Controle de ponto e jornada de trabalho: Como fazer gestão de equipes externas?

É inegável a contribuição que o avanço da tecnologia traz, diariamente, às nossas vidas. No mundo corporativo não poderia ser diferente. Os dispositivos tecnológicos romperam barreiras aproximando as equipes. Mesmo os que estão alocados nas distâncias mais remotas são capazes de interagir em tempo real com a empresa e demais colaboradores, e têm a gestão de equipes externas adequada!

Sob este contexto, a tecnologia representa o recurso que faltava para que a gestão de equipes externas se tornasse mais eficiente. Atualmente, o controle de ponto e jornada de trabalho de colaboradores externos são acompanhadas de perto pelos gestores.

Esta possibilidade é fundamental para a redução de custos e a otimização do trabalho externo, garantindo que a produtividade destes colaboradores esteja sempre em nível satisfatório.

Neste artigo, vamos conhecer o meio de fazer a gestão de equipes externas com o auxílio da tecnologia!

Controle de ponto de colaborador externo: o que diz a lei?

De acordo com os itens I e III do artigo 62 das Consolidações das Leis do Trabalho (CLT), são considerados colaboradores externos:

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994).

III – os empregados em regime de teletrabalho. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência).

Assim, podemos afirmar que o colaborador externo é aquele que inicia e finaliza seu expediente fora dos limites físicos da empresa. A empresa, ao contratar um colaborador externo, deve anotar essa atribuição em sua carteira de trabalho e em seu registro.

Deve-se levar em consideração, entretanto, que a CLT foi criada em 1940 e, portanto, algumas modalidades de trabalho externo e remoto, como o home office, ainda não eram reconhecidas. O advento da tecnologia permite, hoje, que o controle de ponto e jornada de trabalho destas modalidades sejam realizados por smartphone, GPS, rede de dados, entre outros, de forma precisa.

Cuidados em relação à jornada externa

Infelizmente muitas empresas incidem no erro de automaticamente dispensar o controle de jornada do empregado externo simplesmente por ele não prestar labor no interior da empresa.

Deve-se notar que a CLT dispensa a anotação de ponto para aquelas atividades que forem incompatíveis com o controle da jornada. Há uma condição específica para que não haja a indicação dos horários diários do colaborador.

É difícil mensurar situações que hoje em dia são incompatíveis com o controle de horários, pois o desenvolvimento tecnológico permite que haja controle direto.

Por exemplo, existem mecanismos que podem ser acoplados aos carros e auxiliam no monitoramento de viajantes representantes de empresas, por exemplo. Os celulares que possuem sistemas digitais de controle de ponto apresentam uma forma de contornar a distância.

É possível citar diversos meios de controle, como ligações, relatórios, logins em programas e outros.

Riscos da ausência do controle de ponto dos trabalhadores externos?

Imagine a hipótese em que um empregado que prestava labor externo entre com uma ação face à sua empresa requerendo o pagamento de horas extras. Na petição que dá início à ação trabalhista esse empregado irá indicar um horário de trabalho.

Note-se que o argumento de que não era possível realizar o controle da jornada do empregado externo pode ser facilmente derrubado com a demonstração não só de que havia uma espécie de controle, conforme mostrado acima, mas da simples possibilidade que a empresa tinha de fazê-lo.

Nesse cenário, o juiz pode entender pelo afastamento do artigo 62 da CLT, determinando que o empregado não prestava atividades incompatíveis com o controle de ponto.

A empresa, então, não possuirá formas de comprovar a jornada do empregado, uma vez que não realizava o controle de ponto que era plenamente possível.

A tendência é que a jornada apontada pelo ex-empregado na ação seja considerada como válida e todas as horas que excederem a jornada contratual (até 8 horas diárias) pagas como extras.

Isso pode gerar diversos prejuízos. Em primeiro lugar, infelizmente nem todos agem com boa fé.

Há possibilidade de apontamento de uma jornada muito maior do que a real, pelo empregado, pelo simples conhecimento de que o empregador não possui cartões ponto para provar o contrário.

Se é possível à empresa realizar o controle de jornada, não pode ela se desviar do seu dever. Não é uma escolha da organização a dispensa do controle de jornada, nesse caso, uma vez que ele é correlacionado à impossibilidade de realização do controle de ponto.

Mesmo que a empresa não faça uso de um software de controle digital de ponto, mas este exista em diversos formatos, isso não a dispensa de realizar o a gestão das horas laboradas, pois ela possuía alternativas para fazê-lo. O ônus cabe à empresa.

Gestão de equipes externas por smartphone

As Portarias 1510 e 373 do MTE regulamentam a utilização do controle eletrônico de ponto e o uso de controles alternativos, respectivamente. Por meio destas portarias, foi possível adaptar a tecnologia para que surgissem maneiras precisas e seguras de controle de ponto e jornada de trabalho dos colaboradores externos.

Assim, de acordo com as portarias, os dispositivos eletrônicos ou alternativos escolhidos pela empresa para realizar o controle de ponto devem seguir as seguintes especificações:

• Estar de acordo com as exigências do Ministério do Trabalho e Emprego;
• Estar indicador para uso em aparelhos mobile, como smartphones e tablets;
• Ser customizável para atender a convenção coletiva da empresa;
• Criar e gerar relatórios automaticamente a cada registro e consolidando dados ao final de cada período de apuração;
• Ter integração com relógios eletrônicos de ponto (REP).

Um destes modelos refere-se à possibilidade de fazer o registro de ponto por meio do smartphone. O aplicativo Oitchau é um bom exemplo deste sistema: possui interface simples e intuitiva e é recomendado para quaisquer tipos de jornadas!

No que diz respeito especificamente ao colaborador externo, Oitchau possui uma funcionalidade de equipes externas, para acompanhar a jornada de funções como eletricista, encanador, ou qualquer um que visite diferentes lugares todos os dias pra trabalhar – como colaboradores que prestam serviços ou realizam projetos em clientes.

O uso do aplicativo permite:

• Acompanhar todos os lugares por onde o colaborador passou durante a jornada em mapa interativo;
• Verificar o detalhamento de cada ponto registrado, como localização, hora, podendo conter anexos como fotos, documentos ou atas;
• Saber quem está trabalhando e onde em tempo real;
• Saber a porcentagem atual da bateria do celular do colaborador, entre outras funcionalidades.

Além disso, é possível personalizar o painel do aplicativo, podendo selecionar quais informações deseja ver e como visualizá-las.

Oitchau é um dispositivo seguro que reflete a jornada de trabalho das equipes externas com precisão para que o gestor possa acompanhar e, se necessário, fazer ajustes.

Veracidade das informações

O controle de ponto e jornada de trabalho de equipes externas feito por meio do smartphone com aplicativos como o Oitchau representam um grande avanço no combate à fraude de registro de ponto!

Os melhores sistemas de controle de ponto do mercado possuem mecanismos antifraude que verificam a identidade, hora e localização dos colaboradores por WiFi, GPS ou Bluetooth.

Todas as informações registradas no sistema são impossíveis de serem adulteradas, o que garante a comunicação clara entre empresa e colaboradores. Ao registrar o ponto, se ocorrer tentativas de fraude, o supervisor é notificado na hora.

Redução de custos

O acesso às informações em tempo real é uma ferramenta de gestão inestimável para que a empresa possa acompanhar a produtividade das equipes externas. Oitchau permite ainda que o gestor seja notificado sobre excessos de hora extra na hora, evitando prejuízos na folha de pagamento.

Além disso, a possibilidade de acompanhamento das jornadas em tempo real permite que as horas trabalhadas sejam consolidadas com precisão, descartando erros na contagem e reduzindo o risco de ações trabalhistas.

Para facilitar o fechamento de ponto da empresa e garantir que as áreas de RH e contabilidade trabalhem com informações precisas, com Oitchau todos os colaboradores têm transparência total, verificando, a qualquer momento, se tem pontos faltando e solicitar a correção imediata, sem ter que esperar até o final do período.

A gestão de equipes externas eficiente

Os modelos tradicionais de controlar o registro de ponto e a jornada de trabalho estão ficando cada vez mais obsoletos.

A gestão de equipes externas eficiente exige sistemas flexíveis e intuitivos que promovam a comunicação transparente entre empresa e colaboradores. Hoje, o smartphone pode ser utilizado como ferramenta indispensável para este fim!

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