Passivos trabalhistas: o que são e como evitá-los

Manter uma empresa requer muitos cuidados, entre eles, a manutenção de boas relações trabalhistas, garantindo que os contratos elaborados com cada colaborador sejam respeitados e que as leis seguidas, caso contrário a marca pode se ver meio a um turbilhão de passivos trabalhistas.

Para evitá-los, é necessário que a empresa, junto aos seus setores Jurídico e de Recursos Humanos, trabalhem em conjunto e de maneira empenhada. 

Sabendo disso, elaboramos esse conteúdo para que você saiba o que são os passivos trabalhistas e como a empresa pode atuar com relação a eles, reconhecendo as suas principais causas e mecanismos para evitá-los.

O que é passivo trabalhista?

O passivo trabalhista é a soma de todas as despesas que uma empresa tem relacionada a suas dívidas trabalhistas, ou seja, aquilo que é devido por conta do não cumprimento das leis de trabalho, que podem implicar em pagamento retroativos e multas.

Por exemplo, quando um trabalhador realiza horas extras de maneira informal, sem receber por elas, e ao sair da empresa decide entrar na justiça cobrando o pagamento delas, essa dívida que a empresa terá de assumir configura um passivo trabalhista.

Esse nome vem da relação entre o polo ativo e passivo trabalhista. Onde o polo ativo é quem promove a ação contra empresa, e o passivo a marca que responde pelas supostas faltas.

Quais são os riscos de possuir passivos trabalhistas?

Evitar passivos trabalhistas é uma prática fundamental e que deve ser feita conscientemente pelas empresas que querem evitar riscos, confira quais são os principais deles.

Falência

Pode parecer exagerado, mas empresas que acumulam passivos trabalhistas de maneira desordenada, e principalmente, sem quitar os seus saldos, podem acabar tendo que decretar falência para se adequarem à justiça do trabalho.

Esse caso é voltado para todos os tamanhos de empresa, já que grandes marcas podem sofrer com inúmeros processos que somados chegam a um grande montante.

Já as pequenas e médias empresas devem tomar cuidado, pois dependendo da falta cometido ou do processo recebido, poucos casos são necessários para que ela tenha de fechar as portas para conseguir arcar com seus passivos.

Instabilidade nas finanças da empresa

Mesmo sem chegar à falência, as empresas que devem passivos trabalhistas e não estão preparadas para ele podem sofrer com instabilidades financeiras, sendo obrigadas a fazer um balanço orçamentário.

Esse balanço pode incluir uma retração, com a demissão de alguns colaboradores, fechamento de setores e a retirada de investimentos em inovação.

Visão negativa externa

Ao acumular casos de passivos trabalhistas, a visão externa passa a se voltar negativamente para a empresa.

O primeiro pacto que pode ser sentido com relação a isso é nas vendas, já que como as dívidas estão relacionadas aos trabalhadores, existe margem para a interpretação de que a marca não os respeita.

Outro impacto é sobre os investidores, que ao perceberem a visão do público se afastarão da empresa, evitando o envolvimento com ela.

Visão negativa interna

Não é apenas a visão externa que sofre o impacto por conta dos passivos, a interna também é prejudicada.

Os colaboradores estão vendo o “problema” de dentro, o que diminui drasticamente a retenção de talentos.

Além disso, outros profissionais que poderiam integrar o quadro da empresa, passam a descartar a marca como um de seus possíveis locais de atuação.

Principais causadores de passivos trabalhistas

Agora que você já sabe o tamanho das dores de cabeça que os passivos trabalhistas podem trazer para a sua empresa, conheça os seus principais causadores.

Horas extras

A principal causa dos passivos trabalhistas é a falta de pagamento das horas extras, por conta disso, a empresa junto ao seu setor de Recursos Humanos deve prestar atenção para não a negligenciar.

A primeira situação a ser observada é que as horas extras não são contabilizadas apenas quando solicitadas. Se o trabalhador permanece por mais tempo no trabalho e marca o seu ponto de saída posteriormente ao combinado, esse tempo é contabilizado como hora extra.

Ao não observar um detalhe como esse, a empresa acaba tendo de arcar com os passivos, já que basta ao colaborador comprovar que trabalhava além do seu horário combinado sem receber a mais para isso.

Uma opção para tornar as horas extras mais controladas e de acordo com a lei são os bancos de horas, que eliminam inclusive a necessidade de pagamentos.

Devolução da carteira de trabalho

Alguns artigos expostos na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – trazem conteúdos que podem passar despercebidos e acabar comprometendo a empresa.

Entre esses artigos está o de número 29, que estabelece o tempo disponível para empresa fazer anotações na carteira de trabalho e devolver o documento ao trabalhador:

“Artigo 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.”

Ou seja, a empresa que reter por mais de 48 horas a carteira de trabalho dos seus colaboradores agirá ilegalmente e corre riscos jurídicos.

Pagamento de adicionais

Assim como as horas extras, outros pagamentos extras podem ser somados ao montante devido ao trabalhador no final de cada mês, entre eles os adicionais, onde não é necessário que os trabalhadores trabalhem além do acordado para terem direito a recebê-los.

Entre os principais adicionais previstos na lei estão o de insalubridade e o adicional noturno.

A empresa deve se atentar ao seu ambiente de trabalho e o horário de atuação, garantindo que esses adicionais sejam pagos quando necessário.

Caso contrário, novamente, o trabalhador poderá entrar com um processo solicitando o pagamento retroativo de seus direitos e eventualmente outros valores, aumentando os passivos trabalhistas.

Processos por danos morais

O dano moral é configurado quando há violação da ordem moral de uma pessoa, se conectando a sua liberdade, honra, saúde mental ou física e a sua imagem.

Portanto, a empresa deve evitar ao máximo que esse comportamento ocorra em seu ambiente de trabalho, principalmente quando ela vem de uma liderança para um subordinado.

Em casos onde os danos morais foram cometidos por outros colaboradores, e a empresa tomou as medidas necessárias para contar a situação, e mesmo assim o trabalhador decidiu processar a marca, pode haver ilegitimidade passiva trabalhista.

A ilegitimidade passiva trabalhista acontece quando a empresa que está sendo processada não é a causadora ou responsável pelos problemas apresentados na ação.

Pagamento de rescisões contratuais

Existem diferentes formatos de rescisão de contrato de trabalho, entre eles aqueles onde a empresa é obrigada a realizar alguns pagamentos para os colaboradores, como o FGTS e o aviso-prévio.

Caso não os pague, a empresa pode se ver novamente com problemas na justiça, e quanto maior o número de colaboradores que não receberam os seus direitos, maior o montante do passivo trabalhista devido pela empresa.

Erro no controle de ponto

Como primeiro item deste tópico, você viu que as horas extras são o principal causador de passivos trabalhistas, e essa falta de organização com relação pode ser gerada pela falta do controle de ponto.

É importante lembrar que a empresa deve contar com um sistema adequado e capaz de registrar fielmente, sendo esse controle fundamental para a apresentação de possíveis provas em um processo.

Além disso, o controle de ponto é obrigatório em empresas que contam com mais de 20 colaboradores.

Acúmulo ou desvio de função

Aquilo que foi determinado na carteira de trabalho e no contrato realizado com um colaborador deve ser seguido.

Caso seja necessário que ele mude de cargo ou expanda suas funções, os documentos devem ser atualizados.

Se isso não acontecer, o trabalhador poderá abrir um processo contra a empresa, gerando mais passivos trabalhistas.

Interpretação ou uso da legislação desatualizada

As leis de trabalho são constantemente adaptadas e recebem novas interpretações pela justiça com o passar do tempo.

Cabe à empresa junto ao seu setor jurídico prestar atenção nessas mudanças e garantir que o trabalho realizado dentro de seus domínios está seguindo a legislação, as determinações sindicais e os acordos coletivos.

Não recolhimento de encargos sociais

Ao contratar um trabalhador, a empresa deve recolher os seus encargos sociais, impostos a serem pagos cuja função é garantir benefícios aos colaboradores a longo prazo.

Entre os encargos sociais estão o INSS e o FGTS.

Como evitar passivos trabalhistas

Além de conhecer os principais geradores de passivos trabalhistas, é fundamental saber como evitá-los.

Conhecimento sobre as principais leis trabalhistas

A primeira maneira de garantir que a sua empresa não entrará em um ciclo vicioso de passivos trabalhistas é ter o conhecimento sobre as principais leis trabalhistas, sendo os setores jurídicos e de Recursos Humanos fundamentais para que essa tarefa seja cumprida.

Dentro dessas leis que a empresa deve seguir, temos a CLT como a principal, mas além dela, é fundamental ficar atento às convenções e acordos coletivos que delimitam os direitos de classes específicas.

Organização

A organização evita possíveis passivos trabalhistas. Dois exemplos são o da carteira de trabalho e o controle de horas extras.

Os colaboradores do setor responsáveis pelo registro na carteira podem acabar não devolvendo o documento ao trabalhador não por má-fé, mas sim por não se atentarem e se organizarem para tal.

Assim como as horas extras que podem gerar posteriores passivos, quando feitas de maneira desordenada e sem o controle das lideranças.

Compliance

O compliance é o conjunto de procedimentos disciplinares estabelecidos por uma empresa com a finalidade de garantir que as leis e as suas normas internas sejam seguidas.

Por tanto, a empresa deve inserir esses procedimentos na sua cultura organizacional, fazendo com que todos os colaboradores envolvidos se responsabilizem pelo seguimento das leis.

Manutenção de um bom ambiente de trabalho

Possuir uma boa avaliação interna do ambiente de trabalho é um fator-chave para diminuir os passivos trabalhistas, afinal, isso representará que os colaboradores estão satisfeitos com a forma como a gestão acontece.

Documentação

Assim como o trabalhador terá de apresentar provas para entrar com um processo trabalhista contra a empresa, a marca também deve possuir os seus meios de se defender e provar que age dentro da legalidade.

Para isso, é necessário documentar todos os passos da relação de trabalho, e armazená-los em local seguro e com o acesso controlado.

Auditorias

Caso a empresa esteja com dificuldades para encontrar a origem de seus passivos trabalhistas, ela pode recorrer a terceirização dessa etapa, contratando auditorias judiciais especializadas em identificar quais são as ações que geram as dívidas.

A partir disso, será mais fácil saber onde investir para que os erros sejam reparados.

Sistema de ponto eletrônico

Lembra que falamos que a falta de um controle de ponto adequado pode acabar gerando passivos trabalhistas? Então, a melhor forma de fazer isso é investindo em sistemas modernos, com tecnologia empregada e muita segurança de dados.

Entre as funcionalidades que podem garantir melhores resultados com relação à organização das horas trabalhadas estão controle de ponto para empresas que atuam de maneira híbrida.

Reserva financeira

Como última dica para evitar os passivos trabalhistas, temos a construção de uma reserva financeira.

Mesmo que a empresa mantenha excelentes relações com os seus trabalhadores e siga todas as leis, imprevistos podem acontecer.

É importante que o negócio esteja preparado para eles, possuindo meios de arcar com as suas dívidas.

Como calcular passivo trabalhista?

Você já sabe o que são os passivos trabalhistas, quais são os seus principais tipos e como evitá-los, é hora de saber como calcular esse importante dado.

Existem 3 maneiras principais de realizar essa ação:

• Através de ferramentas próprias: você pode encontrar softwares que prometem facilitar o cálculo dos passivos trabalhistas, de maneira automatizada eles trazem os dados necessários para saber qual é o montante das dívidas;
• Cálculo terceirizado: outra parte dos passivos trabalhistas que pode ser terceirizada é o seu cálculo. Empresas de contabilidade podem ajudar nesse momento, atuando com o setor jurídico na hora de responder aos processos e estabelecer os meios de pagamento;
• Cálculo manual: empresas de pequeno e médio porte podem realizar o cálculo dos passivos trabalhistas de maneira manual, tomado cuidado para não se perder nas contas e deixar escapar algumas dívidas.

Cuide das suas relações com os colaboradores

Os passivos trabalhistas são despesas que não precisam fazer parte da realidade da empresa.

Para isso, é necessário investir no seu combate, garantindo boas condições de trabalho e o seguimento das leis.

Se você deseja aprimorar o seu conhecimento sobre gestão empresarial, não deixe de conferir outros artigos como esse no blog da Oitchau.