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Software de gestão de projetos: conheça 6 benefícios!

O software de gestão de projetos pode ajudar em muito as empresas em diversos dos seus setores. Para que ele possa auxiliar e melhorar os procedimentos internos em todas as suas fases, ele deve contar com benefícios específicos.

Não que esses benefícios sejam os únicos importantes. O que ocorre é que eles são básicos quando se fala em softwares de gerenciamento. Caso não estejam presentes, mostram a eficiência do programa. Abaixo, veja quais são eles!

Benefícios cruciais de um software de gestão de projetos: entenda o que não pode faltar

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A gestão de projetos é o acompanhamento completo de cada projeto que a sua empresa realiza.

Note que todo projeto tem um início, meio e fim. Ao final o projeto deve alcançar um resultado que pode ser externo, como produtos, ou internos, como manuais. E para que isso tenha sucesso e o resultado seja como se esperou, precisa de gestão.

A gestão não se limita ao acompanhamento do projeto. Ela realmente age com ele. Está presente desde a aprovação do que se pretende fazer, segue à delimitação de fases, responsáveis, subsídios e prazos e ao seguimento do plano.

Tudo isso é bastante complexo e é por isso que o software de gestão de projeto ajuda e muito. Ele organiza informações, prazos e contém informações completas que sejam relevantes à execução das atividades e ao bom correr do processo.

E isso faz com que ele tenha que oferecer alguns benefícios e ferramentas básicos. A ausência deles torna o software inútil ou ao menos incompleto. E isso também pode afetar a qualidade do próprio projeto em si.

Pensando nisso, separamos para você as principais ferramentas e vantagens que um programa que se volta ao gerenciamento de projetos deve apresentar. Com eles você poderá fazer a melhor escolha dentre os softwares disponíveis.

1. Concessão de relatórios de projeto e de tarefas

O primeiro requisito para que um software de gerenciamento de projetos deve oferecer para que ele seja eficiente e valha à pena diz respeito aos relatórios. Estes podem se referir ao projeto como um todo e às tarefas de modo individual.

Veja que é preciso ter uma visão completa do projeto. Para isso é necessária a visão macro, com todas as etapas, e micro, com as atividades de cada uma delas em detalhes.

Um programa que se volta ao gerenciamento de projetos precisa, necessariamente, ofertar possibilidades diversas para que o gestor enxergue e analise o que está acontecendo. A organização visual objetiva é interessante.

Prefira softwares que lhe oferecem mais de uma forma de exposição de informações, como:

  • Em lista;
  • Em tabela;
  • Por gráficos, etc.

2. Modelos de projetos

Um bom programa para auxiliar na tarefa de gerir projetos precisa oferecer modelos destes. Isso quer dizer que você deve ter à disposição um software que permita a edição de projetos antigos e o reaproveitamento, ao menos em estrutra.

E isso não se revela apenas nos seus projetos antigos. O programa deve contar com uma espécie de cardápio em que você pode escolher um modelo para orientar o desenvolvimento do projeto.

Isso lhe permite reaproveitar modelos que mostraram sucesso ou buscar a organização de uma maneira mais fácil. Se um modelo deu certo em algum aspecto, não hesite em reutilizá-lo com as devidas adaptações.

E existem diversos elementos de um projeto que são reaproveitáveis, de forma que isso pode economizar tempo e dinheiro para a sua empresa.

3. Informações reais sobre o fluxo de trabalho

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É crucial que os relatórios e as informações do programa contenham informações completas e que se atualizem frequentemente. O fluxo precisa ser respeitado, notado e destacado.

As atividades estão em constante desenvolvimento (ou deveriam estar) de modo que o status delas e seus relatórios se modificam e atualizam todos os dias. A mesma coisa acontece com as fases em si, que avançam de modo natural.

Se as atividades de um projeto se encontram em desenvolvimento de forma constante, a informação que ontem era atual hoje não necessariamente o é.

Outro ponto que não deve fugir à vista se relaciona com o fato de que muitas vezes fases diferentes se desenvolvem concomitantemente. Isso é possível principalmente quando a responsabilidade de uma equipe não depende da conclusão de outra ação.

E o gestor deve ter uma visão sobre tudo o que está acontecendo e de forma atualizada, eis que em caso contrário o software não lhe ajudará a realmente gerir o processo de desenvolvimento de um plano.

Informações de fluxo de trabalho também demandam detalhes e devem ir além de termos gerais, como:

  • “em andamento”
  • “revisão”
  • “correção”.

O gestor deve saber quando começou o andamento, em que ponto ele está e quão próximo do fim está.

4. Atribuição de tarefas de forma automática

O software de gestão também somente demonstra ser de qualidade quando ele permite a atribuição de tarefas de forma automática. E isso deve se dar com base no que se determinou no projeto.

Cada um deles terá fases e atividades específicas com responsáveis específicos. O que ocorre é que muitas vezes uma parte do projeto termina sem que as pessoas saibam quem é o próximo responsável.

E isso claramente atrasa o andamento do projeto, atrapalha seu cronograma e o seu orçamento. Já quando o software de gestão tem a capacidade de atribuir as atividades, convoca o próximo responsável para assumir seu trabalho.

5. Apresentação e organização do cronograma do projeto

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O quinto ponto essencial para um software de gestão de projetos ter sucesso é que ele seja organizado e que todas as fases e atividades do cronograma também se apresentem com organização:

  • Indicação da conclusão de uma atividade em tempo real;
  • Informações completas sobre as próximas atividades e responsáveis e convocação; deles;
  • Produtividade de cada equipe;
  • Avanço do projeto de acordo com o cronograma, etc.

6. O software de gestão de projetos deve oferecer um suporte eficiente às empresas que o contratam

O último ponto essencial para que um software de gerenciamento de projetos apresente sucesso e ajude a sua empresa é o oferecimento de suporte. Esse suporte se revela na assistência técnica, atendimento para dúvidas, etc.

Outro interessante tipo de suporte se mostra  na concessão, pela empresa dona do software, de treinamento dos seus colaboradores e do gestor. Isso permite que todos aprendam desde logo como mexer com o programa e isso ajuda o sucesso do projeto.

Conclusão

O software de gestão de projetos auxilia a empresa no gerenciamento de atividades e processos ao longo de toda a cadeia, permitindo que ocorra a organização dos cronogramas de entrega. E assim, evitando falhas durante a execução.


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