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Time em home office: Como fazer o alinhamento diário?

Trabalhar de casa tem sido um grande desafio para muitas empresas, pois não estavam adaptadas ao processo, e por conta da pandemia tiveram que colocar seu time em home office para que fosse possível continuar com a operação. É um processo desafiador, que necessita acima de tudo, de união e profissionalismo de ambas as partes.

As empresas estão enfrentamos muitos medos e inseguranças, não apenas pelo momento pelo qual estamos passando, mas pelos objetivos e metas como organização.

E um dos principais medos é que seus colaboradores não estejam preparados para atuar de casa. Seja por falta de comunicação, por disponibilização de ferramentas ou treinamentos de capacitação.

Os gestores precisam exercitar ainda mais a comunicação com suas equipes, e os colaboradores estão em um exercício contínuo e diário de concentração, foco e comunicação. Para que dessa forma, seja possível caminhar todas as tarefas e atividades do dia-a-dia.

Quais os princípios básicos para iniciar um processo de alinhamento diário com o time em home office?

Talvez o mais importante princípio básico para que seja possível trabalhar remoto é a confiança, pois só assim é possível iniciar um relacionamento saudável.

Em uma situação de emergência, como estamos vivendo nesse momento com o Coronavírus, é preciso entender que os colaboradores estão com as emoções diferentes, e precisamos ter um pouco de sensibilidade, para um ambiente colaborativo e uma conexão ainda mais com a equipe.

A confiança é o pilar que sustenta o relacionamento entre equipe e gestor, pois a equipe precisa confiar que a liderança está ciente de todas as ações que estão sendo realizadas assim como os colaboradores precisam confiar que seus gestores estão cientes do trabalho que está sendo entregue.

Logo, chegamos em um outro ponto, que é a comunicação. Para que a confiança seja fortalecida, a comunicação precisa fluir normalmente, através dos aplicativos de mensagens, comunicadores internos ou ligações. A forma que for conveniente para ambas as partes.

Quando conseguimos fortalecer a confiança e a comunicação dentro da equipe, chegamos em um novo patamar.

Que é onde precisamos trabalhar os alinhamentos diários, que são realizados com toda a equipe, a fim de determinar a priorização das atividades do dia, novas atividades que precisam ser realizadas, comunicação de problemas e possíveis atrasos, para que todos estejam cientes do que está acontecendo na equipe.

O feedback também entra nesse processo, pois é uma habilidade importante de comunicação, é uma oportunidade valiosa de ajudar na melhoria contínua das pessoas.

Mas, é importante lembrar que os feedbacks não são interessantes quando são dados por texto, pois pode ter um entendimento diferente. Faça sempre por ligação ou por vídeo.

Como realizar um alinhamento diário com time em home office?

O alinhamento diário pode ser um grande desafio para os gestores com o time em home office, principalmente para as empresas que tiveram que iniciar o trabalho remoto as pressas. Apesar de parecer simples, pois seria apenas reunir o time em um grupo de Whastapp e começar a traçar as metas para o dia.

Mas não é assim, essa é a pior forma de realizar um alinhamento diário com a equipe, pois as mensagens ficam truncadas, e no final tem alguém enviando um meme fora de contexto. Existem métodos mais eficientes para a realização desses alinhamentos. Entenda a prática a seguir.

Conheça a Metodologia Scrum

Uma metodologia que podemos aplicar para a realização dos alinhamentos diários é o Scrum. Você já ouviu falar? Ele é um modelo de gestão que é muito utilizado, especialmente para as equipes de desenvolvimento de software. No entanto, ele pode ser utilizado em todos os setores de uma empresa, com algumas adaptações para a realidade de cada um dos setores.

Uma das principais características da metodologia Scrum é a forma de apresentação do projeto para o time, que substitui o modelo tradicional de apresentação com todos os detalhes do que deve ser feito para um modelo simples, chamado de sprint.

O sprint pode ser definido como o tempo que foi estabelecido previamente para que a equipe entregue um determinado conjunto de atividades, que é chamado de Backlog. Essa é apenas uma contextualização simples, se tiver interesse em conhecer mais, temos um post especial sobre Scrum.

Essa metodologia é baseada em times que são multidisciplinares, com um grande poder de gerenciamento pessoal. Todos os problemas encontrados ao longo do dia são enfrentados pela equipe, e não apenas por um único membro.

Daily Scrum: Como adaptar essa prática para o alinhamento diário com o time em home office?

A Daily Scrum é uma reunião que acontece diariamente, com os membros de uma equipe, que não deve ultrapassar 15 minutos de duração. O principal propósito dessa reunião é entender o que foi feito no dia anterior, o que será feito no dia atual e quais são os problemas ou possíveis atrasos que podem ocorrer.

Essa é uma prática muito utilizada em equipes que atuam com tecnologia, projetos e desenvolvimento. Mas é uma prática que pode ser adaptada para a realidade do seu time em home office, independente do segmento. Além de ser utilizada como ferramenta de comunicação, ela também serve para que todos estejam sempre alinhados.

Adaptando para uma equipe fora do segmento de tecnologia, ela pode ser iniciada pelo gestor da equipe, onde ele fará 3 perguntas para cada um dos membros da equipe, são elas:

  1. “O que você fez ontem?”: Essa pergunta é muito importante para que seja possível mensurar as tarefas da equipe. Pois é uma forma de entender como foi dia anterior, quais foram as entregas realizadas. E partir desse ponto, é possível entender quais serão as atividades desempenhadas no dia atual. Se algum membro da equipe não conseguiu executar alguma tarefa, na terceira pergunta provavelmente você entenderá o motivo.
  • “O que você fará hoje?”: Concluída a rodada com a equipe da primeira pergunta, seguimos para a segunda pergunta. Agora é importante que os membros do time indiquem quais são as atividades que estão programadas para o dia atual. Dessa forma, toda a equipe estará alinhada com o trabalho que está sendo realizado pelos seus companheiros.
  • “Ocorreu algum impedimento no seu caminho?”: Os problemas que aconteceram na entrega anterior precisam ser levantados, para que seja possível chegar em um uma solução, mesmo que seja de forma alternativa. Esse é um ponto que é necessário sinceridade e comprometimento de todos os membros da equipe, para que as devidas ações possam ser tomadas.

Por exemplo, se uma entrega não foi realizada por falta de acesso à um determinado sistema e ao entrar em contato com o responsável, o mesmo não conseguiu solucionar. Tal ponto precisa ser detalhado, para que o gestor possa ajudá-lo na resolução.

Finalizado as rodadas de perguntas, agora todo mundo pode voltar as suas atividades diárias, lembrando de manter a comunicação constante com seus companheiros e com a liderança da equipe.

Para que o alinhamento diário com o time em home office aconteça, alguns pontos devem ser acordados previamente:

  • Determine um horário que todos possam estar presentes: A Daily Scrum precisa acontecer sempre no mesmo horário, todos os dias;
  • Determine qual será o canal de comunicação: Por se tratar de um time em home office, eleja uma ferramenta para que as reuniões por vídeo aconteçam, pode ser uma sala online do Hangouts ou através do Skype.
  • Não ultrapasse os 15 minutos;
  • Dê preferência para realização no período da manhã, para não atrapalhar o andamento das atividades no restante do dia;
  • Crie um evento de reunião recorrente para alertar os participantes.

Apesar de ser uma metodologia muito comum para o setor de tecnologia, ela pode ser facilmente adaptada para outros setores, e os resultados são impressionantes.

Além de manter o time em constante comunicação, você promove o respeito, o foco, o companheirismo e a motivação dentro da equipe. São valores importantes que devem preservados a todo custo no ambiente empresarial.

Veja também: Indústria 4.0: Como uma empresa pode se beneficiar do conceito

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