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Despesas corporativas fazem parte do dia a dia das empresas que costumam enviar colaboradores em viagens a trabalho ou que atendem clientes fora do ambiente de trabalho.
Por esse motivo, uma política de reembolso bem estruturada é fundamental para garantir a transparência nas relações e evitar fraudes que possam prejudicar o orçamento da empresa.
No entanto, é importante ressaltar que nem todas as despesas corporativas são reembolsáveis e, portanto, ao criar uma política de reembolso, se torna necessário elencar quais despesas são reembolsáveis e quais não.
Como fazer isso? É o que vamos tratar neste artigo. Acompanhe!
Despesas corporativas: o que diz a CLT
O primeiro passo para determinar as despesas corporativas que são reembolsáveis é saber o que a Consolidação das Leis do Trabalho diz a respeito.
De acordo com o artigo 457, § 2º da CLT e Enunciado TST nº 101: “Enunciado TST 101 – Diárias de Viagem.
Salário – Res. 129/2005 – DJ 20.04.2005. Não integram remuneração:
– ajuda de custo;
– diárias para viagem que não excedam de 50% (cinquenta por cento) do salário percebido pelo empregado, além de outras verbas que não dizem respeito a este trabalho.“
Portanto, de acordo com a legislação vigente, a diária de viagem (desde que não ultrapasse 50% do valor do salário) e as ajudas de custo não fazem parte do salário do colaborador. Por esse motivo, devem ser reembolsadas todas as vezes que o colaborador utilizá-las como parte de seu trabalho, o que acontece no caso de visitas e viagens corporativas.
Por não fazer parte do salário, tanto a ajuda de custo como as despesas corporativas com viagens não sofrem incidência de contribuição previdenciária e FGTS.
Mas quais são as despesas reembolsáveis e quais não? É o que veremos a seguir.
O que pode ser reembolsado nas despesas corporativas
No início deste artigo, mencionamos que nem todas as despesas corporativas em viagens e visitas fora do ambiente de trabalho são passíveis de reembolso. Ainda de acordo com a legislação vigente, as despesas que devem ser reembolsadas são:
Transporte até o destino da viagem e no local de destino
Algumas viagens nacionais podem ser feitas com o próprio automóvel do colaborador. Nestes casos, será preciso calcular também o valor do quilômetro rodado, que inclui combustível, manutenção do carro (limpeza e conservação), além do seguro.
Há também os casos em que o colaborador viaja por transporte aéreo e, para se locomover no destino, precisa alugar um carro ou gastar com táxis ou outros meios de transportes.
Acomodação
No caso de viagens corporativas que o colaborador precisa ficar mais de um dia, a acomodação também deve ser reembolsada. No entanto, na política de reembolso da empresa deve constar uma cláusula que limita o valor que será reembolsado nas acomodações.
Por exemplo, um colaborador que vai visitar um cliente em uma cidade distante e precisa pernoitar não precisa se hospedar em um hotel de luxo. Nestes casos, padrões devem ser estabelecidos para que exageros não sejam cometidos.
Alimentação
Nas viagens corporativas e nas visitas externas em que o colaborador precisa fazer uma ou mais refeição principal, esta despesa deverá ser reembolsada pela empresa.
A empresa deve deixar claro o procedimento para reembolso no caso de cafezinhos, almoços ou jantares de negócios na política de reembolso. Essa é uma necessidade pontual de cada empresa e poderá ser decidida levando em consideração a rotina corporativa.
Outras despesas
As despesas citadas acima são as que devem ser reembolsadas de acordo coma lei. Porém, a lista de despesas que serão ou não reembolsadas deve atender os critérios de cada empresa.
Em linhas gerais, quaisquer outras despesas feitas pelo colaborador quando em viagem corporativa não são reembolsáveis: gastos pessoais, bebidas alcoólicas, refeições intermediárias (como chá da tarde, snacks ou mesmo despesas com o frigobar nos quartos de hotéis), entre outras.
Porém, é preciso enfatizar que cada caso é um caso e, por isso, a política de reembolso é essencial para que não haja conflitos na hora de reembolsar o colaborador após uma viagem corporativa ou uma visita externa.
A melhor forma de fazer isso é refletir sobre as necessidades da empresa e criar uma política de reembolso justa e transparente.
