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A gestão de equipes externas é de extrema importância, principalmente em tempos em que o trabalho remoto se tornou comum. É ela que permite que as atividades sejam coordenadas e manterem sua qualidade.
Para que isso seja possível é necessário seguir uma série de estratégias. Com elas o gestor pode gerir e acompanhar as atividades das equipes, independentemente de onde elas estejam prestando os serviços. Conheça mais, abaixo.
O que é a gestão de equipes externas?
Essa é a gestão que se volta aos colaboradores que não prestam serviços na sede empresarial. Hoje isso é mais comum por causa da intensa adoção do home Office, que se deu diante da pandemia.
Outros colaboradores que são alvo desse tipo de gestão são aqueles que prestam serviços fora da empresa normalmente. São eles os vendedores, viajantes e representantes.
No trabalho interno é natural que se observe o trabalho dos colaboradores, sua atuação, horários, postura e produtividade. A gestão de equipes externas volta esses cuidados aos trabalhadores externos.
Em resumo, a gestão se volta para coordenar o trabalho desses colaboradores. Essa coordenação ocorre em diversas frentes. Ela se refere à produtividade, às metas, à realização das atividades com qualidade, ao relacionamento e uso de ferramentas.
Isso pode parecer muito difícil em um primeiro momento. Estamos falando de coordenação de pessoas que podem estar em diversos lugares, o que pode parecer impossível de ser coordenado e acompanhado de perto.
Não caia nessa! A gestão dos colaboradores externos é possível, basta seguir algumas estratégias certeiras. Para ajudar você e a sua empresa separamos hoje as principais dicas para ter sucesso nessa empreitada. Continue lendo e confira!
Por que a gestão de equipes externas é importante?
Antes de vermos como fazer a gestão dos colaboradores externos vingar, vemos porque é tão importante promovê-la. A partir disso você não mais terá dúvidas sobre os motivos de somar esforços para o gerenciamento das equipes externas.
Ela se destaca por inúmeros motivos, veja os principais:
- Controle as ações dos colaboradores;
- Garanta a coordenação entre as atividades;
- Reconheça erros desde logo, corrigindo a trajetória da atividade;
- Controle os gastos de deslocamento;
- Confira e garanta o cumprimento de prazos, entre outros;
- Melhore a qualidade das atividades e do resultado final.
A gestão dá maior visão sobre o que realmente ocorre com as atividades dos colaboradores que trabalham fora da sede empresarial. Isso permite que o gestor se aproxime dos colaboradores e tenha ciência do que eles estão fazendo.
Isso é importante também para o clima da equipe, para o sentimento de equipe e a construção de um grupo que realmente trabalha de forma conjunta, somando seus trabalhos uns aos outros.
Como fazer a gestão de equipes externas? Veja dicas
Agora que você já sabe o que é a gestão dos colaboradores que trabalham em serviço externo e a importância dela, não deixe de ver, nos itens que seguem, algumas dicas para fazê-la corretamente.
As estratégias abaixo vão ajudar a sua empresa a gerenciar as atividades dos colaboradores que trabalham de forma externa ou remota. Isso permitirá a melhoria dos resultados e da produtividade!
1. Tenha uma política de conduta com regras internas
Uma boa forma de iniciar a sua gestão dos colaboradores externos é por meio do desenvolvimento de uma política de conduta. Isso ajuda os trabalhadores a saber como agir e o que fazer.
Considere que um documento (ou manual) como esse pode tratar sobre inúmeras questões, como:
- Obrigatoriedade de cumprimento dos intervalos;
- Frequência e forma de entrega de relatórios;
- Forma de comunicação;
- Como agir em determinadas situações (pense em problemas recorrentes ou que podem ocorrer);
- Respeito aos horários;
- Limite do poder de decisão do colaborador e quando ele deve necessariamente contatar o coordenador para resolução de conflitos ou problemas.
Esses são apenas alguns exemplos do que o seu manual de gestão de equipes externas pode conter. O importante é que você se atenha às regras trabalhistas, determinando dentro do limite delas as condutas para seus colaboradores.
2. Garanta a comunicação eficiente
A gestão dos colaboradores que prestam trabalho externo depende da comunicação que a sua empresa promove. Hoje você pode utilizar inúmeras formas. Aplicativos próprios, WhatsApp, ligações, mensagens de texto e de voz.
Encontre aquelas que se enquadram melhor nas suas atividades. Pense em formas que não atrapalhem a produtividade dos colaboradores. Ligações constantes tendem a atrapalhá-la.
3. Invista em treinamentos
Outro ponto essencial para que a gestão das equipes externas dê certo é investir em treinamentos. Esses treinamentos são importantes para todos os colaboradores e se tornam imprescindíveis quando se referem aos trabalhadores externos.
Isso lhes permite melhorar suas performances. Eles sabem exatamente o que devem fazer e como fazer. Sabem usar as ferramentas dispostas e os programas que a sua empresa utilize em seu dia a dia.
4. Tenha um roteiro de processos
Não deixe de estipular um roteiro para os processos internos. Esse roteiro deve indicar o que é mais relevante no dia a dia e quais são as atividades que devem ter prioridade. Um passo a passo que direcione o colaborador.
Mostre o que pode e o que não pode ser postergado. Deixe claro o que é mais importante e quais atividades do colaborador destravam atividades que outros colaboradores têm a fazer.
Dê soluções e indicações para situações recorrentes, evitando que se perca tempo. Outra questão interessante é indicar a quem recorrer em momentos em que os processos e soluções indicados não são suficientes.
5. Use a tecnologia a seu favor
A última dica para realizar a gestão das equipes externas corretamente é com a adoção da tecnologia ao seu favor. Use as ferramentas disponíveis e os softwares que podem melhorar o dia a dia da sua empresa.
Uma boa solução para seus colaboradores externos é o uso de um controle de ponto digital como o da Oitchau. Com ele, você faz a gestão de jornada dos trabalhadores internos e externos.
A marcação é feita em tempo real e é livre de qualquer risco de fraude e de manipulação. Os colaboradores externos podem usar o celular ou o tablet para realizar a marcação do ponto e em poucos segundos a tarefa está concluída.
Isso ajuda na gestão de horas, com desenvolvimento automático dos cartões ponto. Auxilia também no cálculo de horas extras, na gestão de férias e nas ausências programadas.
Saiba mais sobre como o sistema Oitchau pode auxiliar na gestão de equipes externas
Se você chegou até aqui já sabe que o uso de tecnologia se tornou imprescindível para fazer a gestão de pessoas. Se ela já é importante para equipes internas, que estão sob a supervisão dos gestores, quando envolve equipe externa se torna ainda mais relevante.
Afinal, nesse caso a gestão se dá à distância. O colaborador não está sob a vista do gestor. Portanto, ferramentas que ajudem nesse controle, na obtenção de informações e no direcionamento de comandos é essencial.
A Oitchau, então, apresenta-se como uma ótima aliada para as empresas, gestores e para os colaboradores. Ela conta com um sistema digital moderno que promove o controle de jornada. E esse controle se dá de diversas maneiras.
Por exemplo, trabalhadores que prestam serviços na sede empresarial podem fazer uso de um totem de marcação. Ali, realizam o registro dos horários de entrada, saída e intervalos em até 3 segundos, com a biometria facial.
Além disso, o sistema também fica disponível para trabalhadores em home office, que podem usar o celular ou tablet para a marcação. A mesma coisa se aplica em relação aos trabalhadores externos.
Eles podem registrar a jornada também com o uso de aplicativos. Com isso, o gestor tem total controle sobre as horas de trabalho. O pagamento das horas extras evita erros comuns e é feito de maneira correta.
Além disso, com o sistema é possível obter informações precisas que auxiliam no desenvolvimento de políticas internas.
Por fim, saiba que a Oitchau não apenas permite o controle de horas de trabalhadores externos. Ela também realiza a gestão dos horários. Assim que eles são registrados há atualização em tempo real do sistema.
Desse modo, é possível saber a qualquer momento a quantas anda a jornada dos trabalhadores, números de horas extras e afins. O sistema faz os cálculos, atualiza banco e de horas e cria automaticamente o cartão ponto, desafogando o RH.
Preciso fazer o controle de jornada de colaboradores externos?
A CLT diz que toda empresa com mais de 20 funcionários deve realizar a gestão e o controle de horas. Assim, estipula o formato de pagamento de horas extras.
Em seu artigo 62, contudo, ela aponta que não são abrangidos pelo capítulo sobre a jornada de trabalho os colaboradores externos “que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados”.
Ou seja, as CLT apenas dispensa o controle de jornada quando o trabalho externo for incompatível com fixação de horários de trabalho. Note, então, que na grande maioria dos casos as atividades externas não são incompatíveis com horário fixo.
Portanto, há necessidade, sim, de que haja o controle da jornada dos colaboradores, ainda que externos. E a melhor forma de fazê-lo, mais segura e completa, é com o sistema da Oitchau.
Ao dispensar o controle de jornada simplesmente porque os trabalhadores são externos a empresa assume um grande risco de que haja reconhecimento, na Justiça, da necessidade de gestão de horas. Com isso, tende à condenação de horas extras.
Gestão de equipes externas aumenta a produtividade
Com a aplicação das dicas ao longo da jornada de trabalho, é possível conseguir um ambiente de trabalho mais harmônico e muito mais produtivo.
E, o uso adequado das ferramentas de gestão de equipes, como o controle de ponto Oitchau, é possível ter a gestão completa dos colaboradores que atuam em atividades externas, ou até mesmo em Home Office.
