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Gestor de projetos: o que ele deve saber?

O gestor de projetos é uma importante figura dentro das empresas. Ele é quem acompanha o desenvolvimento de um projeto desde o seu início até o seu final, com a apresentação do resultado.

Para que isso ocorra conforme planejado, é necessário que o gestor tenha em mãos todas as informações relevantes sobre o projeto em si. E elas são muitas, saiba disso! Abaixo, veja o que todo gestor deve saber para o bom exercício do cargo.

Sumário

Gestor de projetos: quem ele é?

gestor de projetos

Esse é o profissional responsável por gerenciar os projetos que estão em desenvolvimento na sua empresa. Projetos, aqui, referem-se a desenvolvimentos de questões pontuais que tem início, meio e fim. Por isso, diferenciam-se de processos.

Os projetos visam a criação de um novo produto, que pode ser interno ou externo. É, por exemplo,  o desenvolvimento de uma nova mercadoria, de uma política de gestão ou de uma campanha de marketing. Note que todos eles possuem um objetivo bem definido.

Ao concluírem, então, passam a fazer parte dos processos. Por exemplo, o produto será desenvolvido uma única vez. Depois, apenas há a aplicação dele ou a estipulação de um passo a passo específico para a sua fabricação.

Uma empresa normalmente possui vários projetos que são desenvolvidos simultaneamente. Afinal, existem vários tipos de projetos ao mesmo tempo em que cada setor possui os seus. Assim, o gestor se volta a essas atividades.

Quais são as atribuições de um gestor de projetos?

Existem algumas responsabilidades bem específicas e definidas que cabem ao gestor de projetos. Veja quais são:

  • Capacidade de liderança;
  • Comunicação de qualidade e clara;
  • Poder de negociação;
  • Agilidade para, de forma dinâmica, responder às alterações necessárias no projeto para evitar ou superar um obstáculo;
  • Conhecimento de gestão de projetos.

O que todo gestor de projetos deve saber?

gestor de projetos

Essa é uma pergunta que aceita inúmeras respostas. O gestor precisa ter habilidades ao mesmo tempo em que precisa ter conhecimentos sobre o projeto em si. E isso já demonstra como esse papel é complexo.

Um bom gestor precisa ter capacidade de comunicação e conhecimento técnico. Ao mesmo tempo deve saber o que está acontecendo no projeto, os recursos envolvidos e as atividades que ele requer.

Tudo isso compõe a resposta à pergunta do que todo gestor de projetos da empresa deve saber. Nos itens a seguir, veja as várias facetas e requisitos que um bom gerente de projetos deve preencher.

Objetivo do projeto

O gestor de projetos sempre deve estar envolvido no desenvolvimento do projeto desde o seu início. A definição do que será feito, porque e como será feito, que se refere ao escopo do projeto, requerem sua presença e ciência do que é tratado.

O objetivo do projeto deve ser de conhecimento do gestor, em caso contrário ele não terá a capacidade de gerenciar as atividades e de analisá-las objetivamente e de forma a melhorá-las ou a evitar riscos.

Envolvidos no projeto

O segundo ponto de atenção de um bom gerente de projetos é saber quem está envolvido na execução dos projetos. E isso se refere a todas as equipes que ajudam na realização das atividades e a todos os colaboradores que as compõe.

É muito importante ter em mãos informações de quem fará o que, quando o fará, porque o fará e como o fará. Isso envolve as metodologias do projeto, a escolha dos melhores profissionais e o direcionamento correto da execução.

Cronograma do projeto

Outra questão que não deve passar em branco para um gestor de projetos é o cronograma que cada um dos projetos possui. O cronograma nada mais é do que a organização das atividades dentro do tempo-espaço.

Há uma ordem a ser seguida em relação às atividades que compõem o projeto. Enquanto algumas destravam outras, existem aquelas que somente se tornam possíveis como uma série de outras atividades já terminaram.

Ao mesmo tempo existem aquelas atividades que não possuem requisitos ou, quando os possuem, são comuns. Isso significa que nesse caso elas permitem suas execuções simultâneas.

E isso é muito importante dentro da gestão de projetos. Saber a ordem lógica das atividades, do que uma ação precisa e que pode ser garantido por um trabalho anterior, etc.

Outro ponto importante aqui é que ao conhecer o cronograma e ajudar no desenvolvimento dele, o gestor pode reconhecer maneiras mais produtivas de usar os recursos e de desenvolver o projeto.

Considere uma ferramenta ou software que é necessário em mais de uma fase. Com o conhecimento do cronograma e de sua ordem lógica – em relação ao que precede o que, necessariamente – é possível organizá-lo ainda mais estrategicamente.

Para terminar, o gestor de projetos deve conhecer o cronograma para que possa se atentar aos prazos e fazer ajustes que eventualmente forem necessários ao longo do projeto.

Considere que não são apenas os atrasos que requerem reajustes. Quando uma das fases ocorre de forma mais rápida do que prevista anteriormente, o gestor pode usar o tempo restante para aumentar o prazo de outra equipe com ações mais complexas.

Isso também envolve o reajuste das previsões de apresentação dos novos produtos aos clientes ou interessados, aos investidores e à garantia de que ele seguirá as previsões finais sem que isso afete sua qualidade.

Orçamento

gestor de projetos

Conhecer o orçamento do projeto é outro conhecimento crucial que o gestor dele deve ter. O orçamento corresponde às previsões e autorizações de uso de recursos pelo projeto e para o seu desenvolvimento.

Quando se está desenvolvendo o escopo do projeto, o gestor e as equipes estudam os custos que cada atividade e fase terão. A partir disso estipulam um orçamento com previsões financeiras para cada fase.

Essas previsões devem ter aval dos gestores da empresa e das equipes financeiras. O projeto somente é passível de execução se a empresa tiver como arcar com seus custos sem que isso a prejudique em outros vieses.

O orçamento do projeto é um norte para o gestor para a realização de investimentos, reconhecimento de quais fases requerem maiores recursos e para se limitar ao valor do qual realmente pode fazer uso no projeto todo.

Ao conhecer o orçamento o gestor do projeto também pode reconhecer, ao longo da execução, a necessidade ou possibilidade de deslocar recursos dentre as fases ou de escolhas estratégicas que permitam o mesmo resultado com menores gastos.

Comunicação com os colaboradores

Acima, vimos o que o gestor de projetos deve conhecer sobre o projeto. O que ocorre é que não são apenas os conhecimentos técnicos que um bom gestor precisa. Ele também depende de habilidades que muitas vezes são subjetivas.

Um bom exemplo é a comunicação. O gestor deve, necessariamente, saber como se comunicar com os colaboradores e as equipes no geral. Ele precisa ser claro e objetivo ao mesmo tempo em que deve saber como engajar as equipes.

E tudo isso é possível pelo bom uso da comunicação. Ela está no cerne do bom desenvolvimento das atividades, eis que permite aos colaboradores saberem exatamente o que querem deles.

Da mesma forma que ela é essencial para a manutenção do bom clima organizacional, que faz toda a diferença em questões de engajamento e do sentimento de pertencimento.

Organização e disposição das informações

O gestor de projetos deve saber como se comunicar e conhecer inúmeros detalhes do projeto. E isso exige dele que saiba reunir informações de forma organizada para que possa usá-las e acompanhar a execução das atividades.

Outro ponto importante é que ele permite um histórico de informações, dados e até mensagens e e-mails trocados ao longo da execução. Com eles, o gestor conta com todas as informações que precisa e melhora o gerenciamento de projetos.

E isso pode ser obtido com um bom software de gestão de projetos que reúna informações e as organize de forma clara. Esse tipo de programa atualiza os dados em tempo real conforme o avanço do projeto.

Como melhorar o gerenciamento com um software de gestão de projetos?

software de gestão de projetos

Os pontos acima são os principais que um gestor de projetos deve saber para que consiga realmente desenvolver suas responsabilidades e atribuições. A obtenção desses dados e o tratamento deles, então, pode melhorar em muito com o uso de um software de gestão de projetos.

Um bom software de gestão é aquele que permite ao gestor, bem como aos profissionais envolvidos no desenvolvimento do projeto, saber tudo o que está acontecendo com ele.

Assim, ele auxilia desde os processos iniciais, em que há a definição do escopo do projeto e das fases pelas quais ele precisa passar para que o objetivo final seja passível de alcance.

A partir de então, ajuda na organização dos procedimentos que compõem o processo. Note que é comum que mais de uma equipe seja envolvida, bem como que as fases sejam inúmeras. 

Algumas serão complementares, de forma que o desenvolvimento de uma depende da conclusão de outra. Outras, por sua vez, poderão ser independentes, de forma que podem ocorrer simultaneamente, agilizando o processo.

Além disso, deve-se destacar que o software de gestão ajuda no controle de prazos e de orçamentos de acordo com o projeto inicial. Ao longo do desenvolvimento, então, pode fazer as adaptações necessárias.

Por exemplo, uma fase que ocorra em menor tempo do que o previsto inicialmente pode criar mais tempo para outras fases futuras, que ganham fôlego. O mesmo ocorre quando o orçamento utilizado é menor do que o previsto. Nas situações contrárias, aliás, isso também se dá.

Com um software de gestão de projetos, então, suas equipes podem desenvolvê-los de maneira mais assertiva. Ainda, o gestor de projetos garante o acesso a todos os dados relevantes do projeto em si e do curso do seu desenvolvimento.

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