Entrar
Toda empresa possui os seus próprios processos, mas você sabe a importância de os estruturar dentro de uma gestão de processos de qualidade? É justamente isso que você vai descobrir hoje.
O empresário libanês radicado nos Estados Unidos, Marcus Lemonis é dono de uma fortuna estimada em mais de 2 bilhões de dólares e responsável por apresentar um programa de TV, que tem como foco a reestruturação de pequenas e médias empresas.
Dentro de seu plano para elevar o patamar dessas empresas, Marcus implementa o que ele chama de “3Ps essenciais para que uma empresa seja bem-sucedida”, sendo eles: produto, pessoas e processos.
Hoje vamos falar do terceiro P, os processos e sua gestão, afinal, sem eles a empresa não vai para frente.
Saiba o que é a gestão de processos, quais são os seus tipos, como você pode a implementar e quais benefícios você irá colher a partir disso. Boa leitura!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de ações desempenhadas por uma empresa com a finalidade de garantir o melhor desempenho de todas as etapas que fazem parte do seu funcionamento.
Para facilitar o entendimento vamos desmembrar o termo:
- Processo: ação contínua e prolongada de uma atividade;
- Gestão: administrar, gerenciar.
Toda empresa possui seus próprios processos, mesmo que eles não sejam vistos dessa forma.
Dentro de uma fábrica de roupas, por exemplo, os processos envolvidos podem ser a compra de materiais, as etapas de fabricação, as vendas, o marketing e etc. Sendo que cada um desses processos se desmembra em mais ações.
Ao incluirmos a gestão nessas etapas, estamos permitindo uma visualização em conjunto de todos esses processos, buscando a sua otimização.
Logo, a gestão processual enxerga a empresa como um organismo, onde todos os processos estão interligados e influenciam outras ações, mesmo que de setores diferentes.
Atuar sem gestão processual pode levar a falta de comunicação entre os setores, a integração de etapas sem serventia e principalmente, a falta de visão estratégica, fundamental para a descoberta de novas oportunidades para a marca.
BPM e gestão de processos
Dentro da gestão de processos, a sigla BPM – Business Process Management é muito utilizada, e você provavelmente entrará em contato com ela durante sua pesquisa e atuação.
O BPM e a gestão de processos são sinônimos, porém, por costume, a sigla passou a ser mais associada a sistemas.
Por tanto, o BPM pode ser compreendido como uma ferramenta que faz a gestão processual, através de um software onde as informações sobre todas as etapas que compõem a empresa estão interligadas.
Quais são os tipos de gestão de processos?
Agora que você já sabe o que é gestão de processos, confira quais são os seus tipos mais usuais.
Gestão funcional
A gestão funcional de processos é o modelo mais tradicional e também o mais conservador.
Nele os processos e a sua gestão são orientados conforme a hierarquia da empresa, com etapas bem estabelecidas em que as mudanças não ocorrem com facilidade.
No caso da gestão funcional, a metrificação do sucesso dos processos acontece por meio do alcance das metas internas, que foram previamente estabelecidas.
Essas metas estão ligadas principalmente ao volume de produção e ao funcionamento linear da empresa.
Gestão sistêmica
Já a gestão sistêmica, se dá por meio da cooperação, diminuindo a forma como os processos são fragmentados e deixando a empresa e os colaboradores mais livres para modificar as suas ações.
Nesse caso, o trabalho em equipe é mais valorizado e toda a empresa é voltada para a experiência do cliente.
Ou seja, todos os processos, e por consequência sua gestão, devem ser orientados para satisfazer o cliente, eles só devem acontecer se a sua existência elevar de alguma forma a experiência do cliente.
Gestão por processos
A gestão por processos, não é exatamente um dos tipos da gestão de processos, mas pode ser vista como uma ferramenta complementar.
Enquanto a gestão processual se preocupa em analisar e gerenciar todos os processos que compõem a empresa, a gestão por processos visualiza todas as ações de maneira mais ampla, cuidando principalmente da saúde da empresa.
Logo, a gestão por processos vem para garantir que os setores não estejam competindo entre si e que as suas ações estejam alinhadas.
Como implementar a gestão de processos?
Descubra agora como implementar a gestão de processos dentro de sua empresa a partir de 5 etapas.
Escolha uma ferramenta
A primeira etapa após a decisão de implementar o modelo de gerenciamento é escolher dentre as ferramentas de gestão de processos.
Essa etapa é importante para a organização, já que os dados relacionados aos processos devem ser condicionados em um local onde eles possam ser armazenados e sejam também de fácil leitura.
Você pode optar por sistemas mais robustos de BPM ou programas de organização de tarefas, como o Trello e o Asana.
Dentro desses programas de organização você também terá a possibilidade de adicionar um plugin para controlar o tempo gasto em cada ação.
Mapeie as etapas
Com as ferramentas para gestão de processos escolhidas, é hora de mapear todas as ações que fazem parte da sua empresa.
Essa etapa deve contar com o esforço de todos os setores, para que nenhum processo seja deixado para trás.
Identifique os gargalos
Com os processos planificados, a empresa deve observá-los como parte de um organismo em conjunto, delimitando qual é a sua eficiência para a entrega do produto e como ele se relaciona com os diferentes setores.
Fazendo isso, serão encontrados gargalos, indicando que o processo é falho, ineficiente ou até mesmo incompleto.
É possível se deparar também com a falta de processos, através de “vazios” observados pela gestão.
Elabore o plano de ação
O foco da gestão de processos é garantir que todas as ações fluam e direcionem a empresa para os seus objetivos.
Por tanto, a principal missão aqui é eliminar os gargalos encontrados na etapa anterior através de um plano de ação.
Para ajudar nesse quesito, você pode usar algumas ferramentas já consagradas como o 5W2H.
Escolha as métricas para avaliar os resultados
Com o plano de ação feito e colocado em prática, os seus resultados devem ser monitorados através de KPIs específicos voltados para a gestão processual, como:
- Indicador de qualidade: que apresenta em números a qualidade dos produtos produzidos em determinado período;
- Indicador de competitividade: compara os números e os processos da empresa com os da concorrência;
- Indicador de capacidade: demonstra a capacidade de produção da empresa em determinado período.
Documentação adequada
Além de saber quais são os processos que fazem parte do funcionamento da empresa, também é importante documentá-los de forma clara e detalhada.
Isso inclui o uso de fluxogramas, de manuais operacionais e de procedimentos padrão. Isso é importante por facilitar o entendimento dos processos por parte dos colaboradores. Permite que eles se integrem de melhor forma à empresa e às regras ali vigentes.
Definição de responsabilidades
A gestão de processos inclui a atribuição de responsabilidades específicas em relação a cada etapa do processo. Determinar qual é o colaborador ou equipe que se responsabiliza por cada atividade é imprescindível para a organização da empresa e de seus processos.
Também, evita ambiguidades ao garantir que todos os envolvidos saibam claramente suas funções.
Padronização de processos
Estabelecer padrões de garantia de consistência em todo o ciclo de vida dos processos internos também faz parte da gestão. Esse é um cuidado que facilita a replicação bem-sucedida dos procedimentos.
Mais uma vez, isso também impacta na compreensão dos procedimentos pelos colaboradores. Ao mesmo tempo, dá direcionamentos sobre como agir perante o surgimento de problemas, seja em relação à ação ou a quem recorrer.
Automatização
A gestão de processos envolve a utilização de ferramentas de automação que sejam capazes de simplificar tarefas repetitivas. Isso é útil por aumentar a eficiência das operações e por evitar desperdícios de tempo e de recursos.
A automação é capaz de reduzir erros humanos. Ao mesmo tempo, concede aos colaboradores mais tempo disponível para que executem atividades que são realmente estratégicas.
Por exemplo, ao utilizar o controle de ponto Oitchau você pode automatizar a gestão de tempo na sua empresa. Isso permite aos funcionários do RH voltar seu tempo e expertise para o desenvolvimento de estratégias de gestão de pessoas.
Monitoramento contínuo
É crucial estabelecer sistemas de monitoramento que sejam capazes de avaliar o desempenho das equipes nos processos. Desse modo, torna-se possível identificar problemas de maneira mais rápida e eficiente.
Melhoria contínua
Cabe aos gestores encorajar dentro da empresa uma cultura de melhoria contínua. Ela se ilustra pelo incentivo para que os colaboradores apresentem sugestões de melhorias e de estratégias que podem trazer melhores resultados do que os obtidos atualmente.
Treinamento e desenvolvimento
Cabe à empresa proporcionar aos seus colaboradores um treinamento adequado e que possa garantir a compreensão sobre os processos e as melhores práticas passíveis de aplicação. Isso é essencial para a qualidade dos resultados.
Comunicação eficaz
A gestão de processos requer que a comunicação interna seja clara e que os colaboradores tenham à disposição todas as informações necessárias para executar atividades.
Gestão de mudanças
A gestão de mudanças faz parte da gestão de processos. Quando ocorrerem alterações referentes à execução destes, é crucial comunicá-las aos colaboradores. Da mesma forma, é importante esclarecer os benefícios delas e oferecer suporte para operar de acordo com elas.
Avaliação de riscos
Na gestão de processos é imprescindível que haja a avaliação de riscos que estão associados a eles. Igualmente, a identificação de medidas capazes de mitigá-los. Esses cuidados reduzem a probabilidade de falhas e de interrupções operacionais.
Vantagens da gestão de processos
Ainda não se convenceu que a gestão processual é uma das etapas fundamentais para o sucesso da sua empresa? Confira os principais benefícios da sua implantação.
Aumento da produtividade
A gestação de processos está intimamente ligada à produtividade, já que ela impacta diretamente a capacidade de produção da empresa.
Ao encontrar os gargalos que atrapalham os processos da empresa, e os solucionar através do plano de ação, o negócio ganha dinamismo e maior integração, fazendo com que todos os passos da produção caminhem em conjunto para os objetivos da marca.
Diminuição das perdas
Processos obsoletos causam 3 tipos de perda ao negócio:
- Perda de tempo;
- Perda de dinheiro;
- Perda de material.
Portanto, através de uma gestão processual eficiente essas três desvantagens tendem a diminuir, já que a obsolescência cai e, como você já viu, a produtividade aumenta.
Maior controle
Empresas que não realizam a gestão processual costumam ter dificuldades no controle a partir de uma visão que engloba todos os setores, levando a falta de controle.
A gestão de processos garante que a marca tenha o controle dos caminhos que a empresa está tomando de maneira geral, já que uma de suas funções é enxergar a empresa como um só organismo.
Qualidade na entrega
Todas as etapas anteriores levam a empresa a uma melhor entrega de seus produtos ou serviços, já que as etapas estarão a serviço uma das outras e alinhadas com os desejos dos clientes.
Satisfação do cliente
A qualidade na entrega, leva por consequência ao aumento da satisfação dos clientes, principalmente quando a gestão é feita de maneira sistêmica.
Organização que leva a retenção de talentos
Por fim, a gestão de processos tem como um de seus grandes benefícios a organização, que acaba virando parte da cultura organizacional da empresa.
Uma empresa organizada e com processos bem definidos também garante a retenção de seus talentos, que saberão o impacto de suas ações dentre toda visão do negócio.
Continue aprimorando os seus processos de gestão empresarial
A gestão processual, com a atenção ao produto e as pessoas que fazem parte do público e interno e externo da empresa, é um dos elementos que podem representar o sucesso ou o fracasso de uma marca.
Por conta disso, é necessário colocar em prática esse modelo de gerenciamento e garantir que os processos da sua empresa estão guiando o negócio para o caminho correto, seja na produtividade ou na satisfação dos clientes.
Se você deseja continuar aprimorando os processos de gestão empresarial, confira outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.
