Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas
Controle de Ponto e jornadas

Guia de como fazer Controle de Ponto e jornadas de trabalho

As jornadas de trabalho dos colaboradores precisam ser registradas corretamente. Para isso, há leis que regulamentam tanto os equipamentos utilizados para realizar o registro como os dados que precisam ser armazenados.

Confira abaixo um guia completo sobre como fazer o controle de ponto e jornada de trabalho corretamente!

 

A jornada de trabalho

Jornada de trabalho é um termo frequentemente usado pelas leis trabalhistas, mas você sabe qual é sua definição?

Pode-se afirmar que jornada de trabalho é o período em que um colaborador fica disponível para prestar seus serviços ou executar suas funções para uma empresa. A jornada de trabalho pode ser contabilizada por horas, dias ou meses.

A lei trabalhista determina que a jornada de trabalho é limitada a 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

 

A importância do registro de ponto

A cada contratação, o RH determina a jornada do colaborador, bem como os seus horários de entrada, saída e intervalos (almoço, jantar, café, etc.). Além disso, todas as vezes em que o colaborador precise trabalhar além de sua jornada de trabalho, ele estará realizando horas extras, que deverão ser pagas juntamente com o seu salário.

No entanto, para que o RH possa saber se o colaborador cumpriu seus horários e realizou horas extras, é necessário que haja algum tipo de controle! Por esse motivo, o controle de ponto pode ser definido como o registro dos horários de cada colaborador.

Portanto, toda vez que um colaborador inicia sua jornada de trabalho, ele precisa registrar em seu ponto o horário. O mesmo deve acontecer todas as vezes em que sair e retornar de um intervalo, ao final do expediente e no início de cada hora extra.

Dessa forma, o RH se baseia no registro de ponto para compor a folha de pagamento dos colaboradores. Por esse motivo, o registro de ponto é fundamental para que os colaboradores possam ser remunerados corretamente por seus serviços.

 

O registro de ponto é obrigatório?

De acordo com o parágrafo segundo do artigo 74 das Consolidações das Leis do Trabalho:

Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.

A obrigatoriedade também se estende às horas extras:

“HORAS EXTRAS.
OBRIGATORIEDADE DO CONTROLE DE PONTO.
ESTABELECIMENTOS COM MAIS DE 10 (DEZ) EMPREGADOS.

Se o empregador possui mais de 10 (dez) empregados, está obrigado a manter registro manual, mecânico ou eletrônico de ponto, para anotação do horário de entrada e saída de pessoal. Se o reclamado, nessas condições, não instala o controle necessário, conclui-se que sonegou documentação essencial à vida funcional de seus trabalhadores, desafiando a legislação aplicável à espécie. A injustificada omissão na apresentação dos controles de ponto faz presumir verdadeiras as jornadas elencadas na exordial, conforme doutrina e jurisprudência majoritárias, esta última representada pela Súmula nº 338 do C. TST. Horas extras devidas. (TRT-2 – RECORD: 1075200502602002 SP 01075-2005-026-02-00-2, Relator: PAULO AUGUSTO CÂMARA, Data de Julgamento: 14/04/2009, 4ª TURMA, Data de Publicação: 28/04/2009).”

O controle de ponto pode ser feito de diversas maneiras. Falaremos disso um pouco mais a frente.

 

O controle de ponto para empresas com menos de dez colaboradores

As leis trabalhistas não obrigam as empresas com menos de dez colaboradores a efetuarem o controle de registro de ponto e jornada de trabalho. Porém, mesmo assim, as micro e pequenas empresas realizam o controle para que tanto os colaboradores quanto os gestores possam fiscalizar a jornada de trabalho.

Além disso, o controle de ponto passa a ser um recurso que a empresa pode utilizar caso o colaborador entre com ações trabalhistas, pois é uma maneira de comprovar se a jornada foi realizada de acordo com o contrato de trabalho.

 

Quais informações devem constar num controle de ponto?

O controle de ponto ideal deve conter todos os registro de entrada e saída dos colaboradores sendo:

  • Entrada
  • Saída para intervalo
  • Volta do intervalo
  • Saída
  • Quaisquer outras pausas realizadas durante a jornada de trabalho

Além disso, é preciso constar nos relatórios de ponto (gerados automaticamente ou manualmente) as informações necessárias para identificar o colaborador, seus documentos (como PIS e CPF), além do local onde o ponto foi registrado e, caso utilizado relógio de ponto REP, também o número de identificação da máquina.

 

Quais são os tipos de relatório de ponto?

Existem diversos tipos de relatórios de ponto e cada um tem uma função específica. Por exemplo:

Espelho de ponto: é o relatório que mostra todos os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, tanto os pontos válidos, como os ajustes de ponto.

Folha de frequência: é o relatório que mostra os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, porém apenas os pontos válidos e aprovados; além de informações como a classificação (entrada ou saída) e também total de horas trabalhadas.

Resumo: é o relatório enviado mensalmente para o contador (ou empresa de contabilidade) com o intuito de fazer o processamento de folha de pagamento.

AFD/AFDT: é um relatório utilizado exclusivamente para fins de fiscalização do Governo, do Ministério do Trabalho e Emprego, para garantir que as marcações de ponto estão sendo feitas corretamente e, principalmente, não estão sendo alterados ou burlados.

Estes são apenas 3 exemplos de relatórios de ponto, mas cada sistema oferece seus modelos de relatório e cada empresa utiliza diferentes relatórios com propósitos diferentes.

 

Métodos de controle de registro de ponto e jornada de trabalho

De acordo com a Lei 7.855/89 o controle de ponto se tornou obrigatório. Veja o que afirma o artigo 41:

“Art. 41. Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.”

Desde que o controle de ponto se tornou obrigatório, diversos métodos de registro começaram a surgir. Vamos conhecer os mais utilizados e seus prós e contras!

 

Registro de ponto manual

Esse é o método de registro de ponto mais antigo e o mais tradicional, utilizado até hoje pelas micro e pequenas empresas, sobretudo as que possuem menos de dez colaboradores.

O registro de ponto manual possui baixo custo para implantação e a maneira como o controle é feito é simples. Contudo, é o método mais suscetível a fraudes!

O registro manual pode ser feito das seguintes maneiras:

Livro de ponto

O livro de ponto ainda é bastante comum nas micro e pequenas empresas. Nada mais é que um caderno com capa dura, cujas folhas já estão configuradas e pautadas para o preenchimento das informações das jornadas de trabalho.

O livro de ponto pode ser adquirido em papelarias específicas e já vem pronto para uso. Nele o colaborador anota os seguintes dados:

  • Nome completo;
  • Horário de entrada (início da jornada);
  • Horário de saída para o almoço;
  • Horário de retorno do almoço;
  • Horário de saída (fim da jornada), e
  • Assinatura do colaborador.

Há, ainda, um campo de observação em que o RH ou o gestor faz anotações sobre a jornada do colaborador.

As vantagens desse tipo de controle de registro de ponto são o baixo custo de implantação (valor em torno de R$15), não requer manutenções ou acessórios e é de simples preenchimento.

Não é indicador para empresas com muitos colaboradores! A desvantagem principal é o risco de fraude no registro de ponto e o retrabalho (geralmente originado da contagem de horas incorreta, rasuras, perdas e mais problemas).

 

Registro manual de cartão de ponto

Esse tipo de registro é bastante semelhante ao registro descrito acima. A diferença é que neste, cada colaborador possui um cartão de ponto em que marca, manualmente, os horários de sua jornada.

Cada cartão de ponto é identificado com o nome, a função e a assinatura de cada colaborador.

As vantagens e desvantagens deste tipo de registro são as mesmas ao do livro de ponto.

 

Registro de ponto mecânico

Relógio de ponto cartográfico

O relógio de ponto cartográfico surgiu no início do século XX como uma forma de otimizar a marcação de ponto nas empresas com mais de dez colaboradores.

Seu método de registro de ponto também é simples.

  1. Cada colaborador possui um cartão de ponto, com seu nome, assinatura e mês vigente.
  2. O colaborador insere o cartão no local indicado no relógio, abaixa uma alavanca e a hora exata é impressa em seu campo específico (entrada, saída para o almoço, retorno do almoço e fim de expediente).

Todas as vezes em que o cartão é marcado fora do horário da jornada de trabalho, o horário é impresso em tinta vermelha, facilitando a visualização pelo RH no momento de compor a folha de pagamento.

O relógio cartográfico também possui um custo relativamente baixo para implantação e exige poucas manutenções.

Embora o registro dos horários da jornada de trabalho sejam mais precisos que os modelos manuais de registro de ponto, o trabalho para contar as horas ainda é feito de maneira manual. Dessa forma, o índice de retrabalho por erros é alto e o risco de ações trabalhistas também, além do alto custo de tempo e dinheiro por um trabalho que é lento de ser feito.

Além disso, o manuseio dos cartões de ponto exige extrema organização. Isso acontece porque, além dos cartões de ponto que registram a jornada de trabalho de cada colaborador, é necessário fazer um segundo cartão para a marcação de horas extras.

Por esse motivo, as chances de extravio de cartões são altas, resultando em complicações para os gestores e transtornos para os colaboradores.

Mesmo assim, o relógio cartográfico ainda é muito utilizado nas empresas brasileiras.

 

Registro de ponto eletrônico

Em 2009, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria 1510, que regulamenta o uso de sistemas eletrônicos para o registro de controle de ponto. De acordo com a portaria, os Relógios Eletrônicos de Ponto devem registrar os seguintes dados:

I – inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os seguintes dados: data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação; tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;

II – marcação de ponto, com os seguintes dados: número do PIS, data e hora da marcação;

III – ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste, hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada; e

IV – inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e hora da operação, tipo de operação, número do PIS e nome do empregado.

Parágrafo único. Cada registro gravado na MRP deve conter Número Seqüencial de Registro – NSR consistindo em numeração seqüencial em incrementos unitários, iniciando-se em 1 na primeira operação do REP.

Dois anos depois, a Portaria 373 foi lançada, permitindo às empresas utilizarem sistemas alternativos para o controle de ponto.

Com o Relógio de Ponto Eletrônico devidamente regulamentado, as empresas passaram a ter um controle mais preciso, livres do retrabalho e, mais importante, de fraudes nos registros!

Há diversos tipos de realizar o controle eletrônico de ponto.

 

Aplicativos

As micro e pequenas empresas também podem se beneficiar das vantagens do controle de ponto eletrônico sem precisar de um investimento alto que pode comprometer seu orçamento.

Aplicativos como o Oitchau.com.br oferecem uma solução eficiente, de baixo custo de implantação e que realiza o controle de ponto de forma transparente para ambas as partes.

O colaborador baixa o aplicativo em seu smartphone e realiza o registro sem complicações. Além disso, nos casos das jornadas por turnos e plantões, os colaboradores podem efetuar trocas e solicitações de folga em tempo real e receber a autorização no mesmo instante!

Além disso, o Oitchau possui métodos de verificação de ponto que validam a Identidade do funcionário, o horário do registro de ponto e Localização do funcionário por GPS, WiFi ou Bluetooth, eliminando a possibilidade de fraude de ponto.

Ao final de cada período, o gestor possui todos os registros para compor a folha de pagamentos com facilidade.

As vantagens desse tipo de controle de ponto eletrônico são a precisão dos dados armazenados, a transparência no registro e a eliminação do retrabalho, além do custo ideal para todos os tamanhos e nichos de empresas!

 

Crachá magnético ou código de barras

Nesse tipo de controle, o colaborador possui um crachá pessoal e intransferível, que recebe após um cadastro com todos os seus dados em um sistema. Ao chegar ao seu local de trabalho, basta aproximar o cartão do leitor (geralmente instalado em uma catraca eletrônica ou em um relógio) e seus dados são automaticamente armazenados, juntamente com o horário exato de sua chegada.

O relógio emite um recibo de registro de ponto para o controle do colaborador. Ao final de cada mês, o RH recebe um relatório completo para o preenchimento da folha de pagamento.

Em alguns casos, o relatório está integrado a um software que já imprime a folha de pagamento, com os dados corretos.

A vantagem desse tipo de controle de ponto é a diminuição da incidência de fraude no registro de ponto, bem como a redução do índice de retrabalho. A desvantagem é que o equipamento exige um investimento alto.

 

Biometria

O controle de ponto por biometria funciona de forma semelhante ao explicado acima. No entanto, ao invés de um crachá, o cadastro do colaborador é atrelado à sua impressão digital numa máquina de relógio de ponto REP.

Ao chegar ao seu local de trabalho, o colaborador posiciona seu dedo indicador no leitor de impressão digital e todos os seus dados, juntamente com o horário exato de sua entrada, são computados.

Ao final de cada período, o RH recebe um relatório de todos os registros. Em alguns casos, o software de integração já imprime a folha de pagamento pronta.

Também existe a biometria facial, na qual o colaborador deve tirar uma foto do próprio rosto.

As vantagens desse sistema são a precisão dos dados armazenados e a redução do retrabalho na composição da folha de pagamento. A desvantagem é o alto custo que o equipamento demanda, dentre compra e também manutenção.

 

Economia e transparência nas relações profissionais

O controle de ponto eficiente garante a transparência e a confiança mútua na relação entre a empresa e seus colaboradores.

De posse desse guia, você já pode identificar suas necessidades e descobrir a melhor maneira para garantir a veracidade dos dados armazenados e proteger sua empresa de ações trabalhistas!