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Fazer uma gestão de projetos e tarefas é essencial para que a sua empresa conquiste mais produtividade e, também, qualidade no resultado final das atividades.
Para isso, existe uma série de estratégias e ferramentas que podem auxiliar o gestor a criar um ambiente mais produtivo e criativo.
Usá-las, então, é uma maneira de melhorar a própria gestão,
Confira, abaixo, quais são essas estratégias.
Continue a leitura e conheça dicas valiosas para a sua gestão interna e que vão trazer grandes benefícios nos resultados dos seus projetos, campanhas e atividades.
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas corresponde à capacidade de organizar as atividades que cabem a um setor ou a uma equipe.
Essa organização, então, tem como objetivo garantir a distribuição de responsabilidades e orientações, bem como garantir o trabalho em equipe coordenado.
Essa gestão, então, inclui desde o reconhecimento das atividades pendentes de realização até a determinação dos responsáveis por elas.
Igualmente, volta-se à determinação de quais são as tarefas prioritárias, quais as necessidades delas e seus prazos. Portanto, é como se ela fosse um guia do trabalho.
A partir dela há a determinação do que se deve fazer, como, onde, por quem e dentro de qual prazo. Também, traz metodologias e ferramentas que auxiliam na execução de tarefas.
É a partir da gestão de tarefas que uma equipe pode garantir a entrega de atividades de qualidade dentro do prazo correto.
Da mesma forma, o desenvolvimento prioritário de tarefas mais urgentes e o reconhecimento de atividades que ainda estão sem responsáveis.
Ainda, relaciona-se com o respeito de orçamentos e com o direcionamento deles para a garantia de que todas as atividades sejam realmente executadas de acordo com o esperado.
Como fazer uma gestão de projetos e tarefas eficiente?
A gestão de tarefas inclui uma série de questões cruciais para o bom desenvolvimento das atividades de uma equipe.
É a partir dela que é possível garantir o cumprimento de prazos, a entrega de resultados e o trabalho em grupo.
Para que ela realmente seja efetiva, existem algumas estratégias que tendem a ser úteis quando colocadas em prática.
Confira 5 delas e veja como melhorar a sua gestão de atividades e projetos!
Delegue tarefas
Em primeiro lugar, para melhorar a sua gestão, busque não concentrar todas as tarefas mais importantes. Ou seja, delegue atividades e confie na sua equipe.
Em caso contrário, é possível não apenas que prazos se percam no caminho, mas também que a própria equipe seja desengajada.
Afinal, a confiança é um fator importante dentro das equipes de trabalho.
Além disso, ao delegar tarefas você consegue reunir novas ideias para a solução de problemas comuns e fazer uso do conhecimento e da experiência dos seus colaboradores.
Igualmente, é uma maneira de desafiá-los com novas responsabilidades.
Outro ponto interessante em delegar tarefas na gestão de tarefas e projetos é que isso pode ajudar a reconhecer as principais falhas dentro da equipe e direcioná-las para a capacitação necessária.
Saiba elencar quais são as prioridades
Outro ponto importante na gestão de projetos e de atividades é saber elencar quais são as prioridades dentre as tarefas pendentes.
Com isso, é possível priorizar as mais urgentes e garantir mais tempo para a execução daquelas mais demoradas e não tão urgentes.
Isso também é interessante para que o gestor auxilie seus colaboradores na organização de suas atividades.
Desse modo, eles aprendem a reconhecer o que faz de uma tarefa urgente e como dispor a agenda de modo a garantir a entrega de prazos.
Distribua as tarefas de acordo com as habilidades dos colaboradores
É natural que equipes tenham colaboradores com diferentes tipos de habilidades.
Mesmo quando algumas delas são compartilhadas, é comum que alguns sejam mais hábeis com algumas tarefas e, outros, com outras.
Por isso, não deixe de observar essas habilidades e de considerá-las no momento de realizar a distribuição de tarefas.
Com isso, você garante que quem tem mais destreza com certas tarefas fique responsável por elas.
Aliás, essa é uma maneira de valorizar os conhecimentos e experiências dos seus colaboradores.
Use um software de gestão de tarefas
Usar um software de gestão de tarefas é uma excelente ideia para realizar a gestão de projetos na sua equipe.
Esse tipo de ferramenta é útil justamente porque auxilia o gestor a visualizar melhor quais são as atividades pendentes.
Mas não só isso! É interessante principalmente porque dá ao gestor e aos colaboradores de sua equipe um panorama geral das atividades e projetos em execução.
Desse modo, é possível desde logo entender como estão as agendas, prazos, orçamentos, etc.
Além disso, uma boa ferramenta de gestão de tarefas também reúne em um só lugar documentos, informações e comentários que serão relevantes na execução das atividades pelos colaboradores.
Meça o tempo de execução das tarefas
Não deixe de medir o tempo de execução de atividades para melhorar a gestão de tarefas e projetos da sua equipe.
Saber o tempo de execução reúne informações importantes, tais como:
- Necessidade de reajustes de prazos;
- Quais são as atividades mais morosas e quais são mais rápidas;
- Quem são os colaboradores mais ágeis em cada tipo de tarefa, etc.
Note, então, que tudo isso é relevante para a distribuição de responsabilidades e para a gestão de tarefas.
Por isso, conte com uma ferramenta de gestão de tarefas que faça a medição do tempo de execução delas.
Qual a melhor ferramenta de gestão de tarefas e projetos?
Existem diversas ferramentas para fazer a gestão de projetos e de tarefas na sua empresa.
Dentre as mais famosas estão Trello, Todoist, Asana, entre outros.
Por isso, busque por aquele que mais se adequar às suas necessidades e à sua equipe.
Use o plugin Oitchau para melhorar sua gestão de tarefas
Além de escolher uma boa ferramenta de gestão de atividades, também procure usar uma que seja compatível com o plugin do timesheet Oitchau.
Com ele você pode fazer o controle de tempo de execução das atividades dentro dos principais softwares de gestão.
