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O benefício do vale-transporte, também popularmente conhecido como VT, é assegurado pelas leis trabalhistas, para garantir que o profissional vá e volte do seu trabalho sem prejuízo ao salário.
Uma porcentagem de até 6% é descontada diretamente do valor bruto do salário de cada colaborador, assim como todos os tipos de remunerações que variam mensalmente.
No entanto, há algumas regras específicas para que o desconto seja calculado. Quer saber quais são? Veja aqui!
O que a Lei diz sobre o vale-transporte?
O vale-transporte é um benefício que deve ser concedido aos trabalhadores que atuam sob o regime CLT, de acordo com as leis trabalhistas.
O pagamento do VT é obrigatório e está previsto na Lei 7.418/85, como segue:
Art. 1º Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.
Art. 2º – O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador.
Como funciona o vale transporte?
O vale transporte é um benefício que visa garantir o deslocamento do trabalhador de sua residência até o local de trabalho. Dessa forma, ele custeia os gastos que o empregado terá de transporte público para que consiga ir até o local em que presta serviços.
Ao contratar um funcionário o RH da empresa deve entregar a ele um formulário para que preencha o seu endereço, quais são os deslocamentos e as linhas de transporte que precisará para chegar até o trabalho e, depois dele, retornar à residência.
O VT custeia tanto as passagens de ônibus quanto de metrô ou trem. Ainda, não há limite do número de passagens. Isto é, caso o trabalhador precise de 3 transportes diferentes, a empresa deverá conceder o vale para todos eles, tanto na ida quanto na vinda.
Todavia, é importante ressaltar que o trabalhador ajuda a custear parte do vale transporte. A lei permite que a empresa faça um desconto do salário do empregado para que isso seja colocado em prática.
Todo colaborador tem direito?
Sim, todo colaborador tem possui vínculo empregatício com uma empresa, ou seja, todo colaborador que trabalha com registro em carteira, tem o direito por lei de receber o VT.
O benefício é válido independentemente da distância entre a residência do colaborador e a empresa: mesmo que ele resida a apenas alguns metros do local de trabalho, tem o direito ao recebimento.
O que é preciso para o recebimento do vale-transporte?
Para a concessão do benefício, a empresa precisa solicitar alguns documentos para liberar o vale, como:
- Endereço da residência (com documento que comprove o endereço);
- Meios de transporte que serão utilizados;
- Quantidade de vezes que o transporte será utilizado nos deslocamentos entre casa x trabalho e trabalho x casa;
- O valor das passagens pode ser solicitado no mesmo formulário.
O colaborador pode dispensar o benefício, se desejar.
Além disso, existem casos nos quais a própria empresa oferece o transporte gratuito aos seus funcionários, de suas residências até o local de trabalho, o benefício também pode ser dispensado.
Em que situações o colaborador não tem direito ao recebimento do vale-transporte?
Em casos que aconteça a concessão do benefício de vale-transporte para o colaborador, a empresa pode realizar o desconto proporcional – conforme falamos anteriormente. Mas existem situações em que o colaborador não possui direito ao recebimento do benefício, entenda quais são:
- Não comparecimento ao labor por motivos pessoais;
- Atestado médico;
- Férias;
- Compensação ou banco de horas;
- Licenças (Paternidade, maternidade, nojo, não remunerada, entre outras);
Em todas as situações que foram citadas anteriormente, o colaborador não tem direito ao recebimento do vale-transporte, desde que seja proporcional ao tempo em que o mesmo não esteve presente em suas atividades profissionais.
Caso a empresa tenha adiantado o pagamento do benefício referente ao período em que o colaborador se ausentou, ela pode optar pelo desconto ou compensação no mês posterior, sendo possível escolher dentre as situações abaixo:
- Exigência de devolução dos valores pagos e não utilizados;
- Descontar o valor não utilizado do mês seguinte;
- Multiplicar o valor não utilizado pelo valor real e realizar o desconto integral do salário do colaborador.
O desconto só é válido para ausência em período integral, caso a ausência tenha sido parcial, o desconto não poderá ser realizado por parte da empresa.
A empresa é obrigada a pagar vale transporte?
Sim, a empresa é obrigada a pagar vale transporte em alguns casos. De acordo com a lei, todos os trabalhadores que se enquadram como empregados (domésticos, temporários, em contrato por tempo determinado, avulsos, etc.) devem receber o VT.
A exceção para a obrigatoriedade corresponde às situações em que o empregador concede, aos trabalhadores, transporte próprio. Por exemplo, nos casos de lotação em que o trajeto até a empresa e de volta para casa seja abarcado.
Outra situação pertinente corresponde à recusa do trabalhador em receber o benefício. Isso acontece, por exemplo, quando ele possui meio de transporte próprio, como automóvel ou bicicleta. Nestes casos, todavia, ele deve assinar um termo em que expressa a recusa do VT.
Em muitos casos o trabalhador prefere usar seu meio de transporte particular justamente para não sofrer os descontos salariais da parte que lhe cabe no custeamento do VT. Assim, ele não recebe o benefício, mas também não sofre reduções no seu salário.
Cabe ressaltar que é muito importante que sempre que haja essa recusa a empresa obtenha um documento escrito e assinado pelo trabalhador em que ele declare o desejo de não receber o VT.
Além disso, a empresa não tem obrigação de converter o vale transporte em vale combustível ou em outro benefício semelhante. A lei prevê apenas a concessão de VT e não obriga o empregador a dar um benefício que o substitua.
Como calcular o valor correto dos benefícios aos colaboradores?
A primeira coisa que o departamento pessoal ou o RH deve se atentar é que o vale-transporte não é considerado parte do salário e, por esse motivo, não entra nos cálculos de descontos de tributos ou FGTS.
A lei prevê que “para fins de cálculo do valor, será adotada a tarifa integral do deslocamento do trabalhador”. Deve ser sem descontos, mesmo que previstos na legislação local.”
A empresa está autorizada a descontar até 6% do valor de seu salário bruto para o pagamento do VT. E horas extras, comissões ou quaisquer outros adicionais ou bonificações não entram nessa soma. Veja a seguir:
Parágrafo único – O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.
Como funciona o desconto do vale-transporte no salário?
Quando o vale-transporte de um colaborador for menor que 6% de seu salário bruto, o valor real deverá ser descontado.
Caso contrário, o desconto poderia comprometer seu salário. No caso de valores maiores que 6% do valor do salário bruto do colaborador, o excedente é por conta da empresa.
Qual é o cálculo do vale transporte?
O valor do salário bruto do colaborador A é de R$2 mil. No mês do cálculo, ele trabalhará 22 dias e utilizará apenas uma condução até o trabalho e outra para voltar.
O valor é de R$4 cada, totalizando R$8 de condução diariamente. Portanto: 22 dias x R$8 (duas conduções por dia) = R$176 no mês.
De acordo com o salário do colaborador A, a empresa pode descontar até 6% de R$2 mil, ou seja, R$120.
Como o valor da porcentagem é menor que o valor que o colaborador gasta diariamente, serão descontados R$120 em sua folha.
Agora veja esse outro exemplo:
O colaborador B recebe um salário bruto de R$3.500,00. Ele trabalhará a mesma quantidade de dias e utilizará o mesmo número de conduções até o trabalho. Portanto:
Cálculo: 22 dias x R$8 = R$176
De acordo com o salário do colaborador B, a empresa pode descontar até 6% de R$2 mil, ou seja, R$210.
Como o valor da porcentagem é maior que o valor que o colaborador gasta diariamente, serão descontados R$176 em sua folha.
Nos casos em que há o aumento do valor da tarifa de transporte, a lei prevê o seguinte:
Art. 9 – Os Vales-Transporte anteriores perdem sua validade decorridos 30 (trinta) dias da data de reajuste tarifário.
Portanto, os créditos que não forem utilizados até 30 dias depois da data de aumento da tarifa, perderão a validade.
O profissional do RH deve se atentar para que seja depositado o valor integral suficiente para a locomoção no mês inteiro. Ou seja, para que o colaborador se desloque de sua residência até o trabalho e vice-versa.
Além disso, o pagamento deve ser feito sempre antecipadamente, no início do ou final do de todos os meses.
Pagamento do vale-transporte nas férias
Quando o colaborador entra de férias, o valor do benefício não é devido. Afinal, ele não está indo para o trabalho.
Como fica o pagamento do vale-transporte em razão da instituição de trabalho em home office?
O pagamento de vale-transporte somente é necessário para os dias em que o empregado deve se deslocar até a sede da empresa ou outro local em que deva realizar as atividades.
Assim como seu pagamento é dispensado durante as férias, feriados e finais de semana em que não ocorra prestação de serviços, ele é dispensado durante o home office.
Isso porque o trabalhador não necessita se deslocar para prestar serviços à empresa. O fato de prestar atividades não exige o pagamento do vale-transporte, mas sim a necessidade de deslocamento para a prestação de serviços.
Caso o trabalhador em home office seja convocado para se apresentar à empresa (o que não descaracteriza o trabalho remoto) seu transporte deverá ser subsidiado.
Vale-transporte e contrato de estágio
O contrato de estágio não gera vínculo de emprego quando observa todos os requisitos de caracterização. Assim, não é obrigatório o pagamento de vale-transporte.
Esse tipo de trabalhador não se enquadra nas convenções coletivas da categoria que eventualmente estipulem o pagamento do auxílio aos trabalhadores de determinada empresa.
Porém, a grande maioria das empresas concede aos estagiários o auxílio para transporte, sendo uma escolha da organização.
Como funciona o VT para o estagiário? Há desconto de vale transporte?
Quando o estágio é do tipo não obrigatório e a empresa decide conceder ao estagiário uma bolsa, bem como vale transporte, não há descontos. Afinal, aqui ele não se enquadra como empregado, pois não se trata de uma relação de emprego.
Portanto, no caso do contrato de estágio com concessão de vale transporte não há desconto.
Afastamento previdenciário do empregado
Outra hipótese que merece consideração é a concernente aos afastamentos previdenciários de um empregado de suas atividades laborais. Eles podem ser ilustrados pelo auxílio doença, acidentário e pela licença maternidade.
Durante esse período os empregados recebem benefícios do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e não prestam serviços à empresa.
Assim, é dispensada do pagamento dos salários, uma vez que o órgão previdenciário garante a subsistência do empregado afastado pelo pagamento de auxílio ao segurado.
Essas situações dispensam o pagamento de vale-transporte aos empregados que estão afastados.
Ele se dá quando o empregado possui atestado médico cujo afastamento remete a menos de 15 dias, sendo que após isso ele é encaminhado ao INSS para auxílio.
Uma vez que o auxílio para transporte é pago ao trabalhador no início do mês para proporcionar seu deslocamento ao trabalho.
É possível que a empresa realize o desconto posterior do valor dos vales correspondentes aos dias em que não houve a prestação de serviços.
Como evitar erros no cálculo do vale-transporte?
O cálculo do vale-transporte é simples, mas em empresas com uma grande quantidade de colaboradores, essa pode ser uma função onerosa e suscetível à falhas.
A melhor forma de calculá-lo sem medo de errar é utilizando um software de gestão, como o Oitchau, que possibilita incluí-lo aos demais cálculos de benefícios.
