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Ponto Eletrônico

Ponto eletrônico: tire as principais dúvidas a respeito

O registro de ponto eletrônico tem como maior benefício a redução dos erros na contabilização das horas trabalhadas na folha de pagamento dos colaboradores. De fato, a oferta de diminuição (ou até mesmo a extinção) de possíveis prejuízos financeiros representou fator decisivo para que algumas empresas abandonassem os métodos tradicionais e adotassem um sistema eletrônico de controle de ponto.

Neste sentido, o surgimento dos Relógios Eletrônicos de Ponto, os famosos REPs trouxe, também, diversas dúvidas para quem deseja aplicar essa tecnologia em suas rotinas administrativas — e até por aqueles que já a utiliza.

Listamos, abaixo, informações importantes sobre o sistema e as cinco principais dúvidas sobre esse método de controle de jornada. Acompanhe!

Controle de Ponto

O que é REP?

O Relógio Eletrônico de Ponto é um sistema em que os colaboradores registram seus horários de entrada, saída e intervalos utilizando sistemas eletrônicos. Estes sistemas podem ser de diversas maneiras. Os mais comuns são:

  • Por inserção ou aproximação de crachá em um leitor instalado na catraca eletrônica;
  • Sistema de biometria em que o colaborador utiliza sua digital para registrar seu ponto, e
  • Por aplicativo, em que o registro acontece pelo smartphone do colaborador e que permite o acompanhamento em tempo real pelos gestores ou RH (também considerado uma forma de ponto alternativo).

O controle eletrônico é regulamentado de acordo com as Portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho.

É importante ressaltar que apenas as empresas com mais de 20 colaboradores registrados em carteira têm a obrigatoriedade de realizar o registro de ponto.

Dúvidas sobre a utilização do ponto eletrônico

1. O registro eletrônico do ponto é obrigatório?

Não. O controle de ponto eletrônico é apenas uma maneira de garantir a veracidade dos registros dos colaboradores. Por esse motivo, as empresas que assim desejarem, poderão adotar o sistema, que é regulamentado pelo Ministério do Trabalho através das Portarias 1510 e 373.

2. O registro feito eletronicamente pode ser adulterado?

De acordo com as Portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho, as empresas que decidem adotar o método, devem se atentar às especificações determinadas para que não sofram com produtos que não oferecem segurança.

Sistemas que estão de acordo com a portaria, não permitem adulteração dos dados registrados. Permitem apenas ajustes, com justificativa, que não apagam os dados registrados anteriormente (necessários para fins fiscais). Os sistemas idôneos requerem a justificativa de quaisquer alterações nos parâmetros configurados.

3. Como funciona um sistema de ponto eletrônico?

O primeiro para a automatização é o empregador definir uma plataforma de ponto eletrônico com uma empresa desenvolvedora e integrá-la com o equipamento de ponto da organização, caso já o possua.

Sempre que o colaborador marcar uma entrada ou saída na máquina, as informações são enviadas ao software da empresa e trabalhadas de forma automática, o que aumenta o controle da jornada dos colaboradores e melhora a tomada de decisões.

4. O colaborador precisa estar presente para registrar o ponto eletronicamente?

Alguns dos equipamentos utilizados para o registro eletrônico de ponto exigem que o colaborador esteja presente. No entanto, há outros sistemas, como o Oitchau, que oferecem a flexibilidade de o ponto ser registrado usando o próprio smartphone.

Para aumentar a segurança e veracidade dos dados registrado, para bater ponto a empresa pode exigir que o colaborador valide sua localização por GPS, WiFi ou Bluetooth, evitando fraudes de ponto.

5. Como saber as horas trabalhadas de cada colaborador?

Alguns sistemas utilizados para realizar o controle de ponto emitem um extrato ao final do mês para que empresa e colaborador confiram a quantidade de horas trabalhadas, o número de faltas e atrasos, além das horas extras.

Já sistemas mais modernos, como o Oitchau, permitem acompanhar relatórios com dados atualizados em tempo real sempre que quiser, bastando acessar um painel de administração.

Essa é uma das principais vantagens dos sistemas eletrônicos de ponto: a transparência. Tanto o gestor como o colaborador já sabem de antemão a quantidade de horas trabalhadas e o valor do salário.

6. O que acontece quando o colaborador registra o ponto incorretamente?

Ao importar as informações dos registros do colaborador, o responsável pelo RH poderá fazer a anotação sobre o registro que foi realizado incorretamente e justificar a alteração.

7.Quais são os ganhos de automatizar o controle do ponto?

Com a automatização do controle do ponto, muitas vantagens são garantidas em relação a área de Recursos Humanos para com os colaboradores e à empresa, de forma geral. 

Apontaremos mais aspectos sobre esses benefícios a seguir.

Para toda a empresa

Um dos benefícios mais marcantes, com certeza, é a integração entre os setores. Como o sistema de folha será integrado com o sistema de ponto, os relatórios são estruturados de forma automática, precisa e transparente, o que torna o processo mais rápido e seguro.

A empresa também conseguirá se manter regularizada perante a legislação e órgãos fiscalizadores, minimizando ocorrência de multas. Graças à automação, a empresa terá um controle rígido, preciso e transparente das horas trabalhadas pelos profissionais, evitando pagamento de multas, eliminando a possibilidade de erros que gerem problemas com o Fisco, por exemplo.

Para os trabalhadores

O ponto eletrônico também garante maior cumprimento dos direitos trabalhistas. Por exemplo, a legislação brasileira não permite que um empregado exceda 2 horas extras de trabalho em um dia, o controle mais assertivo dos pontos permitirá que o gestor o colaborador averiguam se esse direito está sendo descumprido ou não.

Os gestores receberão relatórios em que relatam as interjornadas (intervalo de 11 horas entre cada dia de trabalho), o cumprimento correto do horário de almoço etc.

Um bom sistema deve oferecer uma interface ao colaborador, permitindo-o verificar se está fazendo tudo correto. Essa função traz mais transparência e confiança entre as partes, melhorando sua relação.

Documentos Admissionais

Para o departamento de RH

As melhorias ao RH estão ligadas ao fato de que os profissionais do setor não se preocuparão mais com atividades burocráticas, já que a contabilização dos horários, transferência de informações, geração de relatórios será feita automaticamente pelo sistema. Algumas das vantagens adquiridas são:

  • Aumento do foco: colaboradores se concentram nas atividades estratégicas;
  • Folha de pagamento assertiva: os dados são precisos e imutáveis, garantindo que o horário cumprido pelo colaborador está correto;
  • Aumento da produtividade: os colaboradores passarão mais tempo desempenhando atividades que geram mais valor à empresa;

Erros minimizados: as informações vão direto do relógio ao sistema, eliminando erros de digitação ou matemáticos, atrasos, esquecimentos etc.

Empresas e colaboradores podem se beneficiar bastante com a utilização do sistema de ponto eletrônico. Além de segurança, garante flexibilidade, rapidez e transparência nas comunicações.

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