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gestão de projetos

Guia: Gestão de Projetos do início ao fim

A gestão de projetos é uma parte essencial da organização da empresa e do desenvolvimento dela. São esses projetos que permitem que ela desenvolva novos conceitos, ferramentas e metodologias. Eles que criam espaço à inovação.

Os projetos devem ser temporários, com início, meio e fim. Hoje veremos como organizá-los em cada uma de suas fases para que ao fim alcancem o fim ao qual se propuseram. Continue lendo e confira.

Sumário

O que pode ser definido como projeto?

Imagem retrata duas pessoas falando sobre gestão de projetos em um quadro suspenso
gestão de projetos

Antes de tudo, cabe esclarecer o que exatamente é um projeto. Ele nada mais é do que a soma de esforços temporários com vias no desenvolvimento de um produto, serviço ou resultado único. 

Logo, a partir dessa definição, podemos concluir que um projeto:

  • Deve produzir uma entrega exclusiva;
  • Obrigatoriamente, possui início, meio e fim;
  • Não se repete no dia a dia de trabalho, afinal as suas tarefas estão relacionadas a uma entrega específica.

Em relação a este último ponto, um projeto é considerado único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. 

Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas –  muitas vezes, inclusive, vindas de diferentes organizações.

Ou seja, as empresas organizam projetos para promover as mudanças necessárias à sobrevivência do negócio, que vão desde estratégias de melhoria da operação até medidas para atender o planejamento estratégico. 

Neste contexto, para garantir que as iniciativas realmente saiam do papel, existe a figura do gerente de projetos, uma peça-chave para implantar a gestão de projetos.

Então, o que é gestão de projetos?

A gestão nada mais é do que o gerenciamento de atividades que foram propostas para alcançar um determinado objetivo ou meta, de forma que seja realizado um acompanhamento de todos os passos daquela atividade.

Os projetos dentro de uma empresa podem ser inúmeros, voltando-se para:

  • Desenvolvimento de pessoal;
  • Criação de novos produtos ou serviços;
  • Alterações e adaptações em serviços que a empresa já oferta;
  • Melhoria da gestão de pessoas;
  • Promoção de melhores condições estruturais na empresa;
  • Criação de novos prêmios;
  • Desenvolvimento de novas ferramentas de uso interno que melhorem as atividades diárias ou as tornem mais produtivas e menos burocráticas.

Seja como for, são inúmeros tipos de projetos, que podem se voltar para dentro ou para fora da corporação. Todos eles são compostos por fases. Primeiro é preciso ter a ideia, projetá-la e ver as fases que a levarão ao resultado final.

E não é só isso! Um projeto depende da análise de necessidades financeiras, de disposição de pessoal e de outros recursos tecnológicos. Tudo isso compõe a gestão de um projeto.

Ao se afirmar que ali há o gerenciamento de projeto, diz-se que todas as fases dele são previamente pensadas e que há acompanhamento do desenvolvimento de cada uma.

Para que serve a gestão de projetos?

A imagem retrata uma sala com 5 pessoas, onde 1 está em pé falando sobre gestão de projetos e com adesivos coloridos colados em um quadro branco.

O gerenciamento dos projetos se presta a uma série de questões. É ele que permite que um projeto se desenvolva de maneira mais eficiente e segura.  Exerce influência também sobre a rapidez e o uso de recursos.

Quando tudo isso ocorre de maneira coordenada, com análise das fases e da correspondência delas com os planos iniciais, a empresa se depara com várias vantagens. A partir do gerenciamento de projetos é possível:

  • Analisar desde logo todas as fases e necessidades do projeto;
  • Distribuir tarefas de maneira organizada, com a possibilidade de colhimento de feedback periodicamente e de gestão dos trabalhos das equipes;
  • Obter o controle total sobre as fases que compõem o projeto, com reconhecimento de eventuais falhas ou necessidades de repensar o desenvolvimento;
  • Reconhecer quem é responsável por cada ação;
  • Criar cronogramas com base no real desenvolvimento do projeto e nos recursos dos quais se dispõe;
  • Organizar recursos necessários para que o projeto realmente saia do papel.

A gestão destes projetos, independentemente da natureza deles, oferece uma série de possibilidades. Com ela é possível em poucos passos ter informações completas sobre o que está acontecendo e sobre como isso se enquadra no planejamento.

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Como funciona a gestão de projetos?

A gestão de projetos funciona com esses passos:

  • Surgimento de uma ideia com motivos e objetivos;
  • Análise sobre a viabilidade do projeto e dos recursos que ele demanda;
  • Distribuição de tarefas, no direcionamento de recursos e na organização de um cronograma com prazos de trabalho;
  • Execução, pelas equipes, das tarefas que lhes coube, durante a qual há o monitoramento e apresentação de resultados;
  • Análise do resultado final, de acordo com a correspondência ao projeto inicial e das suas vantagens.

Guia de gestão de projetos: veja passo a passo

A imagem retrata uma mulher ruiva escrevendo sobre gestão de projetos e Feedback em um quadro branco com uma caneta preta.

De acordo com as fases que delimitamos acima, confira um passo a passo para colocar o gerenciamento de projetos em prática na sua empresa de forma completa e efetiva.

1. Fase inicial do projeto

A fase inicial é a concepção do projeto. Ele surge como uma solução, melhoria ou como uma alternativa. Aqui são determinados quais são os seus objetivos e o que justifica a adoção dessa estratégia.

Nessa fase inicial também há a projeção (menos específica) dos recursos que se farão necessários. Isso já dá uma ideia sobre a possibilidade de praticar ou não o projeto.

2. Organização e preparo do projeto

Na segunda fase há a determinação real dos gastos, recursos humanos e ferramentas necessárias. Há a organização de um cronograma do projeto (com datas e ordem das atividades) e das atividades que ele exige. Para isso ocorre a distribuição delas e das responsabilidades entre colaboradores e equipes.

3. Execução do projeto e das atividades que ele envolve

A execução do projeto é a realização gradual das atividades necessárias ao resultado final. Enquanto algumas serão simultâneas, outras serão graduais e dependem do cumprimento anterior de outros requisitos para iniciarem.

É nessa fase que se observa o caminhar do projeto, o cumprimento dos prazos e eventuais erros que requeiram revisão do projeto.

4. Encerramento do projeto

Todas as fases se encerraram e se tem em mãos o resultado final que pode ser positivo ou não. Caso seja, a empresa passa a testá-lo com o público (se externo) ou dentro da empresa (caso interno).

A gestão de projetos permite que seja realizado o acompanhamento fim a fim de uma atividade, independente da sua finalidade.

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Benefícios em promover uma gestão de projetos eficaz

Confira, abaixo, 5 benefícios que a gestão de projetos permite à sua empresa. Assim, veja o porquê colocá-la em prática de forma efetiva pode revolucionar seus projetos e a organização empresarial.

1. Redução de impactos negativos

Com boas práticas de gestão de projetos, a equipe se torna capaz de identificar com antecedência quais são as principais ameaças às suas atribuições. Isto é, o que pode atrapalhá-las na execução ou impedir a continuidade do projeto.

Isso, então, ajuda a preparar respostas antes mesmo que os riscos aconteçam. O monitoramento contínuo das tarefas e funções executadas, bem como a checagem da qualidade dos processos, por meio de indicadores, torna o projeto mais seguro, ajudando a evitar problemas.

2. Tomada de decisão agilizada

Um projeto que não tem direcionamento definido ou equidade entre objetivo e método de trabalho corre o risco de se ver mediante decisões questionáveis de gestão. 

Por outro lado, ao se padronizar as atividades e a forma de abordar as questões encontradas, a adaptação é mais bem-sucedida. Além de tornar mais simples o ato de delegar funções, trabalhar em equipe na resolução de conflitos e evoluir coletivamente, o que pode impactar positivamente no resultado do projeto.

3. Comunicação transparente e verdadeira

A base para a gestão de projetos é o trabalho em equipe. Um time que não consegue conectar seus membros, integrar suas atividades e agrupar suas ideias, muito provavelmente não entregará um bom projeto. 

Investir em criar laços por meio de um canal de comunicação aberto, pode engajar as partes interessadas e estabelecer um contato permanente entre as pessoas. E é isso que a gestão permite, até mesmo por dar visão geral e informações sobre o projeto e suas fases para quem está envolvido nele.

4. Eficiência na utilização de recursos

O principal objetivo de um projeto é trazer benefícios para o negócio. Essa é, inclusive, a primeira exigência de qualquer investidor ou cliente. Para isso é crucial que suas equipes e colaboradores tenham em mãos os recursos necessários, sejam eles financeiros, tecnológicos ou outros.

E não basta ter os recursos, é preciso saber como usá-los e aplicá-los de forma que eles realmente sejam rentáveis e bem aproveitados. Neste sentido, as práticas de gestão ajudam a verificar como e quais recursos são alocados em cada atividade.

Conforme já citado anteriormente a gestão de projetos inclui um rigoroso processo de controle do orçamento, prazo e escopo. Com maior visibilidade para essas questões decisivas, desvios são evitados, bem como extrapolações de orçamentos.

Nesse sentido, note que os recursos financeiros, em si, também aproveitam melhor uso e aplicação. Aliás, muitas vezes é possível até otimizar os custos, à medida que se percebe outras formas de realocar recursos, por exemplo.


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