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Gestão remota: Como estruturar na sua empresa?

Em tempos de Coronavírus, muitas empresas estão aderindo ao trabalho em home Office, de forma que os empregados passam a prestar as atividades de suas casas, com o uso de aparelhos tecnológicos conectados à internet. Entretanto, para que seja efetivo, é necessário estruturar a gestão remota da sua empresa.

Com base nisso, separamos algumas dicas essenciais para auxiliar a estruturar a gestão remota empresarial e superar os obstáculos apresentados pelo trabalho à distância em tempos de crise salutar a econômica.

Estruturando a gestão remota da empresa

A garantia da boa gestão de forma remota do funcionamento de sua empresa durante a necessidade de auto isolamento em razão do Coronavírus depende da observação de alguns detalhes importantes.

Dentre eles está, principalmente, a comunicação e a manutenção dos serviços tão normais quanto possível, com o estabelecimento de metas e outras coisas. Confira abaixo!

1.      Plataforma de comunicação: escolha opções funcionais

A comunicação entre as equipes é primordial, assim como delas com seus superiores. Dessa forma, quanto mais imediata, melhor.

Isso porque problemas podem ser resolvidos, ideias podem ser apresentadas, cobranças de prazos podem ser realizadas, dentre tantas outras coisas essenciais ao funcionamento. Portanto, procure formas de se comunicar em tempo real com os colaboradores.

É importante que a forma de comunicação componha um prévio esclarecimento ou treinamento aos funcionários que atuarão na condição de home Office.

2.      As metas devem continuar sendo definidas

Assim como no trabalho realizado normalmente na sede da empresa, a boa gestão de forma remota do funcionamento de sua empresa depende, também, do estabelecimento de metas.

Isso porque elas dão um rumo ao empregado sobre o que é prioridade nas suas atividades, assim como o faz perceber que elas continuam sendo de grande importância para a empresa.

Ou seja, mesmo que o trabalho seja realizado à distância ele deve permanecer apresentando resultados e realizado com qualidade, sem exceções quanto a isso. Ainda, a definição de metas também auxilia no efetivo controle do que está sendo feito pelos empregados em home Office.

Nesse mesmo sentido, também é importante que haja o reconhecimento da boa atuação dos colaboradores e o esforço deles em manter a empresa funcionando naturalmente ou o quão perto da normalidade for possível.

Portanto, assim como estabelecer metas é necessário, reconhecer seu alcance também é essencial e mantém o interesse do colaborador na realização de suas atividades.

3.      A gestão remota de sucesso requer prévio treinamento dos funcionários

Conforme previamente citado, treinar os funcionários para a alteração das atividades para o âmbito residencial é importante para evitar transtornos de atrasos ou erros causados por desconhecimento ou ausência de intimidade com as tecnologias adotadas.

Nesse sentido, sabendo-se que a MP 927/2020, que regulou o trabalho remoto prestado durante a pandemia de Coronavírus, estipula que o respeito ao prazo mínimo de 48 horas entre a comunicação do teletrabalho e o início dele, aproveite esse tempo para a realização de treinamentos.

Se possível, também, envie para seus funcionários memorandos com o funcionamento das plataformas, passo a passo, assim como as respostas para as dúvidas mais comuns no uso delas.

4.      Regras são necessárias na gestão remota do trabalho

Primeiramente, vale lembrar que o trabalho realizado a partir da residência do trabalhador não corresponde a férias ou folgas.

Portanto, estipular-se regras claras de atuação podem auxiliar na prática das atividades e na gestão remota do trabalho de sua empresa.

Algumas formas de se fazer isso são, por exemplo, o uso de checklist com atividades necessárias, ferramentas de marcação de ponto, prazos para a realização de cada atividade ou apresentação de resposta, entre outros.

Também, a forma de contato com clientes e outros colaboradores deve ter algumas regras, como horários em que devem ser feitos, as informações que devem ser repassadas e outras coisas mais.

5.      Estabeleça formas de comunicação

Por fim, a forma de comunicação é um dos principais aspectos que devem ser observados quando o assunto é gestão remota do trabalho de sua empresa em home Office.

Portanto, além da plataforma, devem ser estabelecidas as formas de troca de mensagens que devem ser priorizadas. Portanto, apesar de existir a possibilidade de ligação telefônica, e-mail, mensagem por escrito, mensagem de áudio ou teleconferência, qual é a ideal para seus serviços e a boa execução deles?

Considere a interrupção do avanço dos serviços por certos tipos de comunicação que podem aguardar. Dessa forma, é possível classificar previamente o que corresponde à mensagem urgente ou não.

Também, se necessário, estabeleça desde logo dias e horários para a realização de reuniões. Nelas, não esqueça de se mostrar interessado na saúde e bem estar dos funcionários, algo essencial nesse momento e que desperta a noção de familiaridade.

Gestão remota da empresa: Entenda o Coronavírus e a importância do home Office

Há apenas três semanas a OMS (Organização Mundial da Saúde) declarou que a disseminação do Coronavírus correspondia a uma pandemia, ou seja, epidemia amplamente disseminada.

Na mesma semana foram confirmados os primeiros casos de infecções no Brasil. Em apenas três semanas, contudo, o número de infectados já supera 2.900 pessoas e o número de mortes já é de 70 pessoas.

Entretanto, esses números estão abaixo da realidade na medida em que ainda não existem testes disponíveis para todos que apresentam os sintomas possam buscar um diagnóstico positivo ou negativo de Coronavírus.

Além disso, muitas pessoas demoram até 15 dias para apresentar os sintomas da doença, sendo que durante o período entre a infecção e a manifestação da doença o indivíduo já está espalhando o vírus.

Portanto, esse vírus se espalha rapidamente e silenciosamente pelo ar e gotículas de saliva, podendo infectar um organismo a partir das vias nasais, boca ou olhos. Assim, a contenção de seu espalhamento necessita do isolamento social.

Dessa maneira, o home Office se tornou tão importante, de forma que buscar a gestão remota da empresa permite que muitos empresários mantenham seus serviços, mesmo que à distância.

Aplicativos que podem auxiliar na gestão remota da sua empresa

Existem diversos aplicativos que são úteis para a gestão remota da sua empresa. Muitos deles, aliás, apresentam versões gratuitas, sendo que as versões pagas correspondem a um upgrade, ou seja, aprimoramento, da que dispensa o pagamento de uma mensalidade ou compra de autorização.

Confira alguns dos principais aplicativos:

1.      Sketchboard

O Sketchboard auxilia na gestão remota da sua empresa por se utilizar de abas individuais, para o trabalho do colaborador individualmente, assim como colaborativas, em que diversas pessoas podem adicionar ideias e opiniões desenvolvendo a atividade conjuntamente.

2.      Dropbox Paper

Por outro lado, o Dropbox Paper é um dos mais conhecidos aplicativos para uso de trabalho colaborativo em home Office e, também, gestão efetiva das atividades.

A ferramenta permite que atividades sejam delegadas, assim como a edição ou interferência de mais de um usuário dentro de uma aba de trabalho. Além disso, o Dropbox permite o compartilhamento de diversos tipos de arquivos, como áudio, texto e vídeo.

As interações ocorrem em tempo real e, ainda, o acesso ao trabalho pode ocorrer apenas pelo compartilhamento de um link, o que facilita a agilidade das atividades.

3.      Google Keep

O Google Keep também é uma excelente ferramenta, que, por sua vez, pode substituir de maneira completa o pacote Office do Windows.

Esse pacote nada mais é que o detentor de ferramentas de criação de texto e imagem, assim como de reprodução de vídeos e criação de planilhas. Todas essas ferramentas são oferecidas conjuntamente à possibilidade de criação e distribuição de tarefas.

4.      Trello

Por fim, outra conhecida ferramenta para gestão remota da sua empresa é a oferecida pelo Trello. Nela é possível distribuir tarefas e controlar o tempo de execução, estipulando-se prazos que disparam alarmes ao serem ultrapassados.

Também permite o compartilhamento de arquivos e a adição de observações neles por outros usuários permitidos na aba de trabalho.

Veja também: Contas inativas do FGTS: Como consultar?

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