gestão de equipes externas

Gestão de equipes externas: 5 dicas fundamentais

A gestão de equipes externas é de extrema importância, principalmente em tempos em que o trabalho remoto se tornou comum. É ela que permite que as atividades sejam coordenadas e que mantenham sua qualidade.

Para que isso seja possível é necessário seguir uma série de estratégias. Com elas o gestor pode gerir e acompanhar as atividades das equipes, independentemente de onde elas estejam prestando os serviços. Conheça mais, abaixo.

O que é a gestão de equipes externas?

Essa é a gestão que se volta aos colaboradores que não prestam serviços na sede empresarial. Hoje isso é mais comum por causa da intensa adoção do home Office, que se deu diante da pandemia.

Outros colaboradores que são alvo desse tipo de gestão são aqueles que prestam serviços fora da empresa normalmente. São eles os vendedores, viajantes e representantes.

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No trabalho interno é natural que se observe o trabalho dos colaboradores, sua atuação, horários, postura e produtividade. A gestão de equipes externas volta esses cuidados aos trabalhadores externos.

Em resumo, a gestão se volta para coordenar o trabalho desses colaboradores. Essa coordenação ocorre em diversas frentes. Ela se refere à produtividade, às metas, à realização das atividades com qualidade, ao relacionamento e uso de ferramentas.

Isso pode parecer muito difícil em um primeiro momento. Estamos falando de coordenação de pessoas que podem estar em diversos lugares, o que pode parecer impossível de ser coordenado e acompanhado de perto.

Não caia nessa! A gestão dos colaboradores externos é possível, basta seguir algumas estratégias certeiras. Para ajudar você e a sua empresa separamos, hoje, as principais dicas para ter sucesso nessa empreitada. Continue lendo e confira!

Por que a gestão de equipes externas é importante?

Antes de vermos como fazer a gestão dos colaboradores externos vingar, vemos porque é tão importante promovê-la. A partir disso você não mais terá dúvidas sobre os motivos de somar esforços para o gerenciamento das equipes externas.

Ela se destaca por inúmeros motivos, veja os principais:

  • Controle as ações dos colaboradores;
  • Garanta a coordenação entre as atividades;
  • Reconheça erros desde logo, corrigindo a trajetória da atividade;
  • Controle os gastos de deslocamento;
  • Confira e garanta o cumprimento de prazos, entre outros;
  • Melhore a qualidade das atividades e do resultado final.

A gestão dá maior visão sobre o que realmente ocorre com as atividades dos colaboradores que trabalham fora da sede empresarial. Isso permite que o gestor se aproxime dos colaboradores e tenha ciência do que eles estão fazendo.

Isso é importante também para o clima da equipe, para o sentimento de equipe e a construção de um grupo que realmente trabalha de forma conjunta, somando seus trabalhos uns aos outros.

Como fazer a gestão de equipes externas? Veja dicas

Agora que você já sabe o que é a gestão dos colaboradores que trabalham em serviço externo e a importância dela, não deixe de ver, nos itens que seguem, algumas dicas para fazê-la corretamente.

gestão de equipes externas

As estratégias abaixo vão ajudar a sua empresa a gerenciar as atividades dos colaboradores que trabalham de forma externa ou remota. Isso permitirá a melhoria dos resultados e da produtividade!

1. Tenha uma política de conduta com regras internas

Uma boa forma de iniciar a sua gestão dos colaboradores externos é por meio do desenvolvimento de uma política de conduta. Isso ajuda os trabalhadores a saber como agir e o que fazer.

Considere que um documento (ou manual) como esse pode tratar sobre inúmeras questões, como:

  • Obrigatoriedade de cumprimento dos intervalos;
  • Frequência e forma de entrega de relatórios;
  • Forma de comunicação;
  • Como agir em determinadas situações (pense em problemas recorrentes ou que podem ocorrer);
  • Respeito aos horários;
  • Limite do poder de decisão do colaborador e quando ele deve necessariamente contatar o coordenador para resolução de conflitos ou problemas.

Esses são apenas alguns exemplos do que o seu manual de gestão de equipes externas pode conter. O importante é que você se atenha às regras trabalhistas, determinando dentro do limite delas as condutas para seus colaboradores.

2. Garanta a comunicação eficiente

A gestão dos colaboradores que prestam trabalho externo depende da comunicação que a sua empresa promove. Hoje você pode utilizar inúmeras formas. Aplicativos próprios, WhatsApp, ligações, mensagens de texto e de voz.

Encontre aquelas que se enquadram melhor nas suas atividades. Pense em formas que não atrapalhem a produtividade dos colaboradores. Ligações constantes tendem a atrapalhá-la.

3. Invista em treinamentos

Outro ponto essencial para que a gestão das equipes externas dê certo é investir em treinamentos. Esses treinamentos são importantes para todos os colaboradores e se tornam imprescindíveis quando se referem aos trabalhadores externos.

Isso lhes permite melhorar suas performances. Eles sabem exatamente o que devem fazer e como fazer. Sabem usar as ferramentas dispostas e os programas que a sua empresa utilize em seu dia a dia.

4. Tenha um roteiro de processos

Não deixe de estipular um roteiro para os processos internos. Esse roteiro deve indicar o que é mais relevante no dia a dia e quais são as atividades que devem ter prioridade. Um passo a passo que direcione o colaborador.

Mostre o que pode e o que não pode ser postergado. Deixe claro o que é mais importante e quais atividades do colaborador destravam atividades que outros colaboradores têm a fazer.

Dê soluções e indicações para situações recorrentes, evitando que se perca tempo. Outra questão interessante é indicar a quem recorrer em momentos em que os processos e soluções indicados não são suficientes.

5. Use a tecnologia a seu favor

A última dica para realizar a gestão das equipes externas corretamente é com a adoção da tecnologia ao seu favor. Use as ferramentas disponíveis e os softwares que podem melhorar o dia a dia da sua empresa.

Uma boa solução para seus colaboradores externos é o uso de um controle de ponto digital como o da Oitchau. Com ele, você faz a gestão de jornada dos trabalhadores internos e externos.

A marcação é feita em tempo real e é livre de qualquer risco de fraude e de manipulação. Os colaboradores externos podem usar o celular ou o tablet para realizar a marcação do ponto e em poucos segundos a tarefa está concluída.

Isso ajuda na gestão de horas, com desenvolvimento automático dos cartões ponto. Auxilia também no cálculo de horas extras, na gestão de férias e nas ausências programadas.

Conclusão

Com a aplicação das dicas ao longo da jornada de trabalho, é possível conseguir um ambiente de trabalho mais harmônico e muito mais produtivo.

E, o uso adequado das ferramentas de gestão de equipes, como o controle de ponto Oitchau, é possível ter a gestão completa dos colaboradores que atuam em atividades externas, ou até mesmo em Home Office.


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