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Timesheet: entenda mais sobre o conceito e adote em sua empresa

O timesheet, ou quadro de horários, é uma forma de gestão do tempo muito simples e funcional adotada por muitas empresas e equipes ao redor do mundo. É uma forma de controle de tempo de trabalho, geralmente organizado por planilha ou outra ferramenta similar, que pode oferecer muitos benefícios para a empresa e até mesmo para o colaborador. Veja mais a seguir!

O que é timesheet?

Em resumo, o timesheet é um método para registrar a quantidade de tempo gasto por um trabalhador em cada atividade. No começo, era usada uma folha de papel com os dados organizados, passando posteriormente sendo adotada uma planilha de horas, e agora, há no mercado ferramentas digitais de timesheet, muito fáceis de usar.

Logo, timesheet é um conceito de controle de horas trabalhadas da equipe, um recurso muito importante na gestão de projetos. Com este método, é possível registrar as horas gastas de cada membro em cada tarefa de um projeto ou serviço, distribuindo melhor assim novas responsabilidades ou fazendo o remanejamento de tarefas. Até mesmo a mensuração de resultados de desempenho por período fica mais assertiva.

O tempo, assim como o dinheiro, é um recurso essencial para que uma empresa possa executar os seus processos. Como o tempo é um recurso limitado, é importante administrá-lo. Cada vez mais as empresas têm adotado recursos de controle de horas trabalhadas, como é o caso do timesheet.

Em suma, o timesheet, ou “sistema de tempo”, efetiva o monitoramento e o controle qualitativo e quantitativo do colaborador ou da sua equipe, fazendo uso melhor do tempo para cada atividade. Isso permite estimar custos exatos de mão de obra por projeto ou processo.

Como organizar as horas trabalhadas da equipe?

Não importa a ferramenta utilizada – aplicativo, planilha digital ou manual. O importante para o conceito de timesheet é controlar as horas de trabalho e a divisão de tarefas entre os colaboradores a fim de ter mais resultados.

Se a empresa estiver alinhada com a transformação digital e o uso de novas tecnologias, deve optar por ferramentas digitais de timesheet para ter mais assertividade e controle dos processos e dos projetos. Muitos softwares de gestão de projetos possuem recursos similares ao timesheet.

Por que o timesheet é importante?

Há pelo menos três benefícios que o timesheet oferece à sua empresa, a saber:

  1. Informações em tempo real sobre o colaborador, o seu desempenho, sobre a distribuição de tarefas e rendimento da equipe é uma das vantagens do timesheet. Com isso, é possível otimizar a distribuição das atividades e organizar a rotina funcional na empresa.
  2. Quando há a documentação dos registros detalhados de horas trabalhadas. É possível identificar e eliminar gargalos e problemas de produtividade. As atividades consomem muito tempo e as responsabilidades devem ser distribuídas de forma inteligente, para não sobrecarregar o colaborador.
  3. O timesheet ajuda a fazer previsões e planejamentos e isso é essencial para qualquer empresa. Além do rendimento pelas horas dedicadas, ter o controle de ponto também é algo importante para prever novos cenários e implantar estratégias. O gestor pode, por exemplo, ao concluir um projeto anterior através do timesheet, estimar o tempo que será necessário para concluir outro projeto similar.

O foco do timesheet, desta forma, é a redução de custos e o aumento da produtividade e da organização de tarefas e responsabilidades. Permite ao colaborador um melhor aproveitamento do tempo, finalizando os projetos no prazo, com qualidade e sem horas-extras.

Como aplicar o timesheet na empresa?

Você pode implantar o timesheet na sua empresa através de três etapas:

1) Escolha o recurso a ser adotado para o controle de horas trabalhadas. Como as planilhas manuais e comuns estão ultrapassadas, uma dica é escolher um software adequado para realizar o registro das atividades e do tempo. Há muitas opções no mercado e a escolha deve considerar o tipo de equipe que possui e as suas necessidades. Escolha também por ferramentas com várias funcionalidades que possam ser aproveitadas na gestão do projeto. Tenha também uma boa ferramenta de controle de ponto, que permita inclusive efetivar a marcação de colaboradores externos – como é o caso da solução Oitchau.

2) Realize o treinamento adequado dos envolvidos. Para que o timesheet tenha resultados positivos, as pessoas envolvidas precisam conhecer o conceito e saber operar esta ferramenta. Os alinhamentos devem ser claros e bem aceitos por todos. Muitas vezes é necessário fazer uma capacitação quanto ao software adotado. É preciso que o colaborador entenda as vantagens do timesheet.

3) A última etapa é realizar a devida análise dos resultados no período em que foi utilizado o timesheet e como estas informações podem ajudar no desenvolvimento das atividades. Esta é uma fase importante, pois não adianta ter os registros do tempo se eles não forem colocados a serviço da melhoria contínua. Crie metas e utilize as informações registradas para tomar decisões mais adequadas.

Solução Oitchau

Uma forma de ter o registro e o controle das horas trabalhadas, inclusive atendendo às obrigações legais, é efetivar o controle de ponto digital. A solução Oitchau é um exemplo de como o controle de ponto digital pode oferecer ao gestor informações detalhadas e em tempo real sobre as horas trabalhadas e o rendimento de suas equipes.

Além disso, possui várias funcionalidades, para todo os tipos de rotina de trabalho, segmentos produtivos, tipos de equipe (internas e externas), controle de segurança na marcação de ponto e muito mais.

Veja também: Indicadores de RH: quais são os mais importantes?

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