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Horas extras podem ser um grande gargalo nas atividades da equipe e até no financeiro da empresa. Por isso, utilizar relatórios de horas extras para a alocação de recursos é essencial para garantir o melhor uso da força de trabalho.
No entanto, a extração e análise desses números nem sempre é um processo simples.
Afinal, não basta apenas olhar para a quantidade de horas extras, mas é preciso entender o motivo da geração, onde foram alocadas, quando surgiram e como elas podem ser reduzidas de forma a manter a qualidade das entregas.
E para deixar esse caminho ainda mais claro, preparamos um conteúdo completo para te ajudar a entender sobre os principais aspectos de análise dos relatórios de horas extras para a alocação de recursos.
Acompanhe!
Quais problemas o excesso de horas extras pode indicar?
Em um primeiro olhar, as horas extras podem parecer uma solução para enfrentar picos de demanda ou prazos apertados.
No entanto, é vital reconhecer que, quando não gerenciadas adequadamente, as horas extras podem se transformar em um problema, indicando questões subjacentes na gestão do tempo e dos recursos.
Além disso, a própria CLT define que as horas extras só devem ser realizadas em situações imperiosas, e com o limite de até 2 horas extras diárias. Por isso, o cuidado e acompanhamento devem ser ainda mais próximos.
E assim como diversos indicadores de produtividade, horas extras também podem ser um sinal de problemas na equipe, como:
- Má gestão do tempo;
- Processos ineficientes;
- Falta de planejamento;
- Deficiência em habilidades ou treinamento;
- Problemas de comunicação;
- Falta de ferramentas e recursos adequados;
- Priorização ineficaz de tarefas.
Como usar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?
A seguir, preparamos uma lista com alguns passos para que você possa utilizar os relatórios de horas extras da melhor forma!
Analise dos relatórios
A análise dos relatórios de horas extras para alocação de recursos representa o ponto de partida essencial para líderes que buscam aprimorar a eficiência de suas equipes.
Afinal, estes relatórios não são simples registros de horas trabalhadas, mas sim fontes ricas de informações que podem revelar padrões, desafios e oportunidades para uma gestão mais eficaz do tempo.
Busque uma relação entre horas extras e produtividade
Aqui você também pode usar a estratégia de comparação das horas extras com a produtividade da equipe.
Afinal, nem sempre mais horas resultam em maior produção, e uma análise comparativa revelará se as horas extras estão, de fato, contribuindo para os objetivos estratégicos organizacionais.
Identifique padrões
A identificação de padrões nos relatórios de horas extras para alocação de recursos não é apenas uma busca por regularidades, é uma exploração meticulosa em busca de insights que podem transformar a gestão da equipe.
Ao examinar esses relatórios, é essencial formular perguntas específicas que revelarão padrões subjacentes e fornecerão um entendimento mais profundo da dinâmica de trabalho.
E separamos algumas que você pode usar:
- Quem são as pessoas que mais geram horas extras?
- Existem padrões temporais claros?
- Quais tarefas ou projetos demandam mais tempo adicional?
- Como as horas extras afetam diferentes setores da equipe?
- Existe alguma relação entre horas extras e picos de produção?
- A distribuição de horas extras está alinhada com as metas da equipe?
- Quais mudanças nas atividades diárias estão relacionadas com o aumento de horas extras?
- Houve algum evento externo ou interno que correlacionou esse aumento?
Avalie a causa raiz
Com os padrões em mãos, é hora de ir além e identificar a causa raiz das horas extras.
Afinal, como mostramos acima, quando não são planejadas, horas extras podem sinalizar o início ou o pico de diversos problemas na equipe.
Por isso, entender a raiz do problema é essencial para implementar soluções eficazes.
E para isso, você pode usar a ferramenta dos 5 porquês para chegar à raiz do problema.
Defina um plano de ação
Com base na análise e identificação de padrões, desenvolva um plano de ação claro.
Este plano não é apenas um conjunto de intenções, mas uma estratégia cuidadosamente elaborada para abordar as questões subjacentes e otimizar a alocação de recursos.
Assim, tomando como base as causas identificadas, integre medidas corretivas.
Por exemplo, se a falta de treinamento foi identificada como um problema, inclua programas de capacitação no plano.
Aqui, também leve em consideração a disponibilidade de tempo de cada membro da equipe ao atribuir tarefas. Isso evita sobrecargas e assegura que as horas extras sejam utilizadas de maneira estratégica quando necessário.
Alocação estratégica de recursos
Após a análise dos relatórios de horas extras e a definição de um plano de ação, a próxima etapa é a implementação de uma alocação estratégica de recursos.
Esta fase não é apenas sobre redistribuir tarefas, mas sim sobre um aproveitamento inteligente dos talentos, habilidades e tempo disponível.
Por isso, considere avaliar algumas as possibilidades a seguir.
Avalie as competências individuais
Analise as habilidades e competências individuais de cada membro da equipe.
Assim, entender as forças de cada colaborador permite a atribuição de tarefas alinhadas com suas especialidades.
Crie equipes multifuncionais
Considere a formação de equipes multifuncionais, onde membros com diferentes habilidades trabalham juntos.
Isso promove a colaboração, distribui responsabilidades de maneira equitativa e aumenta a flexibilidade.
Desenvolva melhores processos internos
A otimização da alocação de recursos não pode ser plenamente alcançada sem uma revisão profunda e aprimoramento dos processos internos.
Assim, desenvolver melhores processos internos não apenas reduz a necessidade de horas extras, mas também estabelece uma base sólida para uma gestão mais eficaz do tempo.
E para isso, você pode:
Mapear os processos existentes
Comece identificando e mapeando todos os processos internos relevantes para a equipe. Isso inclui desde a definição de tarefas até a comunicação interna e a tomada de decisões.
Identificar gargalos e ineficiências
Analise cada etapa dos processos mapeados em busca de gargalos, redundâncias e ineficiências. Pergunte-se onde o fluxo de trabalho pode ser otimizado para reduzir o tempo dedicado a cada tarefa.
Padronizar procedimentos
Estabeleça padrões claros para procedimentos recorrentes. A padronização reduz a probabilidade de erros, melhora a consistência e facilita a transição de tarefas entre membros da equipe.
Automatizar tarefas repetitivas
Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Assim, ferramentas e softwares adequados podem assumir tarefas rotineiras, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Por exemplo, se você está olhando para o departamento pessoal, uma das atividades que podem ser automatizadas é o controle e acompanhamento do banco de horas.
Com o Oitchau, por exemplo, a sua equipe de DP não precisa realizar cálculos manuais para saber quantas horas positivas ou negativas o colaborador acumulou em um período. Basta acessar o sistema e verificar o saldo.
Mantenha a comunicação com o time
Manter uma comunicação sólida e contínua com a equipe é um pilar fundamental para a eficácia da gestão, especialmente quando se trata de otimizar a alocação de recursos.
Essa prática não se limita a simples atualizações; trata-se de cultivar um ambiente onde a troca de informações é constante, transparente e motivadora.
E para isso:
- Estabeleça canais de comunicação claros;
- Promova uma cultura de comunicação aberta;
- Realize reuniões regulares;
- Use ferramentas de colaboração.
Onde identificar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?
Agora que você já entendeu quais os impactos das horas extras e como usar os relatórios para identificar gaps e otimizar a alocação de recursos, nós vamos mostrar duas ferramentas essenciais para que você possa ter acesso aos dados.
Controle de ponto
A primeira ferramenta, e também a mais comum, é o controle de ponto.
Por meio da análise de horas extras e banco de horas, você vai conseguir identificar quantas e quando estão sendo realizadas as horas extras pela sua equipe.
Assim, aqui é possível mapear esses dados e identificar os picos e padrões de comportamento, como descrevemos mais acima.
Um exemplo são os relatórios de horas extras disponibilizados pelo Oitchau. Por meio da plataforma online, você pode:
- Filtrar os dados de acordo com o nome do colaborador ou número de matrícula;
- Definir períodos de análise;
- Incluir filtros sobre horas:
- Trabalhadas;
- Faltantes;
- Fases;
- Ajustes;
- Motivo;
- Total de horas extras;
- Descontos;
- Sobreaviso;
- Acionamento.
Assim, por meio do controle de ponto, você consegue mensurar e quantificar as horas extras.
Timesheets
Como explicamos ao longo do conteúdo, além de mensurar as horas extras, também é preciso identificar em quais atividades ou projetos elas foram alocadas.
Afinal, você só vai conseguir extrair mais e melhores insights sobre o tempo da sua equipe.
Em resumo:
- Com o controle de ponto, você mensura quantas horas extras foram realizadas (quanto foi feito);
- Com o timesheet, você entende onde elas foram empregadas (onde foi feito).
Dessa forma, é possível utilizar o período para identificar:
- Quais projetos/atividades demandaram mais tempo;
- Quais não exigiram tanto esforço;
- Total de horas por projeto, dia e período.
Conheça o Oitchau!
Se você está buscando uma solução para elaborar e acompanhar os relatórios de horas extras para a alocação de recursos, o Oitchau é a sua melhor escolha!
Além do nosso controle de ponto, você também pode integrar a solução de timesheets e fazer um gerenciamento ainda mais completo para a sua gestão.
Isso porque as duas ferramentas forma desenvolvidas para serem verdadeiros suportes para gestores e colaboradores, tornando o processo de apontamento e gestão do tempo mais claro e mensurável.
Afinal, não só o RH e lideranças podem acompanhar as horas extras e produtividade das equipes. Aqui, o colaborador também tem a liberdade de manter um controle do seu desempenho.
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