Gerenciamento de projetos: Qual a sua importância?

O gerenciamento de projetos é essencial para qualquer empresa. Ele é que permite que a efetiva gestão ocorra e dá controle, ao gestor, do desenvolvimento de cada projeto. Ajuda na eficiência das equipes, na organização e na qualidade do resultado.

E esses são apenas alguns dos benefícios em fazer esse gerenciamento. Caso você ainda não o promova ou não saiba suas vantagens, não deixe de continuar lendo. Abaixo, confira como ele pode transformar sua empresa para melhor!

• O que é gerenciamento de projetos?
• Projetos x Processos
• Qual a importância do gerenciamento de projetos?
  • Organização interna
  • Redução de custos
  • Cumprimento de prazos
  • Engajamento das equipes e dos colaboradores
  • Previna riscos e readapte o projeto
  • Garanta o melhor resultado possível

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento corresponde ao acompanhamento das atividades de um projeto desde o seu início até o fim. Ele define todas as questões que envolvem o projeto desde logo e acompanha o seu desenvolvimento.

Dentre os pontos que ele analisa, acompanha e define estão:

• Análise da efetividade, importância e possibilidade do projeto acontecer na realidade concreta;
• Prazos e cronograma;
• Recursos humanos, financeiros e instrumentais necessários;
• Distribuição de tarefas;
• Organização das tarefas em ordem cronológica e clara;
• Alteração de pontos do projeto que apresentarem problema no seu desenvolvimento e adaptação das próximas fases.

O gerenciamento é o acompanhamento das fases de um projeto de perto, com a atuação do gestor no controle delas, no respeito às datas e aos prazos que se definiram e às eventuais necessidades de adaptação.

Projetos x Processos

Um projeto é diferente de um processo e é essencial que isso fique claro.

Um projeto corresponde a algo que é temporário, eis que ele pretende chegar em um ponto específico que não se repete. O projeto possui um único objetivo, como desenvolver um novo produto ou ferramenta interna. Veja suas características:

• Temporário;
• Segue fases progressivas;
• Possui um início e um fim claros;
• Tem limitação de recursos e de tempo para ocorrer.

Já o processo possui as seguintes características:

• É continuo e se repete sempre;
• Objetivos com constante atualização;
• Resultado padrão.

Considere uma criação de um produto completamente novo. Ele precisa ser desenvolvido e para isso são necessários recursos, tempo e fases específicas. Esse é um projeto.

Já a recriação do produto, caso alcance o resultado almejado, ocorre com a repetição das mesmas atividades, sempre, e deve alcançar o mesmo resultado. Caso não o faça há problemas na qualidade de produção.

O objetivo, nesse exemplo, é renovado em relação ao número de vendas, necessidade de produção e distribuição, o que se relaciona com a logística.

Qual a importância do gerenciamento de projetos?

Confira agora todos os benefícios que o gerenciamento dos seus projetos pode trazer para a sua empresa!

Organização interna

A organização é com certeza uma das maiores vantagens que a adoção do gerenciamento de projetos traz à sua empresa. Com ele você sabe exatamente o que está acontecendo no desenvolvimento desse projeto.

Não só acompanha, como o faz em comparação aos cronogramas e orçamentos que foram definidos de início. Isso dá maior poder de gestão.

Redução de custos

Com o gerenciamento é possível reduzir os custos que a sua empresa enfrenta ao desenvolver seus projetos. Isso ocorre pelo fato de que há definição desde logo de todas as etapas, atividades e recursos necessários ao desenvolvimento.

O orçamento é feito a partir do estudo do projeto e do próprio cronograma. Ao definir as fases em sub-fases, sabendo cada etapa, pode visualizar a melhor forma de distribuir esses recursos ao mesmo tempo em que pode reutilizar alguns.

Sem o gerenciamento isso não é possível, eis que não se tem à disposição uma visão concreta e ampla sobre o que o projeto precisa, o que dispensa e como ele é composto.

Cumprimento de prazos

Outro fator muito interessante em adotar a gestão de projetos é que ela ajuda no cumprimento dos prazos. E isso é possível por inúmeras questões, veja as principais delas:

• Saiba exatamente todas as fases que o seu projeto possui e quais as atividades que compõem cada uma delas;
• Estipule o tempo médio que cada uma das atividades necessita;
• Tenha conhecimento de quais atividades são prioridades por destravarem outras e quais são aquelas que dependem de outras para se tornarem possíveis.

Engajamento das equipes e dos colaboradores

Outro benefício inerente ao gerenciamento de projetos é que ele ajuda no engajamento da sua equipe. Ele as faz visualizar cada fase do projeto e como elas são importantes para que o resultado seja possível.

Os colaboradores se sentem parte do projeto e responsáveis pelo resultado final, quando positivo. Tendem a se esforçar mais para garantir que o resultado seja possível e que sua equipe ou suas atividades respeitem prazos e orçamentos.

A mesma coisa ocorre em relação ao cuidado para que não travem outras atividades. Isso ocorre justamente pelo sentimento de pertencimento e de importância dentro de um projeto. O colaborador vê que sem a sua atividade o resultado não é possível.

Previna riscos e readapte o projeto

O gerenciamento também permite que o gestor saiba dos riscos e os previna, uma vez que acompanha o projeto desde a sua concepção e organização. Já no início há a determinação desses riscos e isso ajuda a evitá-los.

Outro ponto importante é que caso obstáculos se apresentem em meio à execução do projeto o gestor será capaz de readaptar as fases futuras. Caso a solução do problema necessite de outras adaptações, elas são feitas desde logo.

O planejamento é que permite isso, junto à visão completa do projeto, de suas fases e de suas atividades.

Garanta o melhor resultado possível

Como o gerenciamento permite a visão do projeto fase a fase, atividade a atividade, ele permite que se consiga o melhor resultado possível. Ele estuda a fundo o que se está desenvolvendo e define com clareza cada passo necessário.

O gerenciamento também inclui o acompanhamento do projeto. Ao perceber que algo está errado ou saindo como não planejado o gestor pode agir desde logo para solucionar e ajustar a situação.

A mesma coisa ocorre quando orçamentos ou finanças são extrapolados. O gestor pode, ao longo do projeto, realocar recursos e espaços de tempo dentro do total. E isso só é possível com o devido planejamento e gerenciamento.

Diante de tudo isso fica claro como o gerenciamento é crucial para a sua empresa e para o sucesso de seus projetos. Para isso, não deixe de se especializar na área, convidar seus colaboradores a fazerem parte da empreitada.

Outro fator que auxilia é o uso de um software de gestão de projetos. Com ele a gestão fica mais completa e segura!