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Saiba os principais métodos para aplicar a gestão de tarefas da sua empresa, de maneira eficaz e proativa junto com a sua equipe.
Com os novos modelos de trabalho e tanta correria no dia a dia, fica difícil manter a gestão de tarefas, saber o que está sendo feito dentro do prazo, o que precisa de alteração.
Torna-se mais trabalhoso para os gestores verificarem também quais atividades devem repassar aos colaboradores, checar as entregas para repassar os feedbacks, e tudo isso individualmente.
Por isso, é importante definir ferramentas que serão contratadas e utilizadas, para realizar a gestão de tarefas de forma organizada e sem sobrecargas.
E neste artigo, nós vamos falar sobre o que é e como a gestão de tarefas pode ajudar a sua equipe a ser ainda mais produtiva!
- O que é gestão de tarefas?
- Qual a diferença entre gestão de tempo e gerenciamento de tarefas?
- Quais as vantagens da gestão de tarefas?
- Como montar um plano ou estratégia de gestão de tarefas?
- Principais metodologias e ferramentas de gestão de tarefas
- Qual o melhor software de gestão de tarefas online?
- Como a gestão de tarefas está relacionada com a gestão financeira de um projeto?
O que é gestão de tarefas?
É o acompanhamento de atividades designadas aos colaboradores, no qual os gestores precisam monitorar o que falta ser iniciado, atividades em andamento, as atrasadas, as que já foram entregues e também suspensas na gestão de projetos.
O seu objetivo é manter o controle do ritmo de entregas, garantir que sejam feitas no prazo e pelos responsáveis de cada uma delas. E para que tudo isso seja feito, é preciso criar um planejamento e um cronograma com atividades diárias.
Este planejamento deve ser pensado em estratégias e ações, que serão realizadas por cada colaborador para alcançar uma meta ou objetivos em comum.
Qual a diferença entre gestão de tempo e gerenciamento de tarefas?
Enquanto a gestão de tarefas trabalha com a administração e controle das demandas de uma equipe, a gestão do tempo está relacionada ao gerenciamento e uso inteligente do tempo para que estas demandas sejam cumpridas.
Assim, enquanto a gestão de tarefas trata do que deve ser feito, a gestão do tempo foca em como o processo pode ser feito, priorizando atividades e buscando caminhos mais eficientes.
Quais as vantagens da gestão de tarefas?
Dentre as principais vantagens da gestão de tarefas, estão:
- Organiza a distribuição de tarefas para os colaboradores;
- Realiza o alinhamento de responsabilidades na empresa;
- Facilita a gestão e monitoramento para as lideranças;
- Oferece maior flexibilidade para a definição de prioridades e uma rotina de trabalho;
- Melhora a comunicação interna;
- Evita ruídos e gargalos no repasse de informações;
- Gera um caminho para resultados com maior qualidade.
Como montar um plano ou estratégia de gestão de tarefas?
Cada gestor pode desenvolver o seu próprio processo para manter o acompanhamento das demandas da equipe. E existem algumas dicas que vem para facilitar a organização dessa gestão e tornar o monitoramento mais claro e eficiente.
Para isso, é preciso focar em:
- Tarefas;
- Objetivos;
- Prioridades;
- Prazos;
- Responsáveis;
- Execução e controle.
Como fazer controle de tarefas?
Abaixo, confira algumas dicas para fazer a gestão de tarefas na sua empresa!
1. Elenque e faça gestão de atividades
O primeiro passo é definir o que deve ser feito.
Assim, o gestor precisa listar todas as atividades e demandas a serem desenvolvidas antes de fazer a distribuição para a sua equipe.
2. Estabeleça prioridades
Aqui também é necessário definir o nível de prioridade das tarefas.
Afinal, demandas com maior prioridade devem ser iniciadas e concluídas com maior agilidade, recebendo uma atenção especial de quem irá executá-las.
3. Defina prazos
Estabelecendo o que é mais importante, é preciso definir os prazos a serem cumpridos. Aqui, o gestor deve tomar como base o fluxo de execução das tarefas dos projetos, demandas dos clientes e ritmo da equipe.
Dessa forma, será possível estabelecer prazos conforme a complexidade e prioridade de cada demanda.
4. Delegue para seus responsáveis
Após isso, as tarefas devem ser delegadas para os seus responsáveis, que deverão seguir os requisitos e prazos de cumprimento de acordo com o planejamento inicial.
Para evitar o acúmulo de demandas em uma única pessoa, o gestor deve distribuir as atividades seguindo tanto o perfil dos colaboradores e sua experiência quanto avaliando quem está com uma alta ou baixa quantidade de responsabilidades.
5. Mantenha o acompanhamento de atividades
O ponto principal da gestão de tarefas não é só planejar e delegar, mas manter o acompanhamento das entregas e avaliar o que pode estar atrasando ou dificultando o trabalho da equipe.
Assim, para fazer este acompanhamento, o líder pode utilizar alguns indicadores simples para o monitoramento, como:
- Entregas atrasadas;
- Entregas no prazo;
- Número de erros;
- Nível de retrabalho;
- Qualidade das entregas.
6. Sempre mantenha a comunicação
Mantenha uma comunicação clara e constante com a equipe envolvida.
Para isso, você deve estabelecer canais de comunicação eficientes e incentivar a colaboração para evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam alinhados em relação ao plano.
7. Ajuste a rota quando necessário
É importante lembrar que um plano de gestão de tarefas é flexível e pode ser adaptado de acordo com as necessidades do projeto ou equipe.
Dessa forma, ao finalizar cada tarefa ou etapa, avalie os resultados alcançados e aprenda com a experiência.
Assim, faça ajustes no plano de gestão de tarefas, se necessário, com base nos insights adquiridos.
Principais metodologias e ferramentas de gestão de tarefas
Existem algumas metodologias e ferramentas que facilitam a gestão e execução de tarefas pelas equipes.
Aqui iremos apresentar algumas alternativas que podem te ajudar neste processo!
Metodologias ágeis
São utilizadas para exemplificar o cotidiano das empresas, focando em reuniões mais eficazes e não tão longas para resolver algum etapa da gestão de tarefas, colaborando para um assunto mais direto e claro.
Existem diversas metodologias ágeis que podem ser aplicadas não só na gestão de tarefas, mas também em outros processos. Aqui, separamos as quatro mais utilizadas pelas empresas que são:
SCRUM
Essa metodologia é aplicada para organização das tarefas, colaborando com a construção de reuniões, os assuntos a serem tratados e a definição de horas.
- Daily Scrum: reuniões diárias de 15 minutos;
- Sprint Planning: planejamento de execução até 8 horas;
- Sprint Review: revisar o que foi realizado até 4 horas;
- Sprint Retrospective: retrospectiva do que foi realizado até 3 horas.
Os horários são definidos desta maneira para que as reuniões sejam organizadas de acordo com o tempo determinado. Assim, é preciso fazer uma agenda de etapas que serão feitas em cada reunião, deixando-a o mais objetiva possível.
Kanban
Ele controla o fluxo de produção, e pode ser feito através de um painel em que as informações são atualizadas com posts its coloridos em respectivas listas:
- To do: atividades a serem feitas;
- Doing: atividades em andamento;
- Done: atividades finalizadas.
Isso pode ser feito em um painel físico, como também pode ser feito no mundo digital com um painel estático, com notas virtuais ou por meio de cores.
Existem muitas ferramentas que proporcionam diversas versões do kanban, e a prática pode ser adaptada, desde que siga o propósito de tarefas iniciadas, em andamento e concluídas.
Lean
Foca na redução de tempo, custos e materiais, auxilia na eliminação das tarefas que são pouco efetivas, eliminando-as do processo e engloba o scrum e kanban.
- Otimização: para alinhar todas as etapas;
- Sincronização: para unir todos os fluxos;
- Alterações: substituição ou melhorias rápidas de falhas;
- Verificação: para manter a qualidade nas entregas.
É importante prezar pelos prazos e limitações da empresa para que a gestão de tarefas não sofra empecilhos ou erros por falta de acompanhamento.
SMART
Inteiramente baseado em metas, essa metodologia leva em conta de 5 fatores proporcionados por cada inicial da palavra:
- Specific: metas específicas que buscam alcançar;
- Measurable: metas mensuráveis que compara resultados numéricos;
- Attainable: meta atingível referente a ser alcançável pelos colaboradores;
- Relevant: meta relevante, com desafio significativo e alcançável;
- Time based: meta temporal, em que deve ser cumprida no tempo estipulado.
Em qualquer gestão de tarefas, será necessário cumprir metas, e para que sejam realizadas as entregas devem ser feitas durante um período determinado.
Isso irá engajar e motivar a equipe na busca de melhores resultados.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de tarefas?
Existem diversas ferramentas de gestão de tarefas disponíveis, cada uma com seus recursos e benefícios específicos. Assim, a escolha da melhor ferramenta dependerá das suas necessidades e preferências.
Confira as principais!
Fluxogramas
É a maneira de unir vários diagramas em um fluxo único em que todas as fases de um processo se conectam, formando um imenso mapa mental com o passo a passo de cada ação.
Esse esquema visual e detalhado, acaba simplificando a explicação do gestor e facilitando o entendimento do colaborador, que só de olhar já sabe quais são as próximas etapas, é o famoso “Se não entendeu, prefere que eu desenhe?”
Ele pode ser feito por gráficos ou com escritas dentro de formas geométricas que vão fazendo ligação até que tudo se conecta com algo, e ao ser finalizado teremos o que chamamos de fluxograma.
Após essa ação, deve definir quem são os responsáveis, quais tarefas devem ser feitas primeiro, as fases do processo em uma tarefa depende da entrega de outro colaborador e definir os prazos.
Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que auxilia na priorização de tarefas, problemas ou decisões com base em três critérios:
- Gravidade (G): importância ou impacto que a tarefa ou problema tem sobre o projeto, equipe ou organização;
- Urgência (U): tempo disponível para tratar a tarefa ou problema;
- Tendência (T): tendência de agravamento ou piora do problema ao longo do tempo, caso não seja tratado.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de tarefas baseada em quadros e listas, projetada para ajudar a organizar e acompanhar projetos de forma visual e colaborativa. Ele se destaca por sua simplicidade e facilidade de uso.
Assim, uma das formas mais usadas é quando ele é aplicado utilizando a metodologia do Kanban.
Como usar o Trello na gestão de tarefas?
Por ser bastante versátil e acessível, o Trello oferece diversos formatos de uso, como:
- Organização do fluxo de trabalho;
- Criação de tarefas de acordo com o projeto e demandas;
- Atribuição de responsabilidades em cada quadro;
- Acompanhamento do progresso, verificando atividades entregues no prazo e em atraso;
- Compartilhamento do projeto com os usuários dos membros da equipe;
- Integração com outros sistemas – como o Oitchau!
Qual o melhor software de gestão de tarefas online?
Existem diversos aplicativos que facilitam a gestão de tarefas. No entanto, cada um vai atender ao objetivo e necessidade que o gestor de equipes terá em algum momento.
O ideal é que as ferramentas sejam intuitivas, com opções de personalização de nomes, escritas, alteração de datas, conter cada responsável pelas tarefas, promovendo logins para as equipes e principalmente, conter as metodologias ágeis.
Assim, o Oitchau é o melhor software para a gestão de tarefas do seu time!
Com ele, você vai poder manter o acompanhamento das entregas, evolução e produtividade dos colaboradores e ainda manter o controle de elementos como horas trabalhadas e gerenciamento de custos dos projetos.
Como a gestão de tarefas está relacionada com a gestão financeira de um projeto?
A gestão de tarefas é uma das competências básicas para todo gestor de projetos. Assim, ela precisa estar alinhada com as demais áreas de gerenciamento, como a gestão financeira do projeto!
Isso porque as duas áreas estão interligadas em diversos pontos, como:
- Planejamento e orçamento: os custos de um projeto são calculados baseados nas tarefas e entregas a serem realizadas;
- Acompanhamento de despesas: a gestão de tarefas fornece a base para rastrear os custos associados a cada atividade específica;
- Controle de prazos e custos: com o gerenciamento das tarefas, é possível ajustar o orçamento ou replanejar a rota;
- Análise de rentabilidade: a gestão de tarefas fornece informações detalhadas sobre as atividades realizadas e os custos associados, permitindo uma avaliação dos benefícios alcançados em relação aos custos.
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