Milestones: como identificar marcos importantes num projeto?

A gestão de projetos é essencial e ao aplicar o conceito de Milestones ela pode se tornar ainda melhor para a empresa. Esses são pontos de destaque e cruciais dentro de um trabalho para que ele alcance o resultado esperado.

Hoje, trouxemos para você um pequeno manual de como identificar quais são esses marcos dentro dos projetos. Continue lendo para ver como aplicar esse conceito nos seus projetos e torne-os ainda mais efetivos.

• O que é Milestones?
• Passos para reconhecer os milestones dos seus projetos
  • Defina quais são as entregas-chave
  • Descreva cada etapa para vê-la de maneira completa
  • Determine os responsáveis
• Por que usar o Milestone?

O que é Milestones?

O termo “Milestones” vem da língua inglesa e sua tradução corresponde a “Marco histórico” ou simplesmente “marcos de referência”. E isso já pode dar uma boa ideia do que ele representa dentro de um projeto.

Considere que todo projeto tem início, meio e fim. Todas as fases dele possuem partes importantes e a conclusão de cada ponto é essencial pra o início da próxima fase. Dentre de cada uma delas também existem ações que destravam outras.

E dentre todas essas atividades e fases do processo existem os marcos mais importantes, que correspondem ao que se chama de milestone. Eles são pontos essenciais para que o projeto tenha andamento e chegue até o final que se projetou.

Esse conceito não se aplica apenas no decorrer do projeto, estando presente desde a sua concepção com vias de aprovação. E ele é capaz de ajudar os gestores a melhorar o controle das atividades ao mesmo tempo em que ajuda no engajamento.

Conheça como ele funciona na prática e como o uso desses marcos nos seus processos pode melhorá-los. Abaixo, veja como aplicá-lo e quais são os seus passos essenciais.

Passos para reconhecer os milestones dos seus projetos

Os marcos permitem que você delimite as atividades dentro das fases do projeto e as responsabilidades sobre cada uma delas. Isso ajuda a controlar melhor os prazos e o cumprimento de orçamentos.

Ao saber quais são os marcos você pode delimitar:

• Quais são os pontos essenciais do seu projeto;
• O que cada fase que o projeto inclui depende, antes, para ser possível;
• Defina as prioridades;
• Estabeleça essas entregas.

Para definir isso, você deve saber como organizar os marcos do seu projeto. Existem alguns que são essenciais e bastante óbvios, como:

• Autorização do projeto: não basta desenvolver um projeto, ele deve ter autorização pelo conselho diretor da empresa;
• Escolha do tema do projeto: ele se volta para que? É um produto interno ou externo? Como destacá-lo?
• Seleção de fornecedores dos materiais: que podem ser instrumentos ou matérias-primas que sejam necessários para que o processo se torne possível;
• Convocação dos colaboradores: que farão parte do projeto, etc.

Existem algumas definições de marcos de acordo com a natureza dele:

• Marcos executivos: dizem respeito à aprovação dos projetos;
• Marcos financeiros: delimitam as ferramentas e matérias-primas necessárias para o processo e o orçamento disponível para isso, distribuído em cada fase e atividade;
• Marcos-chave: referem-se às etapas essenciais, como a finalização do design do produto ou a disponibilização de um protótipo.

O conceito de milestone e de marcos dos projetos é bastante amplo. Colocá-lo em prática pode ser mais fácil do que parece e isso traz inúmeras vantagens, como veremos na sequência.

Antes de vermos os benefícios, vejamos como passar pelos marcos do seu projeto de forma fácil e assertiva e determinar os detalhes de cada um.

Defina quais são as entregas-chave

Como dito acima, os marcos-chave são muito importantes e são eles que destravam várias situações dentro de um projeto. Antes do protótipo é impossível desenvolver o marketing. Outro exemplo é que a produção depende da definição dos materiais.

Veja que ao longo do processo de desenvolvimento de um projeto existem inúmeros pontos que são cruciais. São aqueles que destravam as demais atividades e tornam as outras fases possíveis.

Um gestor precisa saber todas as entregas-chave para que o projeto realmente tenha sucesso. Veja algumas delas:

• Aprovação do projeto;
• Definição e compra de matérias-prima;
• Finalização do design do produto;
• Produção de protótipo;
• Instalação completa de softwares;
• Disponibilização do orçamento e outros.

Descreva cada etapa para vê-la de maneira completa

Outro ponto para definir os milestones do seu projeto se refere à descrição de cada uma das etapas. E isso é inerente à gestão de projetos. O gerenciamento se torna impossível caso o gestor não saiba o que compõem cada uma das fases.

E isso faz parte do projeto, em si. Ele deve ter cada etapa, necessidade e pré-requisito descrito. Somente assim é possível abarcar tudo o que ele necessita e não deixar com que isso passe em branco.

Liste tudo o que será necessário para cada um dos pontos do seu projeto e veja quais são os itens que compõem cada etapa e as atividades de cada uma das equipes.

Determine os responsáveis

A etapa anterior, que se refere ao detalhamento de cada uma das etapas do seu projeto, permite que o gestor desde logo reconheça o responsável pela atividade. Ou ao menos comece a pensar como montar equipes e determinar profissionais.

Essa é uma parte muito importante na definição de milestones, que permite que a execução do projeto seja aperfeiçoada. É aqui que a dinâmica do grupo será definida e que a disposição de ferramentas para os envolvidos é analisada.

Com essas três fases de estudo dos marcos é possível determinar quais são os principais e como focar nas suas atividades.

Por que usar o Milestone?

Agora que você já sabe como aplicar os marcos no seu projeto e como eles funcionam, resta saber quais são as vantagens que ele oferece. Veja quais são e não deixe de utilizar os milestones para melhorar a sua gestão:

• Exercite o verdadeiro gerenciamento de projeto;
• Saiba todos os pontos mais importantes e como garanti-los;
• Reconheça desde logo quem são os responsáveis pelos principais marcos;
• Tenha controle sobre o orçamento disposto e sobre os prazos;
• Evite erros;
• Tenha a visão completa de todas as fases.
• Engaje colaboradores que se sentem responsáveis por marcos importantes do projeto e tendem a se dedicar mais.

Com tudo isso a sua empresa tende a melhorar os projetos e o resultado deles. Não deixe de obter essas vantagens e de aplicar o conceito de marcos do projeto em sua gestão.

Ao saber os marcos essenciais o seu projeto tende a chegar com mais facilidade ao resultado desejado.