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Sua empresa faz uso de um software de projetos? Essa é uma das melhores ferramentas para fazer a gestão completa de cada projeto que ocorre dentro da sua empresa. Esses programas reúnem dados e atualizam as fases conforme avançam.
O problema é que muitas empresas simplesmente passam a usar o software sem se preparar para isso ou buscar a devida orientação.
E isso pode conter erros que não permitirão o uso correto da plataforma de gestão. Veja como evitar esse cenário.
Software de projetos e gestão
A gestão de projetos é imprescindível às empresas. Ela condiz ao acompanhamento do desenvolvimento dos projetos desde a sua concepção até a finalização. Ele ajuda no planejamento financeiro, de prazos e no reconhecimento de erros.
Um bom gerenciamento permite que erros sejam evitados ou que eles sejam contornados, com a revisão de alguns pontos do planejamento. Ele também auxilia no alcance do melhor resultado final possível.
Dentre as principais vantagens de aderir à gestão dos seus projetos estão:
- Desenvolva projetos possíveis no mundo real;
- Distribua tarefas específicas;
- Tenha prazos concisos;
- Programe-se para obter as ferramentas necessárias;
- Saiba como distribuir os recursos e se eles serão suficientes;
- Perceba erros e os corrija;
- Engaje as equipes;
- Melhore os processos;
- Resultado final compatível com ao planejado.
Veja que são muitos benefícios. Para que eles sejam possíveis alguns esforços devem ser empenhados.
E o uso de um software de gestão é um deles. Ele é que permite ao gestor do projeto observá-lo por inteiro e cada uma de suas fases em suas individualidades. Um software ajuda a concentrar dados e facilita o gerenciamento das atividades.
O que ocorre é que muitas empresas simplesmente obtêm um software dessa natureza e passam a usá-lo sem estudo, preparação e adaptações. E isso não é o suficiente.
O uso de um programa como esse requer a aplicação de cuidados específicos e a preparação dos colaboradores que trabalharão com ele. A compatibilidade entre seus projetos e o programa escolhido é outra questão relevante.
Para evitar esses erros comuns que podem atrapalhar sua gestão de projetos, continue lendo. Abaixo separamos os principais deles e indicamos como não incorrer neles e manter o seu gerenciamento o melhor possível!
Erros comuns no uso do software de projetos que atrapalham a gestão
Confira nos itens abaixo quais são os erros mais comuns e quais são as soluções para neutralizá-los. Não deixe de aplicar nossas dicas e obtenha o melhor gerenciamento possível dos seus projetos, melhorando-os e permitindo o crescimento da empresa.
1. Falta de planejamento
Como falamos anteriormente, não basta obter um software e passar a usá-lo e acreditar que dessa maneira a gestão de projetos estará completa. Tudo isso deve ter um planejamento.
A adoção de um software de projetos não deixa de ser um projeto em si e isso exige que ele seja pensado desde o início até o final da implementação. Dentre as questões a serem pensadas estão:
- Investimento financeiro no software e custo-benefício;
- Modo de implementação do software, se pela equipe de TI, por consultoria especializada e se de forma geral ou pontual;
- Antecipar-se às eventuais dificuldades que a implementação pode causar, o que inclui até mesmo a resistência dos colaboradores em usá-lo.
Para solucionar este problema, planeje cada passo da implementação do software, escolha quem estará envolvido, os valores disponíveis para isso, as mudanças internas, apresentação aos colaboradores e à finalização. Um projeto completo.
2. Ausência de treinamento
Outra questão que se revela como um problema na adoção de software de projetos é a ausência de treinamento. Como estamos falando de um programa novo, é claro que as suas equipes precisarão ser treinadas para aprender como usá-lo.
Considere que há funções complexas e que o modo de funcionamento pode ser completamente diferente de outros softwares. E se as equipes não souberem como usar o programa, ele de nada servirá.
É essencial que todas as pessoas que se envolvem no desenvolvimento de projetos saibam como usar o programa para alimentá-lo e para ajudar com que ele complete seu trabalho de auxílio à gestão.
Em caso contrário isso não terá qualquer efeito e o gerenciamento do projeto tende a sair prejudicado.
A solução desse problema é bastante simples. Basta que haja treinamentos para os colaboradores. Os treinamentos podem ser concedidos pela equipe de TI, pela vendedora do software ou por consultorias que você contrate.
É importante que os colaboradores recebam um material de apoio para que possam consultá-lo em caso de dúvidas durante o uso do software. Outra questão crucial é dar espaço para a retirada de dúvidas.
O treinamento pode ocorrer por videoconferência ou presencialmente. O importante é que todos os passos para o uso do software fiquem claros.
3. Falta de engajamento para uso do software
De nada adianta ter um software de gestão caso os seus colaboradores envolvidos nos projetos não o usem. Isso causará falhas na comunicação de dados e informações e no controle das fases do projeto.
É por isso que além de ensiná-los como usar o programa é necessário mostrar como ele pode facilitar a vida deles. Demonstre como esse software melhora o resultado final do projeto e como ele pode deixar as atividades menos burocráticas.
Deixe claro que o objetivo do programa é auxiliar a equipe e não tomar o lugar dela. Tenha insistência no uso do software por todos e disponha profissionais para dar apoio aos demais durante a fase de adaptações.
Um cuidado prévio de escolher programas que tenham o uso mais intuitivo e que ganham adesão dos colaboradores com mais facilidade é outra ótima estratégia.
4. Ausência de capacitação na gestão de projetos
O último erro que atrapalha o sucesso dos softwares que se voltam à gestão de projetos é o despreparo dos próprios gestores. Eles devem saber como gerenciar um projeto do seu início ao fim e como usar o programa em seu favor.
A capacitação dos colaboradores, cabe lembrar, não é algo que se limita aos de grau hierárquico menor. É crucial que os líderes e gestores também se apresentem devidamente capacitados.
A solução para isso é a busca de cursos e de consultorias que ajudem na capacitação dos gestores de projetos. Somente assim será possível fazer com que o software realmente faça a diferença ao final do projeto e que este seja positivo.
Conclusão
Os principais erros no uso do software de gestão de projetos está diretamente relacionado à falta de organização, planejamento e capacitação. Além disso, o uso do software só terá sucesso, se os colaboradores entenderem todos os recursos e seus benefícios.
Por isso, é importante que a empresa se preocupe com o treinamento e aplicação de boas práticas no uso do software de gestão de projetos, permitindo que as equipes se integrem e tirem dúvidas sobre a ferramentas. Para que seja possível explorar os recursos ao máximo, melhorando a execução das atividades.
