Gestão de projetos: Você sabe como fazê-lo?

A gestão de projetos, independentemente do seu tamanho, está atrelado a difícil tarefa de trabalhar em equipe para garantir que tudo corra bem e, muitas vezes, esse processo costuma ser estressante. 

Tendo isso em mente, preparamos este artigo para te ajudar a planejar e gerenciar adequadamente qualquer tipo de projeto do início ao fim. Acompanhe a seguir!

Como fazer a gestão de projetos bem-sucedido?

Planeje!

Todo e qualquer gerente de projeto lhe dirá que o sucesso se resume ao planejamento. Isso pode exigir algum esforço inicialmente, mas, a longo prazo, ter um plano claramente definido economizará tempo, dinheiro e muitas dores de cabeça assim que o projeto for iniciado.

Para começar a criar, concentre-se nos seguintes componentes:

Identifique o foco do projeto

Antes de tudo, faça um detalhamento para entender todas as frentes que a tarefa realmente envolverá. Por exemplo, informar à equipe que você deseja construir uma casa é algo muito amplo.

Porém, dizer a eles que você deseja construir uma casa de férias na praia oferece uma melhor compreensão do que realmente é o projeto.

Trace metas e objetivos

Após restringir o seu foco, é hora de estabelecer as metas e objetivos que você deseja alcançar. Neste ponto vale lembrar que, na gestão de projetos, as metas representam “o quê” –  aumentar a quantidade de visitantes do seu site.

Já os objetivos representam o “como” – se você deseja aumentar a quantidade de visitantes do seu site, poderá conseguir isso lançando uma campanha de marketing de conteúdo.

Defina tarefas

Você precisará definir claramente as atividades envolvidas para concluir o projeto.

Se planeja lançar uma campanha de marketing de conteúdo, as principais tarefas incluem ações como a criação de um blog; contratação de redatores; pesquisa de conteúdo que seu público considera relevante; e promoção desse conteúdo.

Saiba como montar uma boa equipe

As dúvidas mais comuns giram em torno de quem são as pessoas que irão, de fato, ajudar. Ou ainda, quais serão seus papéis e responsabilidades chaves dentro do grupo.

É válido salientar que essa formação deve ser mais enxuta possível. Um time funcional normalmente deve conter o patrocinador do projeto, profissionais para definir o seu escopo, um gerente, uma equipe de desenvolvimento e pessoas responsáveis por testá-lo.

Mapeie o que pode dar errado

Sim, existem membros do time ou distrações que muito provavelmente impedirão que o seu projeto seja entregue no prazo. Neste caso, você já deve se programar para essas situações, identificando e atuando o quanto antes sob possíveis dificuldades, além de garantir uma certa “gordura” ao estipular um prazo final de entrega.

Crie uma linha do tempo

A gestão de projetos deve ter as tarefas divididas em estágios. Estabeleça prazos para quando suas metas e objetivos sejam concluídos. Saber quanto tempo cada etapa leva para ficar pronta ajuda a manter o projeto nos trilhos.

Aceite feedbacks constantes

Principalmente após apresentar o seu plano inicial. Ouça o feedback de sua equipe, das partes interessadas e dos clientes antes de prosseguir.

Como fazer a gestão de projetos em caso de home Office?

Todas as ações acima previstas são essenciais para que a gestão de um projeto seja realizada corretamente e garanta o sucesso do empreendimento. Como colocar em prática da gestão de projetos diante do home Office, seja ele decorrente ou não da pandemia de Covid-19?

Existem algumas ações que podem garantir a continuidade da efetividade e produção do projeto, que pode ser corretamente gerenciado mesmo à distância. O trabalho remoto não impede essa gestão. Para isso, basta que algumas questões importantes sejam observadas:

Escolha ferramentas efetivas para contato com a equipe

Uma vez que o correto desenrolar do projeto depende do trabalho de cada um dos colaboradores envolvidos, é necessário que quando ele ocorrer de forma remota haja a possibilidade de contato entre os membros da equipe e seu gestor.

Estipular uma ferramenta que seja efetiva na comunicação em tempo real é essencial, principalmente naquelas que realizam videochamadas para conferências.

Busque softwares que permitam o trabalho conjunto

Atualmente existem diversas ferramentas que permitem que colaboradores diversos trabalhem sobre um mesmo projeto. Assim, é possível a colocação de observações, alterações, sugestões e trabalhos conjuntos. Dentre as mais utilizadas estão, por exemplo, o Trello e o Sketchboard.

Mantenha as metas

Para que o gerenciamento de projetos obtenha sucesso é necessário que todos os colaboradores de uma equipe continuem realizando suas atividades com base nos prazos previamente estabelecidos.

Diante desse fato é importante que as metas sejam mantidas. Caso seja necessário, adapte-as com base em eventual limitação imposta pelo home Office.

Adote um sistema digital de ponto que permita o controle efetivo das horas laboradas pelos empregados à distância:

Outra maneira de fazer um gerenciamento de projetos de forma efetiva para equipes que trabalham em home Office, temporariamente ou não, é manter o controle de jornada desses empregados. Para isso, é possível apostar em um sistema digital de ponto que será utilizado mesmo quando a jornada é realizada na própria empresa.

Esse tipo de software beneficia as equipes na medida em que a jornada pode ser marcada com um simples aplicativo, pelo celular. Ele disponibiliza de maneira automática os horários marcados para uso por diversos departamentos, como RH e financeiro, além de auxiliar na automatização de processos de geração de cartões de ponto e holerite.

Com um sistema digital de ponto como o oferecido pelo OiTchau não há surpresas ao final do mês em relação às horas extras, assim como é possível manter a observação das políticas de labor extraordinário da empresa.

Finalmente, é necessário ressaltar que mesmo quando a gestão de projetos é realizado de forma remota os itens anteriormente listados devem ser observados. Será necessário cumprir os passos relacionados à identificação do foco, objetivos, definição de tarefas e montagem de equipe devem ser seguidos.

O mesmo ocorre em relação aos feedbacks, que são extremamente necessários aos empregados em home Office, igualmente, e pode garantir a qualidade das atividades e do resultado final do projeto.