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O setor administrativo de uma empresa, independentemente do porte dela, é um dos mais importantes e abrangentes.
Afinal, ele é responsável por uma série de atividades que são cruciais para a sobrevivência e crescimento da organização.
Apesar disso, é comum que surjam dúvidas sobre ele.
Elas se referem às funções, aos cargos que abarcam e à organização do setor. Isso é natural diante da sua complexidade e do posicionamento central que ele ocupa.
Para conhecer mais sobre o setor e sua importância, continue a sua leitura. Abaixo você encontra as principais dúvidas sobre ele e as respectivas respostas.
Assim, fique por dentro de tudo o que precisa saber sobre o tema!
O que é setor administrativo?
As empresas geralmente se dividem em dois grandes blocos: o administrativo e o operacional.
O primeiro é responsável por pensar e desenvolver metas e estratégias para alcançá-las, enquanto o segundo é aquele que realmente as coloca em prática.
Portanto, o setor administrativo corresponde ao setor estratégico da empresa. Ele engloba cargos e responsabilidades que direcionarão o trabalho do setor operacional.
Dessa forma, ele é decisivo tanto em relação às metas quanto às formas de chegar até elas.
O que faz o setor administrativo?
As funções do setor administrativo são bastante diversas, pois a tarefa de determinar metas e estratégias para alcançá-las não é algo simples.
Isso depende da consideração de uma série de questões, tais como:
- Posicionamento da empresa;
- Disponibilidade financeira;
- Revisão de métodos já aplicados anteriormente;
- Análise da composição das equipes e de suas necessidades;
- Seleção e recrutamento de colaboradores aptos para desenvolver as atividades que levarão até os objetivos da empresa;
- Desenvolvimento interno de políticas para engajar colaboradores, etc.
Aliás, essa pluralidade de funções e responsabilidades se deve especialmente porque o setor administrativo de uma empresa é composto por várias equipes.
A soma do trabalho delas reúne dados imprescindíveis para o posicionamento tático empresarial. Abaixo, confira algumas funções deste setor com base nas responsabilidades acima.
Controle financeiro
O controle financeiro está no cerne da sobrevivência e da saúde de uma empresa. Sem ele não é possível ter lucro ou qualquer tipo de especulação sobre possíveis ganhos e perdas.
O setor administrativo é responsável por fazê-lo por meio de equipes de contabilidade e de finanças.
Eles são responsáveis pelo cumprimento de obrigações, controle de contas, gestão de caixa e por relatórios que ajudem no acompanhamento da situação financeira empresarial.
Também, na análise de projetos e da viabilidade deles do ponto de vista financeiro.
Controle de qualidade
O controle de qualidade também está dentre as funções do setor administrativo. Ele consiste no desenvolvimento de padrões e parâmetros de qualidade.
Esse trabalho é essencial para a relevância da marca no mercado.
Administração de serviços/produtos
Para que a empresa possa sobreviver e manter sua relevância ou aumentá-la, conforme for o caso, ela precisa acompanhar seu portfólio de produtos/serviços.
A empresa deve entender se ele ainda abarca as demandas do público, o que está defasado e deve sair e o que falta neste catálogo. A isso se dá o nome de administração de serviços ou de produtos.
Gestão de recursos humanos
A gestão de recursos humanos é uma das mais importantes tarefas do setor administrativo.
Afinal, sem trabalhadores não há o desenvolvimento de atividades; do mesmo modo, a qualidade do serviço que prestam impacta diretamente na qualidade do produto final.
Essa gestão, então, inclui desde os processos e estratégias de atração de talentos e de seleção até políticas internas que mantêm os colaboradores engajados e felizes.
Setores administrativos são compostos por diferentes equipes
As diversas atividades do setor administrativo incluem várias equipes, o que é essencial para a maior organização dele, que é amplo.
Assim, há uma divisão quanto à natureza das atividades, de modo que cada tipo cabe a uma equipe diferente.
Confira as principais:
- Recursos Humanos;
- Contabilidade;
- Financeiro;
- Logística, etc.
Não por acaso, muitas vezes esse super bloco é chamado de setor financeiro e administrativo.
Quais são os cargos no setor administrativo?
São diversos os cargos que compõe o setor administrativo, o que é bastante natural, vide a pluralidade de outros setores que ele abarca. Veja alguns deles:
- Auxiliar Administrativo;
- Analista de Estoque;
- Assistente de Compras;
- Auxiliar Almoxarifado;
- Comprador;
- Consultor de RH;
- Recepcionista;
- Secretária Executiva;
- Supervisor de Limpeza, etc.
Além disso, aqui estão os diversos cargos com poder de decisão e de gestão, tais como:
- CEO;
- Diretores (administrativo, de compras, de riscos, geral, presidente, etc.);
- Gerentes (administrativo, de compras, de serviços, de suprimentos, de expedição, financeiro, etc.);
- Coordenadores (de administração, de contato, etc.).
Desse modo, trata-se de um setor complexo e cuja saúde é crucial para a sobrevivência e o crescimento da empresa.
Como organizar o setor administrativo de uma empresa?
Um setor tão importante quanto esse pode se beneficiar de algumas estratégias de organização. Conheça algumas delas.
Invista em tecnologia
Primeiramente, investir em tecnologia é uma ótima estratégia para organizar o setor administrativo.
Com isso, é possível automatizar tarefas burocráticas, modernizar o setor e conquistar mais produtividade e foco no que realmente importa.
Hoje existem diversos softwares que enriquecem o setor administrativo.
Por exemplo, de gestão de projetos, geração de holerites e controle de ponto. Todos eles são ótimos investimentos, pois se responsabilizam por funções repetitivas.
Rotinas de trabalho
Organizar rotinas de trabalho ajuda a manter o foco.
Estabelecer quais são as atividades prioritárias no dia a dia da empresa, quais são os seus responsáveis e os prazos para realizá-las é de grande importância para a organização do setor.
Para isso, uma boa ideia é utilizar um timesheet como o da Oitchau. Ele é uma ferramenta que estabelece quanto tempo cada colaborador leva para realizar uma atividade.
Com ela é possível entender o que é mais demorado e o que é mais rápido, quais são os trabalhadores mais ágeis em cada competência, quais requerem capacitação, dentre outras coisas.
Desse modo, ela reúne dados para a criação de uma rotina de trabalho.
Treinamentos e capacitação
O setor administrativo é responsável por funções cruciais dentro das empresas. Por isso, deve ser alvo de campanhas de capacitação e de treinamento.
Ajudá-los a se qualificar e a manter-se atualizados sobre as novidades do setor reflete positivamente na própria empresa.
