as horas extras são feitas com frequência

O mau pagamento de horas extras é reclamação trabalhista bem comum na justiça brasileira.

Neste sentido, a empresa não pode negligenciar esse quesito, não apenas porque deve remunerar seus colaboradores de maneira justa, como também porque pode sofrer sérias consequências de acordo com o que determina a lei.

Em teoria, se os profissionais estão trabalhando mais, seu empregador terá resultados melhores. No entanto, isso não é verdade, na prática – horas extras fora de controle significa que algo está errado na gestão do trabalho, ou pior, que os registros de ponto estão sendo fraudados.

Neste sentido, o ideal é adotar a um sistema de controle de ponto seguro, que não permita que um profissional bata o ponto para o colega.

No mercado há milhares de opções como sistemas biométricos –  no qual são usados a impressão digital – , reconhecimento facial ou de íris para identificar o colaborador.

Entretanto, se ponto é marcado de maneira correta e mesmo assim o custo das horas extras é alto, a saída pode ser remanejar os colaboradores.

Um controle de ponto digital, como o Oitchau, ajuda nesta árdua tarefa. Por meio dele, os gestores conseguem acompanhar o banco de horas de toda a equipe e assim transferir quem está com saldo de horas negativo para áreas de maior demanda.

2. Quando o RH fica sobrecarregado

A área de RH é o mais impactado pela forma como o controle das horas trabalhadas é aplicada na empresa.

Quando o sistema adotado requer planilhas de banco de horas, os profissionais dessa área acabam gastando muito tempo para contabilizar o banco de horas, além de haver uma grande chance de cometerem erros, gerando prejuízo para a empresa.

Optar pelo controle de ponto digital facilita o trabalho nesse setor e economiza muito tempo, tanto que a folha de banco de horas pode ser fechada em poucos minutos.

Além disso, deixa de ser necessário ter um local para armazenar todos os papéis gerados pelo ponto manual ou mecânico.

3. Quando quem está à frente do negócio acompanha o desempenho e a gestão do trabalho dos colaboradores

Estar atento ao que acontece dentro da empresa é essencial para uma boa gestão organizacional.

Em relação ao desempenho dos colaboradores, esse acompanhamento por parte da direção não existe com finalidades punitivas e sim com o objetivo de saber como está a demanda de cada setor, avaliar o método de trabalho utilizado e promover melhorias.

Entretanto, para fazer isso, é necessário que existam indicadores de desempenho confiáveis dentro da organização.

É o caso de um controle de ponto de colaboradores no formato de aplicativo, por meio do qual a direção pode acessar relatórios de frequência, ter consciência das horas extras trabalhadas em cada área, entre outros parâmetros de avaliação.

4. Quando os  profissionais externos não fazem a marcação de ponto

Quando a empresa demanda de equipes externas e trabalham fora das dependências da organização deve ser acompanhada por uma solução tecnológica que permita o controle de ponto externo.

Caso contrário, não há maneira de comprovar faltas, compensação de banco de horas ou pagamento correto de horas extras.

Assim como todos os outros, esses colaboradores devem ter suas jornadas de trabalho monitoradas, o que só pode ser feito pelo registro manual ou pelo ponto digital.

A melhor alternativa é o ponto digital, que indica o local onde foi registrado por meio de GPS, de forma que o empregador consegue visualizar a marcação de ponto acompanhada por um endereço.

Quais estratégias podem ser utilizadas para reinventar a gestão do trabalho?

O mercado está passando por inúmeras transformações, logo escolher a melhor estratégia para sua empresa, é a melhor garantia de crescimento e continuidade do seu negócio. É possível realizar uma abordagem de 5 formas diferentes:

1. Clássica
2. Adaptativa
3. Modeladora
4. Visionária
5. Renovadora

A partir da abordagem definida, é possível seguir para a escolha de uma estratégia para a atualização da sua empresa. Você ainda pode optar por mesclar mais de uma abordagem, dependendo do resultado que você está buscando.

Transparência nos resultados

Um dos fatores primordiais para o sucesso de uma estratégia na gestão do trabalho é a transparência empresarial. É importante garantir que a comunicação aconteça de forma clara, e com informações íntegras. O feedback construtivo também na estratégia de transparência.

A transparência permite que os líderes construam uma liderança confiável, e dessa forma sua operação se torne mais produtiva e muito mais organizada.

Mensuração de resultados

Mensurar os resultados é uma prática que está diretamente ligada à transparência. Utilizando esse método, é possível manter todos os objetivos e metas às claras para seus colaboradores, de forma que sirva como um incentivo para as equipes, melhorando assim o engajamento de todos os colaboradores.

A partir da construção de uma cultura de mensuração dos resultados, é possível entender o que está acontecendo dentro da empresa, possibilitando corrigir possíveis falhas que possam estar atrapalhando as metas da empresa.

Inclusão da tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada da gestão do trabalho, pois ela é utilizada para facilitar a execução de tarefas referentes ao processo de gestão de pessoas. Onde é possível realizar o cadastramento de demandas e acompanhar a sua progressão.

Além disso, é possível realizar a gestão de custos de projetos e demandas, facilitando bastante a vida dos gestores, já que existem recursos que visam a otimização do tempo do gestor, como: extração de relatórios, especificação de métricas, análise de produtividade da equipe (que permite a análise de um único colaborador ou da equipe).

Mas a tecnologia não otimiza a vida apenas dos gestores, também facilita a vida do colaborador, pois ele consegue atuar de forma mais colaborativa com seus companheiros de equipe, e interagir com outras equipes.

O colaborador consegue visualizar qual o real impacto do seu trabalho dentro da empresa, e assim ele melhora a sua organização, de forma que gere um impacto positivo. Assim, ele consegue organizar e priorizar suas atividades, para que atenda as metas da empresa.

A tecnologia pode ser utilizada em todos os setores da empresa, desde financeiro até recursos humanos, visando sempre a otimização e melhoria de processos.

Dessa forma, temos a transparência e a mensuração de resultados atuando em conjunto com a tecnologia, para alcançar o mesmo objetivo, que é a gestão mais efetiva do trabalho.

Veja também: Proteja a sua empresa com a Lei de Propriedade Industrial

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