gestão de tempo

Gestão de tempo e o controle de ponto dos colaboradores: entenda a importância!

Trabalho por mais tempo não significa trabalhar melhor. Por que empresas implementam uma cultura de gestão de tempo?

A gestão de tempo é uma ferramenta muito importante para as empresas, independente do seu porte! Através de uma gestão eficiente, que é possível entender os pontos de melhoria, analisar produtividade, entre outros fatores.

Contudo, de acordo com a Lei, apenas empresas com mais de 20 funcionários devem fazer controle de ponto dos colaboradores. Mas ainda assim muitas pequenas empresas com equipes menores também optam por um sistema de ponto. Por que isso acontece?

Veja mais sobre isso a seguir!

Sumário

Como o controle de ponto pode ser considerada uma ferramenta de gestão de tempo?

gestão de tempo

Fazendo um acompanhamento das horas trabalhadas dos seus colaboradores tem inúmeras vantagens, por exemplo: é possível avaliar a frequência deles no trabalho e até mesmo influenciar na produtividade das equipes.

Pois é através de análises de KPIs específicos que conseguimos enxergar o todo e ter maior poder de ação – e reação.

O controle de ponto permite que a empresa acompanhe seus colaboradores de perto, fazendo a micro gestão, porém à distância, é possível perceber pontos como:

  • Problemas de saúde recorrentes;
  • Atrasos;
  • Excessos de horas extras;
  • Sobrecarga na equipe ou em um determinado colaborador;
  • Redução de carga horária;
  • Férias não acordadas ou não sinalizadas;
  • Banco de horas acumulados;
  • Entre outros.

Como funciona a gestão da jornada de trabalho?

Com uma gestão das jornadas de trabalho é possível evitar surpresas e problemas de longo prazo, como excesso de horas extras ou atrasos. Recorrências como essas, quando não controladas por muito tempo, podem trazer muitos prejuízos tanto para a empresa quanto colaboradores; até mesmo problemas judiciais.

O gestor tem ainda, no controle de ponto, uma ferramenta de captação de informações sobre a rotina de trabalho dos colaboradores em tempo real, o que pode ser estratégico na sua toma da de decisão.

Quando gestão e colaboradores andam juntos, buscando produzir o máximo e melhor possível, seguindo a risca os horários de suas agendas diárias e registrando esse processo, é bom para todo mundo.

Entenda a seguir quais são as principais vantagens obtidas:

Segurança

Pois existe um histórico de pontos documentado. Registro esse que pode ser extremamente necessário em casos de processo trabalhista, por exemplo, tanto para o controle de ponto dos colaboradores, como da empresa.

Disposição

Trabalho por mais tempo não significa trabalhar melhor. Fazer um controle de hora extra na sua empresa pode ajudar, direta ou indiretamente, seus colaboradores a não criar o hábito de trabalhar horas demais para adiantar trabalhos ou terminá-los mais rápido.

Aprendizado

Ao fazer um acompanhamento e uma análise dos registros de ponto e frequência dos seus colaboradores, você pode ter insights para implementar mudanças de acordo com o que se aprende com os dados obtidos.

Por exemplo: no último mês houve excesso de horas extras, mas por quê? Por abuso dos colaboradores ou por excesso de trabalho com prazos complexos de cumprir? Tudo isso você pode descobrir com relatórios diários.

Transparência

Porque o combinado nunca sai caro, não é mesmo? Uma gestão de tempo eficiente garante que as horas trabalhadas de cada colaborador são registradas corretamente, nem um minuto a mais, nem a menos. Preto no branco!

Controle financeiro

Horas trabalhadas = salário. Simples assim! Lidar com o controle de ponto dos colaboradores é lidar com com as finanças da empresa.

Um excesso de horas extras descoberto de surpresa no fim do mês pode causar uma grande dor de cabeça financeira, portanto, gestão de tempo é gestão de orçamento.

Agora você  já conhece a importância de administrar o tempo dos seus colaboradores.

Por que é importante realizar a gestão do tempo dos colaboradores?

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A folha de pagamento é um dos maiores gastos que a empresa possui, e a falta de gestão pode ocasionar perdas significativas.

É importante que existam controles para mitigar os riscos de perdas, e um deles deve ser o controle de jornada de trabalho, para que seja possível realizar a gestão de tempo dos colaboradores e identificar possíveis gaps.

Conheça os principais motivos para a realização da gestão adequada do tempo utilizando a jornada de trabalho.

Garantia de que a jornada de trabalho está sendo cumprida adequadamente

O controle da jornada de trabalho permite que a empresa faça a gestão das horas que estão sendo praticadas pelos colaboradores, o cumprimento dos intervalos estabelecidos em contrato, entrada e saída do expediente.

A partir desse controle, é possível estabelecer as horas extras que estão sendo praticadas. E entender se foram necessárias ou não, se foram previamente autorizadas ou não. Tudo isso a partir do controle adequado da jornada de trabalho.

Com a gestão adequada do tempo, é possível analisar as faltas, atrasos, os colaboradores que possuem adicional noturno. Caso a empresa pratique o banco de horas, é possível acompanhar o saldo, entre outros controles.

A partir desse acompanhamento, fica muito mais prático identificar o desempenho dos colaboradores, e destacar que está com uma rotina de trabalho acima do esperado, causando sobrecarga.

Reduz o risco de ações trabalhistas

Quanto maior for o rigor aplicado na gestão da jornada de trabalho, menor serão as chances da empresa passar por problemas judiciais, motivados por ações trabalhistas.

O pagamento de horas excedentes de trabalho é um dos principais motivos que motiva o colaborador a entrar com uma ação judicial contra a empresa.

O colaborador pode alegar que estava atuando sob uma jornada abusiva de trabalho, ou que não recebeu de forma adequada pelo trabalho realizado.

Se a empresa tiver meios para comprovar que a jornada de trabalho foi realizada alinhada com a Lei vigente, e que ele recebeu corretamente, a empresa não sofrerá danos.

O ponto ele serve como prova, para mostrar o cumprimento das exigências legais, comprovando a jornada praticada, e a folha de pagamento, comprovando o pagamento das horas extras que foram praticadas.

Ajuda no controle das horas extras

O registro de ponto é ideal para a segurança de ambas as partes, o colaborador por ter os registros de entrada, saída e intervalos marcados adequadamente, e a empresa resguardada de possíveis acionamentos judiciais.

Vale a pena ressaltar que, de acordo com a CLT, para uma jornada de trabalho de 8h, apenas 2 horas extras podem ser praticadas.

Com a gestão da jornada, é possível identificar e ainda, prever, o pagamento das horas excedentes ou adicional noturno, caso seja esse o caso, ou a adição ao banco de horas das horas realizadas.

Para a empresa, as horas excedentes podem ser um indicador de problemas de dimensionamento de atividades ou produtividade de um determinado ou área da companhia, que precisa ser avaliada.

Entenda como ocorre a gestão de tempo segura e completa

Como vimos acima, a gestão de tempo é muito importante para as empresas. Afinal, é com ela que se cumpre a lei em relação ao controle de ponto (empresas com mais de 20 funcionários) e de pagamento de horas extras.

Aqui cabe uma ressalva: é verdade que a lei somente exige a existência de um sistema de controle de ponto quando a empresa possuir 20 colaboradores ou mais. Contudo, isso não significa que somente nesses casos há pagamento de horas extras.

Todos os colaboradores que prestam serviços além do limite diário de horas têm direito ao recebimento do valor correto pelo labor extraordinário. Dessa forma, esse é mais um motivo para que qualquer empresa – independentemente do tamanho – mantenha um sistema de gestão de horas.

Abaixo, então, veja itens essenciais para garantir essa gestão de tempo de forma a garantir à empresa segurança, organização e engajamento dos colaboradores.

Regras claras e políticas de horas

Em primeiro lugar, é muito importante que a empresa possua regras próprias em relação às horas. Mas como assim? E a lei? 

Pois bem. Ao desenvolver normas internas a empresa o faz nos limites do que a lei impõe. Por exemplo, note que a CLT permite a prestação de até 2 horas extras diárias. Mas não é por que ela dá esse limite que a empresa realmente necessite desse tempo extra diariamente, ou que queria deixá-lo à disposição dos colaboradores, certo?

Por isso, a política interna de horas permite à empresa estipular quando os colaboradores têm autorização de prestar labor extraordinário. Assim, em casos de situações urgentes ou com autorização do gestor, por exemplo.

Igualmente, isso faz com que os colaboradores entendam de melhor forma as situações que requerem ou não o labor extraordinário. Isso, ao final do mês, garante economia à empresa.

Da mesma forma, possui o ponto positivo ode garantir que o trabalhador aproveite seu tempo de descanso no máximo possível.

Assim, não deixe de desenvolver uma política interna de horas para ajudar na sua gestão de tempo. Deixe-a clara, certifique-se de que todos colaboradores têm acesso a elas e acompanhe o cumprimento.

Tenha um bom sistema de controle de ponto

Ainda, é imprescindível ter em mãos um bom software de gestão de jornada. Em pleno ano de 2021 não há mais espaço para relógios de ponto ou marcações manuais. Empresas que queiram continuar relevantes precisam se mostrar, também, modernas.

Assim, a melhor solução é adotar um sistema digital de jornada. Com ele, torna-se possível acompanhar a qualquer momento as horas prestadas pelos colaboradores. No mesmo momento da marcação há o registro da informação no sistema.

E isso dá maior poder de gestão, eis que sem dados concretos não é possível o gestor trabalhar corretamente em cima dessas situações. Já com um sistema moderno que conte com informações concretas, organizadas e em constante atualização o gerenciamento de horas se torna mais fácil e efetivo.

Nesse caso, a melhor solução é o sistema de controle de ponto Oitchau. Abaixo, conheça mais sobre ele e veja porque adotá-lo pode transformar a sua gestão de tempo.

Conheça o sistema Oitchau

controle de ponto

O Oitchau é um sistema dinâmico de controle de ponto digital. Vale ressaltar que o sistema eletrônico oferece várias vantagens sobre os demais, como integração de informações em um só lugar, acesso permitido apenas as pessoas envolvidas na gestão de pessoas, informações em tempo real, e muito mais.

É muito importante motivar os colaboradores a marcarem devidamente os horários em qualquer sistema de ponto. Contudo, o controlede ponto on-line oferece mais vantagens e conforto.

Os registros podem ser acessados de qualquer lugar e em horário. Você pode acessar todas as informações integradas deste processo em um só lugar e poderá tomar decisões mais assertivas.

A plataforma Oitchau atende a diferentes tipos de empresas e de segmentos – como empresas responsáveis pela gestão de condomínios, comércio e varejo, empresas de TI, instituições de ensino, indústria, entidades governamentais, entre outras.

Vantagens

Veja algumas opções da solução Oitchau:

  • Gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.) – veja mais sobre os tipos de jornadas de trabalho nesta página;
  • Sistema integrado com o REP;
  • Ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais;
  • Controle de férias (ausências, abono, etc.);
  • Marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis;
  • Controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real);
  • Dispositivos de segurança (como reconhecimento facial, por exemplo);
  • E muito mais.

Outra vantagem para as finanças do seu negócio é que você pode adquirir o sistema Oitchau sem ter que contratar licenças ou certificados, pois o sistema é oferecido através de diferentes planos.

Contrate de acordo com às necessidade da sua empresa ou a quantidade de colaboradores, e ainda expandir o seu plano gradualmente, conforme o crescimento do negócio. Além disso, você pode solicitar um teste gratuito antes de adquirir.

Acesse o site e faça um teste gratuito agora mesmo e conheça melhor esta ferramenta. Acesse este link e saiba mais!

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