folha de pagamento online

Como funciona a folha de pagamento online?

A folha de pagamento online pode ser a solução de muitos dos problemas do seu RH. Ela pode auxiliar o setor e a empresa em geral a encararem com mais sucesso os tempos de home office, pandemia e trabalho à distância.

Outro ponto importante é que esse tipo de ferramenta pode desburocratizar o seu departamento de Recursos Humanos.

Isso permite melhor aproveitamento da capacidade dos seus colaboradores na gestão de pessoas.

O que é folha de pagamento online?

A folha de pagamento online é uma forma diferente de fazer o controle sobre os valores que devem ser pagos aos colaboradores, os descontos, adicionais e prêmios. Ela é uma versão digital do documento de pagamentos, o holerite.

folha de pagamento online

O surgimento desse modelo de folha surgiu em 2014, quando passou a ser exigido que as empresas com um faturamento maior que R$48M declarassem os pagamentos realizados nos primeiros seis meses do mesmo ano.

Através de um sistema unificado, a empresa tem acesso aos contracheques dos colaboradores online, onde o contador responsável realiza o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal, incluindo os benefícios, como:

Fazendo com que o sistema fosse muito mais seguro e confiável!

Quais são os tipos de folha de pagamento online?

Planilha Folha de Pagamento

Atualmente é possível se reconhecer 02 tipos de folhas de pagamento desse tipo. Uma corresponde a uma planilha enquanto a outra é realmente digital. Veja as principais características de cada uma delas:

Folha de pagamento por planilha online

O documento se desenvolve por uma planilha própria que fica em sistemas de nuvem como o Google Docs. É possível acessá-la de qualquer lugar, com acesso aos dados que ele resguarda.

Nesse caso cabe ao colaborador do RH preencher todas as informações sobre cada um dos colaboradores, verbas e descontos de forma manual, sendo que um sistema é capaz apenas de automatizar os cálculos após obter tais dados.

folha de pagamento online

Esse modelo oferece um risco mais alto de falhas informacionais, que pode gerar problemas no futuro para as empresas.

Sistema digital de folha de pagamento

Já o sistema digital de folha de pagamento, não exige nenhum input manual. A plataforma Oitchau, por exemplo, faz a integração com o sistema de folha, permitindo um processo muito mais ágil e seguro.

Todos os dados são internalizados pela própria ferramenta, a partir da coleta de informações da jornada de trabalho, como os horários praticados, adicionais, horas adicionais, entre outros.

Esse é o tipo de produto que é capaz de captar informações de outros sistemas que o RH utilize e aos quais tenha acesso.

Qual é a melhor folha de pagamento online?

O sistema digital de folha de pagamento é o melhor dentre as opções online que existem hoje, e o melhor é que a plataforma Oitchau oferece um sistema de gestão completo!

Ele se destaca por ser uma ferramenta confiável, com uma integração facilitada entre os sistemas, garantindo a geração de uma informação confiável.

Isso é capaz de economizar muito tempo para o departamento de RH ao mesmo tempo em que evita erros que podem atrapalhar (e muito!) as atividades da empresa e sua relação com os colaboradores.

Quais são as vantagens de optar por folha de pagamento online com sistema automatizado?

Existem inúmeras vantagens em se utilizar um sistema de pagamento online e para que não restem dúvidas nós listamos as principais delas:

  • Compatível com sistemas de cartão ponto digitais como o do Oitchau, captando de forma automática as informações sobre prestação de horas extras, uso ou não do banco de horas e necessidade de pagamento, com o cálculo correspondente;
  • Economize o tempo dos colaboradores do RH, permitindo que eles o voltem para atividades de gestão e desenvolvimento humano, deixando as atividades burocráticas sob os cuidados de sistemas automatizados;
  • Livre-se de erros no desenvolvimento dos documentos;
  • Tenha sempre em mãos informações completas sobre pagamento, horas extras e outros dados relevantes.

Quais são as informações que não podem faltar na folha de pagamento?

A folha de pagamento, independentemente se digital ou não, deve conter algumas informações imprescindíveis. Afinal, são elas que baseiam os pagamentos e que demonstram como se chegou ao valor final.

Nos itens abaixo, veja o que não pode faltar na sua folha de pagamento para que ela siga os limites impostos por lei.

Dados do empregador e do funcionário

Primeiramente, é crucial que a folha de pagamento conte com todas as informações sobre o empregador e sobre o colaborador. 

O primeiro tem identificação pelo nome, endereço e CNPJ. Já sobre o funcionário é necessário reunir dados como nome completo, cargo e função. Tudo isso deve estar claro no documento, em uma espécie de cabeçalho.

Descontos da folha de pagamento

Ainda, outros dos dados que devem estar presentes na folha de pagamento são os que se referem aos descontos. Vale lembrar que apenas é possível descontar da remuneração as verbas que a lei permite.

Dentre os descontos que devem constar na folha estão:

  • INSS (com quota da contribuição e valor correspondente);
  • Contribuição sindical (somente é possível mediante a autorização do colaborador);
  • Descontos decorrentes de vales, como alimentação, transporte, etc. (conforme limite estabelecido por lei, com valores em destaque);
  • Descontos decorrentes de atrasos ou faltas.

Valor do salário (bruto e líquido)

Ainda, o pagamento da remuneração, incluindo horas extras, FGTS, contribuição de INSS e outros depende do valor do salário do trabalhador. E ele se apresenta em duas versões: bruto e líquido.

O bruto corresponde à soma do valor da remuneração registrada em CTPS e contrato com as horas extras, vales, FGTS e demais valores que somem à remuneração mensal do trabalhador.

Já o salário líquido é aquele que ele realmente recebe. Ou seja, que tem desconto do INSS de contribuição por parte do funcionário, bem como os demais referentes às faltas, contribuições em vales, empréstimos consignados, etc.

Além disso, o salário líquido não conta com o valor do FGTS. Porém, cabe lembrar que ele não é descontado do trabalhador, pois é um benefício pago pelo empregador, unicamente, em favor do funcionário. 

Contudo, não vai à conta bancária do beneficiário, e sim a uma conta específica na Caixa Econômica, exclusiva para o Fundo de Garantia, cuja movimentação depende de situações específicas.

Número de dias trabalhados

Ainda, a folha de ponto deve contar com dados sobre o número de dias trabalhados ao longo do mês. Eles são importantes, pois determinam o número de dias de descanso semanal remunerado, dentre outras questões que se referem aos vales de alimentação, transporte, etc.

Horas totais, extras e adicionais aplicados

Por fim, deve-se determinar na folha de pagamento, também, as horas totais de trabalho durante o mês. Ao fazê-lo, é necessário distinguir quais são os números de horas extras, os adicionais praticados (se mais de um, necessário esclarecer) bem como o valor delas.

Assim, essas são as informações cruciais da folha de pagamento. Por isso, ao escolher um sistema, é necessário notar como garantir esses dados e formas de garanti-los. Uma delas é ter um sistema de ponto eletrônico com integração à folha de pagamento!

Como funciona a integração com o controle de ponto?

A integração do sistema de folha de pagamento online com o controle de ponto foi desenvolvido para agilizar mais a rotina do RH, atuando na sua desburocratização e agilidade de processos.

O Oitchau realiza a integração com o sistema de pagamento, de forma que os dados se completem, para que o sistema de holerite online, possa gerar a folha de pagamento.

A rotina funciona da seguinte forma:

  • O colaborador realiza o apontamento da sua jornada no sistema Oitchau;
  • O Oitchau envia os dados coletados para o sistema de folha de pagamento online – já com o cálculo realizado das horas trabalhadas;
  • Por fim, o sistema de folha, finaliza adicionando as informações pertinentes ao processo;

A partir dessa integração, a geração da folha fica muito mais simples. E além disso, o Oitchau possibilita uma exportação manual do layout de folha.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento? É possível optar legalmente pelo holerite online?

Veja o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sobre a folha de pagamento e o holerite:

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. 

Já o Decreto 3048/99, que regula a Previdência Social, traz algumas previsões que também se referem à folha de pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;

Diante dessas previsões, é possível concluir que a folha de pagamento do tipo digital é compatível com a lei. A CLT determina que o comprovante de depósito do salário já se faz suficiente para comprovar o pagamento.

Já as determinações do decreto previdenciário esclarecem que a empresa sempre deve ter uma cópia dos documentos de pagamento (holerite e comprovante) em sua posse, não fazendo qualquer óbice ao uso de documentação digital.

Mediante essas informações, tem-se que o holerite digital é uma maneira moderna e segura de cuidar dos pagamentos da sua empresa. Para sua maior segurança, não deixe de utilizar o certificado para assinatura eletrônica que o Oitchau possui.

Com ele você pode manter os documentos digitais junto à assinatura do colaborador, e de qualquer lugar, demonstrando reconhecimento sobre as verbas e concordância.


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