Controle de Ponto e RH - Gestão de Pessoas
Folha de pagamento

Folha de pagamento: 5 dicas para fazer uma gestão eficiente!

A gestão eficiente das finanças está no topo de prioridades de qualquer empresa ou pelo menos deveria estar. É por meio do controle financeiro que um gestor consegue analisar a saúde do negócio e identificar resultados positivos e negativos.

Dentro do ambiente de trabalho, a folha de pagamento é uma das questões mais importantes para o profissional do RH e para os gestores, sobretudo porque pode impactar a saúde financeira da empresa.

Conforme a empresa vai ganhando espaço no mercado e atraindo talentos, a composição da folha de pagamento se torna ainda mais complexa de ser feita manualmente, o que gera muitos erros e problemas.

Além disso, fazer esse trabalho não é tão simples quanto parece. Partindo deste princípio, selecionamos cinco dicas que contribuem para uma gestão de folha de pagamento mais eficiente.

Vamos conhecê-las? Acompanhe!

1. Automatize o registro da jornada de trabalho

Automatizar a forma como o controle de ponto é feito é uma decisão inteligente.

Nada melhor do que registrar as horas efetivamente trabalhadas, os atrasos, os intervalos para descanso, a realização de horas extras, as faltas, entre outros eventos, que podem impactar diretamente no cálculo da folha de pagamento e, consequentemente, na produtividade.

Controles manuais, muitas vezes feitos até mesmo com papel, acabam tornando todo esse processo mais demorado, sem contar que as chances de erros e necessidade de retrabalho são enormes.

A dica para modernizar este sistema é utilizar softwares e aplicativos como o Oitchau, que podem facilitar a gestão de ponto centralizando todas as informações em um único lugar e gerando relatórios com maior precisão e segurança.

Além de ser uma solução tecnológica completa, o Oitchau ainda oferece a melhor relação custo e benefício para a empresa, independentemente de seu porte.

 



 

2. Defina uma estrutura eficiente de cargos e salários

É difícil gerenciar aquilo que não se conhece bem e, por isso, o organograma é fundamental para a gestão eficiente da folha de pagamento.

Uma estrutura bem definida e padronizada de cargos e salários torna o planejamento e controle financeiro mais eficiente para a empresa e muito mais simples para os gestores e profissionais de RH.

A estrutura ainda exerce um papel importante em auxiliar com mais assertividade nos casos de demissões, contratações, promoções, etc, além de deixar a folha de pagamento mais organizada e com informações corretas.

Criar uma política de regras para cada cargo e salário também atrai o interesse dos colaboradores em construir um plano de carreira, o que a torna bastante atrativa no mercado. Não se surpreenda se a sua taxa de atração e retenção de talentos aumentar.

3. Tenha sempre backups dos documentos

A folha de pagamento é um documento obrigatório e, por isso, seus backups precisam estar sempre atualizados e organizados. A prática de realizar backups com frequência é importante não apenas para fins de fiscalização, mas também para a própria organização do gestor e do profissional de RH.

Uma boa dica para manter os backups em dia é integrar a folha de pagamento e o sistema de controle de ponto eletrônico. Desta forma é possível centralizar essas informações e mantê-las seguras e disponíveis para serem acessadas a qualquer momento apenas com alguns cliques.

4. Automatize os pagamentos

Pagamentos de salário podem ser agendados e acontecer rotineiramente em datas programadas mensalmente. A automatização dos pagamentos evita atrasos nos salários e protege a empresa de ações trabalhistas futuras.

Integrar as contas bancárias dos funcionários ao pagamento automatizado de salário, faz todo mundo sair ganhando! Evita esquecimentos, atrasos e qualquer outro tipo de imprevisto.

A automatização de salários também permite que o gestor possa acompanhar as transações pela internet e facilitar seu controle de finanças e manter os comprovantes dos colaboradores à mão em caso de necessidade.

5. Sistema online de folha de pagamento

Planilhas, controles manuais, mais de um sistema sendo utilizado ao mesmo tempo. Tudo isso torna o processo de folha de pagamento mais lento e caro!

As rotinas do departamento de RH costumam ser intensas, mas podem piorar quanto não possuem um sistema compatível com a urgência de algumas atividades, que é o caso da folha de pagamento.

Dessa forma, adotar um sistema online de folha de pagamento pode ser uma excelente medida para integrar as informações e utilizar de forma segura os dados gerados pelo sistema de registro de ponto, tornando essa gestão ainda mais simples e eficiente.

Poder acessar todos os dados importantes em uma nuvem, de qualquer computador, elimina a necessidade de utilizar grandes espaços de servidor ou banco de dados, aumentando a produtividade e resultando na  redução de custos e otimização de tempo.

É importante ressaltar que a gestão eficiente da folha de pagamento e a apuração correta de todas as informações que a compõem é fundamental para garantir a transparência nas relações entre empresa e colaboradores, resultando no aumento de confiança entre as partes.

O colaborador sabe que suas horas estão sendo contabilizadas e pagas corretamente. Por outro lado, o gestor pode focar seus esforços em questões mais estratégicas, sabendo que a folha de pagamento está sendo feita por meio de soluções tecnológicas robustas que protegem a saúde financeira da empresa e eliminam o risco de ações trabalhistas.

Gostou das dicas? Que tal começar pelo primeiro passo, utilizando o Oitchau para registrar as jornadas de trabalho? Vamos lá!