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Conheça 6 dicas que vão impulsionar a sua gestão de tarefas para equipes remotas, agregando a sua equipe todas as vantagens que o trabalho remoto pode oferecer com relação à produtividade.
Impulsionado principalmente pela pandemia da Covid–19, o trabalho remoto se tornou realidade em muitas empresas, e os processos clássicos de acompanhamento das tarefas, como as reuniões ou apresentações presenciais de projetos finalizados, sofreram adaptações.
Mesmo com o passar do tempo e a melhora do cenário, muitas marcas continuaram optando pelo trabalho remoto e suas vantagens, o que pode ser o seu caso, necessitando de métodos específicos para que a gestão de tarefas seja feita de maneira eficiente no ambiente virtual.
Sabendo disso, elaboramos esse conteúdo para que você conheça 6 dicas de gestão de tarefas para equipes remotas, garantindo entregas de qualidade e alta produtividade dos seus colaboradores. Boa leitura!
O que é gestão de equipes remotas?
Se a gestão de equipes é o processo em que lideranças e gestores adotam um conjunto de práticas para mensurar e garantir o bom desempenho de seus subordinados, a gestão de equipes em Home Office segue a mesma linha, porém essas práticas são implementadas e gerenciadas a distância.
Logo a gestão de tarefas para equipes remotas é formada pelos processos que visam garantir a distribuição e ordem das tarefas a serem realizadas pela equipe.
Quais são os desafios do gerenciamento de equipes remotas?
A gestão de tarefas para equipes remotas engloba alguns desafios que podem ser contornados com maior facilidade no ambiente presencial, mas não quer dizer que eles não possam ser ultrapassados – como você verá nas dicas que apresentaremos no próximo tópico.
Os principais desafios são:
- Comunicação eficiente, não apenas entre lideranças e colaboradores, mas também entre os participantes de uma mesma equipe;
- Monitoramento do desempenho, que deve ser feito através de indicadores diferentes dos que utilizados no ambiente presencial;
- Gestão de tempo e prazos, garantir que todos os colaboradores estejam gerenciando o seu tempo de forma que as tarefas sejam entregues nos prazos combinados;
- Manter a motivação, atividades organizadas normalmente pelo time de Recursos Humanos para unir e motivar a equipe precisam ser planejadas de maneira diferente para que surtam efeito ambiente remoto.
Como fazer gestão de equipes remotas?
Agora que você já sabe quais são os principais desafios da gestão de tarefas para equipes remotas, confira as 6 dicas que separamos para que você tenha sucesso durante o acompanhamento do trabalho e garanta a produtividade da sua equipe.
1 – Utilize um Timesheets
A melhor maneira de manter uma gestão de tarefas para equipes remotas efetiva é utilizando um Timesheets, que nada mais é do que uma planilha de acompanhamento de horas gastas por atividade.
Por exemplo, um dos profissionais da sua equipe ficou responsável por realizar 5 tarefas para um projeto durante a semana, ao iniciar e terminar cada uma delas, ela irá marcar os horários correspondentes na planilha.
Através desses dados é possível verificar qual o tempo gasto nas tarefas, o tempo gasto em todo o projeto, os trabalhos que demandam mais tempo e até mesmo o custo do projeto, através do cálculo do valor por hora do profissional.
O Timesheets é uma ferramenta de gestão de tarefas que garante não só o acompanhamento das tarefas realizadas por cada colaborador e quando elas estão sendo feitas, permitindo também uma excelente análise de desempenho e produtividade.
2 – Escolha as suas ferramentas
Quando falamos em gestão de tarefas para equipes remotas, é provável que você pense nas ferramentas que se propõem a cumprir esse papel. E como elas são projetadas e tem a sua interface idealizada justamente para a gestão de tarefas, é fundamental que você escolha uma que tenha as soluções que a sua equipe precisa.
As mais famosas dela são: Trello, Asana, ClickUp e o Jira. Ao utilizá-las, você pode organizar suas tarefas por data, prioridade, colaboradores e muitas outras funções ideais para equipes remotas.
3 – Instale integrações
Dentre as ferramentas de gestão de tarefas que citamos acima, todas permitem que integrações sejam instaladas dentro de seus sistemas, fazendo com que os programas ganhem novas funções que não são nativas, mas que também garantem uma maior gestão e o aumento da produtividade.
Faz parte dessas integrações a ferramenta de gestão de tarefas e produtividade por Timesheets da Oitchau, que permite ao gestor analisar diversos dados a partir do cálculo de horas e verificar em tempo real qual atividade cada colaborador está realizando no momento.
4 – Torne a comunicação efetiva uma prioridade
Um dos maiores desafios da gestão de tarefas para equipes remotas é a comunicação, e além de definir as ferramentas que serão utilizadas para o gerenciamento do trabalho, é fundamental terminar também os canais onde cada tipo de comunicação irá ocorrer.
Estamos falando aqui das comunicações síncronas e assíncronas, que se dividem naquelas que precisam de resposta imediata e aquelas que podem ser respondidas depois ou não necessitam de uma resposta propriamente.
Por exemplo, a comunicação síncrona acontece por meio de vídeo chamadas e ligações, e assíncrona pode acontecer via e-mail ou WhatsApp.
5 – Defina metas mensuráveis
Como o acompanhamento do trabalho é feito de maneira diferente no ambiente remoto, as metas também devem ser de fácil mensuração, já que analisá-las de perto não é possível.
6 – Dê espaço para os colaboradores
Por fim, dê espaço para os colaboradores realizarem o seu trabalho e garanta que a gestão de tarefas não vai atrapalhar a produtividade ao invés de ajudar.
Ferramentas como o Timesheet já são excelentes para que gestores saibam em que função os profissionais estão atuando.
Outras formas de monitoramento como a realização de reuniões constantes e a exigência de se manter a webcam ligada durante o período de trabalho podem minar a produção, além de esbarrar em aspectos legais.
Conte com as ferramentas certas e impulsione a sua gestão de tarefas para equipes remotas
Como você viu, a gestão de tarefas para equipe remotas é uma prática que enfrenta alguns desafios, mas que podem ser contornados a partir das 6 dicas que apresentamos acima.
As principais delas dizem respeito ao uso de ferramentas, sejam para a própria gestão de tarefas, o preenchimento e monitoramento de planilhas de Timesheet ou para manter uma comunicação eficiente.
