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A folha de pagamento dos funcionários de uma empresa corresponde a um documento que é emitido todos os meses e que deve conter todas as parcelas que são pagas ao funcionário e que possuem natureza salarial.
Existem diversos erros que são comuns na folha de pagamento e que podem acarretar diversos prejuízos às empresas. Confira quais são eles e como evitá-los.
Folha de Pagamento: O que é?
A folha de pagamento corresponde ao documento em que são detalhadas todas as parcelas pagas ao empregado mensalmente.
Dentre elas está o salário mensal que, por sua vez, corresponde ao valor que consta na CTPS do trabalhador. Note-se que todas as alterações salariais devem ser anotadas na carteira de trabalho do empregado e, assim, refletir seu valor na folha de pagamento.
Outras parcelas salariais que devem constar na folha dizem respeito ao labor extraordinário e a eventuais adicionais como os de insalubridade ou periculosidade.
Parcelas de natureza indenizatória, como o vale transporte, alimentação e refeição, devem constar no documento referente ao pagamento do trabalhador.
É necessário que todos os descontos realizados do salário obreiro sejam registrados na folha de pagamento. Dentre eles estão a parte dos vales alimentação e transporte custeados pelo empregado, as faltas e os descontos referentes ao INSS e ao FGTS.
Abaixo listamos os principais e mais comuns erros cometidos em relação à folha de remuneração dos empregados. Confira abaixo e, assim, evite incidir neles e os eventuais prejuízos que eles podem causar à empresa.
Principais erros da folha de pagamento
São diversos os erros que podem ser encontrados nas folhas de pagamento. Dentre eles estão questões referentes aos prazos, ao registro de parcelas e aos impostos que incidem sobre elas.
1. Datas de pagamento e emissão da folha
O pagamento dos salários deve ocorrer até o 5º dia útil do mês, data limite para a emissão da folha de pagamento.
O desrespeito aos prazos de pagamento pode gerar inúmeros incômodos à empresa, como o pagamento de multa sou mesmo gerar futuras reclamatórias trabalhistas em razão dos danos causados ao colaborador que teve seu salário atrasado.
Dessa maneira, é importante que haja a organização de um calendário de pagamentos logo para o início do mês, juntando-se os dados referentes à remuneração e às parcelas as quais cada um dos trabalhadores faz jus.
2. Desconsideração das parcelas extras na folha de pagamento
Embora uma parte da remuneração mensal do trabalhador seja fixa, existem parcelas cujo pagamento deve ser feito de maneira extraordinária.
A mais comum delas diz respeito ao labor extraordinário, cuja hora trabalhada deve receber ao menor 50% de adicional. Caso as horas extras tenham sido realizadas em feriado ou em dia destinado ao descanso semanal remunerado, por outro lado, o adicional cabível é de 100%.
Eventuais supressões parciais ou totais dos intervalos devem ser remunerados. Isso significa que caso o trabalhador não goze do tempo de descanso integral ele fará jus a um pagamento de valor extra ao final do mês.
Caso haja a prestação de serviço em um dia que originalmente não era voltado para o labor, como o descanso semanal, o trabalhador tem direito ao pagamento do valor correspondente ao vale transporte, alimentação e/ou refeição correspondente ao dia extra.
3. Esquecimento de impostos que incidem sobre a folha
Existem diversos impostos e taxas que são cobrados de acordo com o valor pago aos funcionários. O montante deles varia com base na faixa salarial de cada colaborador, assim como pelos extras que ele pode ou não receber e que devem constar na folha de pagamento, assim como são calculados com base nela.
Dessa maneira, é necessário ficar atento ao pagamento dos impostos de forma correta, como é o caso, por exemplo, do imposto de renda retido na fonte.
4. Enquadramento errôneo dos colaboradores é um dos erros mais comuns das folhas de pagamento
O enquadramento sindical é feito com base nas atividades-fim de uma empresa e tem grande importância por ser o fator que permite identificar o piso salarial da categoria, assim como outros direitos e deveres, tanto dos empregados quanto das instituições privadas, provenientes de convenções coletivas.
O enquadramento dos funcionários não se dá pela atividade que cada um exerce dentro da empresa, mas com base na atividade-fim desta. Em muitas oportunidades existem erros quanto ao enquadramento dos funcionários, o que pode decorrer até mesmo do errôneo enquadro sindical patronal da empresa.
Diante disso, sabendo-se que o piso salarial, assim como o percentual adicional das horas extras e outros detalhes de natureza financeira variam conforme o enquadramento dos colaboradores, é necessária atenção e cuidado!
Caso seja necessário, consulte um advogado da área trabalhista que pode analisar o correto enquadramento e evitar problemas futuros.
É necessário ter cuidado com situações que destoem daquelas normalmente abrangidas pela empresa. Caso haja empregados em home Office ou que laborem sem controle de jornada é necessário atentar as diferenças de pagamento referentes a eles.
5. Erros nos cálculos
A folha de pagamento pode conter erros que são advindos de problemas na digitação ou mesmo da consideração de uma faixa salarial errônea para o cálculo de descontos, por exemplo.
Isso ocorre principalmente em situações em que os serviços de recursos humanos referentes ao pagamento dos colaboradores são feitos de forma manual.
Nesse sentido, adotar um sistema que faça automaticamente tais cálculos e preenchimento com base em outras informações previamente cedidas às ferramentas tecnológicas podem ser de grande ajuda.
Podem ser evitados, assim, pagamentos de forma errônea, que podem ser feitos em montante menor ou maior do que era originalmente devido ao colaborador.
6. Ignorar mudanças na empresa
Existem diversas mudanças que afetam não só o funcionamento das atividades da empresa e a folha de pagamento dos funcionários. Algumas são a longo prazo, como promoções e alterações de cargo e as demissões.
Por outro lado, algumas dessas mudanças são apenas pontuais, como o afastamento em razão de salário-maternidade, auxílio doença ou auxílio-acidentário. Outras ocasiões são as férias (que demandam pagamento adicional de 1/3 do salário).
7. Ignorar mudanças legislativas causa erros à folha de pagamento
A legislação, assim como a sociedade, está em constante transformação a fim de acompanhar as relações sociais. Dessa maneira, é necessário que os responsáveis pela folha de pagamento se atentem a essas mudanças, pois elas influenciam em larga escala as parcelas trabalhistas.
8. Centralização de dados
Embora isso já não seja comum em empresas, algumas incorrem no erro de manter todas as informações referentes aos empregados e mesmo à folha de pagamento em um só computador ou com acesso de um só empregado.
Essa forma de atuação é extremamente perigosa, pois possibilita que dados sejam perdidos por eventuais problemas na máquina que os concentra ou que a elaboração da folha seja prejudicada pela ausência do colaborador na empresa por problemas diversos.
Assim, é interessante que haja o investimento em servidores, assim como haja ao menos uma equipe que tenha acesso aos dados, e não uma só pessoa.
De que forma os erros na folha de pagamento afetam a empresa?
Os erros acima listados podem prejudicar a empresa principalmente no que diz respeito à abertura de possibilidades para ajuizamento de ações trabalhistas contra ela, assim como à incidência de multas e outros problemas perante órgãos governamentais.
Todos esses erros são passíveis de evitar com atenção e treinamento dos colaboradores responsáveis pela folha de pagamento e pela adoção de ferramentas tecnológicas destinadas a essas questões.
Assim, é possível automatizar funções que não precisem de decisões mais extremas e raciocínio lógico e reservar os empregados para aquelas atividades que realmente demandem a atenção de colaboradores.
Com esses cuidados a folha de pagamento evita erros comuns e prejuízos evitáveis.
Veja também:
- Existe Contabilidade no RH? Como funciona? Vantagens.
- O que é Turnover e as melhores técnicas de gestão para a empresa
- Employee Value Proposition (EVP): o que é? Quais são os benefícios?
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