Indicador Headcount: O que é e quais são os benefícios?

O headcount é um dos indicadores de RH que influenciam em várias decisões corporativas. Por isso, conhecer o termo, saber do que se trata e como funciona é indispensável.

Esse indicador, assim como outros, é uma fonte de dados. A partir da reunião e organização de informações, ele consegue ofertar à empresa (e a diversos setores) a possibilidade de tomar decisões baseadas em fatos.

Conheça tudo sobre esse indicador que se mostra tão relevante no mundo corporativo.

O que é headcount?

Em tradução literal, headcount significa “contagem de cabeças”, e é exatamente a isso que ele se refere.

Mas como assim? O headcount se baseia no conhecimento de quantas “cabeças” – isto é, quantos colaboradores – existem na empresa. Para isso, considera quais são os de cada setor, quais são suas responsabilidades e competências.

Ao mesmo tempo, também considera as atividades com as quais os colaboradores se envolvem, o que elas necessitam e quais são os cuidados necessários com elas.

A partir disso, então, esse indicador traz dados que ajudam a empresa a entender questões como a necessidade de contratação maior de pessoal, representando o aumento de headcount.

Ou então, qual tipo de profissional é necessário na corporação, cujas competências ainda inexistem ali nesse espaço.

Outros pontos interessantes é que isso ajuda nos investimentos financeiros, bem como em decisões que afetam a toda a empresa.

Por isso, mesmo que seja um indicador de RH, o controle headcount vai muito além e reflete suas informações e importância em todos os departamentos.

Para que serve o cálculo de headcount?

Ele serve para inúmeras questões, como:

Analisar os recursos humanos que a empresa detém;
Conhecer as competências e falhas de setores;
Verificar necessidade de treinamentos e capacitação.

Esses dados, então, podem ser comparados com questões como:

Quais são os objetivos da empresa;
Qual a situação atual da empresa;
Eventuais novos projetos e planos.

Nesse sentido, é possível analisar se as competências atuais dos colaboradores são suficientes para alcançar os objetivos da empresa e para desenvolver os novos projetos que ela possui.

Utilizando os dados para conferir eventual necessidade de novas contratações (e o que os novos profissionais devem apresentar). Da mesma forma, de treinamentos e capacitações.

Em outras palavras, o headcount serve para ajudar a empresa a tomar decisões sobre o uso, contratação e direcionamento de pessoal.

O que faz um analista de headcount?

Um analista de headcount é responsável por monitorar, analisar e reportar os números de colaboradores da empresa.

Esse profissional trabalha de perto com o departamento de RH e gestores de departamentos para assegurar que a empresa mantenha um equilíbrio saudável entre a demanda de trabalho e a oferta de mão de obra.

Além disso, o analista de headcount contribui para o planejamento estratégico de contratações, otimização de equipes e desenvolvimento de planos de carreira, garantindo que a empresa atinja seus objetivos mantendo a eficiência operacional.

Como usar os dados obtidos por meio de headcount?

Existem vários benefícios em adotar esse tipo de indicador na sua empresa. Afinal, ele pode elucidar várias questões internas da corporação.

Ao mesmo tempo, ajuda na tomada de decisões, inegavelmente. Veja as principais vantagens nos itens abaixo!

Gestão de pessoas

Primeiramente, com indicadores de headcount completos, o RH pode direcionar melhor as suas ações. Por exemplo, as de seleção e recrutamento. Afinal, passa a saber onde a equipe falha, do que necessita e se precisa de novos membros.

O número de pessoas que compõem uma empresa e cada um dos setores impacta diretamente na gestão de pessoas. Por isso, sua contagem é crucial para que as atividades do RH possam ser desenvolvidas com eficácia.

O headcount, então, influencia e auxilia em diferentes tarefas do RH, tais como:

Capacitação;
Gestão de talentos;
Desenvolvimento de políticas internas;
Criação de benefícios;
Planos de carreira e de sucessão;
Gestão de desempenho e de produtividade;
Fomento do clima organizacional.

Planejamento estratégico

Ainda, as estratégias da empresa também sofrem impacto desse indicador. Por meio dele é possível saber se os objetivos da empresa podem ser alcançados da forma como a corporação se encontra.

Da mesma forma, pode dar os indicativos do que a corporação necessita – mudanças, adições, subtrações – para poder alcançar suas metas.

É importante notar que assim como o aumento de headcount, também existe a redução de headcount, caracterizado pela diminuição do quadro de colaboradores.

Em resumo, dentre as aplicações do headcount no planejamento estratégico estão:

Alinhamento de objetivos estratégicos, os quais são impactados pelo aumento ou pela diminuição do número de colaboradores;
Análise da capacidade de execução de estratégias;
Otimização da estrutura organizacional para distribuição eficiente de recursos e de talentos;
Avaliação de custos e eficiência;
Gestão de mudança;
Tomada de decisões.

Controle de custos

O cálculo de headcount também se mostra como um excelente aliado das finanças da corporação.

Com ele é possível projetar orçamentos e definições de estratégias como promoções e aumentos salariais.

Desse modo, são aplicações do headcount nas finanças:

Controle do custo de pessoal;
Orçamento de pessoal (contratações, demissões e mudanças internas);
Impacto em fusões ou aquisições;
Gestão de riscos financeiros relacionados à força de trabalho;
Análise de produtividade.

Melhoria da satisfação e retenção de talentos

Entender as tendências e as necessidades de headcount permite ao RH desenvolver programas de treinamento e desenvolvimento mais eficazes, promover a satisfação no trabalho e estratégias de retenção mais efetivas.

Isso é crucial para manter uma equipe motivada e reduzir a rotatividade de pessoal.

Compliance e conformidade legal

O cumprimento das normas trabalhistas é um aspecto fundamental da gestão de RH, especialmente em países com legislações complexas como o Brasil.

O controle rigoroso do headcount não apenas facilita a administração eficiente da força de trabalho, mas também assegura que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações relevantes, mantendo o controle de fatores como:

Horas extras;
Contratações e demissões;
Benefícios trabalhistas;
Gerenciamento de riscos;
Documentações e registros.

Além disso, o número de colaboradores interfere diretamente em processos de controle de jornada e políticas de inclusão.

De acordo com a CLT, empresas com mais de 20 colaboradores registrados são obrigadas a realizar o acompanhamento do controle de ponto.

Além disso, a Lei de Cotas, ou Lei nº 8213 de 1991, determina que, a partir de 100 colaboradores, as empresas são obrigadas a preencher uma porcentagem de suas vagas com beneficiários reabilitados ou pessoas portadoras de deficiência:

Art. 93. A empresa com 100 (cem) ou mais empregados está obrigada a preencher de 2% (dois por cento) a 5% (cinco por cento) dos seus cargos com beneficiários reabilitados ou pessoas portadoras de deficiência, habilitadas, na seguinte proporção:

I – até 200 empregados……………………………………………………………………………….2%;

II – de 201 a 500…………………………………………………………………………………………3%;

III – de 501 a 1.000……………………………………………………………………………………..4%;

IV – de 1.001 em diante. ……………………………………………………………………………..5%.

Como calcular headcount?

Existem alguns passos que compõem o desenvolvimento desse indicador. Confira quais são eles para obter dados completos e relevantes para tomar as melhores decisões internas na corporação.

Faça a contagem (literal) de “cabeças” nas equipes

Primeiramente, o cálculo de headcount – como o próprio nome já indica – requer a contagem de quantas são as pessoas que estão em cada equipe. Isso é o primeiro passo e, mesmo que básico, é indispensável.

Assim, é importante contar e listar quais são os colaboradores que estão em cada setor (financeiro, RH, administrativo).

Colete informações sobre cada um dos colaboradores de cada equipe

Continuando com os passos para desenvolver o controle de headcount, saiba que não basta contar quantas pessoas estão em cada setor. Também é de extrema relevância que haja a reunião de dados sobre esses trabalhadores.

Tais dados se referem, por exemplo, às competências de cada um. Igualmente, às experiências, bem como certificações.

Junto a isso, deve-se entender como é o relacionamento do trabalhador com a equipe, como se enquadra no clima organizacional e suas falhas, por exemplo.

Ainda, colete dados sobre salário, benefícios e outros pagamentos que ocorrem em favor de cada colaborador.

Organize os dados em um organograma

Assim como outros tipos de indicadores de RH, o headcount também requer a organização de um organograma. Ele toma forma a partir da organização dos dados acima.

Isto é, de quais são as competências, conhecimentos e experiências de cada colaborador em cada setor.

Igualmente, quais são as atividades nas quais o trabalhador se envolve. Ainda, quais são as competências necessárias para essas ações.

É importante que a organização de informações permita em um rápido olhar entender como está a organização do setor.

Dados sobre o desempenho das equipes

Por fim, embora o headcount dependa do conhecimento de quem são as “cabeças” que compõem as equipes, também é preciso analisar esses grupos de modo mais generalizado. Isto é, não apenas pelo indivíduo, mas pelo setor em si.

Em outras palavras, é relevante para o desenvolvimento desse indicador obter informações sobre o desempenho da equipe. Sobre como ela funciona como um organismo completo formado por vários indivíduos.

Isso ajuda a entender se a soma das pessoas que estão no departamento é positiva para o desenvolvimento das atividades ou não. Isto é, se há necessidade de novas contratações, treinamentos, alterações de quadros.

Qual a diferença entre headcount bruto e líquido?

A compreensão das diferenças entre headcount bruto e líquido é crucial para a gestão eficiente de recursos humanos e planejamento estratégico dentro das organizações.

Veja a seguir!

Headcount bruto

O headcount bruto refere-se ao número total de colaboradores na empresa, sem levar em consideração o tipo de contrato, jornada de trabalho (integral ou parcial) ou qualquer outra condição de emprego.

Inclui todos os funcionários ativos na folha de pagamento, seja qual for sua função, status de emprego ou categoria de trabalho, incluindo:

Empregados efetivos (tempo integral e meio período);
Trabalhadores temporários;
Empregados em licença (maternidade, médica);
Colaboradores terceirizados que estão na folha de pagamento da empresa.

Essa métrica é útil para fornecer uma visão geral da dimensão total da força de trabalho da empresa, crucial para análises financeiras, planejamento de capacidade e avaliação do impacto total da mão de obra nos custos operacionais.

Headcount líquido

O headcount líquido, por outro lado, oferece uma visão mais detalhada e ajustada da força de trabalho, excluindo certas categorias de colaboradores com base em critérios específicos definidos pela empresa.

Assim, ajusta-se o headcount bruto para excluir:

Trabalhadores temporários ou sazonais;
Empregados em licença de longa duração;
Terceirizados que não estão diretamente na folha de pagamento da empresa.

O objetivo do headcount líquido é fornecer uma imagem mais precisa do número de colaboradores que estão efetivamente disponíveis e contribuindo para as operações diárias da empresa.

Isso permite uma melhor gestão dos recursos humanos, planejamento de carga de trabalho e alocação de tarefas.

Para entender melhor a aplicação, veja essa tabela que realiza uma comparação do uso das duas formas de headcount:

Critério	Headcount Bruto	Headcount Líquido
Planejamento e alocação de recursos	Oferece uma visão ampla da força de trabalho total, essencial para análises de capacidade.	Permite entender melhor a capacidade de trabalho real disponível, facilitando a alocação de recursos mais precisa.
Análise financeira	Utilizado para calcular o custo total da força de trabalho em análises financeiras.	Útil para planejamento orçamentário detalhado, com base na disponibilidade real de mão de obra.
Planejamento estratégico	Ajuda na identificação das necessidades gerais de contratação e ajustes na força de trabalho.	Crucial para formulação de estratégias relacionadas à contratação, treinamento e desenvolvimento de pessoal.

Essa comparação destaca como o entendimento tanto do headcount bruto quanto do líquido pode influenciar de maneira significativa a gestão e o planejamento estratégico dentro de uma organização, impactando desde a alocação de recursos até o planejamento financeiro e estratégico.

Como o Oitchau auxilia no headcount?

O Oitchau é uma plataforma moderna de gestão de tempo e presença que oferece soluções integradas de controle de ponto e timesheets, projetadas para atender às necessidades específicas de diferentes tipos de trabalhadores, incluindo colaboradores CLT, freelancers e autônomos.

Através de suas funcionalidades, o Oitchau facilita a gestão do headcount de maneira eficiente e precisa.

Controle de ponto para colaboradores CLT

Para colaboradores regidos pela CLTl, o Oitchau oferece uma solução de controle de ponto digital que permite o registro preciso das horas trabalhadas, incluindo entradas, saídas, pausas e horas extras.

Isso não apenas garante a conformidade com as legislações trabalhistas, mas também fornece dados essenciais para o cálculo do headcount bruto e líquido, permitindo uma visão clara da força de trabalho ativa.

Timesheets para freelancers e autônomos

Freelancers e trabalhadores autônomos utilizam a funcionalidade de Timesheets do Oitchau para registrar suas horas de trabalho em projetos específicos.

Isso permite que as empresas tenham um controle detalhado das horas trabalhadas por esses profissionais, facilitando a gestão financeira de projetos e a alocação de recursos.

Embora esses trabalhadores não sejam incluídos no headcount tradicional CLT, a capacidade de monitorar sua contribuição é vital para o planejamento de recursos e análise de custos.

Para saber mais sobre a nossa solução, agende uma demonstração!

Indicador Headcount: O que é e quais são os benefícios?

O que é headcount?