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Folha de pagamento: 7 dicas para fazer uma gestão eficiente

Uma folha de pagamento é uma ferramenta muito importante não apenas para os empregadores, mas também para os empregados. Ela é o instrumento usado para pagamentos realizados corretamente, facilitando sempre o dia.

Logo, uma otimização da folha de pagamento é vital para a gestão de pessoas, seja executada uma forma eficiente e com recursos financeiros.

Afinal, é por meio do controle financeiro que um administrador pode analisar a saúde  da empresa e identificar resultados positivos e negativos.

Dentro do ambiente de trabalho , uma folha é uma das questões mais importantes para o profissional de RH e para os gestores, principalmente porque pode impactar essa saúde financeira.

Conforme a corporação for ganhando espaço no mercado e talentos, uma composição da sua folha e se torna ainda mais complexa de ser feito manualmente, o que pode gerar, consequentemente, muitas falhas e problemas.

Como mudanças que foram executadas nos trabalhos, na presença de novos recursos tecnológicos e também com uma burocracia na administração de uma empresa no Brasil, uma gestão eficiente da folha de pagamento e ainda traz poucas indícios para profissionais da área de Recursos Humanos e também para os empresários.

Essas dúvidas ocorrem porque a gestão da folha de pagamento não é apenas uma questão de números, mas envolve legislação.

Tornando uma questão muito mais complexa, principalmente no momento em que a empresa está crescendo, ou o número maior de funcionários e as variáveis ​​que estão usando esses cálculos.

Além disso, executar esse tipo de tarefa pode não ser tão simples quanto parece. 

Por que a otimização da folha de pagamento pode fazer a diferença para uma gestão eficiente?

A folha de pagamento é um procedimento complexo de cálculos e informações que precisam estar atualizadas. Mesmo que sua empresa tenha um número pequeno de funcionários, a realização dessa atividade de forma manual, aumenta muito as chances de erros, que podem causar problemas jurídicos entre outros.

Na otimização da folha de pagamento, como áreas que estão sendo processadas, como o RH, podem se dedicar a atividades mais estratégicas da empresa, pois elas têm segurança de que as atividades estão sendo executadas com precisão, sem que sejam tão operacionais.

Para estar em conformidade com os leis trabalhistas, é importante que seja determinado um dia correto para pagamento bem como para a emissão da folha, que pode ser feito no formato holerite.

O funcionário precisa assinar o espelho do ponto, comprovar a entrega ou o relatório, caso seja realizado na entrega de forma pessoal.

Qual é a importância da gestão com qualidade nos processos de folha de pagamento?

Planilha Folha de Pagamento

A gestão de folha de pagamento influencia todo o fluxo de caixa de qualquer empresa, pois os custos com mão-de-obra necessária geram impacto nos recursos, sendo essa uma variável que deve ser levada em consideração no desenvolvimento do preço de venda .

Existem gestores que crêem que uma folha de pagamento tem apenas um salário-base que foi acordado no momento da contratação do funcionário ou um acordo realizado com o indicador.

Contudo, existem alguns encargos que apenas são pagos em caso de rescisão de contrato. Se uma empresa não estiver preparada, com processos estruturados e uma gestão eficiente da folha de pagamento, pode ocorrer desestruturação ou fluxo de caixa.

Por isso, principalmente nas primeiras fases de um negócio, momento em que as empresas costumam adotar processos mais manuais, com pouca ou nenhuma automação.

No momento em que o negócio cresce, uma gestão de folha de pagamento pode trazer alguns desafios.

Felizmente, prepare algumas dicas para você melhorar seus processos e conseguir manter a saúde do seu fluxo de caixa.

Maneiras de executar uma folha de pagamento da sua empresa sem erros

1. Automatize o registro da jornada de trabalho

Fazer um upgrade da forma como o controle de ponto feito na organização pode ser uma decisão inteligente.

Nada melhor do que registrador como horas efetivamente trabalhadas, atrasos, intervalos de descanso, uma execução de horas extras , como faltas, entre outros eventos, que podem impactar diretamente no cálculo da folha e, consequentemente, na execução.

Controles manuais, muitas vezes feitos até o mesmo com papel, acabam fazendo todo esse processo mais demorado, sem contar as chances de erros e a necessidade de retrabalho são enormes.

Uma dica para modernizar este sistema é usar softwares e aplicativos como Oitchau, que pode facilitar a gestão do ponto centralizando todas as informações em um único lugar e gerando relatórios com maior precisão e segurança.

Além de ser uma solução tecnológica completa, o Oitchau ainda oferece a melhor relação de custo e benefício para uma empresa, que reduz o seu porte.

2. Defina uma estrutura eficiente de cargas e ganhos

É difícil gerenciar aquilo que não conhece bem, por isso, o organograma da empresa é fundamental para uma gestão eficiente da folha de pagamento.

Uma estrutura bem definida e padronizada de cargas e reduz o planejamento e controle financeiro mais eficiente para empresas e muito mais simples para gestores e profissionais de RH.

Uma estrutura ainda exerce um papel importante em auxiliar com mais assertividade nos casos de demissões, contratações, promoções, etc, além de deixar a folha mais organizada e com informações corretas.

Criar uma política de regras para cada carga e salário também atrai o interesse dos colaboradores em criar um plano de carreira , ou seja, torna-se bastante atraente no mercado. Não se surpreenda se seu índice de atração e retenção de talentos aumentar.

3. Tenha sempre backups dos documentos

Uma folha de pagamento é um documento obrigatório e, por isso, seus backups precisam estar sempre ativados e organizados. A prática de realizar backups com frequência é importante não apenas para fins de fiscalização, mas também para organização própria do gestor e do RH profissional.

Uma boa dica para manter os backups no dia é integrar a folha e o sistema de controle do ponto eletrônico . Desta forma, é possível centralizar essas informações e identificar as seguranças e os itens disponíveis para serem acessados ​​a qualquer momento apenas com algumas cliques.

4. Automatize os pagamentos

Pagamentos de salário podem ser agendados e acontecer rotineiramente em dados programados mensalmente. A automação de pagamentos evita atrasos nos pagamentos e protege uma empresa de ações trabalhistas futuras.

Integre as contas bancárias dos funcionários ao pagamento automatizado de salário, faça todo o mundo sair ganhando! Evita esquecimentos, atrasos e qualquer outro tipo de impressão.

A automação de vendas também permite que o gestor possa acompanhar as alterações na Internet e facilitar o controle de finanças e manter os comprovantes dos colaboradores à mão em caso de necessidade.

5. Sistema online de folha de pagamento

Planilhas, controles manuais, mais de um sistema sendo usado ao mesmo tempo. Tudo isso torna o processo de folha  mais lento e caro!

Como as rotinas do departamento de RH costumam ser intensas, mas podem piorar quanto não possuem um sistema compatível com a urgência de algumas atividades, que é o caso da folha de pagamento.

Dessa forma, adotar um sistema on-line para esse fim pode ser uma excelente medida para integrar como informações e usar a forma segura ou os dados gerados pelo sistema de registro de ponto, tornando essa gestão ainda mais simples e eficiente.

Você pode acessar todos os dados importantes em uma nuvem, qualquer computador, elimina a necessidade de usar grandes espaços de servidor ou banco de dados, registra a gravação e resulta em redução de custos e otimização de tempo.

6. Utilize mais ferramentas digitais em toda a empresa

Se tratar de ambiente empresarial, não é novidade que uma das maiores tendências é a utilização de ferramentas digitais em todos como áreas. Sob este contexto, as organizações que investem em alta tecnologia, melhoram aspectos como:

  • Fluxo mais ágil de informações na empresa;
  • Aumento de comunicação entre os setores;
  • Monitoramento de atividades por gestores;
  • Facilidade na avaliação de dados importantes;
  • Compartilhamento de informações em tempo real.

7. Esteja sempre um passo à frente

Uma capacidade contínua é extremamente importante para garantir um setor com profissionais mais preparados e exibidos, uma vez que o gerenciamento de folha de pagamento da empresa sempre foi uma prática econômica e evolutiva. Como mudanças na tecnologia, ferramentas e serviços disponíveis e nas normas e regulamentos que afetam os trabalhadores permanecem sempre antenados e em constante evolução dos seus conhecimentos.

Neste sentido, o papel da área de RH também está em constante expansão e, em muitos aspectos, evoluindo com tecnologias exclusivas para atender à demanda de profissionais e contribuir para a inteligência do negócio.

Outras considerações

É importante ressaltar que a gestão eficiente do recurso e a correção correta de todas as informações que são necessárias para garantir a transparência nas relações entre empresas e colaboradores, resultando em aumento de confiança entre partes.

O colaborador sabe que suas horas estão sendo contabilizadas e pagas corretamente. Por outro lado, o gestor pode focar seus problemas em questões mais estratégicas, sabendo que a folha está sendo feita por meio de soluções tecnológicas robustas que protegem a saúde financeira da empresa e eliminam o risco de ações trabalhistas.

Veja também: Scrum: Entenda como agilizar sua equipe com a metodologia

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