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Se a sua empresa é adepta a planilha de horas extras e tem que buscar informações em meio a infinitos arquivos, saiba, desde já, que ela está perdendo tempo. Hoje em dia, essa prática pode ser totalmente otimizada com o uso de um software de gestão.
O painel gestor expõe possíveis mudanças e decisões a serem tomadas, evitando despesas desnecessárias, caso algum dado dessas planilhas passem batido ou aconteça algum erro na hora de salvar as atualizações, e até mesmo o desencontro de informações.
Imagine este cenário: o profissional de RH se depara com uma planilha o nome de vários colaboradores que trabalharam em horários fora do seu expediente normal. Ela tem diante de si um importante questionamento — como fazer o pagamento de horas extras desses trabalhadores?
Você se identificou com esse profissional? Costuma ter dúvidas sobre como calcular o período de trabalho extraordinário? Não se preocupe: neste artigo, vamos esclarecer mais pontos deste tema. Acompanhe!
Mais sobre horas extras e leis trabalhistas
Antes de saber o porquê a planilha de horas extras deve ser extinta da sua empresa, é preciso entender alguns aspectos do assunto. Os direitos dos trabalhadores são protegidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). E, sobre as horas extras, o artigo 59 indica quais são os critérios para a sua concessão e pagamento. Confira os principais deles:
“Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017).
Parágrafo 1º: A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017).
Parágrafo 2º: Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias. (Redação dada pela Medida Provisória nº 2.164-41, de 2001).
Parágrafo 3º: Na hipótese de rescisão do contrato de trabalho sem que tenha havido a compensação integral da jornada extraordinária, na forma dos parágrafos 2º e 5º deste artigo, o trabalhador terá direito ao pagamento das horas extras não compensadas, calculadas sobre o valor da remuneração na data da rescisão. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017).
(…)”
Não respeitar essa legislação pode acarretar em muitos prejuízos para as organizações. Além de uma multa, elas podem responder a ações trabalhistas.
Planilha de horas extras: aposente este recurso!
Vimos acima como, de fato, são muitas diretrizes que precisam ser cumpridas, pela lei, para o controle das horas extras. No entanto, a tecnologia pode ajudar — e muito! — os empregadores a manter a folha de pagamento organizada e em harmonia com as exigências legais.
Por meio da adoção de aplicativos de controle de ponto digital, como o Oitchau, por exemplo, as organizações têm ferramentas otimizadas e eficientes à disposição, como o painel gestor que pode ajudar na elaboração de estratégias para a redução de horas extras.
Além disso, também existe o banco de horas ou compensação automatizado, que permite que todos saibam como está a sua reserva de horas trabalhadas ou extras. Essas e outras funcionalidades podem ser acessadas diretamente por multiplataformas: smartphones, tablets, computadores, etc.
Vantagens de um sistema de controle de ponto digital
1. Gestão assertiva das horas trabalhadas sem depender da planilha de horas extras
Como mostramos anteriormente, as leis trabalhistas são burocráticas e exigentes. Qualquer deslize, mesmo que pequeno, pode resultar em grande prejuízo financeiro e, às vezes, até mesmo para a imagem de uma empresa. Novamente, a tecnologia entra como uma aliada na prevenção desses riscos e otimização dos processos.
O acesso à informação em tempo real, a partir do controle de ponto digital, permite que as ocorrências sejam resolvidas antes transformarem-se em problemas. Painéis que permitem uma visão geral dos prazos de férias e horas extras possibilitam que tais períodos sejam concedidos, pagos e compensados sem atrasos. O cálculo da folha de pagamento também pode ser automatizado, o que evita erros e facilita que os dados sejam comprovados, no caso do recebimento de alguma ação trabalhista.
2. Controle de turnos e escalas de trabalho
O controle eficiente da escala de trabalho é uma prática que costuma consumir bastante tempo e, na maioria das vezes, precisa ser feita com urgência. Imagine que você trabalha em uma empresa composta por várias filiais, sendo o responsável pelo gerenciamento do quadro de profissionais de todas elas. Pode ser realmente difícil controlar as grades de horário e lidar com possíveis faltas, neste sentido.
Ao abandonar a planilha de horas extras e partir para a otimização e automação do controle de ponto, a empresa resolve esse problema de uma vez por todas. Isso porque, além de possibilitar a organização e gerenciamento dos turnos e escalas de trabalho com rapidez e segurança, permite que o profissional de RH e os gestores em geral tenham uma ampla visão, em tempo real, se todos os colaboradores estão em seus postos, conforme previamente estabelecido.
Dessa forma, o remanejamento das equipes de acordo com a necessidade pode ser feito com agilidade, minimizando o impacto negativo que a falta de colaboradores traz para a rotina das unidades.
3. Relógios de ponto e integrações
No item acima, destacamos a hipótese de se controlar a gestão de RH de uma corporação com várias filiais. Neste contexto, também vale a pena ressaltar que a adoção de um registro de ponto automatizado, o qual pode ser controlado por meio de um aplicativo, permite a integração entre os relógios eletrônicos. Com isso, os colaboradores podem ser remanejados entre as filiais conforme a necessidade e os arquivos facilmente transportados para uma nuvem ou outros sistemas.
4. Flexibilidade no gerenciamento das jornadas de trabalho: mas um motivo para excluir a planilha de horas extras
Aposentar a planilha de horas extras e aderir a um sistema de controle de ponto digital , ao contrário do que se pensa, não vai fazer com que o colaborador burle o programa registrando o início e o término da jornada.
Esses sistemas possuem geolocalização entre suas inúmeras funcionalidades: o instrumento permite que o gestor decida em que local cada profissional pode documentar seus horários, especialmente horas extras, seja em viagens, dentro da empresa ou em home office, por exemplo.
