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Gestão de tarefas: o que é e tudo para aplicar da melhor forma

Saiba os principais métodos para alicar a gestão de tarefas da sua empresa, de maneira eficaz e proativa junto com a sua equipe.

Com os novos modelos de trabalho e tanta correria no dia a dia, fica difícil acompanhar para realizar a gestão de tarefas, saber o que está sendo feito dentro do prazo, o que precisa de alteração.

Se torna mais trabalhoso para os gestores verificarem também quais atividades devem repassar aos colaboradores, checar as entregas para repassar os feedbacks, e tudo isso individualmente.

Por isso, é importante definir ferramentas que serão contratadas e utilizadas, para realizar a gestão de tarefas de forma organizada e sem sobrecargas. 

Neste artigo, você lerá:

  • O que é gestão de tarefas?
  • Como fazer a gestão de tarefas de maneira efetiva?
  • Quais os pontos essenciais de uma boa ferramenta?
  • Principais vantagens da gestão de tarefas.

Boa leitura

O que é gestão de tarefas?


É o acompanhamento de atividades que foram designadas aos colaboradores, no qual os gestores precisam monitorar o que falta ser iniciado, atividades em andamento, as atrasadas, as que já foram entregues e também suspensa.

Para manter o controle do ritmo de entregas, garantir que sejam feitas no prazo e pelos responsáveis de cada uma delas. E para que tudo isso seja feito, é preciso criar um planejamento e um cronograma com atividades diárias.

Este planejamento deve ser pensado em estratégias e ações, que serão realizadas por cada colaborador para alcançar uma meta ou objetivos em comum.

Como fazer a gestão de tarefas de maneira efetiva?

A maneira mais efetiva de realizar a gestão de tarefas, é começando por um passo a passo teórico como um teste antes de iniciar a organização e os responsáveis pelas ações.

Separamos algumas dicas a seguir: 

Fluxogramas


É a maneira de unir vários diagramas em um fluxo único em todas as fases de um processo se conectam formando um imenso mapa mental com o passo a passo de cada ação.

Esse esquema visual e detalhado, acaba simplificando muito a explicação do gestor e facilitando o entendimento do colaborador, que só de olhar já sabe quais são as próximas etapas, é o famoso “Se Não entendeu, quer que eu desenhe?”

E esse desenho pode ser feito através de gráficos, ou com escritas dentro de formas geométricas que vão fazendo ligação até que tudo se conecta com algo, e ao ser finalizado teremos o que chamamos de fluxograma.

Após essa ação, deve definir quem são os responsáveis, quais tarefas devem ser feitas primeiro, as fases do processo em uma tarefa depende da entrega de outro colaborador e definir os prazos.

Depois é só partir para uma reunião de equipe, mas para repassar o fluxograma, o planejamento e cronograma junto ao time para verem se o caminho está correto, é preciso definir mais objetividade e clareza.

Metodologias ágeis 

São utilizadas para exemplificar o cotidiano das empresas, focando em reuniões mais eficazes e não tão longas para resolver algum etapa da gestão de tarefas, colaborando para um assunto mais direto e claro.

Existem diversas metodologias ágeis que podem ser aplicadas não só na gestão de tarefas mas como em outros processos também, separamos as quatro mais utilizadas pelas empresas que são:

  • Scrum: apropriado para organização das tarefas, porque colabora com a construção de reuniões, os assuntos a serem tratados e a definição de horas.
    • Daily Scrum: reuniões diárias de 15 minutos;
    • Sprint Planning: planejamento de execução até 8 horas;
    • Sprint Review: revisar o que foi realizado até 4 horas;
    • Sprint Retrospective: retrospectiva do que foi realizado até 3 horas.

Os horários são definidos desta maneira, para que as reuniões sejam organizadas, de acordo com o tempo determinado e assim é preciso fazer uma agenda de etapas que serão feitas em cada reunião, deixando-a mais objetiva possível.

  • Kanban: controla o fluxo de produção, e pode ser feito através de um painel em que as informações são atualizadas com posts its coloridos em respectivas listas:
    • To do: atividades a serem feitas;
    • Doing: atividades em andamento;
    • Done: atividades finalizadas.


Isso pode ser feito em um painel físico e com post its, como também pode ser feitas no mundo digital com um painel estático os post its virtuais ou através de cores.


Existem muitas ferramentas que proporcionam diversas versões do kanban, e a prática pode ser adaptada, desde que siga o propósito de tarefas iniciadas, em andamento e concluídas.

  • Lean: foca na redução de tempo, custos e materiais, auxilia na eliminação das tarefas que são pouco efetivas, eliminando-as do processo e engloba o scrum e kanban.
    • Otimização: para alinhar todas as etapas;
    • Sincronização: para unir todos os fluxos;
    • Alterações: substituição ou melhorias rápidas de falhas;
    • Verificação: para manter a qualidade nas entregas.


É importante prezar pelos prazos e limitações da empresa,  para que a gestão de tarefas não sofra empecilhos ou erros por falta de acompanhamento.

  • SMART: inteiramente baseado em metas, que levam a indicação de 5 fatores proporcionados por cada inicial da palavra:
    • Specific: metas específicas que buscam alcançar;
    • Measurable: metas mensuráveis que compara resultados numéricos;
    • Attainable: meta atingível referente a ser alcançável pelos colaboradores;
    • Relevant: meta relevante, com desafio significativo  alcançável;
    • Time based: meta temporal, em que deve ser cumprida no tempo estipulado.


Em qualquer gestão de tarefas será necessário cumprir metas, e para que sejam realizadas as entregas devem ser feito durante um período determinado, porque irá engajar e motivar a equipe a buscar cumpri-las.

Quais os pontos essenciais de uma boa ferramenta?


As ferramentas precisam ser intuitivas, com opções de personalização de nomes, escritas, alteração de datas, conter cada responsável pelas tarefas promovendo logins para as equipes e principalmente, conter as metodologias ágeis.

Porque os formatos dessas metodologias é braço direito de qualquer gestão de tarefas, pois contém a objetividade, organização visual e itens que o colaborador precisará para cumprir suas entregas e o gestor para verificar.

Devem atender às necessidades da sua empresa e equipe, mantendo um padrão de organização visual, de interação e autonomia para os colaboradores sugerirem alterações na própria ferramenta.

Principais vantagens da gestão de tarefas


Contribui na ativação de entendimento dos colaboradores, em relação ao que devem realizar, qual o seu papel dentro da empresa, o objetivo que buscam, as metas a serem batidas e principalmente o controle dos prazos.

Cria facilidade do gestor que acompanha e modifica as tarefas, cria mais liberdade ao colaborador para definir quais ações do dia serão feitas primeiro, para manter uma organização não só da equipe mas também no individual.

Melhora na comunicação dos colaboradores, evitando ruídos de informações e desentendimentos, torna o ambiente mais leve e prazeroso de se trabalhar, contribui para o clima organizacional e na qualidade dos resultados.

Veja também: 6 dicas para tornar a sua comunicação mais assertiva

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