Vendas por telefone: 11 4210 2846
whatsapp iconVendas no WhatsApp
comunicação interna

Comunicação interna durante a quarentena: Como fazer?

A comunicação interna de uma empresa é um dos principais alicerces que garante a qualidade dos serviços prestados e a padronização de processos dentro da organização.

É importante que não só pessoas da mesma equipe consigam manter conato para troca de informações, mas principalmente que o setor de recursos humanos consiga fazê-lo com todos que prestam serviços na empresa.

O cenário oferecido pela pandemia de Covid-19 pode dificultar essa tarefa de manter a comunicação periódica e facilitada, principalmente pelo grande número de trabalhadores que atualmente estão prestando serviços em home Office.

Existem diversas ferramentas e táticas de comportamento organizacional que auxiliam a manter a comunicação interna intacta mesmo durante a pandemia. Confira algumas delas abaixo.

Pandemia de Covid-19 impõe obstáculos às empresas e aos trabalhadores

A pandemia alterou de sobremaneira a forma como as relações trabalhistas e sociais ocorrem. Isso porque a disseminação da doença ocorre facilmente e sua contenção exige o distanciamento social.

Depende da diminuição de circulação de pessoas nas ruas e do controle de acesso a locais públicos e estabelecimentos. Por parte das empresas, a solução, quando compatível com o trabalho prestado, foi a promoção do home Office. Isso significa que os colaboradores passam a prestar trabalho de suas próprias casas, de forma remota.

Muitas empresas não estavam preparadas para deslocar a prestação de trabalho de suas sedes para a casa dos colaboradores. Diante disso, encontram algumas dificuldades quanto à forma de prestar trabalho e, principalmente, quanto à comunicação interna.

Todos os setores podem sair prejudicados caso não sejam tomadas medidas que auxiliem na promoção da comunicação entre os colaboradores, do gestor com eles e do departamento de RH para todos.

A tecnologia é quem propicia a realização de trabalho remoto, pois permite a conexão entre sistemas e o acesso aos dados. E é ela quem permite que a comunicação da empresa seja mantida com mudanças quase imperceptíveis.

Separamos alguns dos principais aplicativos e ferramentas que podem auxiliar a sua empresa e o setor de RH a manter a comunicação e troca de informações com os empregados. Confira quais são, bem como as vantagens de cada um deles.

Comunicação interna: Aplicativos auxiliam o RH a manter a comunicação com os empregados

Antes de vermos quais são os melhores aplicativos que auxiliam na comunicação entre os colaboradores de uma empresa é preciso colocar algumas ressalvas.

A primeira delas é que independentemente de qual aplicativo seja escolhido, ele somente servirá devidamente para a comunicação caso os empregados entendam a importância de manter o diálogo e a troca de informações durante a pandemia.

Eles não só devem ser treinados quanto à ferramenta escolhida, mas conhecer algumas políticas internas especiais ou não ao momento. O horário de comunicação e a forma como ela deve se dar devem ser definidos.

A disponibilidade nos aplicativos, login diário e retorno a um contato iniciado devem ser ressaltados como essenciais ao sucesso do trabalho realizado de forma remota.

Visto isso, vejamos quais são as melhores ferramentas disponíveis no mercado para facilitar o trabalho em home Office durante a pandemia com a manutenção da comunicação interna.

1.      Google Hangouts Meet

Essa é uma ferramenta oferecida pelo próprio Google e é uma ótima forma de permitir que o trabalho seja realizado à distância sem que a comunicação seja prejudicada.

Isso porque esse aplicativo, que faz parte do G Suíte, possui instrumentos que permitem a realização de reuniões online, oferecendo tanto vídeo quanto som de qualidade.

A ferramenta suporta a conexão simultânea em uma reunião online de até 250 pessoas, de forma que é ótima para grandes empresas.

2.      WhatsApp

Embora seja conhecido principalmente pelo seu uso para comunicação pessoal particular, o WhatsApp pode ser utilizado pelas empresas para aumentar a comunicação interna durante a pandemia.

O design desse aplicativo é intuitivo e de fácil uso. É possível utilizar uma extensão dele no navegador na web, o que é chamado de WhatsApp Web. A grande vantagem de usá-lo no computador é que não há necessidade de interrupção do trabalho para conferir a mensagem enviada no celular.

Tanto a versão para desktop quanto para celulares do WhatsApp permite o envio de mensagem escrita ou de áudio, assim como o encaminhamento de imagens (vídeos e fotos) e arquivos diversos, como em PDF ou Word.

A opção para celular permite a realização de chamadas de vídeo na qual é possível que diversas pessoas participem ao mesmo tempo.

3.      Zoom

O Zoom é um ótimo auxiliar na tarefa de enfrentar a pandemia ao mesmo tempo em que permite a troca de informações de maneira constante.

Ele oferece salas para a realização de vídeo chamadas nas quais são abarcadas diversas pessoas simultaneamente. Uma das principais vantagens do Zoom para a comunicação interna é que durante as reuniões ele não permite a sobreposição de vozes.

Assim, quando uma pessoa está falando o microfone das demais não emite sons, de forma que não interrompe o interlocutor que está com a palavra.

Outras formas de melhorar a comunicação interna durante a pandemia

Além do uso de ferramentas tecnológicas que facilitam o contato entre os colaboradores e do RH para com eles existem algumas outras dicas de gestão que atuam de maneira a melhorar a comunicação.

1.      Transparência

Uma ótima forma de ganhar a confiança dos empregados e demonstrar que a empresa está com eles mesmo durante o período de afastamento é adotar uma postura transparente. É possível apontar de maneira clara quais são os cuidados que a empresa está tomando, bem como quais são seus próximos passos.

A possibilidade de continuidade das atividades, assim como a demonstração de que a empresa luta para manter seu funcionamento e os empregos dos colaboradores devem ser comunicados.

Isso auxilia a diminuir a insegurança que atinge os empregados e que é normal das épocas de crise como a que enfrentamos no momento.

Uma das consequências dessa segurança trazida pela empresa é que o funcionário passa a se sentir à vontade para procurar o RH ou seu gestor para propor sugestões, apontar reclamações ou buscar auxílio.

2.      Redes sociais

É importante que a empresa se mantenha ativa nas redes sociais. Isso não deve ser voltado apenas ao público consumidor, mas aos empregados.

Em tempos de crise é importante ressaltar a importância dos colaboradores para o funcionamento da organização. Novamente isso cria laços de confiança e reconhecimento que facilitam a comunicação.

3.      Newsletter

Uma vez que o trabalho em home Office obsta a passagem de informações do dia a dia no ambiente de trabalho e durante a interação com os outros empregados, apostar num newsletter interno pode ser interessante.

Deve-se adicionar informações relevantes quanto às medidas da empresa, os números e os sucessos alcançados durante a crise, sempre levando-se em conta o cenário caótico no qual a economia brasileira se encontra e que diminui as expectativas mensais.

4.      Descontração é importante

O momento pelo qual o país passa é desgastante para todos, independentemente do grau de hierarquia em que o indivíduo se encontra dentro da empresa. Uma forma de auxiliar na comunicação é a aposta em momentos de descontração.

Por exemplo, é possível combinar um horário ou mensal em que o setor ou empresa realiza um videochamada no qual trocam informações pessoais e atualizam uns aos outros quanto ao seu dia a dia durante a pandemia. É possível que a própria empresa envie kits para a realização desses momentos especiais.

Veja também: Doenças ocupacionais: Quais as principais? Como preveni-las?

Gostou das dicas? Deixe o seu comentário e compartilhe estas dicas em suas redes sociais! Siga-nos também no Instagram!

Receba o melhor conteúdo de Gestão de Pessoas no seu e-mail

Siga nossa Newsletter

controle-de-ponto-guia-completo
PREÇOS A PARTIR DE APENAS R$ 89/mês

Junte-se a milhares de clientes satisfeitos que fazem a gestão de seus times com Oitchau