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O controle da jornada de trabalho é, certamente, um dos principais desafios dos gestores. Erros de cálculo das horas trabalhadas, pagamento incorreto de horas extras, bem como retrabalho excessivo sobretudo na composição da folha de pagamento são fatores que oneram a empresa. Em longo prazo, colocam a saúde financeira organizacional em risco.
Diante do exposto acima, encontrar uma solução eficiente que resulte em economia e otimização do trabalho tornou-se fundamental para o sucesso estratégico de uma empresa.
Afinal de contas, saber que a gestão da jornada de trabalho está sendo feita adequadamente proporciona a tranquilidade que os gestores precisam para que possam dedicar seus esforços em alavancar os negócios.
Neste artigo, explicaremos como os recursos tecnológicos podem auxiliar na gestão de tempo real. Além de otimizar os processos e eliminando erros comuns. Acompanhe!
Controle de jornada de trabalho: sistemas alternativos
Apesar de ainda serem utilizados em larga escala, o controle de jornada feito por relógios de pontos e sistemas de biometria já podem ser substituídos por sistemas mais eficazes e de menor custo.
Após a promulgação da Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego, responsável por regulamentar os sistemas alternativos de controle de ponto, muitos recursos tecnológicos surgiram para trazer vantagens. Algumas são: redução de custos, eliminação das fraudes de controle de horas trabalhadas e diminuição do risco de ações trabalhistas movidas por colaboradores que foram remunerados incorretamente por erro humano.
Hoje, as empresas de mais diversos segmentos e de todos os portes podem se beneficiar com as vantagens oferecidas por sistemas de gestão de jornada de trabalho em tempo real.
Mas, afinal, quais são esses benefícios? Vamos conhecê-los?
Como funciona o sistema de gestão de jornada em tempo real?
Para realizar a gestão da jornada de trabalho em tempo real é necessário que a empresa invista em um software que proporcione a integração entre sistemas e auxilie no gerenciamento do labor. Isso porque sem o uso desses programas o controle torna-se incapaz de ocorrer diariamente.
Esses softwares são conhecidos como controle digital de ponto e eles são plenamente utilizáveis junto ao seu relógio de ponto eletrônico (REP).
O REP corresponde à máquina utilizada pela empresa para a realização de jornada diariamente. Nele o empregado geralmente insere algum tipo de documento ou informação que permita ao sistema identificá-lo. A marcação do ponto pode ser feita, por exemplo, por reconhecimento facial, biometria digital, inserção de cartão, como crachá e por códigos e senhas.
Os horários marcados nesse sistema isoladamente não podem ser acessados ao longo do mês e controlados devidamente. Assim, a jornada de trabalho deixa de ser gerida em tempo real e alguns prejuízos podem decorrer disso.
O controle digital é capaz de captar as informações inseridas no relógio de ponta e distribuí-las para diversos fins. Ele permite, então, que a gestão dos horários seja feita a qualquer momento, na frequência que se desejar, sem que isso encontre algum percalço.
O controle da jornada em tempo real com o uso de um controle digital é muito importante. Auxilia o setor financeiro a se preparar quanto às despesas decorrentes de horas extras ao longo do mês ao mesmo tempo em que auxilia na automatização de atividades do RH. Dentre elas, o desenvolvimento dos cartões ponto e dos holerites, por exemplo.
Ele aumenta a segurança dos dados referentes aos horários de trabalho e auxilia no controle do banco de horas, o que é crucial tanto para o empregado quanto para a empresa.
O gestor que tem em mãos dados frequentes sobre a jornada de trabalho do empregado pode garantir o cumprimento da política interna de jornada da empresa e orientar devidamente o colaborador que não a esteja cumprindo ou apresente dificuldades em relação ao cumprimento de horários diários.
Tudo isso é possível com o uso de um software inteligente que garante a proteção dos dados e a tranquilidade quanto ao cumprimento de regras internas da empresa. Ele traz tantas vantagens, como veremos abaixo, que se traduz em um ótimo investimento
Confira todos os benefícios em se adotar o controle imediato e em tempo real da jornada de trabalho e modernize sua empresa com um sistema digital que além de conferir segurança à gestão automatiza processos e permite que a produtividade da sua organização seja igualmente maximizada.
Gestão da jornada de trabalho em tempo real: por que fazer?
As empresas que desejam utilizar a tecnologia para auxiliá-las na gestão da jornada em tempo real são bastante beneficiadas com os sistemas alternativos que seguem as exigências do Ministério do Trabalho.
Veja abaixo algumas vantagens:
Eliminação de risco de fraudes no controle de ponto
Os modelos tradicionais e biométricos oferecem uma série de brechas para que a fraude de controle de ponto aconteça. A fragilidade destes sistemas não permitia que gestores e profissionais de RH conseguissem acompanhar marcações de ponto com rigor. O que coloca em risco o orçamento da empresa.
O surgimento de sistemas alternativos, como o Oitchau, trouxe soluções definitivas para este problema. Hoje, colaborador e gestor possuem o sistema instalado em seus smartphones. O registro de ponto é feito por meio de um mecanismo antifraude. Ele verifica a identidade, hora e localização dos colaboradores por Wi-Fi, GPS ou Bluetooth.
A manipulação dos registro é impossível. Todas as vezes em que há a tentativa de alteração das informações registradas, o supervisor é avisado imediatamente.
Criação da jornada
Esta funcionalidade permite que os gestores criem a jornada de trabalho, adicionando limites para atrasos na entrada e saídas antecipadas. Todas as vezes que os limites foram excedidos, o gestor recebe uma notificação imediatamente para que possa verificar o ocorrido.
Os colaboradores são notificados das alterações nas jornadas e registram seus pontos de acordo com os horários estabelecidos pelo gestor.
Limite na realização de horas extras
O excesso de realização de horas extras é outro fator que compromete o orçamento da empresa. Os sistemas tradicionais não permitem que o gestor possa limitar a realização de horas extras. Por isso é pego de surpresa na hora de calcular o pagamento dos colaboradores.
Os sistemas alternativos mais completos, como Oitchau, permitem que o gestor coloque um limite de realização de horas extras na jornada de trabalho ou simplesmente não permita que elas aconteçam nos períodos de menor demanda.
Dessa forma, consegue proteger a saúde financeira da empresa eficientemente.
Comunicação transparente
Os sistemas alternativos de gestão de horas trabalhadas permitem um canal em que a comunicação entre empresa e colaborador acontece de forma transparente. Isto fortalece a relação profissional e aumenta a confiança entre as partes.
A cada final de período, tanto a empresa como o colaborador sabem exatamente o quanto será pago. É possível, ainda, ter todos os registros do mês impressos para que ambos possam acompanhar e guardar para esclarecimentos futuros.
É segurança para o colaborador e para a empresa. Os sistemas de gestão de jornada de trabalho em tempo real oferecem características que muitos gestores ainda carecem em suas administrações.
Aproveite para conhecer todas as vantagens que estas soluções tecnológicas oferecem. Veja de perto o aumento da produtividade de suas equipes!
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Veja também: Biometria facial: Quais tipos de softwares para usar?
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