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Kanban: Saiba o que é e como adotar a metodologia no RH

Uma metodologia muito conhecida no meio corporativo e que cada vez mais ganha adeptos no setor do RH é o Kanban. Em tempos em que a vida na empresa anda acelerada e há uma grande demanda de tarefas a serem cumpridas, adotar um sistema de organização de tarefas é uma maneira de garantir a produtividade. Veja a seguir o que é e como funciona o kKnban, e como aplicar na rotina de RH!

O que é o Kanban?

Como você tem organizado a sua rotina de trabalho para ter mais resultados diante das atribulações e da vida tão corrida no setor de RH? Organizar tarefas de forma funcional é um desafio para muitas empresas. O Kanban é um recurso que faz sucesso neste sentido, pois é muito prático, barato e simples de aplicar.

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Para garantir a alta produtividade, a divisão responsabilidades e suprir as demandas do RH, esta sem dúvida é uma ferramenta muito indicada. Com ela, o RH e os processos de gestão de pessoas podem ter resultados mais rápidos e contínuos em sua rotina, e ainda transmitir a prática para os demais funcionários, ajudando-os a organizar a sua rotina com estratégias para gerenciar suas tarefas. Desta forma, além de alavancar as tarefas do próprio RH, é possível incorporar esta prática em toda a rotina produtiva da empresa.

Como funciona?

A metodologia Kanban é sistema para organizar atribuições e tarefas, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. Em um quadro/elemento visual com as tarefas, divide-se três colunas – para fazer, em andamento, e concluído. A medida que cada ação for completada, a obrigação é deslocada para a etapa (coluna) seguinte. E pronto!

Com isso, todo usuário poderá enxergar claramente e de forma ordenada o trabalho que precisa executar, sem atropelos e com mais controle sobre suas responsabilidades, visualizando melhor seu progresso e o dos outros. O quadro é intuitivo, visualmente chamativo e muito funcional.

3 princípios do Kanban

Vejamos a seguir os 3 princípios da metodologia Kanban:

1- Inicie o processo com as suas atividades de hoje, sem grandes transformações. Com o tempo, você pode adaptá-la ao seu fluxo de trabalho normal.

2- Aceite que as mudanças fazem evoluir. Todos os colaboradores, equipe e empresa devem aceitar a adoção da metodologia Kanban e seus impactos na organização, se adaptando conforme a necessidade.

3- Assumir as responsabilidades ter respeito pelo processo é fundamental. Isso elimina resistências, receios diante das mudanças, mantendo a coesão entre todos.

A seguir, há ainda as habilidades necessárias para implantar a metodologia Kanban:

  • Ter a possibilidade de visualizar todo o fluxo de trabalho de forma clara.
  • Limitar a quantidade de tarefas em andamento.
  • Realizar a gestão do fluxo de tarefas.
  • Compreender as políticas envolvidas.
  • Todos devem ajudar a melhorar o processo continuamente.

Para que serve o Kanban?

Como visto, a metodologia Kanban é muito simples e fácil de ser compreendida. Ela faz muita diferença no dia a dia dos colaboradores assim que passa a ser utilizada.

O Kanban serve para ajudar os colaboradores a visualizar melhor suas obrigações e responsabilidades, permitindo maior controle sobre suas tarefas. Ajuda a equipe também a exercer a prioridade no fluxo de tarefas, sem gargalos e outros problemas comuns.

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A ferramenta serve ainda para que os colaboradores possam manter o foco em suas atividades e no que é importante, sem perder tempo atividades que não geram valor ou que precisem lidar com várias obrigações ao mesmo tempo. Tudo muito simples e rápido, como deve ser durante o dia a dia da equipe.

Foco na produtividade

O foco principal é a produtividade da equipe, a qualidade e quantidade de trabalho realizado e um ambiente com menos estresse. Serve para reduzir custos, enxugar a rotina e evitar desperdícios.

Os gestores terão mais condições de tomar decisões sobre cada funcionário individualmente e do grupo, criando tarefas, realocar atribuições, evitando assim a ociosidade da equipe ou sem permitir o seu desgaste.

O Kanban serve ainda para melhorar a motivação dos colaboradores, evitando o excesso de trabalho, problemas físicos e emocionais relacionados ao trabalho e gerando satisfação.

Como adotar a Metodologia Kanban?

Como o processo do Kanban é muito simples e sem grandes investimentos, será preciso adotar recursos para implementá-lo. No caso de equipes pequenas, basta um quadro branco com três colunas e post-its ou canetas para criar as tarefas e facilitar o deslocamento de cada tarefa para a etapa seguinte.

Como a tecnologia traz recursos para tudo o que as pessoas fazem hoje em dia, algumas ferramentas digitais possuem o formato Kanban. É o caso do Runrun.it, do Meistertask e do Trello, que são plataformas digitais de gestão de projetos e tarefas com vários recursos para facilitar o controle e distribuir as responsabilidades. Todo o processo é compartilhado on-line entre os membros da equipe.

Contudo, há muitas outras plataformas similares, com custos bastante reduzidos ou versões gratuitas. Outra ideia é trabalhar com uma planilha compartilhada no modelo Kanban.

O que esperar do Kanban?

A Metodologia Kanban surgiu no Japão, mais precisamente dentro da Toyota Motor Company na década de 1970. Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito assertiva para a rotina produtiva.

Com este instrumento será possível a evitar a sobrecarga e ociosidade, priorizar as tarefas certas, mensurar resultados, dividir responsabilidades, realizar o acompanhamento das atividades, reduzir custos e desperdícios, e principalmente, aumentar a produtividade e motivação.

A boa notícia é que não é preciso pagar caro por isso. Outra vantagem é que é de fácil compreensão. Qualquer colaborador pode aplicar a ferramenta facilmente.

Veja também: Accountability: Saiba como lidar com o tema no RH

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