Como criar uma política de reembolso de despesas corporativas?

A política de reembolso de despesas corporativas é muito importante para as empresas cujos colaboradores costumam viajar a trabalho ou fazer visitas regulares aos clientes. A política tem o objetivo de ressarcir estes colaboradores que utilizam de verbas próprias para realizarem seu trabalho.

Em uma empresa que costuma enviar seus colaboradores para viagens ou trabalhos externos, a política de reembolso tem uma finalidade importante: estabelecer as condições em que o colaborador poderá ser ressarcido dos gastos durante este período que trabalhou fora do escritório.

Neste artigo, conheceremos a importância da política de reembolso e como criar uma de forma eficiente.

Acompanhe!

Por que criar uma política de reembolso na empresa?

A grande vantagem em se criar uma política que garanta o ressarcimento das despesas do colaborador durante a realização do trabalho externo é o maior controle sobre o orçamento da empresa, uma vez que as regras para que o colaborador consiga o reembolso sejam claras e objetivas quanto ao que será reembolsado ou não.

Dessa forma, o colaborador sabe que se ele precisar bancar uma reunião de negócios durante um almoço, ele será reembolsado. Porém, sabe que despesas pessoais são por sua própria conta e nada têm a ver com a empresa.

O conjunto de regras que forma a política de reembolso da empresa assegura a confiança entre as partes e otimiza o processo para o ressarcimento do colaborador. Além disso, quando bem feita, se torna uma vantagem competitiva de mercado, atraindo e retendo talentos que sabem que serão reembolsados corretamente e de forma organizada em suas despesas com clientes.

Como criar uma política de reembolso de despesas corporativas

O gestor precisa, em primeiro lugar, levar em conta as necessidades reais da empresa quanto ao trabalho externo. Isso significa uma análise profunda sobre os tipos de viagens corporativas permitidos, duração, propósito e, obviamente, como essas despesas impactam a gestão financeira organizacional como um todo.

Veja abaixo os três pontos principais para criar uma política de reembolso eficiente.

1. A quem a política de reembolso se aplica

O primeiro passo é determinar quem são os colaboradores que serão enviados nas viagens corporativas? Quando falamos em “quem” não estamos nos referindo à pessoa propriamente dita, mas seu nível hierárquico na empresa.

É importante ressaltar que diferenciações dependendo do cargo que o colaborador ocupa são comuns. Por exemplo, quando um diretor viaja, o tipo de viagem, as acomodações, o valor da diária para alimentação, etc, são diferentes da de um analista. Isso ocorre pelo nível de responsabilidade e da natureza da viagem: enquanto o primeiro viaja para fechar grandes negócios, o segundo viaja para uma visita de rotina.

Por esse motivo é que enfatizamos que o gestor deve levar em consideração as necessidades pontuais de cada organização no momento da criação da política.

2. O que pode ser reembolsado e limites de valores

Outro ponto importante na criação da política de reembolso é deixar claro os itens que podem ser reembolsados. Nem todas as despesas do viajante ou do colaborador externo devem ser reembolsadas.

A acomodação durante a viagem deve ser reembolsada, porém as despesas pessoais de cada colaborador não necessariamente. As despesas que geralmente são reembolsáveis durante uma viagem são as despesas com transporte até o destino, alimentação, acomodação e, em alguns casos, a despesa com o transporte no local de destino (quando feita por táxis, por exemplo).

A melhor forma de evitar conflitos e argumentações a respeito disso é determinar as despesas reembolsáveis. Despesas médicas, valor para uso pessoal durante a estadia, etc., devem ser avaliadas de acordo com a necessidade de cada empresa.

O mesmo ocorre com o limite de valores. Impor um limite de gastos é importante para que a viagem não se torne uma fonte inesgotável de despesas que, em longo prazo, comprometerá o orçamento da empresa.

3. Como solicitar o reembolso e prazo para recebê-lo

O terceiro ponto que não pode faltar na política de reembolso é determinar como o colaborador deve solicitar o ressarcimento de suas despesas e em quanto tempo receberá o valor.

Ele deve guardar e apresentar todos os recibos das despesas que contraiu durante a viagem? Terá um valor de diária de viagem estabelecido e, por isso, não precisará de comprovantes? O colaborador viajante tem um prazo para apresentar os documentos que comprovam as despesas? 

É preciso estar claro como o colaborador deverá apresentar estes documentos: por relatório? Por planilhas? Eletronicamente?

O prazo que o colaborador receberá o reembolso também deve estar claro. Dessa forma, ele poderá se organizar financeiramente e trabalhará com maior tranquilidade, sabendo que não terá surpresas no momento de receber de volta o que gastou.