Homologação: quando fazer e qual é a documentação?

Quando se trata de burocracia trabalhista, é normal que surjam muitas dúvidas de como podem ser realizadas dentro da lei. 

E qual prazo deve ser aplicado, principalmente quando se trata da homologação, esta que é a fase final de uma descontratação.

Por ser obrigatória, é muito importante que a empresa esteja por dentro de todos os aspectos no momento da homologação, para evitar processos trabalhistas e redução da credibilidade.

O que é homologação?

É parte obrigatória e fundamental  para um encerramento de contrato, o momento que ocorre a demissão do colaborador e assim é preciso emitir um documento comprobatório dessa finalização, para que o desligamento seja legalizado.

Desta maneira, deve ser incluída na homologação trabalhista: as verbas rescisórias, férias, FGTS, 13º salário e horas extras que o colaborador irá receber, os dados de encerramento e somente tem esse direito os colaboradores que atuam em contratação CLT.

Também pode ocorrer em outros processos que precisam de auditoria jurídica, e comprovações como em concursos públicos, licitações e as próprias auditorias e não somente em relação a demissões.

O que mudou na homologação contratual após a reforma trabalhista?

A homologação contratual é um procedimento obrigatório que ocorre no momento do encerramento do contrato de trabalho, seja por demissão sem justa causa ou com justa causa, por acordo entre empregado e empregador ou por pedido de demissão. 

Antes da reforma trabalhista, a homologação era feita exclusivamente nos sindicatos ou nas superintendências regionais do Ministério do Trabalho. Todavia, isso mudou a partir de novembro de 2017.

Com a reforma trabalhista, algumas mudanças significativas foram implementadas em relação à homologação do contrato de trabalho. Portanto, agora esse procedimento ocorre com novas regras, que o flexibilizaram. 

Uma das principais alterações é a não obrigatoriedade da homologação pelo sindicato ou pela autoridade do Ministério do Trabalho. Agora, a homologação pode ser realizada diretamente entre empregador e empregado, de forma mais ágil e simplificada.

Quais documentos para realizar a homologação?

É preciso apresentar o contrato e o contrato de trabalho para iniciar o contrato , sem necessidade de acordo com o motivo e o processo de início, se justa causa final do contrato, pedido de contrato e consensual.

Em caso de menores de idade, como acontece com o contrato de jovem aprendiz, é necessário a presença de um responsável legal para assinatura também.

Vamos destacar os documentos necessários para homologação de pedido de demissão, término de contrato e sem justa causa a seguir:

Pedido de demissão

• Rescisão 5 vias;
• Carta de preposição;
• Carteira de trabalho atualizada;
• Ficha atualização da CTPS;
• Pedido demissão 3 vias;
• Extrato do FGTS,
• Comprovante de depósito da rescisão;
• Cópia exame médico demissional;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• Relatório com os últimos 12 meses das médias variáveis.

Término de contrato

• Rescisão 5 vias;
• Carteira de trabalho;
• Ficha atualização da CTPS;
• Extrato do FGTS;
• Recolhimento do mês da rescisão;
• Chave da Conectividade Social;
• Comprovante de depósito da rescisão;
• Exame médico demissional;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• Relatório com os últimos 12 meses das médias variáveis.

Rescisão sem justa causa

• Rescisão 5 vias;
• Carta de preposição;
• Aviso prévio 3 vias:
• Carteira de trabalho atualizada;
• Ficha de atualização da CTPS;
• Extrato do FGTS;
• GRRF – quitada;
• Chave conectividade social;
• Comprovante de depósito da rescisão;
• Atestado médico demissional;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• Relatório com os últimos 12 meses das médias variáveis;
• Guias do Seguro Desemprego.

Vale sempre verificar junto à empresa e ao seu estado, a necessidade dos documentos pois podem sofrer atualizações e em alguns casos pode não haver a necessidade de realizar a homologação presencial.

A homologação deve ser realizada após um dia útil do término do contrato, em que todos os trâmites legais já foram feitos e assim facilitando para que o processo ocorra corretamente.

É possível fazer a homologação do contrato online?

Sim, é possível realizar a homologação do contrato de trabalho de forma online. Com a evolução tecnológica e a necessidade de agilidade nos processos, diversas empresas e escritórios de advocacia têm adotado sistemas e plataformas digitais.

Com elas, é possível realizar a homologação contratual de forma eletrônica. Nesses casos, o empregador e o empregado utilizam um sistema ou plataforma online para registrar todas as informações relacionadas à rescisão do contrato de trabalho.

Isso inclui os valores das verbas rescisórias e a assinatura eletrônica das partes envolvidas. Essa modalidade de homologação proporciona maior facilidade, agilidade e segurança no processo.

E isso não é por acaso, uma vez que ela elimina a necessidade de deslocamento físico para a realização da homologação. Isso gera economia de tempo e de dinheiro tanto para a empresa quanto para o trabalhador.

No entanto, é importante ressaltar que a validade da homologação online depende do cumprimento de requisitos legais e da aceitação das partes envolvidas. Além disso, é fundamental utilizar plataformas confiáveis e seguras.

Ou seja, sempre é crucial observar as normas e regulamentações vigentes. Em caso contrário, é possível que haja a desconsideração da homologação ocorrida.

O que diz a lei sobre a homologação?

Seguindo a explicação anterior da homologação ser feita online de maneira legalizada, vale destacar que age de acordo com a Portaria 1620 e a Portaria 1621 do MTE Ministério do Trabalho e Emprego.

A Portaria 1620 atua de acordo com o Art. 477 da CLT, que ressalta no Parágrafo 4º e 6º:

4º O pagamento a que fizer jus o empregado será efetuado: (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)

I – em dinheiro, depósito bancário ou cheque visado, conforme acordem as partes; ou (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)

II – em dinheiro ou depósito bancário quando o empregado for analfabeto. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)

6º O empregado de documentos que comprove a comunicação da extinção contratual aos órgãos competentes como o pagamento dos valores constantes do instrumento de recisão ou recibo de quitação incluirá bem a entrega ao contrato até o término dos dez dias . (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)

Já na Portaria 1621 consta nos art. 1º, 2º e 3º:

Art. 1º Aprovar os modelos de Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho – TRCT e Termos de Homologação, que devem ser utilizados como instrumentos de quitação das verbas correspondentes às rescisões de contrato de trabalho.

Para as atuações que não seguirem a homologação online, seguindo as ordens do presencial, deverão cumprir com as seguintes normas:

Art. 2º Nas recisões de contrato de trabalho em que não utilizado o sistema lognet, devem ser utilizados os seguintes documentos:

I – TRCT previsto no Anexo I desta Portaria, impresso em 2 (duas) vias, sendo uma para o empregador e outra para o empregado, acompanhado do Termo de Quitação de Rescisão do Contrato de Trabalho, previsto no Anexo VI, impresso em quatro vias, sendo uma para o empregador e três para o empregado, destinadas ao saque do FGTS e solicitação do seguro-desemprego, nas rescisões de contrato de trabalho em que não é devida assistência e homologação; e

II – TRCT previsto no Anexo I desta Portaria, impresso em 2 (duas) vias, sendo uma para o empregador e outra para o empregado, acompanhado do Termo de Homologação de Rescisão do Contrato de Trabalho, previsto no anexo VII, impresso em quatro vias, sendo uma para o empregador e três para o empregado, destinadas ao saque do FGTS e solicitação do seguro-desemprego, nas rescisões de contrato de trabalho em que é devida a assistência e homologação.

Parágrafo único. O TRCT previsto no Anexo I desta Portaria deve ser utilizado nas rescisões de contrato de trabalho doméstico.

Já aos que optarem por seguirem com a homologação online, devem seguir com as exigências do Artigo 3º:

Art. 3º Serão gerados pelo Homolognet, os seguintes documentos anexos a esta Portaria:

I – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho – Anexo II;

II – Termo de Homologação sem ressalvas – Anexo III; e

III – Termo de Homologação com Ressalvas – Anexo IV .

As exigências do estado ou da empresa são obrigações nacionais, mas podem variar com a atuação de etapas de acordo com cada estado vigente sobre a homologação.

O que é a homologação de direitos anual? O que diz a CLT?

A homologação de direitos anual, também conhecida como recibo de quitação anual, é um documento que, de acordo com o artigo 507-B da CLT, pode ser utilizado pelo empregador para comprovar que pagou corretamente todas as verbas trabalhistas do ano vigente.

Art. 507-B.  É facultado a empregados e empregadores, na vigência ou não do contrato de emprego, firmar o termo de quitação anual de obrigações trabalhistas, perante o sindicato dos empregados da categoria.

Parágrafo único.  O termo discriminará as obrigações de dar e fazer cumpridas mensalmente e dele constará a quitação anual dada pelo empregado, com eficácia liberatória das parcelas nele especificadas.

Neste caso, diferentemente do que hoje pode acontecer com a homologação do contrato de trabalho, o sindicato deve estar presente. O termo de quitação diz respeito somente ao ano especificado, sobre o qual se declara que não existem valores pendentes.