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Folha de pagamento: como calcular? Entenda aqui!

Um cálculo bem sucedido da folha de pagamento tem início já num controle eficiente da rotina de trabalho dos colaboradores. Trata-se de um importante documento estabelecido na relação entre empregado e empregador, que garante a transparência e é também uma obrigação legal.

E é preciso muita atenção aos detalhes para não gerar retrabalho e prejudicar a produtividade do time de RH. É muito importante que a equipe de Recursos Humanos saiba o que acontece com os profissionais diariamente: atrasos, faltas, horas extras, entre outras movimentações que acabam fazendo parte do cálculo.

Sob este contexto, a seguir, neste artigo, vamos apresentar um guia que esclarece a maioria das dúvidas relacionadas ao tema. Acompanhe!

Horas extras

O que é folha de pagamento?

Em diversas organizações, a folha de pagamento dos empregados é um documento fundamental para a gestão do negócio como um todo. Isso porque ela representa a soma de todos os seus registros financeiros: vencimentos, salários, bônus e descontos.

O recurso tem um papel fundamental em uma empresa por várias razões:

De um ponto de vista contábil, ele é crucial, afinal os salários e encargos sociais afetam consideravelmente o lucro da empresa. Além disso, ela também engloba diferentes regulamentações, que são configurada de acordo com a legislação, muitas vezes, de cada localidade. Ou seja, na prática, isso implica no cumprimento de uma série de direitos e deveres.

Do ponto de vista da ética, a folha é um serviço intrínseco ao negócio de qualquer corporação, pois afeta diretamente a sua produção. Como os colaboradores são sensíveis a erros e irregularidades em sua execução, todos os dados apresentados nessa transação devem ser totalmente confiáveis.

É importante ter o controle dos valores que incidem sobre a folha, principalmente para gestão financeira e de orçamento da corporação. Se o recurso aumenta ou diminui, significa, muitas vezes, que a corporação está onerando sua folha ou que suas vendas não estejam caminhando bem. Outra função da folha de pagamento é a de balizar a empresa em relação ao seu mercado de atuação.

Como funciona, na prática?

Antes de executar para uma gestão assertiva do recurso, é preciso entender seus custos e estabelecer as incidências sociais e trabalhistas sobre os valores pagos no que diz respeito às remunerações. Os encargos sociais são INSS e FGTS, já os trabalhistas englobam itens diversos como férias, 13º salários e Descanso Semanal Remunerado.

É válido lembrar, inclusive, que as empresas sujeitas à desoneração da folha (CPRB) têm encargos reduzidos, pois a contribuição previdenciária incide sobre faturamento e não sobre a folha de pagamento.

Para uma melhor visualização dos encargos, as organizações possuem, praticamente, dois regimes, as que são optantes pelo Simples Nacional e as não optantes por este regime.

Quais são os principais eventos da folha de pagamento?

Listamos abaixo os aspectos que devem fazer parte da rotina de verificação, indispensáveis na hora de realizar uma contabilização correta da folha:

Controle de Ponto

1. Atualização do quadro de colaboradores

O primeiro passo para otimizar o processo de cálculo da folha de pagamento é manter a lista de funcionários ativos na empresa atualizada: é imprescindível ter conhecimento de quem entra ou sai, afinal muitas organizações ainda repassam valores referentes a colaboradores que já não trabalham mais lá;  e/ou às vezes acabam deixando de pagar os novos profissionais por ainda não estarem cadastrados no sistema.

Além disso, é preciso acompanhar todos os detalhes das novas contratações, como:

O ideal é que a atualização do dia a dia dos colaboradores seja feita semanalmente.

2. Fechamento do controle de ponto na folha de pagamento

Usar cartões ou livros de registro de ponto exige grande atenção, pois no momento do fechamento são conferidos manualmente e a comprovação de atrasos, faltas e outras ocorrências se torna mais lenta e difícil, além dos riscos de rasura e perda dos documentos.

A melhor forma de evitar tudo isso é utilizar um sistema de ponto eletrônico, como o Oitchau. Com o aplicativo é possível fazer o acompanhamento de todas as atividades e, principalmente, irregularidade de ponto, tudo em tempo real pelo próprio celular!

E, quando chegar a hora de fechar as folhas de ponto, basta acessar o Painel de Administração e baixar o relatório para enviar ao contador.

3. Verificação de benefícios e descontos

O terceiro ponto importante de uma folha de pagamento é verificar todos os benefícios e descontos que fazem parte do cálculo.

Nesse item, entram:

  • Adiantamentos salariais (vales);
  • Convênio médico ou odontológico, e
  • Vales diversos (farmácia, vale refeição, transporte, estacionamentos, entre outros).

O que deve ser descontado na folha de pagamento?

Veja abaixo uma relação de impostos e outros itens obrigatórios pela legislação trabalhista e que devem ser descontados na hora do cálculo da folha de pagamento:

INSS

Anualmente o INSS publica as tabelas com as alíquotas para serem descontadas, de acordo com o salário de cada colaborador. Confira a tabela neste link. A contribuição previdenciária é descontada todo dia 15 de cada mês.

FGTS

Vale ressaltar que o recolhimento do FGTS é uma obrigação da empresa. O valor da alíquota para cálculo do valor que será depositado ao colaborador é de 8% sobre o seu salário bruto. No caso de jovens aprendizes, a alíquota é de 2%.

Embora não seja descontado do colaborador, o valor do depósito mensal do FGTS aparece no holerite para que o mesmo tenha conhecimento do valor das deduções.

IRPF

O Imposto de Renda Retido na fonte também é descontado na folha. A alíquota é determinada de acordo com o salário do colaborador, de acordo com as tabelas divulgadas pela Receita Federal.

Vales na folha de pagamento

Nesse item entram vale-refeição, vale-transporte e outros benefícios concedidos pela empresa ao colaborador.

O vale-refeição só é parte dos benefícios do colaborador quando previsto em Convenção ou contrato de trabalho. Quando o vale-refeição é pago, a empresa pode se cadastrar no Programa de Alimentação do Trabalhador, o que lhe dá o direito de descontar até 20% do salário do colaborador pela concessão do benefício.

No caso do vale-transporte, quando concedido, deve ser descontado em folha. A alíquota para cálculo é de 6% do valor do salário bruto.

Contribuições sindicais (mensal e anual)

Depois que a reforma trabalhista entrou em vigor, a contribuição sindical mensal só acontece se o trabalhador optar por se vincular ao sindicado e autorizar o desconto.

Já a contribuição sindical anual é descontada, obrigatoriamente, no mês de março para recolhimento até o último dia útil de abril. O valor desta contribuição é o equivalente a um dia de trabalho do colaborador.

Faltas e atrasos

Os atrasos são descontados de acordo com valor do salário por hora.

Somente as faltas sem justificativa podem ser descontadas no holerite do colaborador. Dependendo do caso, ele perde o direito ao DSR (descanso semanal remunerado).

Por exemplo, se um colaborador recebe R$1.800,00 e trabalhou apenas 22 dias em um mês (faltou os demais 10 dias), será descontado o dia de trabalho mais um dia do DSR.

mesa com calculadora
folha de pagamento

Adicionais e extras da folha de pagamento

Nesse item, entram todos os adicionais que o profissional recebe mensalmente, como horas extras, comissões, entre outros. Confira abaixo:

Horas extras

O cálculo para pagamento das horas extras é baseado na CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) da categoria do trabalhador. Geralmente, as horas extras trabalhadas aos domingos e feriados são pagas em 100%, ou seja, o empregado recebe em dobro. O valor da hora extra aos sábados é de 50% a mais e, durante a semana, cerca de 20% a 30% a mais.

Adicional noturno e horas extras noturnas

De acordo com a CLT, o expediente noturno vai das 22h às 5h da manhã seguinte. Colaboradores que trabalham nesse horário recebem 20% a mais por hora trabalhada.

Se o profissional realiza hora extra durante o período noturno, ele tem direito a dois adicionais: o adicional noturno e a hora extra. Para exemplificar, um colaborador recebe R$15 por hora. Nesse caso, ele terá R$3 a mais por trabalhar no horário noturno e R$7,50 pelo adicional, totalizando R$25,50 por hora trabalhada.

DSR (Descanso Semanal Remunerado)

Para quem recebe pagamento de salário mensal, o DSR já está incluso. Para os profissionais que trabalham por hora, é necessário o seguinte cálculo:

  • Conte o número de domingos e feriados do mês. Cada um corresponde a 7,33 horas.
  • Multiple as horas do DSR pelo valor-hora do empregado.

O DSR também deverá ser pago sobre as horas extras trabalhadas. O cálculo é o seguinte:

  • Divida o valor das horas extras pelo número de dias úteis do mês;
  • Multiplique o resultado pelo número de domingos e feriados.

Salário-família

Esse benefício se aplica apenas aos colaboradores de baixa renda que têm filhos menores de 14 anos, de acordo com a tabela publicada pelo INSS.

Se contratado em regime CLT, o funcionário deve solicitar o benefício à empresa. Se for um colaborador avulso, deverá solicitá-lo ao sindicato ou órgão de classe.

Férias

As férias são calculadas de acordo com o salário do trabalhador e mais um terço do  valor.

13º salário

O 13º salário deve ser pago independentemente de tempo de empresa. Para os colaboradores com menos de um ano de casa, o valor deverá ser pago proporcionalmente.

A primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro de cada ano e, a segunda parcela, até o dia 20 de dezembro de cada ano.

Oitchau na sua empresa

A gestão de pessoas lida com vários tipos de demandas diariamente, como as entradas e saídas, bem como as horas cumpridas de trabalho, registros referente à intrajornada, horas extras, gerir a equipe alocada, etc.

A folha de pagamento é também uma tarefa importante e os horários realizados pelo colaborador devem sem contabilizados adequadamente. O processo fica muito mais ágil, sem comprometer a produtividade do trabalhador, quando é utilizado um controle de ponto digital.

O sistema Oitchau tem muito benefícios sobre os demais tipos de marcação, como integração de dados e informações, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais. E é 100% on-line.

Estas são algumas funcionalidades assertivas para a sua empresa: gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.) – veja mais sobre os tipos de jornadas de trabalho nesta página; ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais; controle de férias (ausências, abono, etc.); sistema integrado com o REP; marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis; controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real); dispositivos de segurança de alta performance (como reconhecimento facial, por exemplo); e muito mais.

Outra vantagem para as finanças do seu negócio é que você pode adquirir o sistema Oitchau sem ter que contratar licenças ou certificados, pois o sistema é oferecido através de diferentes planos. Contrate de acordo com às necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores, e ainda expandir o seu plano gradualmente, conforme o crescimento do negócio. Além disso, você pode solicitar um teste gratuito antes de adquirir.

Veja também: Registro de ponto por exceção – quais são as regras?

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