Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas
Folha de pagamento

Folha de pagamento: como calcular?

O cálculo da folha de pagamento começa com o controle eficiente do dia a dia dos colaboradores. E é preciso muita atenção aos detalhes para não gerar retrabalho e prejudicar a produtividade do time de RH.

É muito importante que a equipe de Recursos Humanos saiba o que acontece com os seus colaboradores diariamente: atrasos, faltas, horas extras, entre outras movimentações que entram no cálculo da folha de pagamento.

 

Pontos principais da folha de pagamento

Os pontos que listamos abaixo devem fazer parte da rotina de verificação para facilitar o cálculo da folha de pagamento:

 

1. Atualização do quadro de colaboradores

O primeiro passo para otimizar o processo de cálculo de folha de pagamento é manter o quadro de colaboradores atualizado.

É imprescindível ter conhecimento de quem entra ou deixa a empresa. Pode parecer óbvio, mas muitas empresas ainda enviam valores errados de colaboradores que já deixaram a empresa ou deixam de pagar colaboradores novos por ainda não estarem cadastrados no sistema.

Além disso, é preciso acompanhar todos os detalhes das novas contratações, como:

  • O colaborador receberá adicional noturno?
  • Ele se enquadra na categoria de insalubridade e periculosidade?
  • Receberá comissões ou outras formas de remuneração ou benefícios?

O ideal é que a atualização do dia a dia dos colaboradores seja feita semanalmente.

 

2. Fechamento do controle de ponto

Usar cartões ou livros de registro de ponto exige grande atenção, porque, na hora do fechamento, são conferidos manualmente e a comprovação de atrasos, faltas e outras ocorrências se torna mais lenta e difícil, além dos riscos de rasura e perda dos documentos.

A melhor forma de evitar tudo isso é utilizar um sistema de ponto eletrônico, como o Oitchau. Com o Oitchau é possível fazer o acompanhamento de todas as atividades e, principalmente, irregularidade de ponto, tudo em tempo real pelo próprio celular!

E, quando chegar a hora de fechar as folhas de ponto, é só acessar o Painel de Administração e baixar o relatório para enviar ao contador.

 

3. Verificação de benefícios e descontos

O terceiro ponto importante de uma folha de pagamento é verificar todos os benefícios e descontos que fazem parte do cálculo.

Nesse item, entram:

  • Adiantamentos salariais (vales);
  • Convênio médico ou odontológico, e
  • Vales diversos (farmácia, refeição, transporte, estacionamentos, entre outros).

 

O que deve ser descontado na folha de pagamento?

Veja abaixo uma relação de impostos e outros itens obrigatórios pela legislação trabalhista e que devem ser descontados na hora do cálculo da folha de pagamento:

 

  • INSS

Anualmente o INSS publica as tabelas com as alíquotas para serem descontadas na folha, de acordo com o salário de cada colaborador. Confira a tabela neste link. A contribuição previdenciária é descontada todo dia 15 de cada mês.

  • FGTS

Vale ressaltar que o recolhimento do FGTS é uma obrigação da empresa. O valor da alíquota para cálculo do valor que será depositado ao colaborador é de 8% sobre o seu salário bruto. No caso de jovens aprendizes, a alíquota é de 2%.

Embora não seja descontado do colaborador, o valor do depósito mensal do FGTS aparece no holerite para que o colaborador tenha conhecimento.

  • IRPF

O Imposto de Renda Retido na fonte também é descontado na folha de pagamento. A alíquota é determinada de acordo com o salário do colaborador, de acordo com as tabelas divulgadas pela Receita Federal.

  • Vales

Nesse item entram vale-refeição, vale-transporte e outros benefícios concedidos pela empresa ao colaborador.

O vale-refeição só é parte dos benefícios do colaborador quando previsto em Convenção ou contrato de trabalho. Quando o vale-refeição é pago ao colaborador, a empresa pode se cadastrar no Programa de Alimentação do Trabalhador, o que lhe dá o direito de descontar até 20% do salário do colaborador pela concessão do benefício.

No caso do vale-transporte, quando concedido, deve ser descontado na folha. A alíquota para cálculo é de 6% do valor do salário bruto.

  • Contribuições sindicais (mensal e anual)

Depois que a reforma trabalhista entrou em vigor, a contribuição sindical mensal só acontece se o trabalhador optar por se vincular ao sindicado e autorizar o desconto.

Já a contribuição sindical anual é descontada, obrigatoriamente, no mês de março para recolhimento até o último dia útil de abril. O valor desta contribuição é o equivalente a um dia de trabalho do colaborador.

  • Faltas e atrasos

Os atrasos são descontados de acordo com valor do salário por hora.

Somente as faltas sem justificativa podem ser descontadas no holerite do colaborador. Dependendo do caso, o colaborador perde o direito ao DSR (descanso semanal remunerado).

Por exemplo, se um colaborador recebe R$1.800,00 e trabalhou apenas 22 dias em um mês (faltou os demais 10 dias), será descontado o dia de trabalho mais um dia do DSR.

 

Adicionais e extras

Nesse item, entram todos os adicionais que o colaborador recebe mensalmente, como horas extras, comissões, entre outros. Confira abaixo:

  • Horas extras

O cálculo para pagamento das horas extras é baseado na CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) da categoria do colaborador. Geralmente, as horas extras trabalhadas aos domingos e feriados são pagas em 100%, ou seja, o colaborador recebe em dobro. O valor da hora extra aos sábados é de 50% a mais e, durante a semana, cerca de 20% a 30% a mais.

  • Adicional noturno e horas extras noturnas

De acordo com a CLT, o expediente noturno vai das 22h às 5h da manhã seguinte. Colaboradores que trabalham nesse horário recebem 20% a mais por hora trabalhada.

Se o colaborador faz hora extra durante o período noturno, ele tem direito a dois adicionais: o adicional noturno e a hora extra. Para exemplificar, um colaborador recebe R$15 por hora. Nesse caso, ele terá R$3 a mais por trabalhar no horário noturno e R$7,50 pelo adicional, totalizando R$25,50 por hora trabalhada.

  • DSR (Descanso Semanal Remunerado)

Para o colaborador que recebe por mês, o DSR já está incluso no salário. Para os colaboradores que trabalham por hora, é necessário o seguinte cálculo:

  • Conte o número de domingos e feriados do mês. Cada um corresponde a 7,33 horas.
  • Multiple as horas do DSR pelo valor-hora do colaborador.

O DSR também deverá ser pago sobre as horas extras trabalhadas. O cálculo é o seguinte:

  • Divida o valor das horas extras pelo número de dias úteis do mês;
  • Multiplique o resultado pelo número de domingos e feriados.

 

  • Salário-família

Esse benefício se aplica apenas aos colaboradores de baixa renda que têm filhos menores de 14 anos, de acordo com a tabela publicada pelo INSS.

Se contratado em regime CLT, o colaborador deve solicitar o benefício à empresa. Se for um colaborador avulso, deverá solicitá-lo ao sindicato ou órgão de classe.

  • Férias

As férias são calculadas de acordo com o salário do colaborador e mais um terço do  valor.

  • 13º salário

O 13º salário deve ser pago ao colaborador, independentemente de seu tempo na empresa. Para os colaboradores com menos de um ano de empresa, o valor deverá ser pago proporcionalmente.

A primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro de cada ano e, a segunda parcela, até o dia 20 de dezembro de cada ano.