ilustração relatórios de horas extras para alocação de recursos

Relatórios de horas extras para alocação de recursos: como usar?

Horas extras podem ser um grande gargalo nas atividades da equipe e até no financeiro da empresa. Por isso, utilizar relatórios de horas extras para a alocação de recursos é essencial para garantir o melhor uso da força de trabalho.

No entanto, a extração e análise desses números nem sempre é um processo simples. 

Afinal, não basta apenas olhar para a quantidade de horas extras, mas é preciso entender o motivo da geração, onde foram alocadas, quando surgiram e como elas podem ser reduzidas de forma a manter a qualidade das entregas.

E para deixar esse caminho ainda mais claro, preparamos um conteúdo completo para te ajudar a entender sobre os principais aspectos de análise dos relatórios de horas extras para a alocação de recursos.

Acompanhe! 

Quais problemas o excesso de horas extras pode indicar?

Em um primeiro olhar, as horas extras podem parecer uma solução para enfrentar picos de demanda ou prazos apertados. 

No entanto, é vital reconhecer que, quando não gerenciadas adequadamente, as horas extras podem se transformar em um problema, indicando questões subjacentes na gestão do tempo e dos recursos. 

Além disso, a própria CLT define que as horas extras só devem ser realizadas em situações imperiosas, e com o limite de até 2 horas extras diárias. Por isso, o cuidado e acompanhamento devem ser ainda mais próximos.

E assim como diversos indicadores de produtividade, horas extras também podem ser um sinal de problemas na equipe, como:

  • Má gestão do tempo;
  • Processos ineficientes;
  • Falta de planejamento;
  • Deficiência em habilidades ou treinamento;
  • Problemas de comunicação;
  • Falta de ferramentas e recursos adequados;
  • Priorização ineficaz de tarefas.

Como usar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?

A seguir, preparamos uma lista com alguns passos para que você possa utilizar os relatórios de horas extras da melhor forma!

Analise dos relatórios

A análise dos relatórios de horas extras para alocação de recursos representa o ponto de partida essencial para líderes que buscam aprimorar a eficiência de suas equipes. 

Afinal, estes relatórios não são simples registros de horas trabalhadas, mas sim fontes ricas de informações que podem revelar padrões, desafios e oportunidades para uma gestão mais eficaz do tempo.

Busque uma relação entre horas extras e produtividade

Aqui você também pode usar a estratégia de comparação das horas extras com a produtividade da equipe. 

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Afinal, nem sempre mais horas resultam em maior produção, e uma análise comparativa revelará se as horas extras estão, de fato, contribuindo para os objetivos estratégicos organizacionais.

Identifique padrões

A identificação de padrões nos relatórios de horas extras para alocação de recursos não é apenas uma busca por regularidades, é uma exploração meticulosa em busca de insights que podem transformar a gestão da equipe. 

Ao examinar esses relatórios, é essencial formular perguntas específicas que revelarão padrões subjacentes e fornecerão um entendimento mais profundo da dinâmica de trabalho. 

E separamos algumas que você pode usar:

  • Quem são as pessoas que mais geram horas extras?
  • Existem padrões temporais claros?
  • Quais tarefas ou projetos demandam mais tempo adicional?
  • Como as horas extras afetam diferentes setores da equipe?
  • Existe alguma relação entre horas extras e picos de produção?
  • A distribuição de horas extras está alinhada com as metas da equipe?
  • Quais mudanças nas atividades diárias estão relacionadas com o aumento de horas extras?
  • Houve algum evento externo ou interno que correlacionou esse aumento?

Avalie a causa raiz

Com os padrões em mãos, é hora de ir além e identificar a causa raiz das horas extras. 

Afinal, como mostramos acima, quando não são planejadas, horas extras podem sinalizar o início ou o pico de diversos problemas na equipe.

Por isso, entender a raiz do problema é essencial para implementar soluções eficazes.

E para isso, você pode usar a ferramenta dos 5 porquês para chegar à raiz do problema.

Defina um plano de ação

Com base na análise e identificação de padrões, desenvolva um plano de ação claro. 

Este plano não é apenas um conjunto de intenções, mas uma estratégia cuidadosamente elaborada para abordar as questões subjacentes e otimizar a alocação de recursos.

Assim, tomando como base as causas identificadas, integre medidas corretivas. 

Por exemplo, se a falta de treinamento foi identificada como um problema, inclua programas de capacitação no plano.

Aqui, também leve em consideração a disponibilidade de tempo de cada membro da equipe ao atribuir tarefas. Isso evita sobrecargas e assegura que as horas extras sejam utilizadas de maneira estratégica quando necessário.

Alocação estratégica de recursos

Após a análise dos relatórios de horas extras e a definição de um plano de ação, a próxima etapa é a implementação de uma alocação estratégica de recursos. 

Esta fase não é apenas sobre redistribuir tarefas, mas sim sobre um aproveitamento inteligente dos talentos, habilidades e tempo disponível. 

Por isso, considere avaliar algumas as possibilidades a seguir.

Avalie as competências individuais

Analise as habilidades e competências individuais de cada membro da equipe. 

Assim, entender as forças de cada colaborador permite a atribuição de tarefas alinhadas com suas especialidades.

Crie equipes multifuncionais

Considere a formação de equipes multifuncionais, onde membros com diferentes habilidades trabalham juntos. 

Isso promove a colaboração, distribui responsabilidades de maneira equitativa e aumenta a flexibilidade.

Desenvolva melhores processos internos

A otimização da alocação de recursos não pode ser plenamente alcançada sem uma revisão profunda e aprimoramento dos processos internos. 

Assim, desenvolver melhores processos internos não apenas reduz a necessidade de horas extras, mas também estabelece uma base sólida para uma gestão mais eficaz do tempo. 

E para isso, você pode:

Mapear os processos existentes

Comece identificando e mapeando todos os processos internos relevantes para a equipe. Isso inclui desde a definição de tarefas até a comunicação interna e a tomada de decisões.

Identificar gargalos e ineficiências

Analise cada etapa dos processos mapeados em busca de gargalos, redundâncias e ineficiências. Pergunte-se onde o fluxo de trabalho pode ser otimizado para reduzir o tempo dedicado a cada tarefa.

Padronizar procedimentos

Estabeleça padrões claros para procedimentos recorrentes. A padronização reduz a probabilidade de erros, melhora a consistência e facilita a transição de tarefas entre membros da equipe.

Automatizar tarefas repetitivas

Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Assim, ferramentas e softwares adequados podem assumir tarefas rotineiras, liberando tempo para atividades mais estratégicas.

Por exemplo, se você está olhando para o departamento pessoal, uma das atividades que podem ser automatizadas é o controle e acompanhamento do banco de horas.

Com o Oitchau, por exemplo, a sua equipe de DP não precisa realizar cálculos manuais para saber quantas horas positivas ou negativas o colaborador acumulou em um período. Basta acessar o sistema e verificar o saldo.

Mantenha a comunicação com o time

Manter uma comunicação sólida e contínua com a equipe é um pilar fundamental para a eficácia da gestão, especialmente quando se trata de otimizar a alocação de recursos. 

Essa prática não se limita a simples atualizações; trata-se de cultivar um ambiente onde a troca de informações é constante, transparente e motivadora.

E para isso:

  • Estabeleça canais de comunicação claros;
  • Promova uma cultura de comunicação aberta;
  • Realize reuniões regulares;
  • Use ferramentas de colaboração.

Onde identificar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?

Agora que você já entendeu quais os impactos das horas extras e como usar os relatórios para identificar gaps e otimizar a alocação de recursos, nós vamos mostrar duas ferramentas essenciais para que você possa ter acesso aos dados.

Controle de ponto

A primeira ferramenta, e também a mais comum, é o controle de ponto.

Por meio da análise de horas extras e banco de horas, você vai conseguir identificar quantas e quando estão sendo realizadas as horas extras pela sua equipe. 

Assim, aqui é possível mapear esses dados e identificar os picos e padrões de comportamento, como descrevemos mais acima.

Um exemplo são os relatórios de horas extras disponibilizados pelo Oitchau. Por meio da plataforma online, você pode:

  • Filtrar os dados de acordo com o nome do colaborador ou número de matrícula;
  • Definir períodos de análise;
  • Incluir filtros sobre horas:
    • Trabalhadas;
    • Faltantes;
    • Fases;
    • Ajustes;
    • Motivo;
    • Total de horas extras;
    • Descontos;
    • Sobreaviso;
    • Acionamento.

Assim, por meio do controle de ponto, você consegue mensurar e quantificar as horas extras.

Timesheets

Como explicamos ao longo do conteúdo, além de mensurar as horas extras, também é preciso identificar em quais atividades ou projetos elas foram alocadas. 

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Afinal, você só vai conseguir extrair mais e melhores insights sobre o tempo da sua equipe.

Em resumo:

  • Com o controle de ponto, você mensura quantas horas extras foram realizadas (quanto foi feito);
  • Com o timesheet, você entende onde elas foram empregadas (onde foi feito).

Dessa forma, é possível utilizar o período para identificar:

  • Quais projetos/atividades demandaram mais tempo;
  • Quais não exigiram tanto esforço;
  • Total de horas por projeto, dia e período.

Conheça o Oitchau!

Se você está buscando uma solução para elaborar e acompanhar os relatórios de horas extras para a alocação de recursos, o Oitchau é a sua melhor escolha!

Além do nosso controle de ponto, você também pode integrar a solução de timesheets e fazer um gerenciamento ainda mais completo para a sua gestão.

Isso porque as duas ferramentas forma desenvolvidas para serem verdadeiros suportes para gestores e colaboradores, tornando o processo de apontamento e gestão do tempo mais claro e mensurável.

Afinal, não só o RH e lideranças podem acompanhar as horas extras e produtividade das equipes. Aqui, o colaborador também tem a liberdade de manter um controle do seu desempenho.

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