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Em um mundo cada vez mais dinâmico e acelerado, a gestão de tempo no trabalho se tornou essencial para alcançar o sucesso e manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
No entanto, muitas vezes é difícil encontrar tempo para atender a todas as demandas que acabam surgindo na rotina e ainda manter a qualidade das entregas.
Pensando nisso, preparamos este artigo para compartilhar com vocês cinco dicas valiosas sobre como fazer a gestão de tempo no trabalho.
O que é gestão de tempo no trabalho?
Gestão de tempo no trabalho é o processo de planejamento e organização das atividades profissionais para que elas sejam realizadas de forma mais eficiente e produtiva.
De forma simplificada, é sobre fazer o que precisa ser feito de forma inteligente, prezando fatores como:
- Qualidade;
- Prioridade;
- No prazo ideal.
Assim, ela envolve a identificação das tarefas mais importantes e a alocação adequada do tempo para cada uma delas, com o objetivo de maximizar a produtividade e minimizar o estresse e a pressão.
Qual a relação da gestão de tempo com a produtividade?
A gestão de tempo tem uma relação direta com o objetivo de aumentar a produtividade, já que ela permite que as atividades sejam realizadas de forma mais eficiente e com menos desperdício de tempo e recursos.
Quando sabemos exatamente o que precisamos fazer e quanto tempo temos disponível, podemos planejar melhor nossas atividades e priorizar as tarefas mais importantes, melhorando os resultados e reduzindo os níveis de sobrecarga e estresse.
No entanto, é preciso lembrar que a produtividade não está relacionada apenas com a quantidade de demandas atendidas e entregas realizadas. O ponto aqui está em fazer o equilíbrio entre quantidade e qualidade.
Afinal, não é interessante entregar todas as demandas do período se elas foram repassadas com erros e exigirão retrabalho. Como também é pouco eficiente realizar pequenas entregas que, apesar da qualidade, atrasaram outras demandas.
Assim, é preciso buscar um formato de trabalho que permita mais e melhores resultados.
Quais os principais fatores para melhorar a gestão de tempo no trabalho?
Para melhorar a gestão de tempo no trabalho, é preciso levar em consideração alguns fatores importantes.
Vamos conhecer os principais.
Planejar
O planejamento é fundamental para a gestão de tempo no trabalho.
É importante definir as atividades que precisam ser realizadas e estabelecer prazos para cada uma delas. Isso ajuda a visualizar melhor as tarefas e a distribuir o tempo de forma mais adequada, evitando sobrecarga e atrasos.
Priorizar
A priorização é outra habilidade importante para a gestão de tempo no trabalho.
É preciso identificar as tarefas mais importantes e urgentes e dar a elas a atenção necessária. Dessa forma, é possível evitar distrações e garantir que as atividades mais relevantes sejam realizadas dentro do prazo.
Focar
A habilidade de focar é fundamental para a gestão de tempo no trabalho.
Quando estamos concentrados em uma tarefa, conseguimos realizá-la de forma mais eficiente e com menos desperdício de tempo e energia.
É importante evitar distrações, como redes sociais e e-mails, que podem nos fazer perder o foco e prejudicar a produtividade.
Delegar
Delegar tarefas é uma ótima estratégia para otimizar a gestão de tempo no trabalho. Quando temos muitas atividades para realizar, é comum sentirmos que não vamos dar conta de tudo.
Por isso, é importante identificar quais tarefas podem ser delegadas a outras pessoas e confiar nelas para realizar essas atividades.
Essa pode ser uma das tarefas mais difíceis, especialmente para aqueles com perfil mais controlador.
Mas, a seguir, iremos apresentar a matriz de priorização, e você vai saber como identificar quais atividades são delegáveis.
Quais são as técnicas de gerenciamento de tempo no trabalho ?
Existem inúmeras técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo. A seguir, você vai conhecer as principais.
Matriz de Priorização
A primeira, e uma das mais conhecidas e aplicadas, é a matriz de priorização. Também conhecida como Matriz de Eisenhower, ela é uma ferramenta de gestão de tempo no trabalho que busca definir a prioridade de cada atividade por meio de dois fatores:
- Nível de urgência;
- Nível de importância.
Assim, as tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes distintos, que mensuram o grau de prioridade da atividade:
- Não é urgente e não é importante? Elimine;
- Não é urgente, mas é importante? Agende;
- É urgente e não é importante? Delegue;
- É urgente e importante? Faça agora.
Técnica Pomodoro
A Pomodoro é um das mais simples de serem aplicadas.
Após definir qual tarefa você irá focar, serão estabelecidos ciclos de trabalho e descanso que variam entre 25 min. de trabalho e 5 min. de descanso.
O seu objetivo é fazer com que você mantenha o máximo de atenção na demanda, mas utilizando pequenas pausas para que o seu cérebro possa descansar e voltar a focar na atividade com maior produtividade.
É importante entender que, apesar do conceito da técnica, nem todas as pessoas conseguem se adaptar ao seu formato. Por isso, o mais importante é estabelecer quais serão os ciclos de trabalho e ciclos de descanso, de acordo com a sua necessidade.
Gamificação
Por fim, a estratégia de gamificação consiste em se “premiar” por ter concluído uma lista de atividades.
O nosso cérebro funciona melhor quando percebe que irá receber recompensas por um determinado esforço.
Quando você estabelece um prêmio após um ciclo de esforços — tomar um café ou assistir a um vídeo, por exemplo — fica mais simples manter o foco e a motivação no trabalho.
Como você pôde perceber, essas técnicas podem ser facilmente aplicadas em conjunto. Assim, o processo de gestão de tempo no trabalho vai depender do que você estabeleceu com prioridade, quais os ciclos de trabalho e qual a recompensa pelos esforços.
5 dicas de como fazer a gestão de tempo e organização no trabalho
Agora que já conhecemos os principais fatores para melhorar a gestão de tempo no trabalho, vamos compartilhar com vocês cinco dicas valiosas sobre
1. Estabeleça uma rotina
Pode parecer um processo bastante simples, mas manter uma rotina de trabalho é fundamental para desenvolver uma melhor gestão do tempo.
A rotina permite que seja criado um fluxo constante de trabalho e evite a procrastinação. É importante definir horários para atividades rotineiras, como verificar e-mails, realizar reuniões e fazer pausas.
Além disso, tente ajustar sua rotina ao seu ritmo circadiano, ou seja, ao seu relógio biológico interno.
Algumas pessoas são mais produtivas pela manhã, enquanto outras se sentem mais dispostas durante a tarde ou à noite. Saber qual é o seu horário mais produtivo é essencial para planejar sua rotina de maneira eficiente.
Também é essencial manter intervalos para descanso e direcionamento da atenção para outras tarefas. Este ponto deve ser especialmente trabalhado nos casos de home office, em que as rotinas pessoal e profissional podem acabar se misturando.
2. Planeje a sua jornada e utilize um gestor do tempo
O segundo ponto é planejar a sua jornada de trabalho.
Um planejamento cuidadoso pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo o seu tempo e alcançar seus objetivos mais rapidamente. Para isso, é necessário que você defina claramente suas metas e objetivos a curto e longo prazo.
É importante que o planejamento seja realista e adaptado às condições e limitações. Por isso, não adianta fazer uma lista com diversas tarefas, se você já sabe que não é possível cumprir todas elas em um mesmo dia, por exemplo.
Assim, existem diversas ferramentas que você pode utilizar para realizar este planejamento.
Para os mais tradicionais, a agenda pode ser uma ótima solução. Em que é possível agrupar todas as tarefas e marcar quais devem receber maior ou menor prioridade.
Mas se você prefere contar com o apoio das tecnologias, existem aplicativos gratuitos que facilitam este processo, deste modo é possível fazer a gestão de tempo no trello.
3. Comece pelo que é mais importante
É comum perder tempo com tarefas menos relevantes e deixar as mais importantes para o final do dia. No entanto, essa estratégia pode ser prejudicial à sua produtividade.
Por isso, para não “empurrar com a barriga” e permitir que a procrastinação faça parte da sua rotina, sempre comece pelo que é mais difícil e relevante. Assim você consegue se concentrar melhor e garantir que as tarefas mais críticas sejam realizadas no prazo.
Além disso, ao completar as tarefas mais importantes logo no início do dia, será possível focar com mais tranquilidade e dedicar maior atenção para outras tarefas.
4. Identifique e controle as distrações
A quarta dica para uma boa gestão de tempo no trabalho é identificar e controlar as distrações.
No ambiente de trabalho, é comum ser interrompido por colegas, telefonemas, e-mails e redes sociais. Essas distrações podem reduzir drasticamente a sua produtividade.
Além disso, é importante aprender a dizer “não” a solicitações que não são essenciais para o seu trabalho.
5. Avalie os resultados
Por fim, para fazer uma boa gestão de tempo no trabalho é preciso avaliar os resultados. Afinal, não adianta investir em mudanças na rotina e no uso de ferramentas de produtividade se o acompanhamento de melhorias não é realizado.
Desse modo, o ideal é sempre manter um follow-up — mesmo que informal — sobre o seu desempenho, buscando responder a questões como:
- Qual era o cenário inicial da equipe?
- Qual foi o objetivo?
- Onde conseguimos chegar?
- O objetivo foi alcançado?
- O que estimulou os colaboradores a melhorarem seus resultados?
- O que impediu que pudéssemos gerar ainda mais resultados?
É importante acompanhar progresso e identificar pontos fortes e fracos na sua rotina de trabalho.
Como você percebeu, a gestão de tempo no trabalho não é uma mudança repentina, mas uma sequência de hábitos e práticas que viabilizam o alcance dos melhores resultados.
