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A gestão do tempo e produtividade do time ainda é um desafio na sua empresa? Você não consegue medir com exatidão o tempo e desempenho dos projetos? Se a sua resposta foi “sim” para uma dessas perguntas, então a sua empresa precisa de um timesheet.
Ele é um sistema desenvolvido para monitorar a produtividade dos colaboradores com maior clareza e objetividade, sendo fundamental para o gerenciamento de tarefas do time e acompanhamento da evolução do trabalho.
E para esclarecer não só o que é este modelo, mas também apresentar todas as vantagens, aqui nós iremos descrever tudo sobre o timesheet e demonstrar o que você deve avaliar durante a escolha do melhor sistema.
Sumário
- O que é Timesheet?
- Como funciona um timesheet?
- Qual a importância do timesheet para o dia a dia da empresa?
- Benefícios de usar o Timesheet
- Estimativa de horas e custos
- Aumento da produtividade
- Análises do tempo gasto
- Transparência
- Auxílio na precificação de serviços
- Quais os benefícios de um timesheet online integrado a um sistema de gestão?
- Como escolher o melhor timesheet para a sua empresa?
- Integração
- Atualização com a Legislação
- Custo-benefício
Timesheet: o que é?
Nós sabemos que nenhum projeto, atividade ou entrega numa empresa deve ser planejada com base em “achismos”. Afinal, quanto menor o nível de confiança das informações, maiores as chances de erros e falhas em qualquer estratégia.
E dentre as formas de aumentar a assertividade desses dados, os gestores buscam sistemas e ferramentas que eliminem as incertezas e permitam um acompanhamento mais próximo da realidade das equipes. Dentre elas, o uso de sistemas como timesheet.
Timesheet é um modelo de gestão de tempo em que são registrados os apontamentos das horas trabalhadas. Ele registra o tempo gasto por um colaborador na execução de uma atividade.
Assim, você pode visualizá-lo como um “sistema de tempo”, que consegue demonstrar com mais clareza o tempo alocado em cada atividade e permite estimar custos e prazos com menores erros.
Como funciona uma ferramenta de timesheet?
O sistema funciona de uma forma bastante simples.
O primeiro ponto é registrar cada uma das atividades, projetos ou entregas que os colaboradores precisam realizar, desenvolvendo um esquema que permita a visualização de cada responsabilidade.
Após isso, os colaboradores devem fazer os registros de apontamentos de horas, que aponta os horários de início, pausa ou finalização das atividades.
Por exemplo, imagine que o seu analista de projetos está na fase de elaboração do relatório de resultados.
Essa etapa do projeto deve estar registrada no timesheet, para que ele possa fazer os registros de quando iniciou, pausou ou finalizou a atividade.
Veja o exemplo:
Tarefa: Elaboração do relatório
Início: 08:58
Fim: 11:58
Duração: 3h
Qual a importância do app de timesheet para o dia a dia da empresa?
Como você viu no exemplo, o uso do timesheet permite que as lideranças tenham um controle mais próximo da execução dos projetos e desempenho dos colaboradores.
Assim, com o uso do sistema os gestores poderão visualizar as atividades que mais demandam tempo e esforços dos colaboradores, identificar o ritmo de produtividade da equipe e estimar acordos de entregas baseados em comportamentos passados.
Além disso, com o timesheet fica muito mais simples fazer a identificação das horas extras e analisar o que pode estar gerando um excesso de trabalho para os colaboradores.
Isso facilita para que a gestão mantenha o controle da jornada de trabalho do time, como também possibilita o desenvolvimento de estratégias direcionadas para melhorar o fluxo de trabalho.
Afinal, produzir mais não significa produzir melhor. E identificando os gargalos na produtividade da equipe é possível verificar onde e como aumentar a qualidade das entregas com o melhor uso do tempo.
Benefícios de usar o Timesheet
Confira alguns dos principais benefícios que o timesheet pode gerar para a sua gestão.
Estimativa de horas e custos
Com o uso dos apontamentos que acompanham a produtividade dos seus colaboradores em tempo real, a sua empresa poderá manter o controle das atividades e estudar o ritmo da equipe.
O seu uso também está atrelado ao processo de planejamento financeiro das atividades. Afinal, se tempo é dinheiro, a melhor estratégia para reduzir custos e otimizar o uso de recursos e mão-de-obra é estudando onde e como cada um está sendo alocado.
Além disso, essa é uma ferramenta que pode ser aplicada tanto para os colaboradores em regime de contratação CLT quanto para os prestadores de serviço remunerados com base na hora/projeto, possibilitando o gerenciamento de custos do projeto com qualquer tipo de profissional atuando.
Aumento da produtividade
Você já sentiu que fez muitas coisas ao longo do dia, mas não conseguiu concluir nada? A sua equipe também pode estar passando por esse problema.
O timesheet permite que não só as lideranças, mas também os colaboradores possam visualizar como anda a sua produtividade. Isso porque as tabelas de apontamento apresentam onde e como o tempo dos colaboradores está sendo distribuído.
Assim, ter acesso a uma percepção mais clara sobre o seu desempenho permite que o próprio funcionário desenvolva uma postura de maior autonomia sobre como realiza as suas atividades.
A partir disso, tanto ele quanto seus gestores podem elaborar estratégias para diminuir os atrasos, eliminar fatores que geram distração e aumentar a produtividade.
Análises do tempo gasto
Quanto tempo um projeto demora para ser executado? Qual cliente gera mais custos, retrabalho e demanda esforços do time? Qual projeto está trazendo mais resultados para a empresa, com menores custos?
Essas são algumas perguntas que todo gestor deve buscar responder. E essa análise fica mais simples com o uso do timesheet, que pode te gerar relatórios do projeto.
Por mais que estimativas sejam elaboradas, é preciso manter o controle e fazer uma comparação entre o “estimado x realizado”. Afinal, a sua empresa pode estar perdendo dinheiro e oportunidades por não acompanhar o tempo gasto nas atividades da equipe.
Transparência
Uma das bases para o bom relacionamento com colaboradores e clientes é a transparência.
Com a facilidade dos apontamentos em tempo real, você poderá justificar cobranças, alteraões e solicitações de acordo com os registros feitos no sistema.
Assim, o timesheet também funciona como um “comprovante” das atividades da empresa para seus colaboradores e clientes.
Auxílio na precificação de serviços
Por fim, uma das principais vantagens do uso do sistema de tempo é a possibilidade de precificar serviços com base no histórico de projetos.
O timesheet vai funcionar como uma base de informações sobre a produtividade de tarefas e entregas específicas. Dessa forma, sempre que um novo cliente solicitar uma proposta, você poderá estudar os dados registrados e verificar quanto tempo cada projeto levou para ser realizado.
Também é possível encontrar a resposta para algumas perguntas, como:
- Quais tarefas geram mais ou menos tempo?
- Em quais entregas a equipe fica alocada mais tempo?
- Quais profissionais são mais ágeis em atividades X ou Y?
Isso vai facilitar o processo de precificação e elaboração dos prazos de entrega, gerando maior credibilidade e confiança para a sua empresa.
Quais os benefícios de um timesheet online integrado a um sistema de gestão?
O timesheet funciona como um sistema de registros de produtividade. E como bem sabemos, para que as melhores análises e interpretações sejam feitas, o ideal é que as ferramentas de gestão funcionem de forma integrada.
Quando o timesheet funciona integrado ao seu sistema de gestão, você pode:
- Ter uma visão completa da produtividade;
- Cruzar dados com facilidade;
- Ganhar tempo na análise de informações;
- Alimentar indicadores com maior nível de precisão;
- Apresentar para outros gestores e diretoria como e onde a produtividade está afetando as áreas e resultados da empresa;
- Permitir que as áreas de RH, operação e finanças atuem de forma integrada.
Um exemplo de timesheet que permite a integração com outros sistemas de gestão é a ferramenta da Oitchau. Com ela, você poderá conectar o sistema de produtividade com outras ferramentas de gestão da empresa, como:
- Sistemas de folha de pagamento;
- Plataformas de RH;
- REPS;
- Programas de análise da diretoria.
Conheça todos os sistemas que podem ser integrados ao Timesheet da Oitchau!
Como escolher o melhor timesheet para a sua empresa?
Agora que você já conhece os benefícios e impacto do uso de um timesheet na gestão da produtividade, é essencial saber o que avaliar antes de selecionar um sistema para a sua empresa.
Abaixo, nós separamos algumas dicas do que você precisa avaliar durante a escolha.
Integração
Como apresentamos no tópico anterior, a compatibilidade com outros sistemas de gerenciamento oferece mais agilidade e exatidão no processo de tomada de decisão.
Assim, um dos primeiros pontos a serem avaliados é a capacidade de o sistema de timesheet ser integrado com os demais programas da sua empresa.
Atualização com a Legislação
Outro pondo que não pode ser desconsiderado é a atualização do software com a Legislação Trabalhista.
Isso porque, como o sistema pode ser aplicado tanto para o controle de prestadores de serviço quanto para o acompanhamento de colaboradores em regime CLT, o timesheet precisa estar adequado aos requisitos legais para ter a sua validade comprovada.
Um destes requisitos é a regularização com a Portaria 671, que determina as regras sobre os modelos de controle de ponto eletrônico.
Custo-benefício
Por fim, o custo-benefício da ferramenta precisa ser avaliado.
Lembre-se que, em determinadas situações, o barato pode custar muito mais caro para a sua empresa.
Por isso, pesquise bem sobre as soluções disponíveis no mercado, avalie a credibilidade e experiência da empresa e verifique qual modelo de timesheet pode gerar mais benefícios para a sua gestão.
Acredita que o timesheet pode ser a solução que a sua empresa precisa, e quer ver de perto como ele funciona na prática? Acesse agora a planilha Timesheets da Oitchau!
