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Ferramentas home office: Separamos as melhores em 2020

O home Office se popularizou muito, nos últimos dias, no Brasil. Isso se deve, basicamente, à pandemia de Coronavírus que exige o afastamento social como principal medida de prevenção e contenção de infecções. Entretanto, o sucesso desse tipo de trabalho depende, também, do uso das melhores ferramentas home office.

Isso porque a prestação de trabalho à distância, remotamente, não depende apenas da disponibilização do empregado e do acerto da situação entre as partes. Ela também depende do uso de ferramentas que possibilitem a organização das atividades, o estabelecimento da agenda, controle de horário e comunicação.

São essas ferramentas que auxiliarão a execução das atividades, bem como a organização de todas as entregas necessárias para o dia, para a semana e para o mês, se já houver o planejamento.

Portanto, listamos as melhores ferramentas home Office 2020, que podem facilitar e auxiliar no sucesso das atividades prestadas à distância e pleno funcionamento da empresa.

Quais os principais aspectos que devem ser observados ao escolher as ferramentas home office 2020

Existem diversos aspectos que devem ser observados para garantir o sucesso da aplicação das atividades remotas, além das ferramentas home office. Confira as principais.

  • Agenda e agendamento de prazos: As ferramentas devem facilitar o controle das atividades e a distribuição delas. Portanto, devem ser levados em consideração programas que permitam isso e demonstrem, por exemplo, o início da execução da tarefa, sua conclusão e resultados.
  • Controle de horário: é importante focar no uso de ferramentas que demonstrem o tempo em que o empregado permaneceu disponível à prestação de atividades. Isso, por exemplo, pode ser feito por meio do login no sistema, ou, ainda, pela anotação digital da jornada;
  • Comunicação: o uso de ferramentas que facilitam a comunicação entre os colaboradores e seus superiores é indispensável.

Com base nesses destaques, veja, abaixo, as melhores ferramentas para home Office 2020.

Conheça as melhores ferramentas home office

1. Sketchboard

Essa ferramenta home office oferece abas colaborativas para adição de opiniões e ideias que podem ser utilizadas por toda a equipe. Isso pode ser feito até mesmo pela adição de desenhos.

Além disso, a plataforma também oferece abas individuais de desenvolvimento particular, além das colaborativas.

Essa ferramenta é disponibilizada tanto para pacotes pagos quanto gratuitas, sendo que esse último caso abarca até 5 usuários com 3 boards (telas) privados e número ilimitado para os de colaboração.

2. Spacetime

O Spacetime é outra ótima ferramenta de home Office 2020, principalmente quando os envolvidos prestam serviços de diversos locais do globo.

Isso porque a ferramenta disponibiliza os fusos horários em tempo real, de forma que é possível organizar as atividades conforme os horários dos locais em que os serviços são prestados, assim como saber a que horas certos colaboradores estarão disponíveis.

3. Dropbox Paper

Essa, inegavelmente, é uma das ferramentas mais completas para uso no trabalho em home Office e isso se deve ao fato de oferecer compartilhamento de arquivos, criação de anotações em projetos, listas de tarefas e delegação delas.

Toda essa interação, aliás, ocorre em tempo real, onde os comentários são adicionados e as soluções vão sendo buscadas.

4. Slack

A ferramenta home office, por sua vez, já é grande conhecida das empresas e startups, pois possui inúmeros benefícios.

Apresenta facilidades na medida em que a comunicação e a troca de informações importantes para a execução de tarefas é facilitada.

Aliás, essa comunicação pode ser fomentada internamente por uma equipe ou, ainda, entre equipes, de maneira externa, numa espécie de interdisciplinaridade. Em alguns aspectos essa ferramenta é muito semelhante ao Whatsapp, o que se deve à criação de grupos.

Nessa troca de informações, ainda, está incluso o compartilhamento de arquivos diversos, como aqueles de texto, PDF ou mesmo imagens e vídeos.

5. Google Keep

O Google é um dos principais responsáveis criadores de ferramentas que facilitam a comunicação, compartilhamento de conteúdo e pesquisas.

No caso de softwares para o trabalho em home Office isso não é diferente, conforme ilustra o Google Keep. Ele pode ser utilizado, por exemplo, em substituição ao pacote Office do Windows, que por sua vez detém ferramentas de criação de texto, imagem, reprodução de vídeos, entre outros.

Além disso, nele é possível criar listas com tarefas que podem ser distribuídas dentro do próprio aplicativo. Aliás, pode-se adicionar observações e comentários nos arquivos ali compartilhados.

6. Trello

Outra ferramenta que chama a atenção das empresas e colaboradores em trabalho remoto há algum tempo é a oferecida pelo Trello.

Ele se destaca pelo fato de auxiliar na gestão de projetos em tempo real e a visualização dessas atividades distribuídas por um grupo previamente selecionado e autorizado ao acesso.

Nele também é possível atualizar a execução do projeto conforme seu avanço, assim como o horário em que se iniciou a realização da tarefa e quando esta foi concluída.

Sugestões de melhorias e outros comentários também são possibilitados dentro da ferramenta, de maneira que auxilia em muito equipes que precisam trabalhar conjuntamente e em sincronia.

Além disso, é possível atribuir funções e atividades para um membro da equipe a partir dos cards das atividades. Dessa forma, é possível trabalhar em equipe, mesmo que esteja distante fisicamente.

7. Zoom

A ferramenta Zoom, diferente das demais, é interessante na medida em que permite a realização de videoconferências. Dessa maneira, caso seja necessária a realização de reuniões para a determinação de tarefas e busca de soluções dentro de determinada atividade, ele pode ser de grande auxílio.

8. Miro

O Miro, por sua vez, se destaca na medida em que corresponde um aplicativo de fácil visualização, cujo template apresenta de maneira completa as informações, detalhes e comentários realizados sobre uma determinada tarefa.

9. Jamboard

Ele é semelhante ao Sketchboard na medida em que oferece uma plataforma de desenho. Contudo, nele não é necessário login, de forma que é melhor para atividades imediatas e desenvolvimento de ideias que terão continuidade em outras ferramentas.

10. Whereby

O foco dessa ferramenta é, justamente, a realização de vídeo conferências e reuniões de forma remota. Além disso, ela permite que sejam convidadas pessoas para a reunião sem que elas tenham acesso ao conteúdo completo compartilhado entre os colaboradores pela ferramenta.

Assim, por exemplo, na apresentação de um projeto para um cliente, o Whereby pode ser de grande auxílio.

11. Slice (WBrain)

Por fim, a ferramenta oferecida pela Slice, que também é chamada de WBrain, também pode ser de grande auxílio.

Isso porque permite a realização de vídeo chamadas e, assim, reuniões remotas, possui boards para adição de ideias, comentários e observações e, ainda, possui ferramenta de controle do horário das atividades e distribuição delas.

Essas são algumas das melhores ferramentas para home Office. A escolha de uma delas, ou mesmo mais de uma opção, depende, contudo, das necessidades de cada empresa e das atividades por ela prestadas.

Aliás, não devem ser descartadas ferramentas como WhatsApp, Telegram e Skype, sendo que todos eles possuem versões para desktop, além daquelas para celular, e permitem a realização de vídeo chamadas, compartilhamento de arquivos de texto, foto, vídeo e áudios.

Algumas ferramentas corporativas como o Skype Business, Communicator e até mesmo o Hangouts, para empresas que utilizam plataformas Google, não devem ser descartadas, pois elas facilitam a comunicação entre a equipe.

A partir do uso dessas ferramentas, é possível tornar a prestação do trabalho em home office mais simples e muito mais fácil, de forma sincronizada com o restante da equipe e totalmente efetiva.  

Veja também: Rescisão de contrato de trabalho: Passo a passo para fazer corretamente

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