gripo em discussão de projeot, em meio a notebook, papéis, anotações e canteas, todos ao redor d euma mesa redonda de madeira

O que é 5W2H e como aumenta a produtividade da equipe

Existem diversas práticas que colaboram com a organização e agilidade de processos, e um desses causa estranheza por apresentar siglas com vários significados, que é o caso dos 5W2H.

Existem diversas práticas que colaboram com a organização e agilidade de processos, e um desses causa estranheza por apresentar siglas com vários significados, que é o caso dos 5W2H.

Que se refere às etapas realizadas em cada projeto e também o orçamento geral, já que todo custo se torna um investimento que através das ações resulta em lucro para a empresa.

Continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas em relação ao 5W2H.

O que é 5W2H?


É uma metodologia que age com base nas respostas de suas 7 perguntas, que são capazes de direcionar para a finalização adequada do projeto, com redução de falhas e apoio a gestão de projetos.

Muito utilizado para gerar ações mais rápidas na resolução de problemas e tomada de decisão, os 5W se referem ao que está sendo feito e o 2H ao valor investido. A sigla segue perguntas do idioma inglês no qual começam com W e H. 

Separamos o que significa cada pergunta contida no 5W2H, a seguir:


5W

  1. What: o que está em realização?
  2. Why:  por que está sendo feito?
  3. Where: onde será realizado? 
  4. When: quando será o prazo de entrega?
  5. Who: quem será o responsável pelo projeto?

Sendo os indicativos para saber que

2H

  1. How: como será feito?
  2. How much: quanto custará no orçamento?

Semelhanças com a comunicação

Muito similar ao 6 porquês inseridos no primeiro parágrafo de notícias jornalísticas, que usam dos 5W2H para colocar as principais informações: 

 

  • Onde para indicar o local;
  • Quando se referindo a data;
  • Quem está relacionado a pessoa;
  • Porque é o motivo;
  • O que é o assunto;
  • Como é sobre o desenvolver da história.

 

Como podem reparar, há muita semelhança nesses aspectos, apesar de um ser para notícias jornalísticas e outro para projetos, possuem um ponto em comum, o de ter objetividade e acelerar as informações, otimizando o tempo sobre aquele determinado assunto.

Como o 5W2H aumenta a produtividade da equipe?


Ao responder as perguntas, nas próximas sessões de monitoramento do projeto, o gestor terá um visão ampla e clara para se recordar do que se trata, e assim conferir os aspectos necessários das atividades.

Vai conseguir verificar mais rapidamente o cronograma, planejamento, responsáveis, as equipes, os prazos e caso haja erros ou ações que apresentem riscos, conseguirá optar por soluções de maneira mais intuitiva sem deixar que a equipe se perca no caminho.

 

Pode ser aplicado em todos os setores da empresa e até mesmo no desenvolvimento pessoal de cada colaborador. Todos, inclusive, devem ter acesso às respostas, para que em conjunto tenham mais autonomia e melhor desempenho nas tomadas de decisão.

Qual a importância de aplicar o 5W2H na sua empresa?


Além de ter uma construção simples tem muita eficiência  é uma maneira mais simplificada que se parece com o kanban da metodologia ágil, que possui os benefícios de:

  • Otimização de tempo;
  • Melhora o planejamento estratégico;
  • Contribui nas entregas de qualidade;
  • Mantém o fluxo das tarefas em desenvolvimento;
  • Pode auxiliar em processos seletivos;
  • Colabora para definir planos de carreira;
  • Monitoramento das tarefas;
  • E claro para gerenciamento de equipes.

A metodologia é um braço direito para o gestor de projetos, e um grande facilitador dos colaboradores para compreender melhor o que deve ser feito em cada tarefa.

Tecnologia com o 5W2H


Ao unir todas essas vantagens a tecnologia, podemos definir que plataformas de controle de ponto digital e gestão de projetos, são fundamentais como o 5W2H, para manter um acompanhamento visual e acrescentar jornadas flexíveis de trabalho.

Mantendo a agilidade das respostas com o armazenamento em nuvem, cálculo de horas e tudo com acesso remoto, para acessar de onde e como quiser, sempre com a segurança regida pela LGPD,Lei de Proteção de Dados.

A Oitchau tem um software de gestão de projetos e jornadas de trabalho personalizadas, com interface totalmente intuitiva, painel de projetos, atividades e facilitações no controle de entregas e prazos.

Também é possível verificar a carga horária destinada a cada projeto, para saber se os colaboradores cumpriram as horas dedicadas, assim fica mais fácil de acertar a capacidade do time, com a quantidade de horas e tarefas que os colaboradores suportam entregar.

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Leia também: Como calcular a capacidade produtiva do time?

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