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Quem nunca perdeu um prazo ou precisou dedicar bem mais tempo em uma tarefa do que imaginava? O gerenciamento da produtividade é um dor comum para as empresas, e uma das formas de minimizar os impactos desse problema é buscar ferramentas que facilitem esse processo, como fazer a gestão de tempo no Notion.
Ele é um aplicativo bastante conhecido quando o assunto é organização, e apresenta diversas funcionalidades que vem para ajudar a deixar as rotinas mais simples e melhorar o planejamento de tarefas, seja na vida pessoal ou profissional.
Aqui nós vamos explicar o que é esse aplicativo, como você pode aproveitá-lo para fazer a sua gestão e formas de calcular o tempo das tarefas no Notion.
Continue e aproveite o conteúdo!
O que é o Notion?
O Notion é uma ferramenta para a gestão de tarefas e projetos. Assim, ela pode ser compartilhada entre os membros de um time, o que possibilita o acompanhamento da evolução de atividades e monitoramento do progresso da equipe.
Disponível para Android e IOS, com versões Web e Desktop, o Notion também pode ser usado para a organização pessoal, com diversas funcionalidades:
- Calendário;
- Tabelas;
- Lista de atividades;
- Kanban;
- Notas;
- Produção de textos.
É possível construir um timesheet de gestão do tempo no Notion?
O timesheet é uma estrutura usada para gerenciar a produtividade das equipes por meio dos apontamentos feitos para executar as atividades. Assim, ela funciona como uma database que contabiliza as horas dedicadas por um colaborador.
Para construir um timesheet e fazer a gestão de tempo no Notion, você vai precisar criar uma tabela a partir do projeto que você deseja gerenciar e fazer o registro das tarefas ou entregas. Assim, para cada uma delas você deverá preencher manualmente os apontamentos.
Como calcular o tempo de tarefas no Notion?
Como explicamos, o Notion é uma ferramenta completa e com diversas funcionalidades, com a possibilidade de ser adaptada e personalizada para cada projeto ou time. No entanto, ele ainda conta com a dificuldade em ser um modelo que exige comandos bem diretos e manuais.
Isso não quer dizer que você não possa calcular o tempo das tarefas no Notion, mas que para isso, é preciso recorrer ao uso de 2 caminhos: o processo manual ou extensões integradas.
Veja como cada um pode funcionar na prática.
Processo manual
Aqui, você vai perceber que a gestão de tempo do Notion vai funcionar como um processo em uma planilha do Excel.
Então, além de precisar realizar o registro de cada uma das tarefas que você deseja mensurar, os apontamentos devem ser feitos de forma manual. Para isso, você ou os membros do seu time devem ter o acesso ao painel de controle e registrar nas células da tabela os horários de início e fim da atividade.
Após esse registro, é possível aplicar uma fórmula para contabilizar os valores parciais e totais que o projeto demandou.
Uso de aplicativos integrados
Outra possibilidade é pesquisar aplicativos que possam ser integrados ao Notion e que realizem o cálculo automático das horas. Assim, eles fazem o registro em tempo real de cada tarefa e podem oferecer relatórios sobre produtividade.
A maioria dos aplicativos para a integração trabalha com planos pagos. Por isso, o ideal é que você pesquise bem sobre as funcionalidades de cada opção e alinhe com as necessidades do seu time para identificar a melhor solução.
Quais as vantagens em fazer a gestão de tempo no Notion?
Compartilhamento de informações
O primeiro ponto é a possibilidade de compartilhar informações com outros membros do time.
A partir da construção das tabelas de gerenciamento de tempo, cada membro de um projeto poderá acessar a planilha e registrar o tempo dedicado de acordo com o seu trabalho.
Isso permite que o gestor de projetos tenha maior liberdade para dedicar seu tempo a outras atividades, como também possibilita que os colaboradores tenham a autonomia de inserir informações e monitorar a sua produtividade.
Para isso, é preciso verificar no plano contratado o limite de acessos ao painel de controle.
Gerenciamento de projetos e colaboradores
Por ser uma ferramenta que permite a criação de diversas páginas e estruturas de trabalho, ao fazer a gestão de tempo no Notion é possível manter o controle completo de diversos projetos e a produtividade dos colaboradores.
Versão gratuita
Apesar de contar com planos pagos, o Notion também oferece uma versão gratuita. Nela, você poderá criar páginas e blocos ilimitados que podem ser compartilhados com até 5 convidados. Além disso, é possível fazer o upload de até 5 MB em arquivos.
Quais as desvantagens na gestão de tempo do Notion?
E como nem tudo são flores, o aplicativo apresenta algumas limitações que impedem a geração de maiores resultados e o alcance de uma melhor produtividade.
Processos manuais
Como você percebeu, o Notion ainda apresenta a limitação no cálculo de horas trabalhadas. Assim, mesmo que a ferramenta permita a criação de vários blocos de gerenciamento de projetos, a maioria dos processos demanda o preenchimento manual de informações.
Isso toma uma grande parcela de tempo e energia que poderiam ser direcionados para outras atividades.
Perda de informações
A perda de informações gera um grande impacto na qualidade das entregas, e isso faz com que a gestão do conhecimento seja um dos pontos de maior criticidade no gerenciamento de projetos.
E quando falamos em ferramentas colaborativas, todo cuidado em garantir a segurança das informações é essencial.
Apenas o plano Enterprise do Notion permite o resgate ilimitado do histórico de versões. Os demais oferecem um limite de até 30 dias, enquanto o plano gratuito não possibilita esta funcionalidade.
Registros imprecisos
Registrar manualmente os apontamentos de uma tarefa diminui a segurança e precisão das informações. Afinal, dificilmente os colaboradores em gestão remota estarão cronometrando corretamente o quanto demandaram para suas entregas.
Então, mesmo que a gestão de tempo no Notion permita calcular o tempo gasto em cada atividade, esses valores seriam estimativas imprecisas.
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