O gerenciamento de projetos é essencial para qualquer empresa. Ele é que permite que a efetiva gestão ocorra e dá controle, ao gestor, do desenvolvimento de cada projeto. Ajuda na eficiência das equipes, na organização e na qualidade do resultado.
E esses são apenas alguns dos benefícios em fazer esse gerenciamento. Caso você ainda não o promova ou não saiba suas vantagens, não deixe de continuar lendo. Abaixo, confira como ele pode transformar sua empresa para melhor!
- O que é gerenciamento de projetos?
- Projetos x Processos
- Qual a importância do gerenciamento de projetos?
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento corresponde ao acompanhamento das atividades de um projeto desde o seu início até o fim. Ele define todas as questões que envolvem o projeto desde logo e acompanha o seu desenvolvimento.
Dentre os pontos que ele analisa, acompanha e define estão:
- Análise da efetividade, importância e possibilidade do projeto acontecer na realidade concreta;
- Prazos e cronograma;
- Recursos humanos, financeiros e instrumentais necessários;
- Distribuição de tarefas;
- Organização das tarefas em ordem cronológica e clara;
- Alteração de pontos do projeto que apresentarem problema no seu desenvolvimento e adaptação das próximas fases.
O gerenciamento é o acompanhamento das fases de um projeto de perto, com a atuação do gestor no controle delas, no respeito às datas e aos prazos que se definiram e às eventuais necessidades de adaptação.
Projetos x Processos
Um projeto é diferente de um processo e é essencial que isso fique claro.
Um projeto corresponde a algo que é temporário, eis que ele pretende chegar em um ponto específico que não se repete. O projeto possui um único objetivo, como desenvolver um novo produto ou ferramenta interna. Veja suas características:
- Temporário;
- Segue fases progressivas;
- Possui um início e um fim claros;
- Tem limitação de recursos e de tempo para ocorrer.
Já o processo possui as seguintes características:
- É continuo e se repete sempre;
- Objetivos com constante atualização;
- Resultado padrão.
Considere uma criação de um produto completamente novo. Ele precisa ser desenvolvido e para isso são necessários recursos, tempo e fases específicas. Esse é um projeto.
Já a recriação do produto, caso alcance o resultado almejado, ocorre com a repetição das mesmas atividades, sempre, e deve alcançar o mesmo resultado. Caso não o faça há problemas na qualidade de produção.
O objetivo, nesse exemplo, é renovado em relação ao número de vendas, necessidade de produção e distribuição, o que se relaciona com a logística.
Qual a importância do gerenciamento de projetos?
Confira agora todos os benefícios que o gerenciamento dos seus projetos pode trazer para a sua empresa!
Organização interna
A organização é com certeza uma das maiores vantagens que a adoção do gerenciamento de projetos traz à sua empresa. Com ele você sabe exatamente o que está acontecendo no desenvolvimento desse projeto.
Não só acompanha, como o faz em comparação aos cronogramas e orçamentos que foram definidos de início. Isso dá maior poder de gestão.
Redução de custos
Com o gerenciamento é possível reduzir os custos que a sua empresa enfrenta ao desenvolver seus projetos. Isso ocorre pelo fato de que há definição desde logo de todas as etapas, atividades e recursos necessários ao desenvolvimento.
O orçamento é feito a partir do estudo do projeto e do próprio cronograma. Ao definir as fases em sub-fases, sabendo cada etapa, pode visualizar a melhor forma de distribuir esses recursos ao mesmo tempo em que pode reutilizar alguns.
Sem o gerenciamento isso não é possível, eis que não se tem à disposição uma visão concreta e ampla sobre o que o projeto precisa, o que dispensa e como ele é composto.
Cumprimento de prazos
Outro fator muito interessante em adotar a gestão de projetos é que ela ajuda no cumprimento dos prazos. E isso é possível por inúmeras questões, veja as principais delas:
- Saiba exatamente todas as fases que o seu projeto possui e quais as atividades que compõem cada uma delas;
- Estipule o tempo médio que cada uma das atividades necessita;
- Tenha conhecimento de quais atividades são prioridades por destravarem outras e quais são aquelas que dependem de outras para se tornarem possíveis.
Engajamento das equipes e dos colaboradores
Outro benefício inerente ao gerenciamento de projetos é que ele ajuda no engajamento da sua equipe. Ele as faz visualizar cada fase do projeto e como elas são importantes para que o resultado seja possível.
Os colaboradores se sentem parte do projeto e responsáveis pelo resultado final, quando positivo. Tendem a se esforçar mais para garantir que o resultado seja possível e que sua equipe ou suas atividades respeitem prazos e orçamentos.
A mesma coisa ocorre em relação ao cuidado para que não travem outras atividades. Isso ocorre justamente pelo sentimento de pertencimento e de importância dentro de um projeto. O colaborador vê que sem a sua atividade o resultado não é possível.
Previna riscos e readapte o projeto
O gerenciamento também permite que o gestor saiba dos riscos e os previna, uma vez que acompanha o projeto desde a sua concepção e organização. Já no início há a determinação desses riscos e isso ajuda a evitá-los.
Outro ponto importante é que caso obstáculos se apresentem em meio à execução do projeto o gestor será capaz de readaptar as fases futuras. Caso a solução do problema necessite de outras adaptações, elas são feitas desde logo.
O planejamento é que permite isso, junto à visão completa do projeto, de suas fases e de suas atividades.
Garanta o melhor resultado possível
Como o gerenciamento permite a visão do projeto fase a fase, atividade a atividade, ele permite que se consiga o melhor resultado possível. Ele estuda a fundo o que se está desenvolvendo e define com clareza cada passo necessário.
O gerenciamento também inclui o acompanhamento do projeto. Ao perceber que algo está errado ou saindo como não planejado o gestor pode agir desde logo para solucionar e ajustar a situação.
A mesma coisa ocorre quando orçamentos ou finanças são extrapolados. O gestor pode, ao longo do projeto, realocar recursos e espaços de tempo dentro do total. E isso só é possível com o devido planejamento e gerenciamento.
Diante de tudo isso fica claro como o gerenciamento é crucial para a sua empresa e para o sucesso de seus projetos. Para isso, não deixe de se especializar na área, convidar seus colaboradores a fazerem parte da empreitada.
Outro fator que auxilia é o uso de um software de gestão de projetos. Com ele a gestão fica mais completa e segura!
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