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LGPD

LGPD e fases do contrato de trabalho: como funciona?

A Lei Geral de Proteção de Dados, popularmente chamada de LGPD, entrou em vigor há poucos meses e trouxe inúmeras exigências às empresa em relação à coleta de informações.

As mudanças iniciam-se para as empresas em relação aos colaboradores, inicia-se no recrutamento e seleção, e continua ao longo da jornada de trabalho.

Não só a coleta foi afetada. Entraram na mira da nova lei as questões sobre uso, comercialização e armazenamento de dados. O mesmo ocorreu com o consentimento de dados e da sua regularidade.

Para não ficar para trás ou tornar-se alvo de multa por contrariedade à nova norma continue lendo e veja como ela afeta o contrato de trabalho e suas fases e como se adequar.

Entenda o que é a LGPD

O armazenamento de dados ocorre de diversas formas. O mundo se escandalizou após vazamentos de informações quanto ao colhimento de dados online por empresas para sua comercialização com terceiros.

Isso era usado para direcionar massivamente propagandas para os internautas, de modo muito invasivo e bastante preocupante, até pela manipulação virtual ocorrida.

A partir desses eventos muitos países criaram leis para proteger essas informações. No Brasil isso culminou na Lei de Proteção de Dados, que entrou em vigor há pouquíssimo tempo.

A LGPD se aplica às relações de trabalho?

Sim. Diferentemente do que muitos acreditam, essa lei se aplica aos contratos de trabalho.

Isso se torna claro pelo fato da norma possuir um artigo destinado às exceções de sua aplicação e por ele não fazer qualquer menção aos vínculos trabalhistas.

Veja:

Art. 4º Esta Lei não se aplica ao tratamento de dados pessoais:

I – realizado por pessoa natural para fins exclusivamente particulares e não econômicos;

II – realizado para fins exclusivamente:

a) jornalístico e artísticos; ou

b) acadêmicos, aplicando-se a esta hipótese os arts. 7º e 11 desta Lei;

III – realizado para fins exclusivos de:

a) segurança pública;

b) defesa nacional;

c) segurança do Estado; ou

d) atividades de investigação e repressão de infrações penais; ou

IV – provenientes de fora do território nacional e que não sejam objeto de comunicação, uso compartilhado de dados com agentes de tratamento brasileiros ou objeto de transferência internacional de dados com outro país que não o de proveniência, desde que o país de proveniência proporcione grau de proteção de dados pessoais adequado ao previsto nesta Lei.

Como aplicar a LGPD em cada fase do trabalho

Agora que você já sabe que a Lei Geral de Proteção de Dados atinge o contrato de trabalho é preciso saber como ela se aplica em cada uma das fases contratuais.

Para isso separamos abaixo algumas informações relativas a cada um desses momentos do contrato junto com dicas importantes de como respeitar a lei em cada um deles.

Antes de começarmos a ver como casa fase é afetada pela LGPD é preciso entender quais são os princípios da lei. Conforme veremos eles se aplicam a cada um dos pontos abaixo e ajudam a entender se a ação empresarial está de acordo com a norma ou não.

Estão entre os principais princípios:

  • Princípio da finalidade: o colhimento e tratamento (uso) de um dado devem ter um fim estipulado que justifique sua necessidade;
  • Princípio da adequação: os dados colhidos, solicitados e armazenados precisam ser relacionados à finalidade apontada. Um bom exemplo é diz respeito à sexualidade do colaborador, algo que não é necessário para qualquer tipo de ação interna;
  • Princípio da necessidade: os dados devem se limitar àqueles necessários para a finalidade indicada.
  • Princípio da transparência: a empresa deve demonstrar quais dados são armazenados, a justificativa para isso e o tempo de armazenamento;
  • Principio da não discriminação: os dados não podem ser utilizados para qualquer tipo de discriminação nas ações da empresa ou de terceiros;
  • Princípio do consentimento: o cidadão a quem os dados se referem deve consentir com o uso de suas informações.

Recrutamento e Seleção

Ao abrir um processo de recrutamento e seleção com espaço para envio de currículos e dados a empresa deve se valer de um termo com considerações sobre o uso dos dados dos documentos, o tempo de armazenamento e como serão armazenados.

A coleta deve ser justificada como necessária para a avaliação dos candidatos. A manutenção posterior dos dados, independentemente da contratação, deve ser preferencialmente de 02 anos e isso é justificado pelo exercício legal de direitos em eventual processo judicial.

Outro ponto relevante é que a empresa deve requerer na seleção e armazenar somente os dados que são importantes para a avaliação do candidato.

Não se deve pedir registro de informações que não relevantes para a finalidade de contratação de um candidato.

Contratação e período de vínculo

A contratação e o período de vínculo de emprego entre a empresa e o colaborador são afetados do mesmo modo pela LGPD! Considere que durante todo o contrato a empresa precisa fazer uso de dados do contratado.

Uma boa forma de deixar isso de acordo com a lei é determinando em cláusula contratual (ou de termo adicional de contrato para quem já trabalha na empresa) esclarecendo o uso de dados.

Esses dados serão usados para documentos internos, folhas de pagamento, cartões ponto, eventuais ações judiciais, fiscalizações de órgãos trabalhistas e para as declarações da empresa às instituições federais, tal como ocorre com o e-Social.

Aqui novamente são colocados os princípios listados. É necessário explicar a necessidade de armazenamento (05 anos para dados gerais de pagamento, horários e afins) e 02 anos após o final do contrato de trabalho para os demais.

A empresa deve esclarecer como eles serão armazenados e deixar clara a proteção dos sistemas.

Quanto à relevância dos dados, aqui ela é muito mais abrangente. Um exemplo é o uso de dados sobre a existência de filhos são necessários para o pagamento de Salário-família.

Dados de endereço, atestados e outros são usados de igual forma pela empresa. O rol de dados usados é maior e todos eles podem ser justificados com as obrigações legais da empresa e exercício regular de direitos em processos judiciais.

Outro ponto importante aqui é orientar os colaboradores quanto ao próprio uso dos sistemas e dados, limitar acessos, dar instruções sobre proteção deles e outros. Isso deve constar em termo assinado pelo colaborador.

Rescisão do contrato e LGPD

Com a rescisão os cuidados devem ser quanto ao armazenamento dos dados e ao período que foi informado para isso.

Após, devem ser devidamente descartados de forma definitiva e com cuidado para que não sejam vazados de maneira errônea.

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