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Custos de um funcionário: Quais são?

Os custos de um funcionário às empresas brasileiras são altos. Por esse motivo, cabe ao gestor conhecer todos os fatores que devem ser levados em consideração ao calcular o custo total de um colaborador.

Uma empresa sem colaboradores é mera abstração. Mesmo que haja custos e eles sejam altos, devem ser encarados como necessários para o crescimento e continuidade da empresa.

Neste artigo, explicaremos como este cálculo é feito e por que este conhecimento é importante. Acompanhe!

Custos de um funcionário: O que o gestor deve saber?

Os custos de um funcionário devem ser levados em consideração no planejamento orçamentário da empresa.

Somente com o conhecimento do real custo de um colaborador é que o gestor pode planejar suas ações estratégicas levando em conta a contratação de uma equipe que o ajudará a levar a empresa ao sucesso.

Além disso, ao saber o custo de um funcionário o gestor poderá oferecer condições para atrair e reter os melhores talentos, sem se preocupar com o risco de ações trabalhistas.

Agora vamos prosseguir para o cálculo dos custos de um funcionário. Acompanhe.

Controle de Ponto

Gastos mensais de um colaborador

O que entra no cálculo de gastos mensais de um colaborador? Listamos abaixo. Confira!

Gastos fixos

  • Salário mensal;
  • Gastos anuais com reajustes salariais obrigatórios, de acordo com o sindicato da categoria.
  • Vale-transporte ou outros tipos de gastos (auxílio-estacionamento ou auxílio-combustível)
  • 13º salário;
  • Férias (1/3 constitucional);
  • Horas extras;
  • Adicionais (noturnos, periculosidade ou insalubridade)
  • FGTS e INSS

Outros gastos a ser levados em consideração

  • Vale-transporte ou outros tipos de gastos (auxílio-estacionamento ou auxílio-combustível)
  • Vale-refeição ou vale-alimentação
  • Plano de saúde ou odontológico (individual ou em grupo);
  • Seguro de vida;

Os custos de um funcionário podem chegar a três vezes o valor do salário. Isto ocorre por causa dos impostos e taxas que cada empresa deve pagar, de acordo com sua opção tributária.

Por exemplo, uma empresa que é optante pelo Simples Nacional gasta 39,37% de seu capital com um colaborador. Seus custos são:

  • Férias: 11,11%;
  • 13º salário: 8,33%;
  • FGTS: 8%;
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
  • INSS sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Já as empresas que estão nos regimes Lucro Presumido ou Real gastam 68,18% mensalmente com colaboradores. Veja abaixo:

  • Férias: 11,11%;
  • FGTS: 8%;
  • 13º salário: 8,33%;
  • Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;
  • INSS: 20%;
  • Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%;
  • Salário educação: 2,5%;
  • Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%;
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%.

Para ilustrar o cálculo, considere o seguinte exemplo:

Suponhamos que o colaborador seja contratado com o salário de R$1000. Os gastos serão os seguintes:

  • Salário base: R$1000;
  • 8% de FGTS: R$80;
  • INSS: R$80;
  • Vale-refeição: R$330,00 (R$15 por dia, sendo 22 dias úteis no mês);
  • Vale-transporte: R$8,60 por dia = R$269,20 (22 dias úteis. O colaborador arca com 6% do seu salário e a empresa cobre o restante).

Total Mensal: R$1759,20.

Outros custos de um funcionário

O que mostramos acima são apenas os gastos mensais garantidos por leis. O gestor deve considerar, ainda, outros gastos. Veja abaixo:

  • Gastos com processos seletivos;
  • Gastos com capacitação;
  • Gastos com workshops e treinamentos;
  • Gastos com benefícios para atrair e reter talentos;
  • Entre outros.

Para que a empresa mantenha sua saúde financeira, o gestor precisa conhecer todos estes gastos e fazer suas previsões no planejamento anual. A contabilidade, o departamento fiscal e o RH precisam trabalhar em conjunto para dar apoio ao gestor e às suas decisões. 

Além disso, muitos destes custos devem ser encarados como um investimento – como é o caso de treinamentos e capacitações – já que permitem que a empresa gere novos diferenciais de mercado. São demandas necessárias para o crescimento do próprio negócio.

Como reduzir custos operacionais?

Conforme visto acima, são diversos os custos demandados pela manutenção de um colaborador à empresa. Entretanto, existem algumas formas de limitá-los e, assim, permitir que a empresa maximize seus lucros.

Confira, abaixo, algumas formas de diminuir os custos operacionais de um empregado.

1.      Controle de horas extras e desenvolvimento de uma política interna de jornada laboral

Uma forma de diminuir os custos de um funcionário é por meio da instituição de política interna referente à jornada. Dessa forma, o colaborador possui prévio conhecimento de quando é necessário, ou não, realizar labor extraordinário.

Esse, por sua vez, é um dos principais motivos do aumento dos gastos empresariais na manutenção do empregado.

Além da ampla divulgação da política interna, por outro lado, também é possível realizar o controle do respeito às regras pela análise do controle de jornada.

2.      Compensação de jornada

A natureza das atividades prestadas por sua empresa faz com que em certas épocas ou, ainda, dias do mês, haja maior ou menor demandas? Caso a resposta seja positiva, uma boa forma de limitar os custos de um funcionário é instituindo um banco de horas ou sistema de compensação de jornada.

Esses, contudo, dependem da inexistência, na Convenção Coletiva (CCT) da categoria em que a empresa está enquadrada, de previsões referentes à impossibilidade de utilização desse tipo de sistema compensatório.

Entretanto, caso não haja proibição, é possível instituir essa forma que, aliás, pode levar à diminuição dos gastos da empresa com os custos de um funcionário e, portanto, aumento do lucro.

Isso porque as horas extras deixam de ser remuneradas com o adicional de 50% para, por outro lado, converter-se em tempo de descanso para o trabalhador.

Assim, ao invés de receber o valor do labor extraordinário, as horas laboradas além da jornada contratual são transformadas em horas de folga em dias que seriam normalmente trabalhados.

No caso da compensação, há necessidade de utilização das horas dentro do mesmo mês em que foram prestadas de forma extraordinária e, ainda, é necessário que o empregado tenha prévio conhecimento de quanto poderá ser realizada tal compensação.

Por outro lado, no banco de horas a compensação pode ser realizada dentro de tempo superior, geralmente correspondente a 6 meses.

3.      Home Office

Por fim, uma outra forma de diminuir os custos de um funcionário é por meio da instituição do trabalho remoto, ou seja, home Office.

Isso se deve ao fato de o trabalho de forma remota dispensar o pagamento do vale transporte, que é exigido tão somente nos dias em que o colaborador necessitar se apresentar na sede da empresa.

Por outro lado, há dispensa do controle de horário do funcionário em home Office, de forma que as horas extras também deixam de existir. Contudo, é necessário atenção. Caso o trabalho remoto seja temporário e o empregado era submetido, até então, ao controle, indica-se a manutenção deste e do pagamento das horas extraordinárias.

Para empregados contratados diretamente para a prestação de home Office, contudo, é possível dispensar desde logo esse controle, evitando, assim, não só as horas extras, mas também benefício como o vale transporte.

Controle de Ponto e economia

Enxugar as contas da empresa dará mais condições de lidar com outros gastos, como é o caso dos gastos com o colaborador. E uma forma de reduzir custos – sejam jurídicos, operacionais e tecnológicos – é adotar um sistema de controle de ponto 100% on-line, que permite evitar erros, falhas e fraudes – como é o caso da plataforma Oitchau.

Os sistemas de controle de ponto digitais, por exemplo, oferecem muitos benefícios sobre os demais tipos de marcação, como integração de dados e informações, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais.

Diferenciais

É possível controlar todos os tipos de funcionalidades da marcação de ponto através de dispositivos móveis e do computador, como, por exemplo, a gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.).

Veja mais sobre os tipos de jornadas de trabalho nesta página; ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais; controle de férias (ausências, abono, etc.); sistema integrado com o REP; marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis.

E ainda sobre controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real); dispositivos de segurança de alta performance (como reconhecimento facial, por exemplo); e muito mais.

A gestão de pessoas consegue suprir demandas de entradas e saídas, bem como as horas cumpridas de trabalho, horas extras, gerir a equipe alocada, etc. Tudo isso muito mais ágil, sem comprometer a produtividade do trabalhador. Apesar de ser obrigatória, esta demanda não precisa ser custosa para o seu negócio.

Outra vantagem para as finanças do seu negócio é que você pode adquirir o sistema Oitchau sem ter que contratar licenças ou certificados, pois o sistema é oferecido através de diferentes planos.

Contrate de acordo com às necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores, e ainda expandir o seu plano gradualmente, conforme o crescimento do negócio. Além disso, você pode solicitar um teste gratuito antes de adquirir.

Veja também: Legislação de controle de ponto: entenda mais sobre

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