Obrigações Acessórias: Você sabe quais são?

Dentre os diversos deveres que devem ser cumpridos pelas empresas em relação aos Governos (municipal, estadual ou federal) é a apresentação das obrigações acessórias, que são primordiais para que a situação da organização seja considerada regular.

A ausência de observação desses compromissos, pode gerar graves óbices à instituição, que pode ser alvo de multas e de incidência de juros moratórios.

O que são essas obrigações e o que elas exigem, necessariamente? Apresentamos essas respostas abaixo, assim como outras informações pertinentes sobre os deveres empresariais considerados acessórios.

Obrigações Acessórias: O que significam?

Embora existam obrigações tributárias acessórias, trataremos aqui daquelas obrigações que são relativas à apresentação de dados empresariais, periodicamente, aos governos municipal, estadual e federal, de acordo com a localização da empresa.

Os compromissos que serão aqui tratados dizem respeito àqueles atrelados ao Simples Nacional, bem como as relacionadas ao Lucro Presumido.

O principal objetivo destes deveres é a prestação de informações de modo automático pela empresa, sem necessidade de convocação periódica.

Os dados que devem ser informados podem ser referentes à receita efetivada, aos colaboradores (dispensas e contratações, folhas de pagamento, pagamento de encargos trabalhistas) e à própria atividade econômica realizada.

Obrigações Acessórias do Simples Nacional

O Simples é o nome dado a um sistema tributário simplificado que é utilizado para facilitar o recolhimento de tributos pelas microempresas e médio empresas. Existem algumas obrigações que são próprias dele, conforme veremos abaixo. Elas não serão aplicáveis às empresas de grande porte.

1.      DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais

O primeiro dos deveres acessórios que cabem às microempresas e médio empresas corresponde à Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

É obrigação das empresas deste porte entregar a DEFIS, anualmente, até o dia 31 de março. Até março de 2021 as empresas deverão entregar as informações referentes a 2020.

Esse documento é destinado à comunicação e comprovação da empresa, ao Governo Federal, do cumprimento dos recolhimentos tributários à Receita Federal. Essa obrigação acessória é destinada ao fornecimento de informações sobre o montante de despesas empresariais do período declarado.

Outras informações relevantes que podem ser contidas na DEFIS correspondem aos dados sobre a distribuição societária de lucros, bem como a quantidade de empregados que prestaram serviços a ela nesse período.

2.      DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional

Esse documento é destinado a comprovar a arrecadação dos valores do Simples Nacional que é um imposto calculado sobre o faturamento mensal da empresa.

Caso não tenha ocorrido faturamento não há necessidade de pagamento do DAS. Caso contrário, sua quitação é mensal.

3.      DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, conhecida popularmente como DIRF, é uma obrigação acessória que deve ser enviada anualmente por todas as empresas que optam por reter o imposto de renda na fonte.

4.      DESTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação

A DESTDA é a sigla correspondente à Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA). Ela nada mais é que uma obrigação acessória de periodicidade mensal que é imposta às microempresas e pequenas empresas.

É por meio da emissão deste documento que as empresas dessa modalidade promovem o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) referentes às diferenças de alíquotas entre os estados e da substituição tributária.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

As obrigações dessa natureza são aquelas que não são aplicadas sobre as empresas que compõem o Simples Nacional, microempresas e organizações de médio porte.

Abaixo, confira as obrigações que são típicas dessa modalidade.

1.      DES – Declaração Eletrônica de Serviços

A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) é uma obrigação acessória cuja declaração deve ocorrer perante o órgão municipal. Têm dever de apresentá-las as empresas que são prestadoras de serviço.

Esse documento é utilizado para fins de declaração fiscal de todos os serviços que foram prestados pela empresa no período de um mês. Essa obrigação não é nacional e sequer estadual, sendo exigida apenas por algumas prefeituras.

Assim, cabe à organização conferir se a prefeitura do local em que opera exige ou não esse tipo de obrigação.

2.      DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais

O DCTF nada mais é que uma declaração de competência da União, que deve ser emitida anualmente e conter dados correspondentes aos tributos recolhidos no exercício anual anterior.

3.      EFD Contribuições – Escrituração Fiscal Digital Incidentes sobre a Receita

Essa obrigação acessória é de natureza federal é faz parte do chamado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Sua emissão e envio é de dever das empresas que devem declarar as contribuições para o PIS/Pasep e Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta. Nesse caso, estão inclusos os setores de comércio, serviços e indústrias.

A apresentação desses dados se dá pela utilização do SPED, que se trata de uma iniciativa do Governo Federal para simplificar os processos para validar, enviar e arquivar documentos referentes às obrigações das empresas.

Sua implementação buscava simplificar e desburocratizar esses processos, assim como evitar a emissão de papeis físicos que se tornam obsoletos e somente tendem a gerar maior quantidade de lixo.

Por meio dele é possível disponibilizar ao Governo Federal as informações sobre outros impostos, como IPI e ICMS.

Diversos estados brasileiros, atualmente, dispensam a geração de guias físicas que foram completamente substituídas pela SPED FISCAL.

4.      GIA Estadual – Guia de Informações e Apuração Estadual

Essa é uma guia que deve ser emitida pela empresa. Seu objetivo corresponde à informação quanto à apuração e devido recolhimento do ICMS pelas empresas. Cabe ressaltar que apenas devem cumprir com essa obrigação acessória os contribuintes que têm inscrição estadual.

5.      GIA – Guia de Informações e Apuração de Substituição Tributária

Assim como o item anterior, essa obrigação acessória corresponde à emissão de guia. Sua serventia é correlata às apurações quanto ao recolhimento do ICMS-ST.

Novamente não são todas as empresas que necessitam realizar a expedição deste tipo de guia, mas tão somente aquelas que promovem a venda de produtos correspondentes aos regimes de ST (Substituição Tributária).

6.      LFE – Livro Fiscal Eletrônico

Outra obrigação das empresas condiz à necessidade de manter um Livro Fiscal Eletrônico, conhecido pela sigla LFE. Essa obrigação é cabível apenas às empresas que estão estabelecidas no território condizente a Brasília e serve para demonstrar o recolhimento devido do ICMS ou do ISS pela organização privada.

Esse tipo de dever de declaração é aplicável apenas no Distrito Federal, sendo dispensado no restante dos estados e cidades brasileiras.

7.      SISCOSERV – Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio

Compõem obrigação das empresas que não estão enquadradas no Simples realizar o recolhimento e registro de informações no Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV).

Nele devem ser cadastrados dados referentes aos serviços de importações e exportações. Essas obrigações acessórias não é aplicável às empresas que não trabalham com a importação ou exportação de produtos.

É importante que as empresas sempre estejam atentas às obrigações que lhe são impostas, sejam elas de natureza fiscal ou não.

A ausência de cumprimento de prazos ou de disponibilização de informações e documentos podem gerar graves consequências, uma vez que a empresa passa a ficar sensível à aplicação de multas e de taxas de juros referentes aos atrasos.

Outras penalidades podem ser impostas. Independentemente do porte empresarial, as obrigações devem ser observadas a fim de que a continuidade das atividades da organização seja garantida. O fluxo de caixa é resguardado, inegavelmente.

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