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O que é PMO? Tudo sobre gestão dos escritório de projetos

Atuar no mundo corporativo exige que as gerências se dividem em vários setores como a gestão de conflitos, gestão RH e também o PMO que se trata da gestão dos escritórios de projetos.


E como todo gerenciamento, tem uma equipe por trás que é responsável por praticar ações diárias e gerar resultado para as empresa, para que isso seja realizado de maneira efetiva é preciso ter treinamento, engajamento e acompanhamento do líder.

Apesar do termo ser bem específico, acaba gerando dúvidas durante o processo de aplicação, e neste artigo traremos informações para criar um bom gerenciamento de PMO na sua empresa.

Você saberá:

  • O que é PMO?
  • Para que serve o PMO?
  • Quais são os tipos de PMO?
  • Como criar uma estrutura de PMO?
  • Quais as principais Vantagens?


Boa leitura!

O que é PMO?

Project Management Office, na tradução do inglês Escritório de Gerenciamento de Projetos, na qual uma organização é responsável por avaliar e cuidar dos projetos dos seus clientes que podem ser pequenas, médias e até mesmo grandes empresas.

O PMO possui metodologias que se baseia na indústria e no mercado, para garantir que todos os projetos sejam bem sucedidos, é importante que sempre realizam atualizações para o projeto estar sempre alinhado às mudanças que podem ocorrer.

Existe duas modalidades dentro do PMO:

  • Departamento: cuida de cada setor;
  • Operação: atua em um único projeto por vez;

De maneira geral, os escritórios que gerenciam projetos podem atuar com mais de um cliente por vez, mas para isso precisa ter muito planejamento, organização, cronograma.

E até mesmo incluir as modalidades de departamento e operação para fluir mais rápido,  andamento dos processo, porque assim dá a devida atenção a cada detalhe e evita que o projeto seja entregue com falhas.


Para que serve o PMO?

Serve para garantir que os projetos serão feitos e entregues seguindo as metodologias criadas e também as práticas da empresa em questão que podem ser: 

Inovação


Costumam atuar frente ao risco, pois inovar está além de transformar um produto ou serviços já existente, está atrelado ao processo de recriação e melhorias.

Porque precisam ganhar o mercado desses produtos que foram inovados e também os seus clientes, podem atuar em subnichos ou nichos maiores, mas apresentaram uma nova versão do que as pessoas já conhecem.

Como também pode ser uma nova invenção, a criação de uma nova plataforma de gestão ou de um  novo produto, neste caso enfrenta o risco de ser aceito ou rejeitado pelo mercado, e o PMO cuida para direcionar da melhor maneira possível.


Temáticas que podem surgir no gerenciamento de escritório de projetos:

Sustentabilidade


Quando atuam pensando no mesmo ambiente, como foco na reutilização dos produtos, de transformar o que seria jogado fora em um produto novo, sempre com a usabilidade renovada e facilitada ao comprador.

Carrega a pressão de não ser apenas um serviço ou produto, mas de trazer consciência de uso aos seus consumidores, além de conscientizá-los a manter o processo que não agride o meio ambiente.


Tecnologia e Digital


Pode atuar juntos em qualquer projetos, pois a evolução tecnologia proporciona a imersão do digital, desde o e-commerce, ao site e canais de distribuição, pode atuar aumentando a produção e comunicação das empresas.

Como também pode auxiliar no PMO, para que monitore e organize todos os projetos através de uma plataforma digital que armazena os dados em nuvem.

Facilitando a realizar os envios dos projetos na periodicidade combinada, com relatórios e atualizações por meio digital às empresas clientes, além das solicitações de ajustes e reuniões que podem ser feitas online,

Socioeconômico


Atuam alinhados às prefeituras, costumam ter foco na cultura local, nos dados econômicos e sociais de determinado município para atuar com soluções de melhorias, pesquisas e análises.

Contribuem realizando a entrega de relatórios e resultados das pesquisas, mostrando as propostas de soluções baseada na coleta de dados realizada.

Claro que existem diversos temas que podem ser levados aos PMO, podem existir diversos projetos diferentes dentro da mesma temática e perspectiva, por isso é importante ter um direcionamento para cada projeto.

Quais são os tipos de PMO? 

Assim como cada projeto terá a sua temática e setor diferentes, os escritórios de projetos também terão a sua especialização e tipo de empresa que atua. Separamos alguns desses tipos a seguir:

PMO Autônomo: atua com apenas um projeto por vez, sendo responsabilizado por falhas e correções, realiza a metodologia e se comunica com os gestores dos projetos;

PMO Departamento: atua por setores ou áreas, dá suporte aos projetos lidando vários de uma só vez, dá prioridade aos projetos internos e aos gestores dos projetos;

PMO Estratégico: atua em todos os projetos sem exceção, cuida dos portfólios e não da atuação dos projetos, não é responsabilizado pelos resultados;

PMO Suporte: cuida de projetos iniciantes, auxiliando e tirando dúvidas para o projeto ter um bom direcionamento;

PMO Controle: verifica se todos os projetos estão atuando dentro das normas exigidas e regras estabelecidas.

PMO Diretivo: responsável pelo direcionamento de recursos financeiros para cada projeto, além de definir quais serão os valores e os gerenciadores de cada projeto.

Esses são os principais tipos de gerenciamento de escritórios de projetos, a empresa precisa buscar o que melhor se enquadra na proposta e que mais se qualifica no objetivo do projeto.

Quais as principais vantagens?


Ter um escritório de gerenciamento de projetos, já é por si só uma grande vantagem, pois terá equipes especializadas cuidando de todos os trâmites burocráticos, legais, financeiros e de organização para você.

O que acaba deixando apenas a responsabilidade de acompanhar se os valores investidos estão sendo bem aplicados, se o projeto está com o direcionamento que deseja e se os prazos estão sendo cumpridos.

E tem mais alguns itens que o PMO agrega na sua empresa:

  • Organização para definir os prazos, valores a ser utilizados e gestores do seu projeto;
  • Resoluções para direcionar o projeto ao sucesso, podendo corrigir falhas rapidamente;
  • Negociação para manter o investimento sem alterações ou até mesmo para economizá-lo, focando no sucesso financeiro do projeto;
  • Tomada de decisão, auxiliando quais são as melhores ações a serem realizadas naquele momento;
  • Atualização nos dados e informações validadas ao projeto, para que não se torne ultrapassado ou invalidado;
  • Melhorias na comunicação, pois irá administrar todos os fluxos e etapas do projeto, aplicando as metodologias e mantendo a equipe de gestão alinhada à empresa;
  • Qualidade na finalização do projeto, garantindo que poderá ser utilizado aos devidos fins pela empresa;
  • Evolução da gestão, que estará sempre envolvida com a equipe para poder propor melhorias e realizar um acompanhamento para repassar à empresa.

Ter um escritório de gerenciamento de projetos, torna o caminho mais facilitado para realizar propostas com a finalização em mãos, dentro do orçamento e das regras estabelecidas, evitando problemas durante e posterior aos projetos.

Veja também: 6 dicas de como tornar a sua comunicação assertiva com a sua equipe

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