software de projetos

Software de projetos: quais os erros comuns na implementação?

Sua empresa faz uso de um software de projetos? Essa é uma das melhores ferramentas para fazer a gestão completa de cada projeto que ocorre dentro da sua empresa. Esses programas reúnem dados e atualizam as fases conforme avançam.

O problema é que muitas empresas simplesmente passam a usar o software sem se preparar para isso ou buscar a devida orientação.

E isso pode conter erros que não permitirão o uso correto da plataforma de gestão. Veja como evitar esse cenário.

Software de projetos e gestão

software de projetos

A gestão de projetos é imprescindível às empresas. Ela condiz ao acompanhamento do desenvolvimento dos projetos desde a sua concepção até a finalização. Ele ajuda no planejamento financeiro, de prazos e no reconhecimento de erros.

Um bom gerenciamento permite que erros sejam evitados ou que eles sejam contornados, com a revisão de alguns pontos do planejamento. Ele também auxilia no alcance do melhor resultado final possível.

Dentre as principais vantagens de aderir à gestão dos seus projetos estão:

  • Desenvolva projetos possíveis no mundo real;
  • Distribua tarefas específicas;
  • Tenha prazos concisos;
  • Programe-se para obter as ferramentas necessárias;
  • Saiba como distribuir os recursos e se eles serão suficientes;
  • Perceba erros e os corrija;
  • Engaje as equipes;
  • Melhore os processos;
  • Resultado final compatível com ao planejado.

Veja que são muitos benefícios. Para que eles sejam possíveis alguns esforços devem ser empenhados.

E o uso de um software de gestão é um deles. Ele é que permite ao gestor do projeto observá-lo por inteiro e cada uma de suas fases em suas individualidades. Um software ajuda a concentrar dados e facilita o gerenciamento das atividades.

O que ocorre é que muitas empresas simplesmente obtêm um software dessa natureza e passam a usá-lo sem estudo, preparação e adaptações. E isso não é o suficiente.

O uso de um programa como esse requer a aplicação de cuidados específicos e a preparação dos colaboradores que trabalharão com ele. A compatibilidade entre seus projetos e o programa escolhido é outra questão relevante.

Para evitar esses erros comuns que podem atrapalhar sua gestão de projetos, continue lendo. Abaixo separamos os principais deles e indicamos como não incorrer neles e manter o seu gerenciamento o melhor possível!

Erros comuns no uso do software de projetos que atrapalham a gestão

software de projetos

Confira nos itens abaixo quais são os erros mais comuns e quais são as soluções para neutralizá-los. Não deixe de aplicar nossas dicas e obtenha o melhor gerenciamento possível dos seus projetos, melhorando-os e permitindo o crescimento da empresa.

1. Falta de planejamento

Como falamos anteriormente, não basta obter um software e passar a usá-lo e acreditar que dessa maneira a gestão de projetos estará completa. Tudo isso deve ter um planejamento.

A adoção de um software de projetos não deixa de ser um projeto em si e isso exige que ele seja pensado desde o início até o final da implementação. Dentre as questões a serem pensadas estão:

  • Investimento financeiro no software e custo-benefício;
  • Modo de implementação do software, se pela equipe de TI, por consultoria especializada e se de forma geral ou pontual;
  • Antecipar-se às eventuais dificuldades que a implementação pode causar, o que inclui até mesmo a resistência dos colaboradores em usá-lo.

Para solucionar este problema, planeje cada passo da implementação do software, escolha quem estará envolvido, os valores disponíveis para isso, as mudanças internas, apresentação aos colaboradores e à finalização. Um projeto completo.

2. Ausência de treinamento

Outra questão que se revela como um problema na adoção de software de projetos é a ausência de treinamento. Como estamos falando de um programa novo, é claro que as suas equipes precisarão ser treinadas para aprender como usá-lo.

Considere que há funções complexas e que o modo de funcionamento pode ser completamente diferente de outros softwares. E se as equipes não souberem como usar o programa, ele de nada servirá.

É essencial que todas as pessoas que se envolvem no desenvolvimento de projetos saibam como usar o programa para alimentá-lo e para ajudar com que ele complete seu trabalho de auxílio à gestão.

Em caso contrário isso não terá qualquer efeito e o gerenciamento do projeto tende a sair prejudicado.

A solução desse problema é bastante simples. Basta que haja treinamentos para os colaboradores. Os treinamentos podem ser concedidos pela equipe de TI, pela vendedora do software ou por consultorias que você contrate.

É importante que os colaboradores recebam um material de apoio para que possam consultá-lo em caso de dúvidas durante o uso do software. Outra questão crucial é dar espaço para a retirada de dúvidas.

O treinamento pode ocorrer por videoconferência ou presencialmente. O importante é que todos os passos para o uso do software fiquem claros.

3. Falta de engajamento para uso do software

software de projetos

De nada adianta ter um software de gestão caso os seus colaboradores envolvidos nos projetos não o usem. Isso causará falhas na comunicação de dados e informações e no controle das fases do projeto.

É por isso que além de ensiná-los como usar o programa é necessário mostrar como ele pode facilitar a vida deles. Demonstre como esse software melhora o resultado final do projeto e como ele pode deixar as atividades menos burocráticas.

Deixe claro que o objetivo do programa é auxiliar a equipe e não tomar o lugar dela. Tenha insistência no uso do software por todos e disponha profissionais para dar apoio aos demais durante a fase de adaptações.

Um cuidado prévio de escolher programas que tenham o uso mais intuitivo e que ganham adesão dos colaboradores com mais facilidade é outra ótima estratégia.

4. Ausência de capacitação na gestão de projetos

O último erro que atrapalha o sucesso dos softwares que se voltam à gestão de projetos é o despreparo dos próprios gestores. Eles devem saber como gerenciar um projeto do seu início ao fim e como usar o programa em seu favor.

A capacitação dos colaboradores, cabe lembrar, não é algo que se limita aos de grau hierárquico menor. É crucial que os líderes e gestores também se apresentem devidamente capacitados.

A solução para isso é a busca de cursos e de consultorias que ajudem na capacitação dos gestores de projetos. Somente assim será possível fazer com que o software realmente faça a diferença ao final do projeto e que este seja positivo.

Conclusão

Os principais erros no uso do software de gestão de projetos está diretamente relacionado à falta de organização, planejamento e capacitação. Além disso, o uso do software só terá sucesso, se os colaboradores entenderem todos os recursos e seus benefícios.

Por isso, é importante que a empresa se preocupe com o treinamento e aplicação de boas práticas no uso do software de gestão de projetos, permitindo que as equipes se integrem e tirem dúvidas sobre a ferramentas. Para que seja possível explorar os recursos ao máximo, melhorando a execução das atividades.


Enviar comentário

PREÇOS A PARTIR DE APENAS R$ 300/mês

Junte-se a milhares de clientes satisfeitos que fazem a gestão de seus times com Oitchau